Своевременный и быстрый доступ к информации сегодня является необходимым условием успешного решения всего круга задач, стоящих перед предприятиями и организациями. Поэтому такие факторы, как оперативность и качество формирования документов, отлаженность работы справочно-информационной службы, четкая организация хранения, поиска и использования документов, непосредственно влияют на качество управления и, следовательно, на экономическую эффективность деятельности предприятия в целом.
Одним из главных способов повышения производительности работы сотрудников и эффективности деятельности организации является уменьшение времени, которое непродуктивно тратится на поиск нужной информации, на выполнение определенных действий в рамках делового процесса обработки документов.
Управление организациями и предприятиями основано на следующих процессах:
Процессы делопроизводства и документооборота рассматриваются прежде всего как документальное отражение и обеспечение управленческих процессов. Документационное обеспечение управления охватывает три основные задачи применительно к программным системам автоматизации:
Для решения этих задач документационного обеспечение управления разработана информационная система "ДелоPro". Система "ДелоPro" предназначена для автоматизации традиционной модели отечественного делопроизводства. Она обеспечивает пошаговое управление движением и исполнением всей совокупности документов на предприятии, его структурных подразделениях и филиалах на всех этапах жизненного цикла документов: от приема или создания - до передачи в архив или уничтожения.
Система поддерживает технологию, полностью преемственную технологиям делопроизводства, традиционно сложившимся на российских предприятиях. Она разрабатывалась в соответствии с "Типовой инструкцией по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации" и другими нормативными документами, регламентирующими данную сферу деятельности. В результате была создана система, по возможности воспроизводящая организацию и атрибуты традиционной отечественной технологии и полностью соответствующая нормативным требованиям в части регистрации документов, их рассылки, контроля исполнения и т.д.
Система "ДелоPro" использует самые современные технологии работы с документами. Построенная на основе технологии клиент-сервер, система поддерживает распределенную организацию корпоративного документооборота. В системе реализован механизм управления ходом работ для управления прохождением документов по организации и определению ролевых функций пользователей при работе над документами. Функции управления документами (хранение, поиск и т.д.) реализованы с использованием современных систем управления базами данных масштаба предприятия. Система также поддерживает обмен документами с помощью средств электронной почты, что делает возможным построение на ее основе территориально-распределенных структуры управления документооборотом.
Система готова к использованию. Ввод системы в действие не требует программирования. Достаточно лишь установить ее в компьютерной сети, ввести параметры, описывающие структуру организации и принятые правила делопроизводства, и провести обучение персонала. Таким образом, систему можно рассматривать как готовую технологию делопроизводства.
Основным объектом автоматизации для системы "ДелоPro" является информационный поток, связанный с регистрационными и контрольными функциями делопроизводства. Как следствие, основной единицей хранения в базе данных системы является регистрационная карточка документа - электронный аналог традиционной регистрационно-контрольной карточки. Сама база данных, хранящая регистрационные карточки документов, по аналогии с традиционным документооборотом носит название картотеки.
Функциональные возможности системы поддерживают ведение регистрационной карточки на всех этапах исполнения документа и предусматривают следующий порядок работы:
Однако направленность на автоматизацию делопроизводственных функций не означает, что систему нельзя использовать для непосредственной работы с документами: к каждой регистрационной карточке можно прикрепить неограниченное количество файлов, образующих электронную версию документа. При этом файлы могут быть не только текстовыми, но и любых других форматов (например: графические, аудио, видео и т.д.), поддерживаемых операционной системой и созданных при помощи любых Windows-приложений. При открытии пользователем документа осуществляется интегрированный вызов соответствующего приложения.
Встроенные в систему механизмы формирования стандартных отчетов и запросов к базе документов позволяют осуществлять оперативный контроль исполнения документов и быстрый поиск необходимой информации.
Пользователями системы "ДелоPro" являются сотрудники предприятия, которым предоставлено право работы с системой. При этом разным пользователям могут предоставляться разные возможности. Например, одному пользователю может быть разрешена регистрация документов, другому доступ к этим функциям будет закрыт. Такой механизм разграничения функциональных ролей пользователей в сочетании с многоуровневой настраиваемой справочной системой позволяет гибко адаптировать программу к особенностям работы с документами в конкретной организации.
