Многие пользователи Microsoft Office используют в повседневной работе таблицы. При этом некоторые в процессе составления определенных документов предпочитают не открывать сразу несколько программ, а сразу делать таблицы непосредственно в программе Word. Однако после того, как потребуется использование каких-либо дополнительных функций, доступных только в программе Excel, могут возникнуть некоторые сложности, так как не все умеют правильно переносить таблицы между этими утилитами.

Если нужно переместить информацию из таблицы в программе Microsoft Word в Excel, вовсе не обязательно полностью переписывать эти данные повторно, а просто перекопировать нужную информацию. В процессе копирования данных информация, которая хранится в каждой отдельной ячейке, будет размещаться в отдельной ячейке и в программе Excel, после чего вы сможете осуществлять уже дополнительное форматирование и внесение каких-либо корректировок.

При этом сразу стоит сказать о том, что после вставки данных иногда нужно провести в них небольшую чистку для того, чтобы получить возможность использования специальных функций исчисления в программе Excel. Таким образом, к примеру, ячейки могут хранить в себе ненужные пробелы, числа могут вставляться в виде текста вместо числовых значений, которые могут быть использованы в процессе выполнения определенных вычислений, или же даты могут некорректно отображаться.

Как делается такое копирование?

Чтобы скопировать таблицу из одной программу в другую, нужно проделать простой перечень процедур:

1. Выделите в документе Word все столбцы и строки той таблицы, которая будет копироваться в новую программу.
2. Нажмите комбинацию Ctrl+С , чтобы сохранить таблицу в буфере обмена.
3. В программе Excel выделите самую левую ячейку в верхнем ряду. При этом перед тем, как вставлять туда таблицу, обязательно убедитесь в том, что данная область является пустой. Данные из ячеек таблицы, созданной в программе Word, полностью заменят те данные, которые на данный момент будут присутствовать в ячейках. В случае необходимости перед проведением копирования рекомендуется посмотреть таблицу в Word, чтобы проверить ее размеры.
4. Посмотрите в меню Главная , после чего кликните на Буфер обмена и выберите пункт Вставить . Стоит отметить, что для простоты можно использовать также простую комбинацию клавиш Ctrl+ V .
5. Для того, чтобы исправить изначальное форматирование, кликните на Параметры вставки возле вставленной таблицы, после чего кликните на Использовать форматы конечных ячеек , если вы хотите дальше работать с форматированием Excel, или же выбирайте пункт Сохранить исходное форматирование , чтобы оставить таблицу такой, как есть.

Как говорилось выше, Excel вставить содержимое ячеек из программы Word в каждую отдельную ячейку. После вставки таблицы можно будет распределять данные по дополнительным ячейкам при помощи команды Текст по столбцам .

Возможные проблемы и их решение

Некоторые сложности у пользователей возникают в том случае, когда для создания таблицы затрачивалось немного времени или она вовсе была скопирована в Word из какого-нибудь другого источника, вследствие чего при попытке ее переноса в Excel начинают появляться всевозможные лишние символы, ячейки или строки. Другими словами, в программе Word таблица может содержать в себе большое количество «мусора», который оказывается там вследствие неправильного заполнения таблиц различной информацией или же некорректного переноса в процессе копирования данных из каких-либо других приложений.

Зачастую случается так, что деформация таблицы происходит из-за различных знаков конца абзаца, которые в большом количестве пытаются уместиться в одной ячейке. Часто это происходит по той причине, что пользователи нажимают клавишу Enter просто для перехода на следующую строчку, а не для создания дополнительного абзаца.

Как избавиться от лишних знаков?

