Вы можете легко отметить время как "Занят" или "Нет на месте" в календаре Outlook. Но что делать, если вы не используете Office 365 и у вас не включен общий доступ к календарю, но вам нужно оповестить других пользователей о том, что вас не будет в офисе? В этой статье рассказывается, как использовать приглашения на собрания, занимающие целый день, для оповещения коллег, не влияя при этом на свободное время в их календарях.

Оповещение об отпуске через приглашение на собрание выполняется в два этапа. Во-первых, сообщите коллегам, что вы будете отсутствовать, добавив свой отпуск в их календари. Затем укажите отпуск в своем календаре.

Шаг 1. Добавление времени отпуска в календари коллег

Если пометить время в календаре как "Нет на работе", коллеги увидят эту пометку при попытке запланировать собрание с вами. Но нельзя ли заранее оповестить всех сотрудников о своем отсутствии, не загромождая их календари и не изменяя сведения о доступности? Это можно сделать, отобразив в календарях событие на целый день, которое, в отличие от обычного события на целый день, будет отображаться как свободное время. Такое событие не будет влиять на доступность коллег.

Примечание: Приглашения на собрания рассчитаны на отправку и получение пользователями Outlook. Возможность видеть расписания других пользователей при создании приглашений в Outlook зависит от наличия в организации Microsoft Exchange Server.

В календаре на вкладке Главная нажмите кнопку Создать собрание .

Сочетание клавиш. Чтобы создать приглашение на собрание, нажмите клавиши CTRL+SHIFT+Q.

Введите описание в поле Тема и при необходимости укажите место .

С помощью списков Время начала и Время окончания задайте интервал времени, в течение которого вы будете отсутствовать на работе. Для отпусков обычно задаются целые дни. В этом случае следует установить флажок Целый день .

Примечание: По умолчанию Outlook использует для планирования часовой пояс, заданный на компьютере. Чтобы спланировать время отсутствия на основе другого часового пояса, в группе Параметры выберите Часовые пояса .

В группе Параметры в раскрывающемся списке Показать как выберите Свободен . Если вы уже указали, что это событие на целый день, для параметра Показать как автоматически задается значение Свободен .

Важно:

• Убедитесь, что параметр Показать как имеет значение Свободен . Это позволит получателям принять приглашение на собрание и добавить ваш отпуск в свой календарь, но при этом не блокировать время в своем календаре. Получатель по-прежнему будет доступен во время вашего отпуска.

  Если выбрать событие на целый день, оно будет начинаться в полночь. Чтобы коллеги не получали оповещения в неудобное время, задайте для параметра Напоминание значение Нет .

Введите любые сведения, предназначенные для получателей.

Укажите получателей в строке Кому .

Чтобы оповестить коллег о повторяющихся отпусках, в группе Параметры выберите Повторение , укажите шаблон повторения и нажмите кнопку ОК .

Нажмите кнопку Отправить .

Если отправить приглашение на собрание, установив для параметра Показать как значение Свободен , то событие будет отображаться наверху каждого дня в календарях Outlook ваших коллег. Это позволяет создать наглядное напоминание без блокировки рабочего времени.

Примечание: Если флажок Целый день не был установлен, то событие отображается во временной сетке и не выводится вверху каждого дня. Однако оно по-прежнему помечается как свободное.

Шаг 2. Блокировка времени отпуска в календаре

Если вы выполнили действия, описанные в предыдущем разделе, отправленный запрос на собрание помечается как свободное время, чтобы предотвратить блокировку времени в календарях других пользователей. Однако это время также помечается как свободное в вашем календаре. Необходимо создать дополнительную встречу, чтобы коллеги видели, что вы недоступны в указанное время.

Типичной ошибкой является открытие приглашения на собрание в календаре после отправки исходного запроса и задание для параметра Показать как значения Нет на работе вместо Свободен . При этом всем получателям исходного приглашения отправляются обновления, изменяющие состояние Свободен на Нет на работе , что нежелательно. Необходимо создать копию встречи в собственном календаре, задав для параметра Показать как значение Нет на работе .

