При необходимости внедрения табличного блока в Word, его лучше сформировать в Excel и перенести в текстовый файл. Способов сделать это два – простая вставка и импорт данных с установлением связей. Однако стоить учесть, чтобы вставить таблицу в ворд из экселя, нужно внимательно прочитать порядок действий.

Копирование и вставить

При небольшом размере таблицы с окончательным вариантом ее содержимого наиболее оптимален способ перемещения путем копирования и простой вставки. Алгоритм действий следующий:

комбинацией Shift+Insert или Ctrl+V – сохраняется первоначальное оформление;

Вкладка «Главная», инструмент «Вставить», нажать на значок необходимых в конкретном случае параметров;

Контекстным меню:

– с помощью варианта «Использовать стили конечного форматирования» – содержимое вставленного диапазона автоматически будет оформлено в едином стиле с текстовым блоком, значения ячеек можно менять;

– выбрав параметр «Рисунок» – сохранится исходное оформление, но утрачивается возможность внесения корректировок в область ячеек.

Импорт таблицы

При необходимости переноса табличных данных с возможностью внесения изменений в первоначальном файле и обновлением значений в Word, используют другой способ:

1. В Экселе выделяется нужный диапазон и копируется.
2. В Ворде вставляется скопированный объект:

Контекстным меню при помощи параметра:

– «Связать и использовать конечные стили» – стиль оформления таблицы адаптируется под последний абзац документа, при внесении изменений в исходнике значения в Word тоже меняются;

Вкладка «Главная» выбрать значок «Вставить», далее нажать «Специальная вставка», в поле «Как» указывается «Лист Microsoft Excel (объект)».

Популярный табличный процессор Excel – это лишь одно из нескольких приложений, входящих в состав офисного пакета Microsoft Office. Все его компоненты тесно связаны между собой и имеют ряд общих функций, возможностей. Так, текстовый редактор Word тоже позволяет работать с таблицами, создавать их с нуля и редактировать. Но иногда возникает задача переноса элементов данного типа из одной программы в другую. О том, как это делается, мы расскажем сегодня.

Как уже было сказано выше, между приложениями Excel и Word реализована довольно тесная интеграция. Это предоставляет возможность удобного импорта и экспорта совместимых объектов и файлов, обмена таковыми и использования функций одной программы в другой. Перенос таблицы из специально предназначенного для их создания приложения в то, что ориентировано в первую очередь на работу с текстом – одна из задач, решить которую можно сразу несколькими способами, и каждый из них мы подробно рассмотрим далее.

Способ 1: Копирование и вставка

Оптимальным и наиболее очевидным решением будет простое копирование таблицы из Эксель в Ворд.

Как вы наверняка могли заметить, в меню вставки текстового редактора есть и другие варианты. Кратко рассмотрим каждый из них.

• Использовать стили конечного документа. Таблица будет вставлена без исходного форматирования и выполнена в стиле, который в настоящий момент используется вами в MS Word. То есть, если у вас, к примеру, в качестве основного установлен шрифт Tahoma с размером 12, именно в нем и будет записано содержимое таблицы.



• Связать и сохранить исходное форматирование. Таблица вставляется в том же виде, в котором она была выполнена в Excel и сохраняет связь с табличным процессором – вносимые в нем изменения будут отображаться в Word и наоборот.



• Связать и использовать конечные стили. Данный вариант представляет собой синтез двух предыдущих – таблица принимает стиль оформления текущего документа Ворд, но сохраняет свою связь с Эксель.



• Рисунок. Таблица будет вставлена в виде изображения, непригодного для редактирования.



• Сохранить только текст. Таблица вставляется в качестве текста, но сохраняет исходную форму (без видимых границ, столбцов и ячеек).

Способ 2: Копирование и специальная вставка

В приложениях пакета Майкрософт Офис есть полезная функция «Специальной вставки» , которая позволяет перенести таблицу в виде целостного объекта, сохранив при этом его связь с Excel (как программой и/или конкретным файлом-исходником). Такой подход отчасти решает проблему предыдущего способа, позволяя поместить даже довольно большие (широкие или высокие) таблицы на страницы текстового документа, однако в самом Word они все равно могут отображаться некорректно.

1. Выделите и скопируйте таблицу из Эксель так, как мы это делали в первом шаге предыдущего способа.



