На примере MS ACCESS...

Введение

Защита информации в БД представляет собой актуальную задачу как при единоличном использовании БД, так и при совместной работе пользователей с ней. Защита должна обеспечивать неизменность и целостность БД и содержащейся в ней информации, а также регламентировать права доступа к ней.
При корпоративной работе группы пользователей с одной базой данных необходимо выбрать администратора, обслуживающего БД и обладающего соответствующими правами доступа. Права доступа пользователей устанавливаются администратором, который может включать и исключать пользователей и разбивать их на группы. Пользователи, входящие в состав определенной группы, обладают всеми предоставленными ей правами. Если личные права пользователя выше прав доступа группы, то личные права за ним сохраняются.

1. Цель работы

Изучение способов защиты информации в БД на примере СУБД MS Access.

2. Краткие сведения из теории

Система безопасности БД должна обеспечивать физическую целостность БД и защиту от несанкционированного вторжения с целью чтения содержимого и изменения данных.

Защита БД производится на двух уровнях:

На уровне пароля;

На уровне пользователя (защита учетных записей пользователей и идентифицированных объектов).

Для защиты БД Ассеss использует файл рабочих групп systеm. mdw (рабочая группа - это группа пользователей, которые совместно используют ресурсы сети), к которому БД на рабочих станциях подключаются по умолчанию. Файл рабочих групп содержит учётные записи пользователей и групп, а также пароли пользователей. Учётным записям могут быть предоставлены права на доступ к БД и её объектам, при этом сами разрешения на доступ хранятся в БД.

Для обеспечения защиты БД Ассеss необходимо создать рабочую группу, используя файл - администратор рабочих групп wrkgаdm. еxе. При создании уникальной рабочей группы задается имя пользователя, название организации и код рабочей группы.

Файл рабочей группы MS Ассеss содержит следующие встроенные учётные записи:

1. Аdmins - стандартная учётная запись пользователя. Данные записи являются одинаковыми для всех экземпляров Мs Ассеss;

2. Аdmin - учётная запись группы администратора - является уникальной в каждом файле рабочей группы;

3. Usеrs - содержит учётные записи пользователей.

Для создания файла рабочих групп необходимо выйти из Ассеss и в папке systеm или systеm32 в каталоге windоws найти файл рабочей группы и создать новую рабочую группу (может быть до 20 цифровых или буквенных обозначений).

Группа Аdmins может содержать произвольное число пользователей, но владелец объекта всегда один (владельцем объекта может быть учётная запись, которая создавала объект или которой были переданы права на его использование).

Так как чтение записи Аdmin возможно для всех рабочих групп и данные учётные записи являются одинаковыми, то пользователя АDМIN необходимо удалить из группы администраторов, для чего следует создать новую учётную запись администратора и задать пароль на его учётные записи и на учетные записи владельца.

Разграничение прав доступа пользователей

Разрешения к доступу называются явными, если они принадлежат или присвоены учётной записи пользователя. Разрешения будут неявными, если они присвоены учётной записи группы, при этом пользователь, включённый в группу получает все её разрешения.

ТИПЫ РАЗРЕШЕНИЙ НА ДОСТУП К БД

Разрешения	Разрешённые действия	Объекты БД
Открытие и запуск	Открытие БД, формы или отчёта	БД, формы, отчёты, макросы
Монопольный доступ	Монопольное открытие БД	БД
Чтение макета	Просмотр объектов в режиме конструктора
Изменение макетов	Просмотр и изменение макетов, удаление	Таблицы, запросы, формы, отчёты, макросы и модули
Разрешения администратора	Установка пароля в БД, репликация БД	Предоставление прав доступа другим пользователям
Чтение данных	Просмотр данных	Таблицы и запросы
Обновление данных	Просмотр и изменение данных без удаления и вставки	Таблицы и запросы
Вставка данных	Просмотр и вставка данных без удаления и изменения	Таблицы, запросы
Удаление данных	Просмотр и удаление данных без из изменения и вставки	Таблицы, макросы

Полномочия пользователя определяются по минимальным разрешениям доступа. Изменить разрешения для пользователей могут члены группы Аdmins, владелец объекта и пользователь, получивший на этот объект разрешения администратора.

При подключении к БД пользователи получают права групп, которым они принадлежат.

3. Задание к работе

Создать новую базу данных из БД «Борей» и импортировать в нее следующие объекты:

Таблицы: Заказано, Заказы, Клиенты, Товары;

Запросы: Сведения о заказах;

Формы: Заказы клиентов, Подчиненная форма заказов 1 и Подчиненная форма заказов 2.

2. Определить два уровня доступа к БД:

Для чтения;

Для изменения.

При выполнении защиты БД необходимо исключить доступ к информации несанкционированных пользователей (произвести проверку надежности защиты).