Когда сотрудники планируют собрания и другие события в календаре Outlook, они видят сведения о вашей доступности, если вы не заблокировали эту возможность. Обычно для встреч, собраний и событий параметр Показать как имеет значение Занят . Также можно создавать элементы, выбирая для параметра Показать как значение Нет на работе . Элементы с пометкой Нет на работе интерпретируются так же, как элементы с пометкой Занят : они указывают на недоступность пользователя в определенный период времени. Визуально элементы двух типов отличаются: элементы с пометкой Нет на работе выделены фиолетовым цветом, а элементы с пометкой Занят - синим. Это различие помогает определить причину недоступности пользователя. Например, можно переместить элемент с пометкой Занят , но элемент с пометкой Нет на работе (используемый, например во время отпуска) перемещать нежелательно.

В календаре на вкладке Главная нажмите кнопку Создать встречу .

В поле Тема введите название отпуска.

В полях Время начала и Время окончания щелкните нужные даты.

Установите флажок Целый день .

Задайте для параметра Показать как значение Нет на работе .

Примечание: Можно удалить (только из собственного календаря) исходное приглашение на собрание, отправленное другим пользователям. Однако если вы оставите его в календаре, можно будет в случае необходимости легко разослать обновление или отменить приглашение.

Функция автоответа (автоматического ответа на входящее электронное письмо определенным текстом) позволяет пользователю автоматически оповещать своих контрагентов об отсутствии на рабочем месте (пользователь находится в отпуске, командировке, больничном и т.п.), сроках появления на работе и доводить другую, в том числе контактную, информацию. Автоответ поддерживается большинством почтовых серверов, не является исключением и Exchange 2010.

Автоматический ответ обычно настраивает сам пользователь с помощью соответствующей функции в Outlook 2010 / OWA, которая называется Automatic Replies (Out of Office) .

Довольно распространенная ситуация в любой организации, когда пользователь не смог или забыл установить автоответ о своем отсутствии на рабочем месте, и другой сотрудник обращается к администратору Exchange с просьбой включить функционал Out Of Office для отсутствующего пользователя.

В предыдущих версиях Exchange администратору почты, чтобы настроить автоответ пользователю, приходилось представлять себе полные-права на ящик пользователя, подключать его в Outlook (или заходить через Web Access) и задавать автоответ вручную.

В Exchange 2010 SP1 администраторы получили возможность настройки автоответа любому пользователю без необходимости получения доступа к его ящику. Настроить автоответ можно двумя способами: с помощью панели Exchange Control Panel (ECP) или из командной строки Exchange Management Shell .

Примечание . Настройку автоответа пользователей можно делегировать другим учетным записям, которые не обладают правами exchange-администратора. Для этого им нужно назначить роли Mail Recipients и User Options.

Настройка автоответа пользователя из панели управления Exchange (ECP)

Откройте панель ECP с правами Exchange-администратора и перейдите в меню Mail > Options - > Another User.

С помощью поиска найдите ящик пользователя, которому нужно установить автоответ. В браузере должна открыться новая страница, строка-предупреждение вверху которой сообщает, что администратор работает от имени (is working on behalf) %username%. В правой панели нажмите ссылку Tell people you’re on vacation.

В открывшемся окне настройте необходимые параметры OOF и сохраните изменения.

Out of Office в Exchange 2010 средствами Powershell

Для управления настройками автоответов пользователей в Exchange 2010 Service Pack 1 появились два командлета Get-MailboxAutoReplyConfiguration и Set-MailboxAutoReplyConfiguration, которые должны выполняться в консоли Exchange Management Shell.