2. Перейдите к текстовому редактору и в его «Главной» вкладке нажмите по кнопке «Вставить» . Выберите из выпадающего списка пункт «Специальная вставка» .



3. В открывшемся окне «Специальная вставка» выберите первый пункт «Лист Microsoft Excel (объект)» , а сбоку от этого списка установите маркер напротив одного из двух пунктов:
   • «Вставить» — добавленная таким образом таблица при попытке ее редактирования (двойное нажатие ЛКМ) будет запускать панель инструментов Excel прямо в среде Word, что позволяет использовать всю основную функциональность табличного процессора, не покидая при этом среды текстового редактора.
   • «Связать» — таблица вставляется ровно в том же виде, как и в предыдущем случае, но все ее редактирование (возможное по двойному нажатию ЛКМ) будет производиться в исходном файле Эксель, из которого и осуществляется перенос. Плюс ко всему, если вы внесете в нее какие-либо изменения в табличном процессоре, они будут отображены и в текстовом редакторе. По сути это то же, что и вариант вставки «Связать и сохранить исходное форматирование» , рассмотренный в предыдущем способе.

   

   Определившись с выбором, нажмите «ОК» для подтверждения, после чего скопированный объект появится на странице документа Word.
   
   
   Для редактирования достаточно просто дважды нажать ЛКМ по таблице, а для выхода из этого режима – кликнуть за пределами таблицы.
   
   

   Перейти к правке можно и через контекстное меню


Этот метод переноса таблиц из Эксель в Ворд по некоторым параметрам превосходит рассмотренный выше. Он позволяет использовать для работы все возможности табличного процессора, которые существенно превосходят таковые в текстовом редакторе.

Способ 3: Вставка из файла

Существует вариант переноса таблицы в Word из Excel без необходимости открытия последнего. Достаточно знать лишь о том, где располагается нужный файл. Еще одно важное условие – в нем не должно содержаться лишних элементов.

1. Установите указатель в том месте документа Ворд, в которое вы хотите поместить таблицу из Эксель, и перейдите во вкладку «Вставка» .



2. В группе инструментов «Текст» нажмите по кнопке «Объект» (или выберите одноименный пункт из ее выпадающего списка).



3. В открывшемся окне «Вставка файла» перейдите во вкладку «Создание файла» .
   
   

   Нажмите на кнопку «Обзор» и перейдите с помощью системного «Проводника» в папку, в которой хранится файл с электронной таблицей. Выделите его и нажмите «Вставить» .



4. Далее можно действовать по одному из трех алгоритмов:
   

   Примечание: Если документ Microsoft Excel, вставка которого осуществляется в Microsoft Word, будет открыт, появится показанное на скриншоте ниже уведомление об ошибке. В таком случае необходимо закрыть программу и повторить вышеописанные действия.

5. Как только вы определитесь с выбором и нажмете «ОК» в окне «Вставка файла» ,
   
   

   на странице документа Word появится объект или таблица Excel, или ее ярлык, в зависимости от того, какой вариант вы выбрали.



Дальнейшая работа с таблицей осуществляется так же, как и в рассмотренных выше случаях, если только она не была вставлена в виде объекта, не связанного с оригинальным файлом.

Способ 4: Вставка пустой таблицы

Аналогично предыдущему методу переноса объекта из файла Эксель в Ворд, можно вставить в последний не только заполненную данными, но и пустую таблицу. Делается это практически так же, непосредственно внутри текстового редактора.

Способ 5: Самостоятельное создание

Существует и еще один метод создания пустой таблицы Эксель непосредственно в Ворде, и в своей реализации он даже более прост, чем рассмотренный выше.

Заключение

Мы рассмотрели все возможные способы переноса таблицы из Excel в Word, а также затронули парочку альтернативных решений, предоставляющих возможность самостоятельного создания подобного рода объектов.

Довольно часто возникает потребность перенести табличные данные из программы Microsoft Word на лист электронной таблицы Microsoft Excel. Таблицу можно скопировать, но для правильного отображения информации необходимо выполнить несколько команд.

Вам понадобится

• - Компьютер;
• - установленный пакет Microsoft Office.

Инструкция

Откройте документ, созданный в программе Microsoft Word, из которого нужно перенести таблицу в программу Microsoft Excel. Щелкните по таблице левой кнопкой мыши, выберите в меню команду «Таблица» – «Выделить таблицу».