На самом деле нет ничего сложного в том, чтобы удалить всевозможные лишние знаки. Конечно, если выполнять все процедуры вручную, то это может занять достаточно большое количество времени, поэтому в Word предусматривается специальный инструмент, который значительно упрощает и ускоряет данную процедуру:

1. Выделяем полностью таблицу для того, чтобы Word работал только с ее данными.
2. Включаем вкладку Главная и обращаем внимание на раздел Редактирование .
3. Активируем инструмент Заменить (можно использовать комбинацию горячих клавиш Ctrl+ H ). Стоит отметить, что также можно перейти на эту функцию, сначала нажав на Страница в нижней левой части экрана, и уже во всплывающем меню выбрав пункт Заменить.
4. Нажимаем кнопку Больше>>, после чего в области Заменить кликаем на кнопку Специальный , чтобы выбрать специальные символы для замены.
5. После этого открывается окно, в котором будет присутствовать полный список специальных символов. Здесь вам нужно будет выбрать Знак абзаца (он идет первым по списку), после чего в поле Найти будет установлено его условное обозначение в виде «^ p ».
6. Теперь в поле Заменить просто ставьте пробел. Если абзацы будут находиться в пустой ячейке, то в таком случае поле останется полностью пустым, что приведет к тому, что указанный символ будет заменен на обычный пробел, то есть будет попросту удален.
7. Жмем на кнопку Заменить все , после чего начнется процедура удаления специальных знаков во всей таблице. В основном на выполнение этой процедуры программе требуется всего несколько секунд, после чего пользователю предоставляется небольшое окошечко, в котором будет написано о завершении процедуры и количестве проведенных замен.

Теперь можно закрывать окно замены и спокойно копировать таблицу в Microsoft Excel. Таким образом, вы полностью избавитесь от каких-либо посторонних символов и сможете нормально работать с таблицей после ее переноса в новую программу.

Ворд не сильно приспособлен для проведения сложных расчетов, поэтому все они проводятся в Excel. В последствии появляется необходимость перенести таблицы Excel в Word. По незнанию некоторые пользователи могут начать попросту «перебивать » все данные в созданную таблицу в текстовом документе, превратив простую задачу в рутинное занятие, но на самом деле вставить таблицу Excel в Word очень просто. Для этого даже нет необходимости каким-либо образом таблицу Excel преобразовывать в Word.

Самый простой способ вставить таблицу Excel в Word, это выделить всю таблицу в Excel, скопировать ее в буфер обмена комбинацией клавиш «CTRL+C» или через меню, установить курсор в необходимом месте на листе Word, и вставить таблицу из буфера комбинацией клавиш «CTRL+V» или через меню. По умолчанию вставится обычная таблица со всеми скопированными данными, но при этом в правом нижнем углу таблицы появится специальный значок, нажав на который можно выбрать различные параметры вставки. Перемещая курсор от одного типа вставки к другому, сразу можно наблюдать результат на листе, что позволить наиболее точно подобрать необходимый параметр вставки, если это необходимо.

Как правило при сложных расчетах и большом количестве данных возможны различные корректировки, которые приводят к изменению данных в таблице Excel. Переносить каждый раз таблицу Excel в Word после каждых таких изменений, это не выход, особенно, если таких таблиц несколько. К счастью можно так вставить таблицу Excel в Word, чтобы между ними была постоянная связь и при изменениях в файле Excel, менялись данные и в таблице Word. Делается это с помощью меню «Специальная вставка» , которое можно найти на вкладке «Главная» в меню «Вставить» .

Перед выбором данного пункта меню необходимо в Excel скопировать таблицу. После выбора пункта «Специальная вставка» появляется окошко, в котором необходимо выбрать «Связать» и в графе «Как:» выбрать «Лист Microsoft Excel (объект)» . В результате при изменении данных в Excel данные будут меняться и в Word. При двойном клике по такое таблице мы будем попадать на эту таблицу в файле Excel. При необходимости можно принудительно обновлять данные в таблице Word через меню. Для этого нажимаем правой кнопкой мыши на таблицу и выбираем «Обновить связь» .

Самым удобным редактором для создания и редактирования таблиц является Excel. Кроме того, данная программа позволяет вставлять данные, которые высчитываются по определённой формуле. Это формулу можно задавать прямо в редакторе. Создав таблицу и наполнив её данными, часто возникает необходимость перенести её в документ Ворд. Однако, некоторые юзеры создают такую же таблицу в Ворде и перекопируют значения. Это очень трудоёмкий процесс. Поэтому ниже рассмотрим, как вставить таблицу из Excel в Word.