При автоматизации процесса делопроизводства с помощью системы "ДелоPro" могут быть реализованы различные подходы к распределению пользовательских функций, которые предусматривают различную степень привлечения сотрудников предприятия в качестве пользователей системы. Так, если предусматривается порядок, при котором исполнители продолжают работать с бумажными документами, а автоматизации подлежат регистрационные и контрольные функции, то в качестве пользователей системы может быть привлечен ограниченный круг сотрудников. Если же целью автоматизации является переход к безбумажной технологии, т.е. предусматривается работа исполнителей только с электронными копиями документов, то пользователями системы должны стать все участники делопроизводственного процесса, включая руководителей и исполнителей.
Система автоматизации делопроизводства и документооборота "ДелоPro" принадлежит к ряду программных продуктов, разработанных с учетом отечественной специфики и нормативной базы, и предназначенных для внедрения именно на отечественных предприятиях. Еще раз подчеркивать данную особенность приходится потому, что традиционные правила делопроизводства в России и за рубежом существенно отличаются друг от друга. И, следовательно, западные программные системы, направленные на автоматизацию делопроизводственной деятельности, зачастую не могут быть использованы напрямую, т.е. без изменения (подгонки) схемы документооборота и правил делопроизводства под западный стандарт.
Необходимый элемент успешного бизнеса
Программный комплекс «Делопроизводство 3.0» предназначен для автоматизации стандартных процессов делопроизводства на предприятии в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Требования к оформлению документов» , а также ГОСТом Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело». В программе использованы термины и определения по ГОСТ Р51141-98.
Программа работает на платформе современной БД MS SQL Server 2005 и максимально задействует ее производительность и масштабирование.
Выбранная нами технология разработки позволяет избежать дополнительных затрат на покупку лицензий и upgrade компьютеров. Вполне достаточно имеющихся у вас ПК, к примеру, с процессором от Pentium IV и ОЗУ от 256 Мб. Все процессы делопроизводства можно организовать как в локальной сети, так и на одном компьютере делопроизводителя.
Комплекс выполнен с использованием интуитивно-понятного интерфейса и не требует специального обучения сотрудников. Исходя из нашего опыта, обычный, неискушенный пользователь ПК учится самостоятельной работе с программой примерно за 1 час.
Наряду с основной функцией по ведению делопроизводства, программа предоставляет широкие возможности для организации коллективной работы по исполнению указаний и приказов руководства и улучшения исполнительской дисциплины. Таким образом, от простого делопроизводства можно перейти на уровень формирования и автоматического направления исполнителям поручений и обеспечить контроль их исполнения.
Применение компоненты «Шаблоны и СТП» программного комплекса «Делопроизводство 3.0» призвано организовать работу исполнителей с утвержденными в организации едиными формами документов, а также использовать в практической деятельности стандарты предприятия (СТП) определяющие порядок организации и ведения производственных и управленческих процессов.
Наряду с делопроизводителем программа может успешно эксплуатироваться помощниками и референтами директоров, сотрудниками аппарата ген. директора и секретариата. Дополнительная компонента «Секретарь-референт» позволяет организовать совещания, расписание директора, организовать контроль выполнения мероприятий совещаний, учет текущих задач секретаря и т.д.
Основные объекты учета «Делопроизводство 3.0»
Основными объектами учета в программе являются:
Дополнительные (компонента «Секретарь-референт)
Вспомогательные сервисы
Всего в системе 4 категории пользователей:
Преимущества программного комплекса «Делопроизводство 3.0»
Архитектура программного комплекса:
«Делопроизводство 3.0» - это два взаимосвязанных Автоматизированных Рабочих Места (АРМ): АРМ «Делопроизводитель» и АРМ «Исполнитель». Ниже приведены их основные функциональные возможности:
Базовый комплект, включает в себя серверную часть и 3 клиентских лицензии.