Алгоритм защиты БД MS Access Создать новую уникальную рабочую группу. Создать новую учетную запись администратора. Подключится к новой рабочей группе; открыть любую БД; в меню – сервис выбрать защиту и пользователей группы; создать нового пользователя, ввести имя и код учетной записи (это не пароль); в списке имеющейся группы выбрать: Admins – добавить. Удалить из группы администраторов пользователя Admin. Выйти из Access и войти новым пользователем в Access; обязательно ввести пароль на данную учетную запись. Создать заново БД, которую хотим защитить. Выполнить импорт объектов из исходной БД в БД, созданную на предыдущем шаге. Выполнить распределение прав на необходимые объекты.

Порядок выполнения и результаты работы

Защита на уровне пароля
Откройте БД, в пункте меню Сервис выберите Защита/Задать пароль базы данных

Появится окно, в котором вас попросят ввести пароль и повторить его.

Не желательно в качестве пароля использовать такие данные, как ваше имя, дата рождения и т. д.;
- не стоит выбирать короткий пароль, так как он может быть подобран при помощи специальных программ за достаточно короткое время;
- нежелательна комбинация букв и цифр, так как это затрудняет подбор пароля и делает бесполезной атаку по словарю.

Запустите БД, которую необходимо защитить. В пункте меню Сервис выберите Защита/Пользователи и группы.

font-size:11.0pt">
Нажмите кнопку Создать… и введите имя нового пользователя, например user1, укажите его код. По умолчанию запись войдет в группу Users. Повторите эти действия для всех пользователей, которые будут работать с БД.
Перейдите в вкладку Изменение пароля. Задайте пароль администратора, после чего при каждом запуске Access будет появляться окно, предлагающее ввести имя пользователя и пароль (рис.6).

font-size:11.0pt">
В пункте меню Сервис выберите Защита/Разрешения (рис.7). Выберете защищаемый объект, например Таблица1. Задайте разрешения для группы Users, а затем и для каждого из пользователей.
Ну вот и все, остается каждому пользователю самому ввести свой пароль. Для этого необходимо зайти в БД под своим имением и выполнить действия как при создании пароля Администратора.

Рис.7 Окно определения прав доступа для каждого пользователя

Тема: Создание и использование запросов.

Цели работы:

ü закрепить навыки по редактированию таблиц;

ü познакомиться с основными видами запросов;

ü научиться создавать запросы на выборку различными способами;

ü научиться создавать сложные запросы;

ü научиться создавать перекрестные запросы.

Теоретическая часть.

Запрос – это средство, с помощью которого извлекается из базы данных информация, отвечающая определенным критериям. Результаты запроса представляют не все записи из таблицы, а только те, которые удовлетворяют запросу.

Запросы состоят из ряда условий, каждое условие состоит из трех элементов:

1. поле, которое используется для сравнения;

2. оператор, описывающий тип сравнения;

3. величина, с которой должно сравниваться значение поля.

Выражения и операторы, применяемые в условиях отбора.

Выражения и операторы	Описание выражений и операторов
Числа	Вводятся без ограничений
Текст	Должен быть заключен в кавычки
Даты	Ограничиваются с двух сторон символами # (например, #01.02.02#)
*; +; -; /; ^	Арифметические операторы, связывающие выражения
<; <=; >; >=; =; <>	Операторы сравнения
And (И); Not (Нет); Or (Или)	Логические операторы
Like	Используется для логики замены в выражениях
In	Для определения, содержится ли элемент данных в списке значений
Between… And…	Для выбора значений из определенного интервала
?	Заменяет один символ (букву или цифру)
*	Заменяет несколько символов

Запросы могут быть простые, сложные перекрестные.

Практическая часть

Ход работы:

1) Откройте свою учебную базу данных.

2) Создайте запрос на выборку студентов, у которых по всем предметам только хорошие оценки с помощью Мастера запросов .

· На панели инструментов выберите команду <Мастер запросов>.

· В появившемся диалоговом окне выберите <Простой запрос> и щелкните по кнопке .

· В следующем окне выберите таблицу, по которой строится запрос (<Ведомость успеваемости>), и те поля, которые участвуют в запросе. Перенесите их в правую часть окна с помощью кнопки, нажмите <Далее>. В следующем окне тоже нажмите <Далее>.

· В другом окне дайте название запроса «Хорошисты» и нажмите <Готово>.

· Появится таблица <Хорошисты>, в которой отражены фамилии всех студентов и изучаемые предметы.

· Откройте таблицу «Хорошисты», перейдите в режим <Конструктор>. Здесь в поле <Условия отбора> под каждым предметом поставьте условие >=4 или 4OR5 .

Примечание: Галочки в каждом поле означают, что по вашему выбору можно включить или убрать любое поле на выборку.

· Перейдите в режим таблицы, ответив <Да> на вопрос о сохранении запроса. (В таблице должны остаться фамилии «хорошистов»).