Вся демонстрация будет показана в версиях редактора Word 2013. В остальных версиях последовательность действий будет точно такой же (различия могут быть незначительные).

Перед началом работы запустим программы Эксель и Ворд. Пусть в табличном редакторе Excel имеется некоторая таблица с данными, которую мы будем вставлять в вордовский документ:

Далее наводим курсор мыши на левый верхний угол копируемой таблицы, нажимаем левой кнопкой мыши и протягиваем область выделения до нижнего правого угла таблицы и затем отпускаем зажатую кнопку. В результате должно получится следующее:

Таким образом, копируемая таблица попала в буфер обмена данными. Далее переходим в программу Word. Ставим курсор в нужное место, а затем нажимаем сочетание клавиш Ctrl+V . По нажатию будет произведена простая вставка, но в нижнем правом углу таблицы появится значок, который позволит определить тип вставки:

А можно сделать также, как Экселе. Переходим на вкладку «Главная» верхнем функциональном меню и нажимаем кнопку «Вставить» в секции «Буфер обмена», выбрав тип вставки:

Примечание! Очень часто при создании таблиц в Excel они содержат много постоянно обновляемых данных, которые приходится каждый раз вставлять в Word. Актуализировать данные в таком случае становится рутинным занятием. Однако, можно вставить таблицу из Эксель в Ворд, сохранив при этом между программами связь. Для этого используется специальная вставка. Скопируйте вашу таблицу из Exel:

При вставке в вордовский документ перейдите на вкладку «Главная», в секции «Буфер обмена» нажмите кнопку «Вставить». У Вас появится вот такое выпадающее меню:

В поле «Как:» необходимо выбрать опцию «Лист Microsoft Excel (объект)», а затем нажать на кнопку «ОК». После этих действий вставленная таблица примет следующий вид:

Двойной щелчок левой кнопкой мыши по этой таблице позволит редактировать её в интерфейсе Эксела, но прямо в Ворде:

Часто бывают ситуации, когда нужно перенести данные из программы Excel (Эксель) в программу Word (ворд). Хотя обе программы входят в один пакет Microsoft Office, но они не поддерживают форматы файлов друг друга. Что делать в таком случае, когда нужно перенести таблицу, или текст?

Вариант простой. Достаточно скопировать выделенную таблицу, или блок текста в Эксель и вставить ее в Ворд. Сделать это можно через контекстное меню (скопировать / вставить), предварительно выделив таблицу или диапазон. Далее сохраняем наш файл в форматах для Ворд.

Все кажется просто, но есть одно но. Все мы знаем, что Эксель имеет очень много функций с использованием различного рода формул. Что делать когда в них произойдут изменения? Каждый раз копировать? Нет! Для этого есть очень интересный способ копирования когда внесены изменения в таблице Excel будут применены и в таблице Word(ворд). И его рассмотрим ниже.

Для этого при вставлены данных нужно выбрать специальную вставку. Сделать это можно с помощью специальной вставки. При установке копии в Ворд, выбираем «Специальная вставка». Вот и все теперь изменения внесены в файле в Эксель будут применены и в файлов Ворд. Одно условие файлы должны находиться в одной папке.

Еще один вариант копирования предназначен для эстетов. Часто бывает так что отредактированы таблички в Эксель скопированы в Ворд содержат лишние элементы разметки. Если Вам мешает разметка ячеек Эксель то перед вставкой копии в Ворд вставьте ее в Блокнот, сделайте копию вставки в Блокноте повторно в таком случае текст будет вставлен без разметки Эксель.

При копировании таблиц из Excel в Word, а также при переносе значений ячеек из таблиц Excel в таблицы Word могут возникать различные неприятности в виде несовпадения форматов, размеров и просто некорректной вставки скопированных данных. Для качественного переноса данных из Excel в Word необходимо знать несколько моментов.

Как перенести лист из книги Excel в документ Word?

