Иногда пользователю требуется изменить, дополнить, передать список контактов нужному человеку, перенести его на дополнительное устройство. Чтобы делать это было удобно, в приложении Outlook есть все необходимые инструменты.
Способы переноса данных различаются в зависимости от версии почтового клиента Outlook.
Новый CSV-файл можно проверить на компьютере, открыв его в программе Excel.
Нажмите «Файл» на панели управления вверху окна Outlook
В открывшемся списке выберите «Параметры».
Кликните на «Параметры» в раскрывшемся списке
Откроется окно параметров Outlook. В левом горизонтальном меню кликните на «Дополнительно».
Нажмите «Дополнительно» в окне параметров
Откроется «Мастер экспорта», здесь выберите пункт «Значения, разделённые запятыми (Windows)», это другое название CSV-файла. Нажмите «Далее».
Выбираем файл, который нужно создать, нажимаем «Далее»
В Outlook 2010, как и в других версиях этой же программы, есть функция переноса контактов
При использовании содержимого перенесённых контактов в иных продуктах почтового клиента понадобится пункт «Файл данных Outlook (PST)».
Независимо от того, какой версии Outlook, после перенесения CSV-файла на компьютер его можно будет открыть в Excel.
Перенесённый CSV-файл можно открыть в Exсel
Не пугайтесь, если увидите в документе пустые ячейки. Это те позиции, которые не были заполнены, когда контакт ещё находился в Outlook. Не каждый человек прописывает всю информацию: о домашнем телефоне, названии организации или должности контакта.
После просмотра перенесённого файла в Excel не сохраняйте изменения при закрытии. Это может разрушить структуру документа и его прочтение будет невозможно.
Вся информация об адресной книге, сообщениях, календарях и заметках хранится на компьютере в заархивированном виде. В случае если возникнет необходимость найти, копировать или перенести её, полезно будет знать, в каких папках располагается нужный PST-файл:
В случае использования IMAP, Microsoft Exchange или outlook.com место сохранения вашей почтовой информации - пространство сервера. Данные записываются в формате PAB. В таком случае обнаружить их можно будет здесь:
Если вы использовали учётную запись Microsoft Exchange Server, то «Автономная адресная книга» располагается по следующим адресам:
После того как адресная книга была создана, в неё можно добавлять контакты.
Контакты хранят информацию о людях. Можно ввести только адрес электронной почты или заполнить больше информации, например, номера телефонов, фотографию человека, почтовый адрес, адрес работы.
После создания систематизированной папки контактов программа будет находить нужный по первым нескольким буквам и автоматически заполнять электронный адрес.
Для начала необходимо открыть полученное сообщение, нажать правой кнопкой мыши на имя человека и выбрать «Добавить к контактам Outlook». Заполните требующуюся информацию согласно названиям полей, затем сохраните.
Заполните и сохраните информацию о контакте в открывшемся окне
Для одновременной отправки сразу нескольким абонентам рекомендуем пользоваться инструментом «Группа контактов».
В главном меню рабочей программы выберите пункт «Создать группу контактов». Заполните важную информацию и сохраните.
Создать группу в Outlook 2010 можно через «Контакты» в левом нижнем углу окна
В Outlook 2007 выполните путь «Файл» - «Создать» - «Список рассылки» или нажмите Ctrl+Shift+L. Заполните информацию об участниках, сохраните.
Выберите адресную книгу через «Файл» - «Создать» или воспользуйтесь командой Ctrl+Shift+L
Скольким людям можно отправить послание за один раз, зависит от размера файлов имён. Ориентировочно, среднее количество - 100 контактов.
Для того чтобы контакты не удваивались, при их импортировании в «Мастере импорта» не забывайте менять стандартные параметры переноса «Разрешить создание дубликатов» на другой пункт, где предлагается вариант замены существующих.
Если же контакты уже удвоились, то убрать их можно в «Списке контактов», нажав пункт «Телефоны». В открывшемся перед вами поле необходимо выделить дублированные контакты, а затем нажать DELETE.
Если в «Параметрах контактов» убрать галочку с раздела «автоматически проверять дубликаты контактов», то при выборе человека программа Outlook не будет отслеживать повторяющиеся визитные карточки.