Следующая команда установит автоответ для пользователя Jason:

Set-MailboxAutoReplyConfiguration [email protected] –AutoReplyState Scheduled –StartTime “5/15/2014” –EndTime “5/20/2014” –ExternalMessage “External auto-reply text” –InternalMessage “Internal auto-reply text”

В этом примере установлен срок действия автоответа (с 15 по 20 мая), причем пользователи внутренней организации Exchange и внешние пользователи будут получать разные отбойники.

Если автоответ должен быть бессрочным (отключаться вручную), параметр –EndTime указывать не нужно.

Чтобы получить статус автоответа для определенного пользователя, выполните команду:

Get-MailboxAutoReplyConfiguration Jason

Чтобы отключить автоответ для пользователя, выполните команду:

Set-MailboxAutoReplyConfiguration [email protected] –AutoReplyState Disabled –ExternalMessage $null –InternalMessage $null

Чтобы получить список пользователей в организации, для которых установлен автоответ, можно воспользоваться такой командой:

Get-Mailbox | Get-MailboxAutoReplyConfiguration | Where-Object { $_.AutoReplyState –eq “scheduled” } | fl identity,MailboxOwnerId,AutoReplyState,StartTime,EndTime

Примечание . Если вас интересуют пользователи, у которых OOF включен бессрочно, замените scheduled на enabled .

Во всех выпусках популярного почтового клиента Outlook доступна удобная функция оповещения о вашем отсутствии на рабочем месте. В версиях 2003 и 2007 она называется «Заместитель», а в более поздних - «Автоматические ответы (нет на работе)». Несмотря на то, что возможность настроить автоответы изначально была представлена разработчиками, как корпоративная и рекомендовалась для использования в рабочих целях, вы можете настроить её для повседневной жизни.

Изначально необходимо узнать, используется ли учетная запись Microsoft Exchange (чаще всего применяется в крупных компаниях, крайне редко у простых пользователей), а от этого будет зависеть возможность настройки автоответа. К сожалению, возможность использования полноценной функции автоответа, без учетной записи Microsoft Exchange, отсутствует.

Итак, ниже приведены инструкции для пользователей, у которых наcтроена учетная запись Exchange.

Как включить функцию автоответа в Outlook 2010, 2013, 2016

Включение функции автоответа в Outlook 2007

Как уже было сказано ранее, в версиях почтового клиента до 2010 функция автоответа носила название «Заместитель». Для того, чтобы активировать её, следуйте представленной ниже инструкции.

Чтобы включить автоответ в Outlook 2003, необходимо:

Как отключить функцию автоответа в Outlook?

Если в процессе включения функции, в настройках, вы не задавали промежуток времени для действия функции, то она будет работать до тех пор, пока вы её не отключите. Алгоритм отключения аналогичен для всех версий почтового клиента. Выполните шаг №1 в инструкции по активации и выберите пункт «Я нахожусь на работе" (в Outlook 2003), "Не отправлять автоответы об отсутствии” (в Outlook 2007), "Не отправлять автоматические ответы” (в Outlook 2010, 2013, 2016).

Всем снова здравствуйте. Сегодня мы затронем тему, которая актуальна, скорей всего, при деловой переписке. Возможно, будет интересна и для обычных пользователей, дружеской общению через почту. Предположим, к вам приходит письмо от уважаемого человека, вашего делового партнера. Вы открыли его, прочитали, но ответить на него в сию минуту не можете. А партнеру очень важно узнать, дошло ли его письмо до вас, прочитали ли его. И конечно, он будет ждать вашего ответа. Тем более, что письмо весьма важное для него. Как отправителя уведомить о том, что письмо достигло адресата? Или, например, вы уехали в командировку или отпуск и у вас не будет возможности проверять почту и отвечать на входящие письма. Для таких целей и предусмотрен автоответчик. Его мы и разберем сегодня. Рассмотрим, как включить данную функцию в почтовом сервисе Яндекс, Mail, Gmail.

Начнем с Яндекс.

Как включить автоответчик на Яндекс почте?

Процесс включения автоответчика на этом сервисе немного сложен, но не так страшно, как может показаться. Итак, заходим в свой почтовый ящик.