Нажмите сочетание клавиш Ctrl+C (либо пункт меню «Правка» – «Копировать»; кнопка на панели инструментов). Далее перейдите на рабочий лист книги в программе Microsoft Excel, выберите место, где будет располагаться верхняя левая ячейка таблицы, нажмите Ctrl+V, чтобы осуществить копирование таблицы Word в Excel.

Убедитесь, что область, в которую вы хотите скопировать таблицу в Excel, пуста, так как данные из Word будут заменять всю существующую информацию в ячейках листа, которые находятся в области вставки. Проверьте размеры вставляемой таблицы. Далее нажмите кнопку «Вставить».

Чтобы исправить форматирование таблицы, нажмите кнопку «Параметры вставки», которая появится около вставленной информации. Если вы хотите использовать то форматирование, которое применяется к ячейкам листа, нажмите опцию «Использовать форматы конечных ячеек». Если вы хотите оставить исходное форматирование таблицы, тогда нажмите на опцию «Сохранить исходное форматирование».

Отредактируйте полученную таблицу, если элементы таблицы были разделены табуляцией либо пробелами. Для этого выделите таблицу, перейдите в меню «Данные», выберите там команду «Текст по столбцам».

Выберите вариант «С разделителями», нажмите кнопку «Далее». Выберите в качестве разделителя нужный символ (пробел или табуляцию), нажмите на кнопку «Готово». Иногда после вставки данных есть необходимость их очистить, чтобы получить возможность использования функции вычисления данных в Excel. Например, в ячейках могут появиться ненужные пробелы, числа могут вставиться в текстовом формате, а не числовом. Может также получиться неправильное отображение дат. Чтобы это исправить, выделите данные одного формата, щелкните правой кнопкой мыши и выберите пункт «Формат ячеек». Во вкладке «Число» установите необходимый формат данных (числовой, денежный, дата и т.д.).

Когда возникает необходимость быстро создать какую-либо таблицу, то лучше воспользоваться программой Microsoft Excel. Она изначально предназначена для работы с ними. Здесь легко и просто можно сделать то, что хочется. Но иногда требуется сохранить таблицу в вордовском файле. Здесь мы рассмотрим, как перенести таблицу из excel в word.

Вставить таблицу excel в word совсем несложно, но при этом есть ряд особенностей. Часто табличка не входит на лист или просто уплывает за границу полей.

Существует два основных способа переноса таблицы из экселя в ворд:

1. Простое копирование исходной (через CTRL + C) и обыкновенная вставка через CTRL + V.
2. Вставка таблицы как объекта через специальную вставку.

Первый способ

Если таблица небольшая, то её легко перенести из Excel в Word простым копированием. Для этого её нужно выделить и с помощью кнопки копирования в меню или клавиш CTRL + C поместить в буфер обмена . После чего в ворде просто нажать кнопку Вставки или CTRL + V.

При этом в нижнем правом углу появляется значок ПАРАМЕТРЫ ВСТАВКИ, который даёт возможность просмотреть, как можно преобразовывать данные . Предлагаются следующие способы:

• Сохранить исходный формат.
• Использовать стиль конечной таблицы.
• Вставить как рисунок.
• Сохранить только текст.
• Сохранить исходное форматирование и связать с Excel.
• Использовать стиль конечной таблицы и связать с Excel.

Если при обычной вставке табличка выглядит некорректно, нужно воспользоваться предложенными вариантами и выбрать подходящий. При обычном копировании очевидным недостатком является несоответствие вставки оригиналу: так интервалы, шрифты, границы могут отличаться по виду от исходника.

Если в экселе табличка была не отформатирована, то можно красоту навести в ворде. Для этого с помощью правой кнопки мыши найти нужное действие. Например, выставить границы или поменять заливку.

Второй способ

Можно табличку из Excel перенести в Word как объект. Это даёт возможность получить точное совпадение с исходником. Для этого следует воспользоваться Специальной вставкой , которая также предлагает разные варианты. Выбираем первый – Лист Microsoft Office Excel (объект). Здесь есть возможность выбора: просто вставить объект или связать его с исходником. В первом случае возникает возможность редактировать данные как в листе экселя, второй способ преимущественно используется, если нужна связь между программами. То есть, чтобы при смене данных в Excel, они обновлялись в ворде.