3) С помощью <Конструктора запросов> создайте запрос на выборку по таблице <Личные данные>.

· Щелкните по таблице <Личные данные>, зайдите в меню <Создание>, выберите команду <Конструктор запросов >.

· Добавьте нужную таблицу в поле запроса. Выделите её в списке и щелкните по кнопке <Добавить>. Закройте окно <Добавление таблицы>.

· Выберите студентов, чьи фамилии начинаются на букву «В» и которые проживают в Анапе. Для этого:

Добавьте в строку <Поле> два поля <Фамилия> и <Город>;

В строке <Условия отбора> в первом столбце укажите значение
Like “B * ” , а во втором столбце с названием <Город> - «Анапа» ;

закройте запрос, сохранив его под названием “ВВВ” (у вас должны остаться в списке студенты, проживающие в Анапе). Рисунок 2.

Рисунок 2.

Самостоятельное задание

а) Составьте запрос с названием <Запрос 1> на базе таблицы <Ведомость успеваемости>, в котором будут указаны студенты, имеющие по первым двум предметам оценки не менее «4». (Выполните запрос или через Конструктор запросов , или через Мастер запросов )

б) Составьте <Запрос 2> на базе таблицы <Ведомость успеваемости>, в котором будут указаны студенты, имеющие не более 30 часов пропусков по неуважительной причине. Добавьте в этот запрос поле пропуски по уважительной причине в интервале от 30 часов до 45 часов (используйте оператор Between… And … )

в) Составьте <Запрос> на базе таблицы <Личные данные>. Выведите список студентов, которым на данный момент, т.е. на сегодняшнее число, исполнилось уже 17 лет (используйте оператор Between… And… )

Примечание: Дата записывается с использованием символа #, например, #01.02.02.#

4) Составьте запрос на базе трех таблиц <Ведомость успеваемости>, <Личные данные> и <Преподаватель>. Выберите студентов, которые проживают в Новороссийске и у которых любимый предмет «Менеджмент». Озаглавьте <Запрос 4>. Используйте <Конструктор запросов>.

· В меню <Создание> выберите <Конструктор запросов>.

· Добавьте все три таблицы в поле запроса. Закройте окно <Добавление таблицы>.

В первый столбец в строку <Поле> перетащите из первой таблицы с помощью мышки <Фамилия>, из второй таблицы во второй столбец <Город> и из третей таблицы в третий столбец строки <Поле> - <Предмет> (Рисунок 3).

Рисунок 3

· В поле <Условия отбора> в столбце <Город> введите город «Новороссийск», в столбец <Предмет> введите «Менеджмент».

· Сохраните запрос под именем <Запрос 4>.

· Откройте запрос и проверьте результат проделанной работы.

5) Выполните запрос на создание новой таблицы, в которой должны быть поля <Фамилия>, <Имя>, <Пропуски по неуважительной причине>, <Город> и <Предмет>.

· В меню <Создание> выберите <Конструктор запросов>.

· Добавьте все три таблицы из списка окна <Добавление таблицы>. Закройте это окно.

· В первую строчку <Поле> из первой таблицы перенесите в первый столбец поля <Фамилия>, во второй <Имя> и в третий <Пропуски по уважительной причине>, в четвертый столбец перетащите поле <Город> из второй таблицы и в последнем столбце будет поле <Предмет> из третьей таблицы.

· Закройте запрос, сохранив его с именем <Запрос 5>.

6) Создайте перекрестный запрос .

· В меню <Создание> выберите <Мастер запросов>.

· В диалоговом окне выберите <Перекрестный запрос>, щелкните по кнопке .

· В окне <Создание перекрестных запросов> выделите таблицу <Ведомость успеваемости> и щелкните <Далее>.

· Выберите поля, значения которого будут использоваться в качестве заголовок строк – это <Фамилия> и <Имя>. Щелкните по кнопке <Далее>.

· Выберите поле, значение которого будут использоваться в качестве заголовков столбцов, например <Менеджмент>. Щелкните по кнопке <Далее>.

· Выберите функцию, по которой будут вычисляться значения ячеек на пересечении столбцов и строк (в данном случае Count – количество). Щелкните по кнопке <Далее>.

· Задайте имя запроса <Итог по менеджменту> и щелкните по кнопке <Готово>.

Самостоятельное задание

Составьте аналогичные запросы для оценок по трем другим предметам.

7) Предъявите преподавателю все запросы своей базы данных на экране дисплея.

8) Завершите работу с Access.

Лабораторная работа по Access 2007 №4

Наименование параметра	Значение
Тема статьи:	Лабораторная работа по Access 2007 №4
Рубрика (тематическая категория)	Электроника

Тема˸ Создание и применение форм.

Цели работы˸

ü Научиться создавать формы ввода-вывода;

ü Научиться создавать кнопочные формы.

Теоретическая часть.