В верху правого угла нажимаем на шестеренку и в меню выбираем «Правила обработки писем »

Как мы видим, у нас есть два правила, которые мы создали при действиях, описанных в статье « ».

Для того, чтобы отправитель получал наше сообщение автоответчика, нужно создать новое правило. Поэтому кликаем по кнопочке «Создать правило ».

Тут вам предоставляется указать условие, при котором будет выполняться то или иное действие. Итак, если вы хотите, чтобы сообщение автоответчика получали определенные адресаты, то укажите через запятую их в поле «От кого совпадает с ». Предлагаемые действия нам тут не нужны. Нам нужно чтобы была автоматическая отправка сообщения определенного содержания. Но для этого нас просят ввести пароль от данного почтового ящика. Нажмите ссылку «Продолжить »

И в модальном окне введите пароль, затем жмите «Подтвердить ».

Теперь нижний блок стал активным, и мы можем указать текст, который будет отправляться вышеуказанным адресатам. Если же вы хотите, чтобы автоответчик был для всех входящих писем, тогда поле ввода «совпадает с » нужно удалить . Для этого, нажмите на маленький крестик справа от этого поля. Не будет ни одного условия.

Старайтесь создать правдивый текст автоответчика. Укажите через сколько часов или минут, отправитель получит ваш ответ. И непременно выполните это в указанный срок. Это повысит к вам доверие. Для того, чтобы правило вступило в действие, нажмите «Создать правило ». Теперь на все адреса входящих писем будет отправляться сообщение автоответчика. Если же вы указали конкретные адреса, то автоответчик будет отсылать сообщение только этим адресам.

Как включить автоответчик в Mail.ru

В данном почтовом сервисе включение автоответчика происходит намного проще.

Как всегда, заходим в свой ящик, нажимаем на свой адрес в верхнем правом углу и выбираем «Настройки почты ».

В левом меня настроек выбираем пункт «Автоответчик »

Здесь мы его включаем функцию автоответчика, можно указать с какого дня и времени начинает работает эта функция и по какой день, если вам нужно настроить автоответчик на определенные дни. Если снять галочку «круглосуточно », то поля для установки времени станут активные. Просто указываете временной интервал, в который будет отсылаться сообщения автоответчика. Сам текст сообщения вы задаете ниже. После этого нажмите «Сохранить »

Эта функция автоответчика будет применяться ко всем входящим письмам. Если же вам нужно настроить автоответчик для конкретных адресов, .

Включение автоответчика в GMAIL

Снова заходим в свой почтовый ящик (аккаунт) от Google.

Справа сверху нажимаем на значок шестеренки и выбираем «Настройки »

Переходим на вкладку «Общие », спускаемся в самый низ и включаем настройку автоответчика. Задаем тему письма и сам текст. Если нужно, то установите галочку «Отвечать только из моего списка контактов ». В этом случае, адресаты вне вашего списка контактов, подобные сообщения не будут получать.

Вот так легко и просто мы установили автоответчик на популярных почтовых сервисах. До новых встреч!

Нужно слушать, но не подслушивать.

Отключение автоматических оповещений об отсутствии на работе

Если приложение Outlook настроено для отправки автоматических ответов, сообщение об этом отображается под лентой. Чтобы отключить автоматические оповещения об отсутствии на работе, выберите команду Отключить . Чтобы настроить даты для автоматических ответов и сообщений, измените параметры, как описано выше.

Устранение неполадок Нет параметра "Автоответы"

Если в меню "Файл" отсутствует параметр Automatic Replies, вероятно, вы используете Gmail, Yahoo либо другую учетную запись POP или IMAP, которая не поддерживает функцию автоматических ответов в Outlook. Вы можете настроить правило для автоматического ответа на входящие сообщения, однако для этого должно быть постоянно запущено приложение Microsoft Outlook . Дополнительные сведения см. в статье Управление сообщениями электронной почты с помощью правил .