Устранение проблем при переносе таблицы из эксел в ворд

Наиболее частой проблемой является перенос большой таблицы. Она может быть очень длинная или очень широкая.

Вставка длинной таблицы

Длинную таблицу удобнее вставлять как объект. Но при выборе Лист Microsoft Office Excel (объект) происходит обрезание данных. Вернее, на экране отображаются только те данные, которые вошли на одну страницу. А WORD работает только с тем, что видит. Поэтому для устранения этой неприятной ситуации необходимо воспользоваться Специальной вставкой с параметром ТЕКСТ в формате RTF . В этом случае табличка видна вся, располагается на нескольких страницах, при этом обладает всеми возможностями: редактируется, перемещается и можно установить связь с исходным файлом.

Вставка широкой таблицы

Для вставки широкой таблицы в программе WORD нужно перенастроить ориентацию страницы с книжной на альбомную и задать минимальные поля (по 0,5 см). После этого можно воспользоваться Специальной вставкой, предварительно скопировать исходник. Если данные не вошли в ширину, то придётся манипулировать масштабом. При нажатии правой кнопкой мыши на вставленном объекте открывается контекстное меню, масштаб находится по пути: Формат объекта – Размер. Необходимо так разместить данные на листе, чтоб они входили в ширину.

Вставка из WORD

Существует ещё один метод вставки экселевской таблички. В программе WORD нужно выбрать ВСТАВКА – ОБЪЕКТ – Текст из файла. Выбираем имя файла и выполняем вставку.

В более ранних версиях программы Word путь для этой процедуры будет следующий:

Содержимое Лист1 экселевского файла вставляется в программу Word, поэтому необходимо, чтобы на исходном листе была нужная информация.

Влияние версий программ на перенос таблиц

Конечно, программный интерфейс значительно отличается от версии к версии, поэтому в каждой реализации есть свои нюансы. Но способы переноса таблицы из excel в word остаются одинаковыми.

В ранних версиях программ при обычном копировании и вставке нельзя увидеть значок ПАРАМЕТРЫ ВСТАВКИ . Он появился уже в версии 2007 года, поэтому просмотреть варианты преобразования в 2003 не получится.

Однако в любой версии программ можно найти для себя приемлемый вариант работы с таблицами, для этого стоит немного поэкспериментировать. Ведь не зря пословица говорит: «Без труда не выловишь и рыбку из пруда».

Выполнить копирование таблицы из Word в Excel не сложно. Для этого используют команды Копировать и Вставить, позволяющие комфортно переместить таблицу с данными целиком, или выделенную ее часть, между приложениями. Определенная сложность возникает в том случае, когда таблица создавалась абы как или была в свою очередь откуда-то скопирована, и при ее копировании в Excel возникают лишние строки и ячейки.

Ну что же, давайте разберемся в проблеме, которые препятствуют гладкому переносу.Все дело в том, что в таблице присутствует много “мусора”. Он мог быть туда набран при заполнении таблиц данными или же перенесен при копировании информации из других приложений. Как правило, деформацию таблицы вызывают знаки конца абзаца, которые забиваются по нескольку в одну ячейку. Вроде бы и на печатных машинках уже давно никто не работает, но все равно народ любит переходить с одной строки на другую кнопкой Enter.

Например, такая ситуация. В таблице присутствует столбец «Фамилия, Имя, Отчество». Чтобы эти данные красиво размещались в столбце, не сильно раздвигая его, стараются при наборе расположить их одно под другим, используя при этом кнопку Enter:

Копируем эту таблицу в Excel

Как видно, в данном случае в ячейке создано три абзаца, каждый в своей строке. В результате копирования такой конструкции в Excel мы получаем не одну ячейку, а целых три, а то и четыре, если знак абзаца стоит и после отчества.

Таблица, скопированная в Excel

Все дело в лишних знаках, которые были помещены в ячейку таблицы. Следовательно, от них необходимо избавится. Рассмотрим, как это сделать.

На самом деле ничего очень сложного тут нету, требуется только их удалить. Конечно, если это делать вручную, то можно и запариться. Для этого можно воспользоваться инструментом Word для замены символов.

Так как нам мешал символ конца абзаца, то и удалить следует именно его. Делается это так:

Очищенная таблица Word

Всё, в таблице теперь нет символов конца абзаца. Можно выполнять ее копирование в Excel без опасения. Результат будет следующий:

Скопированная в Excel таблица