Основной функцией программы Microsoft Outlook является работа с электронной почтой. Кроме этого, она может выполнять функции записной книжки и менеджера контактов. Ознакомившись со способами добавления, удаления контактов и создания групп в почтовом клиенте Outlook, пользователь может настроить программу так, как ему удобно, и с её помощью останется на связи с друзьями и коллегами.
В комплект Microsoft Office по умолчанию входит программа Outlook, предназначенная для работы с несколькими электронными почтами одновременно, создания календарей и заметок, а также ведения адресной книги. Функционал адресной книги позволяет добавлять, удалять, импортировать, группировать и редактировать находящиеся в ней контакты.
Если вы уже пользовались адресной книгой в Outlook и имеете в ней контакты, то вы можете выгрузить их в отдельный файл, чтобы перенести на другой носитель и не потерять в случае поломки компьютера. Если же у вас имеется список контактов в одном из поддерживаемых программой форматов, то можно быстро добавить их в Outlook при помощи «Импорта контактов». Учтите, что одни и те же задачи в разных версиях приложения выполняются немного по-разному, поэтому инструкции для Outlook 2007, 2010, 2013 и 2016 представлены в отдельном порядке.
Экспорт контактов - выделение уже добавленных в программу контактов в отдельный файл с дальнейшей возможностью переноса и редактирования этого файла.
Если у вас есть список контактов в отдельном файле, электронной почте или программе, то вы сможете быстро перенести их в Outlook. Этим же способом можно импортировать из электронной почты адреса и письма.
Вся информация, находящаяся в Outlook, сохраняется в отдельных файлах, которые можно скопировать или удалить. Найти эти файлы можно по следующему пути:
Для разных версий операционной системы и Outlook пути могут отличаться.
Если вы располагаете большим количеством контактов, то лучший способ их упорядочить для быстрого и удобного поиска - создать адресную книгу. Создавая адресные книги, вы можете группировать контакты по папкам.
Добавление контактов - основная функция Outlook, поэтому она не особо изменилась в различных версиях программы. Контакт можно добавить вручную или импортировать его из электронной почты или файла.
Добавление контактов из почты осуществляется при помощи импорта, который был подробно описан выше. В процессе необходимо определить, откуда контакты будут импортированы. Выберите вариант «Импорт параметров учётной записи почты интернета» или «Импорт адресов и почты интернета».
Вы можете отправлять другим людям контактные данные Microsoft Outlook (свои или чьи-то ещё) в формате vCard (VCF-файл). Когда получатель откроет VCF-файл, вложенный в полученное сообщение, откроется форма контакта со сведениями о контакте.
Microsoft
https://support.office.com/ru-ru/article/%D0%9E%D1%82%D0%BF%D1%80%D0%B0%D0%B2%D0%BA%D0%B0-%D0%B8-%D1%81%D0%BE%D1%85%D1%80%D0%B0%D0%BD%D0%B5%D0%BD%D0%B8%D0%B5-%D0%BA%D0%BE%D0%BD%D1%82%D0%B0%D0%BA%D1%82%D0%BE%D0%B2-%D0%B2-%D1%84%D0%BE%D1%80%D0%BC%D0%B0%D1%82%D0%B5-vCard-94a17a6f-105f-46c7–9308–33658c1c2690
Создание группы контактов поможет вам их упорядочить и рассортировать по определённым критериям.
Если вы обнаружили, что в вашем списке имеется лишний контакт, то вы можете его удалить, выполнив следующие действия:
Outlook - удобная программа для людей, работающих с большим количеством контактов. Пользуясь ей, вы можете детально настроить список имеющихся контактов, упорядочить их, добавить новые и удалить лишние. В любой момент вы можете выгрузить в отдельный файл всю информацию из Outlook, чтобы в будущем иметь возможность загрузить её обратно или на другой компьютер.
В некоторых языках контакты и адресные карточки сортируются по имени пользователя, а не по фамилии, как это принято в западных странах. Можно изменить порядок сортировки, установленный по умолчанию, выполнив следующие шаги.
В программе Microsoft Outlook три поля формы «Контакт» важны для работы с контактами с использованием адресной книги. Это поля «Полное имя», «Хранить как» и «Отображаемое имя».