Настроить автоматические ответы можно двумя способами. То, какой из них следует использовать, зависит от типа вашей учетной записи Outlook.

Я использую учетную запись Exchange Server

Включение и отключение заместителя

Я использую учетную запись Outlook.com, Hotmail, Gmail, Yahoo! либо другую учетную запись POP3 или IMAP

Функции заместителя, доступные только пользователям учетных записей Exchange Server, можно реализовать с помощью шаблона электронной почты Outlook и правил Outlook. Так вы можете использовать учетную запись электронной почты для автоматической отправки ответов на входящие сообщения.

Важно: Для автоматической отправки ответов необходимо, чтобы компьютер был включен и было запущено приложение Outlook.

Действие 1. Создание шаблона сообщения

Действие 2. Создание правила для автоматического ответа на новые сообщения электронной почты

В меню Сервис выберите команду Правила и оповещения .

В диалоговом окне Правила и оповещения нажмите кнопку Создать правило .

В диалоговом окне Начать с пустого правила выберите Проверка сообщений после получения и нажмите кнопку Далее .

В диалоговом окне Какие сообщения следует отбирать? установите флажок адресованные только мне , а также, по желанию, другие условия, после чего нажмите кнопку Далее .

Когда появится диалоговое окно с сообщением о том, что данное правило будет применено ко всем входящим сообщениям, нажмите в нем кнопку Да .

В диалоговом окне Что следует сделать с сообщением? установите флажок ответить, используя указанный шаблон .

В диалоговом окне Шаг 2. Измените описание правила (щелкните подчеркнутое значение) выберите вариант указанный шаблон .

В диалоговом окне Выберите шаблон ответа в поле Искать в выберите вариант Шаблоны в файловой системе .

Выберите шаблон, созданный в предыдущем разделе, и нажмите кнопку Открыть .

При необходимости установите флажки исключений в правиле автоматического ответа.

В диалоговом окне Шаг 1. Задайте имя правила введите имя правила автоматического ответа и нажмите кнопку Готово .

Совет: Чтобы не забыть отключить это правило, когда необходимо будет прекратить автоматическую отправку ответов, можно создать соответствующую задачу Outlook или напоминание о деле.

Правило ответить с использованием указанного шаблона в мастере правил отправляет автоматический ответ каждому отправителю только один раз в ходе одного сеанса. Это правило не позволяет приложению Outlook отправлять повторные ответы одному отправителю, от которого получено несколько сообщений. В ходе сеанса Outlook отслеживает список пользователей, которым отправлены ответы. Однако если закрыть приложение Outlook и перезапустить его, список отправителей, получивших автоматические ответы, будет сброшен.

Важно: Для автоматической отправки ответов мастером правил необходимо, чтобы приложение Outlook было запущено и настроено на периодическую проверку наличия новых сообщений.

В меню Сервис выберите пункт Правила и оповещения .

На вкладке Правила для электронной почты в разделе Имя снимите флажок, соответствующий правилу, которое необходимо отключить.

Я не знаю, какая у меня учетная запись

Самый простой способ узнать, используете ли вы учетную запись Exchange Server, - открыть папку Входящие и проверить, есть ли команда Заместитель в меню Сервис . Если в нижней части меню Сервис отображается кнопка развертывания , нажмите ее, чтобы увидеть все команды.

Если эта команда отсутствует, скорее всего, вы не используете учетную запись Exchange Server и заместитель недоступен. На этот случай есть альтернативный способ автоматического ответа на сообщения. Перейдите к разделу Я использую учетную запись POP3, IMAP или Outlook.com .

Примечание: Меню Сервис отображается в главном окне Outlook и отсутствует в окнах, предназначенных для создания или просмотра таких элементов, как сообщения электронной почты, контакты и задачи.

Если вы уверены, что используете учетную запись Exchange Server, но команда Заместитель в меню Сервис отсутствует,