Работу программного комплекса можно организовать:
|
Немаловажно:
Разработчики программного комплекса руководствовались принципом «практичность и доступность», поэтому он выполнен с использованием интуитивно-понятного интерфейса и не требует специального обучения сотрудников - исходя из нашего опыта, обычный неискушенный пользователь ПК учится самостоятельной работе с программой примерно за 1 час . Постоянно работает «горячая линия» для клиентов. Кроме этого, в комплекте есть понятная и исчерпывающая инструкция пользователя.
Клуб пользователей ПК «Делопроизводство 3.0»
Настоящая программа предназначена для подготовки секретарей (компьютерное делопроизводство) на базе Таксимовской общеобразовательной школы № 1
Квалификационная характеристика, включенная в программу, составлена в соответствии с квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и служащих.
Основой профессиональной подготовки является обучение, в процессе которого предусматривается прохождение определенного объема теоретического и практического материала, обеспечивающего подготовку квалифицированных работников организационно-управленческой сферы деятельности, умеющих профессионально подготавливать, редактировать, форматировать материалы, используя ПК; вести деловую переписку; ориентироваться в выборе средств оргтехники для оснащения офиса и уметь пользоваться ими, обеспечивать рациональную организацию труда в производственной и управленческой деятельности, вступать в деловые контакты с хозяйственными и коммерческими партнерами.
Современный уровень развития средств информатизации и технологий предоставляет новые возможности организации секретарского дела, и предъявляет новые требования к специалистам данного профиля - умения организовать компьютерное делопроизводство. Данная программа позволяет в соответствии с современным уровнем развития техники и информационных технологий подготовить квалифицированного специалиста.
Программа рассчитана на 204 часа (3 часа в неделю, двухгодичное обучение в 8,9,10,11 классах), знание учащимися базового курса информатики и включает следующие предметы:
1) машинопись (русская и латинская клавиатура);
2) делопроизводство;
3) организационно-техническое обеспечение офиса;
4) культура делового общения
Учащиеся, успешно освоившие программу, по окончанию второго года обучения должны в установленном порядке сдать квалификационные экзамены, получить квалификацию секретарь- машинистка, делопроизводитель свидетельство установленного образца.
Секретарь должен знать:
Секретарь должен уметь:
Обучение навыкам работы на клавиатуре ПК 102 часа
№ п/п | Наименование раздела | |
Изучение клавиатуры ПК |
||
I. Общее назначение стандартной клавиатуры ПК | ||
1 | Из истории создания печатающих устройств. | |
2 | Устройство клавиатуры персонального компьютера | |
II. Основы профессиональной машинописи | ||
3 | Создание текстового документа в OC WINDOWS | |
4 | Три “золотых правила”
профессиональной машинописи Подсчет скорости и процента опечаток |
|
5 | Оздоровительная гимнастика | |
6 | Контрольная работа “ Устройство клавиатуры персонального компьютера. Создание текстового документа в OC WINDOWS” | |
III. Правила освоения буквенных рядов
на клавиатуре компьютера.