При написании сообщения по нажатию кнопок «Получатели» и «Копия» в списке контактов могут быть отображены записи, отсортированные по именам. Чтобы изменить способ хранения и отображения списка контактов, выполните следующую процедуру:
Названия компаний, начинающиеся со слова «The», автоматически обрабатываются, начиная со второго слова названия. Например, название «The Phone Company» будет отображено как «Phone Company, The». Невозможно изменить формат имен серверов Microsoft Exchange, например, имена в глобальном списке адресов.
Чтобы добавить дополнительный указатель контактов для перемещения между карточками контактов с помощью указателей на нескольких языках выполните следующие действия. В представлении адресными карточками или подробными адресными карточками нажмите кнопку «Указатель контактов» , расположенную в нижней части указателя контактов. Выберите язык для дополнительного указателя. Дополнительный «Указатель контактов» доступен, если установлен хотя бы один из следующих языков: арабский, китайский, греческий, иврит, японский, корейский, русский, тайский. Одновременно можно использовать не более двух указателей.
06.04.2015Почтовый клиент Outlook настолько популярен, что его используют и дома и на работе. С одной стороны, это хорошо, поскольку приходится иметь дело с одной программой. С другой же – это вызывает некоторые трудности.Одной из таких трудностей является передача информации контактной книги. Особенно остро эта проблема стоит перед теми пользователями, которые отправляют рабочие письма из дома.
Однако, решение этой проблемы есть и как именно ее решить мы и поговорим в этой статье.
Собственно, решение довольно простое. Во-первых, надо выгрузить все контакты в файл из одной программы и загрузить их из этого же файла в другую. Причем, подобным способом можно передавать контакты и между разными версиями Outlook.
Как сделать экспорт контактной книги мы уже писали ранее, поэтому сегодня поговорим об импорте.
Теперь нажимаем на кнопку «Импорт и экспорт» и переходим к мастеру импорта/экспорта данных.
По умолчанию, здесь выбран пункт «Импорт из другой программы или файла», он-то нам и нужен. Поэтому ничего не меняя нажимаем «Далее» и переходим к следующему шагу.
Теперь необходимо выбрать тип файла из которого будут импортироваться данные.
Если вы сохранили всю информацию в формате CSV, то вам необходимо выбрать пункт «Значения, разделенные запятыми». Если же вся информация хранится в PST-файле, то соответствующий пункт.
Выбираем подходящий пункт и переходим к следующему шагу.
Здесь необходимо выбрать сам файл, а также выбрать действие для дубликатов.
Для того, чтобы указать мастеру в каком файле хранятся данные, нажимаем кнопку «Обзор…».
Используя переключатель, выбираем подходящее действия для повторяющихся контактов и нажимаем «Далее».
Теперь остается дождаться, когда Outlook закончит импорт данных. Таким образом вы можете синхронизировать свои контакты как на рабочем Outlook, так и домашнем.
Нет никаких причин объяснять, почему важно знать, как перенести контакты из Outlook в Android. Подобные действия позволяют сохранить связи и не лишиться важных номеров в случае замены смартфона. Способна понадобиться указанная функция и в иных случаях, но независимо от причин, заставивших пользователя искать доступные и эффективные способы переноса, ознакомиться с процессом копирования телефонов следует всем абонентам. Ведь заранее предсказать, когда пригодится подобный навык, невозможно, а искать различные методы решения проблемы, когда нужно срочно действовать, будет крайне неудобно.
При этом стоит указать, что желающим перенести контакты следует иметь учётную запись Google. Теоретически, можно обойтись и без Gmail, но представить владельца андроида без подобного аккаунта сейчас невозможно, поскольку именно наличие профиля делает доступными большинство современных мобильных приложений.
Желающим перекинуть сохранённые контакты следует воспользоваться инструкцией с официального портала Microsoft Office. Она написана на английском языке, а полноценного русскоязычного эквивалента на сайте не предусмотрена (используется лишь автоматический перевод страниц). Но в целом рекомендуется совершить следующие действия:
На этом первый этап заканчивается, а полученный файл можно использовать для переноса контактных сведений в любое нужное место. Информация останется доступной и неизменной.
Второй этап копирования заключается в банальном переносе сохранённого файла на андроид. Удобнее всего для этого использовать учётную запись Google. Тем, кто пока не знает, как перенести контакты с Outlook на Android, стоит: