Доброго времени суток друзья!

Эту статью я посвящаю такой возможности, как создать промежуточные итоги в Excel. Если вы даже слышали или знаете, что это такое, всё же будет полезно прочитать или послушать мою информацию. По большому счёту, промежуточные итоги – это автоматическое подведение итогов по заданному критерию и их для удобства и хорошей визуализации данных.

Это достаточно полезный и удобный инструмент работы в электронных таблицах, который вам пригодится, а для большего удобства я советую использовать эти итоги в тандеме с группированием ячеек, это вообще супер сила. Также я прошу обратить ваше внимание, что перед работой с итогами, необходимо в обязательном порядке произвести правильную ваших данных.

Итак, давайте же более детально рассмотрим, что это за итоги, как их создать, как с ними работать, ну и собственно, как их убрать, если нужда в этой возможности отпадёт. И начнём все наши исследования сначала, а точнее с того, как можно создать промежуточный итог.

Как сделать промежуточные итоги в Excel

А теперь давайте на созданном примере посмотрим поэтапно, как это осуществить:

Работа со сгруппированными данными

После проведенных манипуляций, работа с данными значительно упростится. Данные можно удобно визуализировать, используя группировку данных и создавать столько уровней, сколько вам будет удобно, но, увы, не более 8 вложенных, с опыта могу сказать, что этого хватит за глаза.

Нажимая на иконки группирования данных, вы скрываете и отображаете ту структуру данных, которая вам наиболее актуальна на данный момент.
К примеру, можно отобразить только общий итог, отобразить итоги по группам данных и полный разворот данных в деталях.
Также, всё это можно проделать, используя пиктограммы «Скрыть детали» или «Показать» .

Убрать промежуточные итоги

В случае, когда промежуточные итоги в Excel станут, не нужны, ну или потребуется перегруппировка по-новому ваших данных в таблице, в этом случае итоги можно удалить без потери качества исходных данных. Для этого нужно:

1. Открыть вкладку на панели управления «Данные» и в блоке «Структура» нажимаете на пиктограмму «Промежуточный итог» .
2. В появившемся диалоговом окне «Промежуточные итоги» нажимаем кнопку «Убрать всё» .
3. После нажатия все ваши данные разгруппируются, а промежуточные итоги будут удалены.

Если же вам всё-таки промежуточные итогинужно оставить, а вот группирование не нужно, вы можете в панели задач на вкладке на вкладке «Данные» в кнопки «Разгруппировать» выбрать пункт «Удалить структуру» , структура группировки будет удалена, оставив вам на прощание промежуточные итоги.

А на этом у меня всё! Я очень надеюсь, что всё вышеизложенное вам понятно. Буду очень благодарен за оставленные комментарии, так как это показатель читаемости и вдохновляет на написание новых статей! Делитесь с друзьями прочитанным и ставьте лайк!

Пока богатство еще не приобретено, стремление к нему изнуряет, будучи же приобретено, оно изводит заботами, когда же оно утрачено, мучает тоска по нем. Демокрит

При вставке итоговых значений:

Промежуточных итогов рассчитываются с использованием итоговая функция, например Sum или Average , с помощью функции промежуточные. Для каждого столбца можно отобразить несколько типов итоговых функций.

Общие итоги являются производными от детали, а не из значений в промежуточных итогах. Например, если вы используете функцию СРЗНАЧ , в строке общего итога отображается среднее арифметическое всех строк данных в списке, а не среднее значение в строках промежуточных итогов.

Если для книги задано автоматическое вычисление формул, команда промежуточные итоги автоматически пересчитывает значения промежуточные и общие итоги при изменении подробных данных. Команда « промежуточный итог » также позволяет отобразить список, чтобы можно было отображать и скрывать строки подробных данных для каждого промежуточного итога.

Вставка промежуточных итогов

Примечание: При фильтрации данных, содержащих промежуточные итоги, промежуточные итоги могут быть скрыты. Чтобы отобразить их снова, снимите все фильтры. Дополнительные сведения о применении фильтров приведены в кратком разделе Начало: Фильтрация данных с помощью автофильтра.

Убедитесь, что каждый столбец в диапазон данных, для которого нужно вычислить промежуточные итоги, имеет метку в первой строке, содержит похожие данные о фактах в каждом столбце, и что диапазон не содержит пустых строк или столбцов.

Выделите ячейку в диапазоне.

Выполните одно из следующих действий.

Вставка одного уровня промежуточных итогов

Вы можете вставить один уровень промежуточных итогов для группы данных, как показано в следующем примере.



1. при каждом изменении в столбце "Спорт"...

2.... Промежуточный итог по столбцу Sales.



Вставка вложенных уровней промежуточных итогов

В соответствующих внешних группах можно вставлять промежуточные итоги внутренних вложенных групп, как показано в следующем примере.



1. при каждом изменении во внешнем столбце Region...

Во время работы в программе "Эксель" пользователь может столкнуться с потребностью подвести промежуточный итог, помимо привычного общего.