Форма – это средство, упрощающее ввод, редактирование и отображение информации, хранящейся в таблицах базы данных. Она представляет собой окно с набором элементов управления.

Форма сама по себе не хранит информацию, она просто обеспечивает удобный способ доступа к информации, хранящейся в одной или нескольких таблицах. Формы по сравнению с обработкой данных в режиме таблицы обладают следующими преимуществами˸

¨ Форма позволяет в каждый момент сфокусировать внимание на отдельной записи;

¨ Элементы управления на форме можно расположить логичным образом, облегчающим чтение и работу с данными;

¨ Отдельные элементы управления обладают возможностями облегчить ввод и изменение отдельных данных;

¨ Некоторые объекты баз данных, такие как рисунки, анимации, звуки и видеоклипы, могут отображаться только в режиме формы, но не в режиме таблицы.

Создание кнопочной формы.

Кнопочное меню представляет собой форму, на которой расположены элементы управления – кнопки с поясняющими надписями. Щелчок на кнопке открывает соответствующую таблицу, запрос, форму или отчет. Меню - удобный инструмент работы с базами данных, и он практически всегда присутствует в базах созданных для предприятий или фирм.

Кнопочное меню создают с помощью Диспетчера кнопочных форм.

Практическая часть.

Ход работы.

1) Откройте свою базу данных.

2) Создайте форму с помощью <Мастера форм> на базе таблицы <Ведомость успеваемости>.

· Откройте таблицу <Ведомость успеваемости>.

· Выберите закладку <Формы >, щелкните мышкой по кнопке <Другие формы>.

<Мастер форм>.

· В поле <Таблицы/Запросы> выберите таблицу <Ведомость успеваемости>, в поле <Доступные поля> выберите поля <Фамилия>, <Имя> и перенесите их стрелкой в поле <Выбранные поля>. Также перенесите поля с названием предметов, щелкните по кнопке <Далее>.

· Выберите внешний вид формы – Табличный , щелкните по кнопке <Далее>.

· Выберите требуемый стиль (н-р, Обычная ), щелкните по кнопке <Далее>.

· Задайте имя формы <Успеваемость> и щелкните по кнопке <Готово>. В результате получите форму, в которой можно менять данные и вводить новые значения.

· Закройте форму.

3) Создайте форму на базе таблицы <Преподаватели>.

· Откройте таблицу <Преподаватели>.

· Выберите закладку <Формы >, щелкните мышкой по кнопке <Другие формы>.

· В появившемся диалоговом окне выберите <Мастер форм> .

· Выберите внешний вид формы - < ленточный >.

· Выберите любой стиль.

· Получите готовую форму. Сохраните её под именем <Преподаватели>.

· Закройте форму.

4) Создайте форму <Личные данные> с помощью инструмента < Пустая форма>

Лабораторная работа по Access 2007 №4 - понятие и виды. Классификация и особенности категории "Лабораторная работа по Access 2007 №4" 2015, 2017-2018.

- Тема 5. Работа в СУБД Access

Существующие в настоящее время реляционные СУБД могут отличаться друг от друга техническими возможностями (например, средствами защиты), что, в частности, зависит от того, на какого пользователя ориентирована СУБД. Поэтому популярность той или иной СУБД в различных... .

-

Цель работы: Ознакомление с основными понятиями баз данных. Приобретение навыков работы с существующей базой данных в Microsoft Access. Теоретические сведения: 1. База данных (БД) – это поименованная совокупность данных, организованных по определённым правилам,... .

- Практическая работа № 1. Ознакомление с СУБД Microsoft Access

№ темы Тема № практ. работы Дата проверки Оценка Подпись преподавателя Предмет, система и задачи науки криминалистики Криминалистическая идентификация и... .

- Мастера Access

Access позволяет даже мало подготовленному пользователю создать свою БД, обрабатывать данные с помощью форм, запросов и отчетов, проводить анализ таблиц БД и выполнять ряд других работ. Практически для любых работ с БД в Access имеется свой мастер, который помогает их... .

- Запустите программу Microsoft Access.

Методические рекомендации по выполнению задания 1 Опробуйте следующий способ запуска программы: кнопка Пуск Þ раздел ПрограммыÞ Þ папка Microsoft OfficeÞ Þ программа Microsoft Access 2. Создайте базу данных и сохраните ее в папке с названием своей группы под именем –...

Изучая материал, Вы узнаете: Что такое база данных? Какие бывают базы данных? Как создавать базы данных в Microsoft Access? Чем отличается Microsoft Access от Microsoft Excel?

Начальный уровень подготовки слушателей : Для изучения данного материала необходимо владеть пользовательскими навыками работы на ПК, знать электронные таблицы Microsoft Excel.

Необходимое количество часов: 12

Учебный материал

База данных – это реализованная с помощью компьютера информационная модель, отражающая состояние объектов и их отношения. Информационной моделью (или структурой данных) называют совокупность взаимосвязанных данных. Базы данных, соответственно типам информационных структур, делят на три класса: табличные (реляционные), сетевые, иерархические.