Работа с верхним регистром |
||
7-12 | Освоение среднего буквенного ряда клавиатуры компьютера | |
13-18 | Освоение верхнего буквенного ряда клавиатуры | |
19-24 | Освоение нижнего буквенного ряда клавиатуры | |
25-34 | Освоение всех буквенных рядов клавиатуры | |
35 | Контрольная работа “ Освоение всех буквенных рядов клавиатуры” | |
36-40 | Правила работы с верхним регистром | |
IV. Освоение знаков препинания, цифр и специальных знаков | ||
41-42 | Освоение знаков препинания “запятая” и “точка” | |
43-44 | Освоение знаков препинания в верхнем ряду клавиатуры | |
45-46 | Освоение цифр и специальных знаков | |
47 | Контрольная работа “ Освоение знаков препинания” | |
V. Типичные опечатки. Работа над ошибками | ||
48 | Типичные опечатки | |
49-58 | Работа над ошибками | |
VI. Освоение малой цифровой клавиатуры | ||
59 | Правила работы с дополнительной цифровой клавиатурой | |
60 | Правила работы с программой клавиатуры | |
VII. Ознакомление с клавиатурой с латинским шрифтом | ||
61-62 | Ознакомление с клавиатурой с латинским шрифтом | |
VIII. Программа-тренажер машинописи “Соло на клавиатуре” | ||
63 | Краткое описание существующих программ | |
64-77 | Обучение и тренировка на тренажера “Соло на клавиатуре” | |
78-79 | Совершенствование техники письма | |
Общие правила оформления машинописных работ и служебных документов |
||
80 | Форматы потребительских бумаг. Правила письма текстового материала | |
81 | Приемы выделения отдельных частей текста. | |
82-83 | Оформление примечаний к тексту | |
84 | Оформление сносок к тексту | |
85-86 | Правила написания заголовков и подзаголовков | |
87 | Правила оформления титульного листа | |
88 | Оформление таблиц | |
89 | Оформление диаграмм | |
90 | Правила оформления библиографии | |
91 | Правила сокращения слов и словосочетаний | |
92 | Корректурные знаки и их применение | |
93 | Контрольная работа “Общие правила оформления машинописных работ и служебных документов” | |
Основы работы с текстовым процессором (редактором) Microsoft Word | ||
94-97 | Создание текстовых документов | |
98-101 | Создание таблиц в редакторе Microsoft Word | |
102 | Контрольная работа № 5 |
Секретарское дело 102 часа
Наименование раздела |
||
I. Организация работы приемной офиса |
||
Функции и задачи секретаря | ||
Обязанности, права, профессиональные и личностные качества секретаря | ||
Организация рабочего места секретаря. | ||
Планирование рабочего времени. | ||
Телефонное обслуживание | ||
Оформление телефонограмм. | ||
Организация личного приема посетителей руководителем | ||
Контрольная работа “Функции и задачи секретаря. Телефонное обслуживание” | ||
II. Делопроизводство |
||
История развития делопроизводства и секретарской службы. | ||
Нормативно-методическое регулирование делопроизводства | ||
Документ. Классификаторы служебных документов | ||
Стандартизация и унификация документов. Трафареты документов | ||
Бланк документа | ||
Контрольная работа “Классификация служебных документов” | ||
Реквизиты документов | ||
Контрольная работа “Реквизиты документов” | ||
Информационно-справочная документация |
||
Служебные письма | ||
Служебные записки | ||
Объяснительная записка | ||
Протокол. Выписка из протокола | ||
Телеграмма | ||
Телефонограмма | ||
Факсограмма. Электронное сообщение | ||
Оформление информационно-справочной документации | ||
Контрольная работа “Информационно-справочная документация” | ||
Справочно-аналитическая документация |
||
Справка | ||
Сводка. Заключение | ||
Акт | ||
Отзыв. Перечень. Список. | ||
Оформление справочно-аналитической документации | ||
Контрольная работа “Справочно-аналитическая документация” | ||
Организационно-правовая документация |
||
Организационно-правовая документация | ||
Устав организации. Положение | ||
Должностная инструкция | ||
Инструкция. Регламент | ||
Оформление организационно-правовой документации | ||
Организационно-распорядительная документация |
||
Организационно-распорядительная документация | ||
Постановление | ||
Приказ | ||
Решение. Распоряжение. Указание | ||
Оформление организационно-распорядительной документации | ||
Контрольная работа “Организационно-распорядительная документация” | ||
Система документации по личному составу |
||
Заявление | ||
Личный листок по учету кадров (анкета). Дополнение к личному листку (анкете) | ||
Личная карточка (Форма Т-2) | ||
Трудовая книжка | ||
Характеристика. Автобиография | ||
Резюме | ||
Оформление документации по личному составу | ||
Контрольная работа “Документация по личному составу” | ||
Организация работы с документами |
||
Документооборот в организации. | ||
Обработка документов | ||
Номенклатура дел | ||
Регистрация документов | ||
Контроль исполнения документов | ||
Формирование дел. Хранение дел | ||
Контрольная работа “Организация работы с документами” | ||
III. Деловой этикет |
||
Роль визитных карточек в деловом общении | ||
Оформление визитных карточек | ||
Общие вопросы организации переговоров | ||
Подготовка к экзаменам | ||
Проведение экзаменов |