Для переноса в документ Word данных всего рабочего листа рабочей книги Excel, необходимо перейти на вкладку «Вставка» и в группе кнопок «Текст» нажать кнопку «Объект». На вкладке "Создание из файла" диалогового окна «Вставка объекта»,

при помощи кнопки «Обзор» необходимо найти рабочую книгу с данными для переноса. Стоит отметить, что в рабочей книге активным должен быть тот лист, на котором содержатся данные для переноса в документ Word. При этом вставка данных файла в документ осуществляется так, что их можно редактировать, используя приложение, в котором они были созданы. Другими словами в документе Word появляется область приложения Excel, которая активируется двойным кликом левой кнопки мыши. При этом лента Word заменяется лентой Excel и в этой области документа Word можно внести изменения, используя средства приложения Excel.

Если в диалоговом окне «Вставка объекта» установить флажок в поле «Связь с файлом», то в документе Word будут отображаться в автоматическом режиме изменения, внесенные в исходный файл.

Как перенести таблицу или диапазон ячеек из Excel в Word?

Чтобы перенести таблицу или любой произвольный диапазон ячеек с данными из рабочей книги Excel в документ Word, необходимо в приложении Excel скопировать диапазон ячеек, перейти в приложение Word и на вкладке "Главная" в группе кнопок «Буфер обмена» раскрыть меню кнопки «Вставить» и выбрать один из доступных вариантов вставки, такие как, сохранять исходное форматирование, использовать стили конечного фрагмента, сохранить как рисунок, сохранить только текст и некоторые другие.

Кроме перечисленных вариантов доступен пункт «Специальная вставка», при помощи которого можно вставить скопированную таблицу или диапазон, как объект, а также выбрать другие варианты вставки.

Как выборочно перенести данные из Excel в Word (автоматически)?

В отдельных случаях, когда возникает необходимость заполнить отдельные строки/столбцы таблицы в документе Word данными из Excel, от исполнения многократного действия «Скопировать/Вставить» поможет уйти надстройка для Word по автоматическому заполнению таблиц Word данными из Excel.

Например, при заполнении спецификаций к проектной документации, необходимо выборочно перенести информацию из базы данных рабочей книги Excel в документ Word. При этом нужно перенести не всю таблицу Excel, а только некоторые её строки, при том, что они не расположены в одном диапазоне, который можно было бы скопировать и вставить за одно действие. Надстройка позволяет автоматизировать процесс выборочного переноса данных из таблицы Excel в таблицу Word.

После выбора книги Excel (базы данных) и рабочего листа, содержащего данные для переноса в таблицу документа Word, в диалоговом окне отображаются значения ячеек из первых двух столбцов листа базы данных. Количество отображаемых столбцов пользователь может регулировать самостоятельно, изменяя номера первого и последнего столбца. В зависимости от этого изменяется и содержимое диалогового окна. Первая строка рабочего листа файла базы данных служит заголовками для столбцов в диалоговом окне. Для того, чтобы перенести данные из диалогового окна, необходимо выделить нужные строки, используя левую кнопку мыши и клавиши Ctrl и/или Shift на клавиатуре.

После пуска программы значения всех выделенных в диалоговом окне строк переносятся в ячейки таблицы документа Word, начиная с той ячейки, в которой находится курсор мыши. Надстройка дает возможность выборочного заполнения таблиц в редакторе Word данными из Excel. Примером использования этой надстройки может служить заполнение спецификаций оборудования и материалов к проектной документации, когда для заполнения документов по разделам необходимо выборочно перенести данные из баз данных, созданных на базе рабочих книг Excel в таблицу документа Word.

Для пользователей, использующих широкоформатные мониторы, предусмотрена возможность изменения размеров диалогового окна под ширину окна приложения Word.

Как перенести отдельные значения из Excel в Word?

Для автозаполнения документов Word данными из Excel можно использовать готовые решения (надстройки) как для Word, так и для Excel. Эти решения позволяют автоматически генерировать документы Word на основе данных, содержащихся на листе рабочей книги Excel. В этих решениях предусмотрена возможность пакетного заполнения документов (для случаев, когда на основе одного набора исходных данных нужно заполнять несколько различных документов, например, договор, доп. соглашение, доверенность и так далее).