С понятием базы данных тесно связано понятие системы управления базой данных (СУБД). Это комплекс программных средств, предназначенных для создания структуры новой базы, ее наполнения содержимым, редактирования содержимого и отбора отображаемых данных в соответствии с заданным критерием, упорядочения, оформления и последующей выдачи на устройства вывода или передачи по каналам связи.

В мире существует множество систем управления базами данных: dBase, Paradox, FoxPro, Clipper, Oracle и т. д. Несмотря на то, что они могут по-разному работать с разными объектами и предоставляют пользователю различные функции и средства, большинство СУБД опираются на единый устоявшийся комплекс основных понятий. Это дает возможность рассмотреть одну систему и обобщить ее понятия, приемы и методы на весь класс СУБД. В качестве такой системы мы выбрали СУБД Microsoft Access.

Реляционная база данных. База данных, созданная в СУБД Access, является реляционной базой данных. Основным объектом этой базы являются взаимосвязанные двумерные таблицы, состоящие из однотипных строк–записей. Каждая строка, в свою очередь, составлена из полей и называется записью. Если записей в таблице нет, то это значит, что структура базы данных образована только набором полей. Изменив состав полей базовой таблицы, мы изменяем структуру базы данных и, соответственно, получаем новую базу данных.

Для однозначного определения каждой записи таблица должна иметь уникальный ключ (первичный ключ). Этот ключ может состоять из одного или нескольких полей. По значению ключа отыскивается единственная запись.

Связи между таблицами базы данных дают возможность совместно использовать данные из разных таблиц. В нормализованной реляционной базе данных связи характеризуются отношениями типа один-к-одному (1:1) или один-ко-многим (1:∞). Связь каждой пары таблиц обеспечивается одинаковыми полями в них – ключом связи. Ключом связи всегда является уникальный ключ главной таблицы в связи. В подчиненной таблице он называется внешним ключом.

Схема данных . В СУБД Access процесс создания реляционной базы данных включает создание схемы данных. Схема данных наглядно отображает таблицы и связи между ними и обеспечивает использование связей при обработке данных. В схеме данных устанавливаются параметры обеспечения связкой целостности в базе данных.

Поскольку СУБД Access является одним из приложений Windows, входящих в интегрированную систему Office, интерфейс окна программы и его основные компоненты – меню, панели инструментов, справочная система, а также приемы работы с клавиатурой и мышью используются в работе аналогично другим приложениям (Word, Excel). Общий вид окна программы приведен на рис.1. Поля базы данных не просто определяют структуру базы – они еще определяют групповые свойства данных, записываемых в ячейки, принадлежащие каждому из полей.

Рис 1 – Окно СУБД Microsoft Access

Основные свойства полей таблиц баз данных СУБД Microsoft Access:

имя поля – определяет, как следует обращаться к данным этого поля при автоматических операциях с базой (по умолчанию имена полей используются в качестве заголовков столбцов таблиц);

тип поля – определяет тип данных, которые могут содержаться в данном поле;

размер поля – определяет предельную длину (в символах) данных, которые могут размещаться в данном поле;

формат поля – определяет способ форматирования данных в ячейках, принадлежащих полю;

маска ввода – определяет форму, в которой вводятся данные в поле (средство автоматизации ввода данных);

подпись – определяет заголовок столбца таблицы для данного поля (если подпись не указана, то в качестве заголовка столбца используется свойство Имя поля),

значение по умолчанию – то значение, которое вводится в ячейки поля автоматически (средство автоматизации ввода данных);

условие на значение – ограничение, используемое для проверки правильности ввода данных;

сообщение об ошибке – текстовое сообщение, которое выдается автоматически при попытке ввода в поле ошибочных данных;

обязательное поле – свойство, определяющее обязательность заполнения данного поля при наполнении базы;

пустые строки – свойство, разрешающее ввод пустых строковых данных (в основном это касается текстовых данных);

индексированное поле – если поле обладает этим свойством, все операции, связанные с поиском или сортировкой записей по значению, хранящемуся в данном поле, существенно ускоряются. По этому полю также проверяются значения записей на наличие повторов.

Свойства полей различаются в зависимости от типа данных. Базы Данных Microsoft Access работают со следующими типами данных:

текстовый – тип данных, используемый для хранения обычного неформатированного текста ограниченного размера (до 255 символов);

поле Мемо – специальный тип для хранения больших объемов текста (до
65 535 символов). Физически в поле хранится указатель на другое место базы данных, в котором хранится непосредственно текст, но для пользователя такое разделение незаметно;

числовой – тип данных для хранения действительных чисел;

дата/время – тип данных для хранения календарной даты и текущего времени;

денежный – тип данных для хранения денежных сумм;

счетчик – специальный тип данных для хранения уникальных (не повторяющихся в поле) натуральных чисел с автоматическим наращиванием;

логический – тип для хранения логических данных (могут принимать только два значения, например, Да или Нет);

поле объекта OLE – специальный тип данных, предназначенный для хранения объектов OLE, например мультимедийных;

Перед созданием базы данных должна быть определена логическая структура базы – состав таблиц, их структура и межтабличные связи.

Объектами базы данных помимо таблиц являются также запросы, формы, отчеты, макросы и модули, создание которых существенно упрощает работу пользователя с массивами данных.

Запросы обеспечивают быстрый и эффективный доступ к данным из одной или нескольких связанных таблиц. Результатом выполнения запроса является таблица, которая может быть использована наряду с другими таблицами базы данных при обработке данных. Запросы позволяют исключить несанкционированный доступ к конфиденциальной информации, содержащейся в основных таблицах. При работе с запросами данные можно упорядочивать, фильтровать, объединять и производить с ними необходимые итоговые вычисления. Запрос может формироваться с помощью QBE – запросов по образцу или с помощью инструкции SQL – языка структурированных запросов.

Формы служат для организации внесения информации в таблицы различными пользователями, их использование позволяет легко автоматизировать ввод данных и исключить ошибки ввода. Формы могут также использоваться для просмотра запросов и таблиц на экране.

Отчет формируется для создания бумажного документа, т. е. для распечатки данных.

Для реализации практических задач пользователя разработчику приходится использовать средства программирования: язык макрокоманд и язык Visual Basic for Applications (VBA). Макросы и модули, созданные программистом, оперируют запросами, формами и отчетами и объединяют разрозненные действия в единую задачу пользователя.

В окне базы данных Access наряду со списком объектов представлены ярлыки для быстрого запуска Мастеров или Конструкторов создания нового объекта.

Мастера Access позволяют автоматизировать процесс создания таблиц базы данных, форм, запросов, отчетов и страниц доступа к данным.

Размещение базы данных. Все таблицы базы данных, а также другие объекты Access – формы, запросы, отчеты, макросы и модули, построенные для этой базы, и внедренные объекты – могут размещаться на диске в одном файле базы данных формата.mdb. Это упрощает технологию ведения базы данных и приложения пользователя. Обеспечивается высокая компактность размещения всех объектов базы данных на диске и эффективность обработки данных.

Приложение базы данных, которое создается программой VBA, может быть скомпилировано и сохранено в файле приложения формата.mde. При этом исходные программы на VBA удаляются, а база данных сжимается, что значительно сокращает размер файла. После компиляции объекты базы данных не могут быть изменены.

При работе с базой данных коллективного пользования в сети с файловым сервером Access предоставляет возможность записать в отдельный файл от базы данных на сервере те объекты, которые составляют приложение пользователя. Этот файл размещается на всех компьютерах пользователей, работающих с общей базой данных. Приложение можно модифицировать в соответствии с потребностями пользователя.

В Access включены средства разработки проекта – приложения, обеспечивающего работу с базой данных, размещенной на SQL – сервере. Проект размещается в файле.adp на компьютере пользователя. При создании проекта пользователь может создать базу данных на SQL –сервере или использовать уже существующую.

Различия между СУБД Access и электронными таблицами Excel

На первый взгляд СУБД Access очень похожа на программу электронных таблиц Microsoft Excel по своему назначению и возможностям. Однако между ними существуют принципиальные отличия:

1. 
   При работе с электронной таблицей Excel в ячейку таблицы можно ввести любую информацию, текст и рисунок. В одном столбце таблицы могут при необходимости вноситься разные данные – числа, текст, даты. Таблица в базе данных Access отличается от таблицы в Excel тем, что в ней, для каждого поля записи определен тип данных, т. е. нельзя в одном столбце таблицы в разных строках заносить данные разных типов.
2. 
   Access позволяет не только вводить данные в таблицы, но и контролировать правильность вводимых данных. Для этого можно установить правила проверки прямо на уровне таблицы. Тогда, каким бы образом ни вводились данные – прямо в таблицу, в форме или на странице доступа к данным, Access не позволит сохранить в записи данные, не удовлетворяющие заданным условиям.
3. 
   С таблицами Excel удобно работать, если они содержат ограниченное число строк. Таблицы базы данных могут содержать огромное количество записей, и при этом СУБД обеспечивает удобные способы извлечения из этого множества нужной информации.
4. 
   Если все необходимые для работы данные хранятся в документах Word и электронных таблицах, то по мере накопления информации можно просто запутаться в большом количестве файлов. Access позволяет хранить все данные в одном файле и доступ к этим данным осуществляется постранично, т. е. не превышаются ограничения на ресурсы памяти компьютера.
5. 
   В Access возможно создание связей между таблицами, что позволяет совместно использовать данные из разных таблиц. При этом для пользователя они будут представляться одной таблицей. Реализовать такую возможность в системах управления электронными таблицами сложно, а иногда просто невозможно.
6. 
   Устанавливая взаимосвязи между отдельными таблицами, Access позволяет избежать дублирования данных, сэкономить память компьютера, а также увеличить скорость и точность обработки информации. Именно для этого таблицы, содержащие повторяющиеся данные, разбиваются на несколько связанных таблиц.
7. 
   Excel позволяет работать нескольким пользователям с одним документом, однако эти возможности очень ограничены. Access может поддерживать одновременную работу с базой данных 50 пользователей, при этом все пользователи гарантированно будут работать с актуальными данными.
8. 
   Access имеет развитую систему защиты от несанкционированного доступа, которая позволяет каждому пользователю видеть и изменять только те объекты, на которые ему были выданы права администратором системы. Например, можно запретить использование некоторых команд меню, открытие определенных форм, изменение данных в таблицах или формах. Электронные таблицы тоже позволяют защитить данные паролем или разрешить только просмотр данных, однако эти средства существенно проще.