В статье будет рассматриваться таблица реализации товаров за месяц, так как чаще всего именно эту функцию используют для представленной операции. Выглядеть она будет в виде трех столбцов: наименование товара, дата и сумма выручки. Используя в "Эксель" промежуточные итоги, есть возможность рассчитать ежедневный заработок той или иной продукции. Помимо этого, в конце можно подвести сумму реализации товаров. Сейчас мы подробно рассмотрим, как делаются промежуточные итоги в "Эксель".

Условия использования функции

Стоит сразу уточнить, что для использования представленной операции таблица должна соответствовать требованиям. Всего стоит соблюдать три пункта:

• шапка в таблице должна располагаться на первой строке листа;
• область ячеек должна быть отформатирована по умолчанию;
• таблица должна быть заполнена данными.

Если все эти требования вами соблюдены, то у вас запросто получится подвести промежуточный итог. Теперь давайте подробней рассмотрим сам процесс.

Создание промежуточного итога. Использование специального инструмента

Как создать промежуточный итог в "Эксель"? Первый способ будет продемонстрирован при использовании стандартного одноименного инструмента в программе. Итак, приступим.

Шаг 1: Открытие инструмента

Сначала нужно открыть сам инструмент "Промежуточный итог". Он находится на панели инструментов во вкладке "Данные" (в группе инструментов "Структура"). Перед его открытием вам необходимо будет выделить ячейку, в которой расположено одно из наименований товара, в данном примере выделяем "Картофель".

Шаг 2: Настройка отображения

После нажатия по инструменту откроется окно, в котором необходимо задать параметры выведения информации в программе. В этом случае следует узнать сумму выручки за определенный день, поэтому в "При каждом изменении" нужно выбрать "Дата".

Так как рассчитывать мы будем сумму, то в выпадающем списке "Операция" необходимо выбрать значение "Сумма". Стоит также подметить, что на данном этапе можно выбрать другие переменные, в зависимости от вашей потребности. Среди предложенных имеются:

• минимум;
• количество;
• максимум;
• произведение.

Остается определить лишь то, куда будет выводиться результат. Для этого в поле "Добавить итог по" вам необходимо установить галочку рядом с названием столбца, в котором будет отображаться результат. Так как мы вычисляем сумму, то выбираем "Сумма выручки, руб.".

Также в этом окне есть еще несколько переменных: "Заменить текущие итоги", "Конец страницы между группами" и "Итоги под данными". Из важных можно отметить лишь первый пункт, а остальные устанавливайте по желанию.

Шаг 3: Финал

После проведения всех настроек вам остается лишь нажать на кнопку "ОК". Теперь в программе вы можете наблюдать промежуточные итоги по датам. Стоит отметить, что с помощью знака «минус» в левой части окна вы можете сворачивать и разворачивать группы. В самом низу будет подведен общий итог.

Создание промежуточного итога. Использование специальной формулы

Помимо выше представленного способа, как можно еще рассчитать в "Эксель" промежуточные итоги? Формула - вот что нам поможет.

Те, кто часто работают с программой, знают, что для ввода формул легче пользоваться специальным инструментом "Мастер функций". Именно к нему и обратимся.

Шаг 1: Открытие мастера функций

Перед тем как подбивать нужные итоги, необходимо выделить ту ячейку, в которой они будут отображаться.

Просто выберите любую ячейку, без введенных в нее данных. Далее нужно нажать на значок "Вставить функцию", что располагается рядом со строкой ввода. Точное местонахождение можете видеть на картинке ниже.

Откроется окно мастера функций, в котором в поле "Выберите функцию" нужно выделить "ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ" и нажать "ОК". Чтобы облегчить поиски, можно воспользоваться сортировкой по алфавиту, выбрав в выпадающем списке "Категория" пункт "Полный алфавитный перечень".

Шаг 2: Ввод аргументов функции

По итогу проведения всех вышеперечисленных действий откроется окно, в котором нужно задать все необходимые аргументы. Рассмотрим все по порядку. В строке "Номер функции" необходимо указать номер из перечня, где:

В нашем случае необходимо вычислить сумму, поэтому нужно вписать число "9".

В поле для ввода "Ссылка 1" надо выбрать область ячеек с данными, которые будут обработаны с помощью функции. Чтобы это сделать, можно воспользоваться двумя путями: ввести все самостоятельно или же указать при помощи курсора. Мы будем использовать второй вариант, так как он проще. Для этого нажмите на кнопку справа и выделите нужную область, а по итогу нажмите на эту кнопку снова.

Снова появится знакомое нам окно, в котором можно указать вторую ссылку (всего их четыре). Если делать этого вам не надо, то нажимайте на кнопку "ОК" и результаты выведутся в таблице.

Раздел «Структура», помимо группировки и разгруппировки данных, имеет еще одну функцию – «Промежуточные итоги». С ее помощью Вы можете задать автоматическую группировку для данных с подведенным по ним итогом. Чтобы стало понятнее, о чем идет речь, рассмотрим в виде примера таблицу по сотрудникам с результатами их продаж за квартал.

Выделив таблицу и нажав на значок «Промежуточные итоги», Excel выдаст окно:

В поле «При каждом изменении в:» необходимо указать заголовок столбца таблицы по которому будет определяться подведение итогов. В качестве заголовка выступают ячейки верхних строк выделенной таблицы. Надписи в ячейках, указанного столбца, будут служить заголовками строк. Программа будет проверять заголовки на сходство. Если заголовки строк совпадают, то она добавляет его в подсчет итога, если не совпадают, то дополнительной строкой выводится результат по группе, определенных одним заголовком. Поэтому рекомендуем произвести заранее сортировку по данному столбцу.

Во втором поле «Операция:» выбирается какой итог необходимо подвести: Сумма, количество, среднее и т.д.. В последнем поле «Добавить итог по:» выбирается столбец, который содержит необходимые данные для вывода результата.

Ниже располагается 3 чекбокса (флага):

• Заменить текущие итоги – если установлен, то итоги, подведенные ранее, будут заменены, если нет, то к старым результатам добавятся новые;
• Конец страницы между группами – если установлен, то при выводе на печать каждая отдельная группа с итогом будет располагаться на новом листе;
• Итоги под данными – если установлен, то результат будет располагаться в конце группы, если нет, то в начале.

Кнопка «Убрать все» удаляет всю структуру данных.

Так преобразовалась таблица, после применения к ней описываемой функции:

Добавленные новые ячейки содержат в себе математическую функцию ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ() , ознакомиться с которой можно в статье про математические функции - Математические функции Excel .

Механизм подведения промежуточных итогов имеет общие черты с другим более мощным инструментом приложения Excel –

При работе в программе Эксель довольно часто возникает необходимость подведения промежуточных итогов в таблице. Давайте разберем, как этом можно сделать на конкретном примере.

Требования к таблицам для использования промежуточных итогов

Далеко не для всех таблиц имеется возможность применения функции подсчета промежуточных итогов. Ниже представлен список основных обязательных требований к таблицам:

1. Отсутствие пустых ячеек, т.е. все строки и столбцы должны быть заполнены данными.
2. В шапке таблицы нельзя использовать несколько строк. Она должна быть представлена лишь одной строкой. А также имеет значение ее расположение. Она должна находиться только на самой верхней строке и нигде больше.
3. Формат таблицы обязательно должен быть представлен в виде обычной области ячеек.

Итак, теперь, когда мы определились с основными критериями “годности” таблиц, приступим к подсчету промежуточных итогов.

Допустим, у нас имеется таблица с результатами продаж товаров с построчной разбивкой по дням. Нужно посчитать общие продажи по всем наименованиям за каждый отдельный день, а затем посчитать общие продажи за все дни.

1. Отмечаем любую ячейку таблицы, переключаемся во вкладку “Данные”, находим раздел “Структура”, щелкаем по нему и в раскрывшемся перечне нажимаем по варианту “Промежуточный итог”.
2. В итоге появится окно, где мы осуществим дальнейшие настройки согласно нашей задаче.
   
3. Итак, нам требуется произвести расчет ежедневных продаж всех наименований продукции. Информация о дате продажи размещается в одноименном столбце. Исходя из этого, заполняем требуемые поля настроек.
   
4. В результате проделанных действий в таблице будут отображены промежуточные итоги по группам (по датам). Напротив каждой группы можно увидеть значок минуса, при нажатии на который строки внутри нее сворачиваются.
   
5. При желании можно убрать лишние данные из поля видимости, оставив только общий итог и промежуточные суммы. Нажатием кнопки “плюс” можно обратно развернуть строки внутри групп.
   

Примечание: После внесении каких-либо изменений и добавлении новых данных промежуточные итоги будут пересчитаны в автоматическом режиме.

1. Для начала отмечаем ячейку, где должен быть выведен итог подсчета. Далее нажимаем на значок «Вставить функцию» (fx ) рядом со строкой формул с левой стороны от нее.
   
2. Откроется Мастер функций. Выбираем категорию “Полный алфавитный перечень”, находим из предложенного перечня функцию “ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ”, ставим на нее курсор и нажимаем OK.
   
3. Теперь нужно задать настройки функции. В поле «Номер_функции» указываем цифру, которой соответствует нужному варианту обработки информации. Всего опций одиннадцать:
   
4. В поле «Ссылка 1» указываем координаты диапазона, для которого требуется просчитать итоги. Всего можно указать до 255 диапазонов. После введения координат первой ссылки, появится строка для добавления следующей. Прописывать координаты вручную не совсем удобно, к тому же, велика вероятность ошибиться. Поэтому просто ставим курсор в поле для ввода информации и затем левой кнопкой мыши отмечаем нужную область данных. Аналогичным образом можно добавить следующие ссылки, если потребуется. По завершении подтверждаем настройки нажатием кнопки OK.
   
5. В итоге в ячейке с формулой будет выведен результат подсчета промежуточных итогов.
   

Примечание: Как и другие функции Эксель, использовать “ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ” можно, не прибегая к помощи Мастера функций. Для этого в нужной ячейке вручную прописываем формулу, которая выглядит следующим образом.