Таким образом, СУБД Access применяется в тех случаях, когда прикладная задача требует хранения и обработки разнородной информации о большом количестве объектов и предполагает возможность многопользовательского режима работы.

Практическое задание

Как разработать информационную модель базы данных? Как создать объекты базы данных?

Задание: Требуется создать базу данных, содержащую сведения о студентах.

Технология выполнения работы

1. 
   Определим логическую структуру создаваемой базы данных. Поскольку почти все поля базы данных являются уникальными, создаем одну сводную таблицу, состоящую из записей, в которые входят поля Фамилия, Имя, Группа, Дата рождения и Домашний адрес .
2. 
   Загрузите Microsoft Access.
3. 
   В появившемся окне Microsoft Access выберите Новая база данных . Нажмите кнопку .
4. 
   В ниспадающем списке Папка окна Файл новой базы данных выберите свою папку. В наборном поле Имя файла введите имя создаваемой базы данных Student. Нажмите кнопку Создать .
5. 
   Откроется окно базы данных. Оно является основным окном базы и позволяет открывать, добавлять и удалять любые объекты базы данных.

Создание структуры новой таблицы

1. 
   В появившемся окне Student : База данных выберите объект Таблицы и нажмите кнопку Создание таблицы в режиме конструктора .
2. 
   В первой строке в столбце Имя поля введите: Фамилия . Нажмите клавишу вправо →.
3. 
   Щелкните на появившейся стрелке раскрывающегося списка ячейки Тип данных и выберите пункт Текстовый .
4. 
   В нижней части экрана, в Свойствах поля , на вкладке Общие, в строке Размер поля установите 20.
5. 
   В строке Обязательное поле при помощи кнопки раскрывающегося меню укажите Да.
6. 
   Установите курсор в первой строке в столбце Описание . Введите: Фамилия студента .
7. 
   Во второй строке в столбце Имя поля введите: Имя. Установите тип данных – текстовый.
8. 
   В поле Описание введите: Имя студента. Установите Размер поля – 10.
9. 
   В третьей строке в столбце Имя поля введите: Группа . Установите тип данных – числовой.
10. 
    В раскрывающемся списке Размер поля выберите Целое.
11. 
    В поле Описание введите: Номер группы .
12. 
    В четвертой строке в столбце Имя поля введите: Дата рождения.
13. 
    Установите тип данных Дата/время . Установить курсор в наборном поле Формат поля .
14. 
    В раскрывающемся списке Формат поля установите – Краткий формат даты .
15. 
    Установите курсор в поле Маска ввода , находящееся в нижней части экрана, и щелкните мышью на кнопке с тремя точками. На запрос подтвердите сохранение таблицы под именем Таблица 1 и создание ключевого поля.
16. 
    В появившемся диалоговом окне Создание масок ввода выберите Краткий формат даты . Нажмите кнопку Далее .
17. 
    В следующем окне можно выбрать знак заполнителя для отображения в поле. Нажмите кнопку Готово .
18. 
    Обратите внимание, что в первой строке Microsoft Access автоматически добавил дополнительное ключевое поле Код , которое играет роль уникального идентификатора записей, и установил для него Тип данных Счетчик .
19. 
    В шестой строке в столбце Имя поля введите: Домашний адрес .
20. 
    Установите тип данных Поле MEMO . В поле Описание введите: Домашний адрес.
21. 
    Закройте текущее окно Таблица 1: таблица с сохранением изменений.

Заполнение таблицы

1. 
   В окне Student : База данных выберите объект Таблицы , установите курсор на названии Таблица 1 и нажмите кнопку Открыть .
2. 
   В поле Фамилия введите свою фамилию, в поле Имя введите свое имя и в поле Группа введите номер своей группы.
3. 
   Переместите курсор в поле Дата рождения и введите дату своего рождения в формате ДД.ММ.ГГГГ, например 12.05.85. Примечание : вводить следует только числа, а остальное Microsoft Access подставит автоматически по заданной маске.
4. 
   Переместите курсор в поле Домашний адрес и введите свой домашний адрес.
5. 
   Подобным образом введите еще 7 записей. В поле Группа в любых двух строках введите № группы – 1 группу, в остальных – 2. Если потребуется изменить ширину столбца, то это можно сделать при помощи мыши аналогично работе в Excel.
6. 
   Обратите внимание, что в поле Код цифры изменяются автоматически по мере ввода новых строк, каждый раз увеличиваясь на 1.
7. 
   Нажмите на значок закрытия текущего окна Таблица 1: таблица .
8. 
   В окне Student : База данных установите курсор мыши на слово Таблица 1 и правой кнопкой мыши вызовите контекстное меню.
9. 
   Выберите команду Предварительный просмотр . Если потребуется, измените масштаб для более удобного просмотра созданной таблицы с помощью пиктограммы с лупой или ниспадающего списка масштабов. Закройте окно просмотра.
10. 
    В окне Student : База данных снова установите курсор на слове Таблица 1 и вызовите контекстное меню.
11. 
    Выберите команду Переименовать . Введите новое имя таблицы Т_Студенты .

ACCESS

Лабораторная работа № 3

Тема: Создание базы данных.

Построение второй таблицы СЕССИЯ в базе данных SESS .

Цель работы:

Научить формировать структуру таблицы, вводить и редактировать данные, определять ключ для связывания двух таблиц.

Выполнение работы:

Запустить программу:

кнопка « Пуск » « Программы » « М icrosoft Access ».

После запуска на экране появляется окно приложения.

Открыть созданную пустую базу данных SESS . Для этого в открывшемся окне установить переключатель «Открыть базу данных », выделить имя созданной базы и нажать кнопку « ОК ».

В окне пустой базы данных нужно создать вторую таблицу, входящую в эту базу. Эта таблица будет содержать сведения о результатах сессии и будет называться СЕССИЯ .

В окне открытой базы данных щелкнуть по вкладке “ Таблицы ” и нажать кнопку “ Создать ”.

Выбрать в списке диалогового окна “ Новая таблица ” способ создания таблицы:

Создавать таблицу будем с помощью Конструктора. Выделить в окне Конструктор и нажать “ ОК ”.

В выпавшем окне ввести название полей, выбрать тип данных и определить свойства полей.

В колонке Имя поля задаются имена полей:

1. Номер; 4. Оценка3;

2. Оценка1; 5. Оценка4;

3. Оценка2; 6. Результат;

В таблице не должно быть двух полей с одинаковыми именами.

Для каждого поля, включаемого в запись, следует указать тип данных.

Тип данных определяет вид информации, которая будет храниться в данном поле. Тип данных выбирается в колонке Тип данных .

Таблица СЕССИЯ содержит сведения о результатах сдачи студентами четырех экзаменов.

Результат сдачи сессии может принимать одно из следующих значений:

ОТЛ - за все отличные оценки;

ХР1 - за одну четверку и все остальные пятёрки

ХОР - за две четвёрки и более;

НХР - за удовлетворительные и неудовлетворительные оценки;

Структура таблицы СЕССИЯ .

Признак ключа

Имя поля

Тип данных

Размер поля

Формат поля

Ключ

номер

Текстовый

3

оценка1

Числовой

Длинное целое (ставится по умолчанию)

Фиксированный

оценка2

Числовой

Длинное целое

Фиксированный

оценка3

Числовой

Длинное целое

Фиксированный

оценка4

Числовой

Длинное целое

Фиксированный

результат

Текстовый

3

В данной таблице полем ключа объявим поле Номер.

Для этого нужно:

выделить поле Номер или просто поставит туда курсор;

нажать на кнопку Ключевое поле на стандартной панели инструментов с изображением ключа или

меню “ Правка ” “ Ключевое поле”

Слева от данного поля появится маленькое изображение ключа – признак поля ключа.

После ввода таблица должна выглядеть следующим образом:

После определения состава, типа, размера полей и назачения ключа, закрыть таблицу и дать ей имя СЕССИЯ.

Определив состав таблицы, нужно её открыть и ввести данные.

Для этого выделить в открытой базе данных СЕССИЯ и нажать кнопку ОТКРЫТЬ .

После ввода данных таблица должна выглядеть следующим образом:

После ввода данных таблицу нужно закрыть. Для этого нужно ввести дважды команду

меню “ Файл ” “ Закрыть”

Задание:

Создать таблицу СЕССИЯ .

К о н т р о л ь н ы е в о п р о с ы.

Последовательность создания таблиц.

Правила создания таблиц.

Условия назначения ключа.

Сохранение таблиц.