Если вы получаете много писем от разных отправителей, например, по рабочим вопросам, из соцсетей или от друзей, Яндекс.Почта поможет раскладывать их по папкам. Чтобы настроить автоматическую сортировку писем:

Нажмите значок в правом верхнем углу.

Выберите Правила обработки писем .

Нажмите кнопку Создать правило .

В блоке Применять выберите из списков, к какому типу писем вы хотите применять правило:

В блоке Если задайте условия для обработки:

","hasTopCallout":true,"hasBottomCallout":true,"areas":[{"href":"filter-glossary.html#filter-glossary__terms-attributes","shape":"circle","direction":["top","left"],"alt":"Введите значение выбранного параметра","justMapLink":false,"coords":,"isNumeric":false,"hasTopCallout":true,"hasBottomCallout":false},{"href":"filter-glossary.html#filter-glossary__terms-features","shape":"circle","direction":["bottom","right"],"alt":"Насколько строго должно соблюдаться условие","justMapLink":false,"coords":,"isNumeric":false,"hasTopCallout":false,"hasBottomCallout":true},{"href":"filter-glossary.html#filter-glossary__terms-attributes","shape":"circle","direction":["top","right"],"alt":"Выберите параметр","justMapLink":false,"coords":,"isNumeric":false,"hasTopCallout":true,"hasBottomCallout":false}]}}">

Подробнее о том, как правильно составить условие, см. в специальной статье .

Для одного правила можно задать несколько условий, которые могут выполняться одновременно или по отдельности:


Чтобы письма автоматически попадали в нужные папки, включите опцию Положить в папку , а затем выберите папку из списка справа. Если вы хотите, чтобы на письма автоматически ставилась заданная метка, включите опцию Поставить метку , а затем выберите метку из списка справа.

Если не включено ни одно из правил или не выполняется ни одно из условий, сообщения попадают в папку Входящие .

Совет. Простые правила сортировки можно создавать в меню Настройка → Папки и метки . Выберите нужную папку или метку и нажмите кнопку Создать правило . Задайте условия для сортировки писем, а затем повторно нажмите кнопку Создать правило .

Автосортировка не работает

Возможно, это происходит по следующим причинам:

Не указаны персональные данные в Яндекс.Паспорте

Укажите в Яндекс.Паспорте достоверные и привяжите к аккаунту . Возможно, наша система безопасности сочла ваш аккаунт подозрительным и заблокировала ящик. Чаще всего это происходит из-за того, что к ящику не привязан номер телефона или в Паспорте указаны вымышленные имя и фамилия. На снятие блокировки обычно уходит пара часов.

Прошло мало времени после настройки правила

После того как вы настроили правило автоматической обработки писем, подождите несколько минут - правило может заработать не сразу.

Некорректно указаны условия правила Письма собраны сборщиком не во Входящие

Если письмо попало в ящик из другого вашего ящика, то есть настроен сбор писем , и лежит не в папке Входящие , на него не будет действовать правило.

Если спустя несколько минут правило так и не заработало и изменение настроек не помогает, напишите, пожалуйста, в службу поддержки Яндекс.Почты через форму внизу страницы.

Каждое правило Сортировщика писем имеет действие или набор действий, которые будут выполнены при совпадении заданных условий.

Наиболее распространенное действие – Переместить письмо в папку , его используют для сортировки почты от разных корреспондентов. Однако это далеко не единственное из возможных применений правил сортировки .

Переместить письмо в папку – переместить письмо из исходной папки в указанную вами.

Копировать письмо в папку – создать копию письма в указанной папке.

Экспорт письма – сохранить письмо в файл. При этом можно создать новый файл или добавить текст письма к уже существующему файлу. Помимо текста, программа позволяет экспортировать заголовки письма. Можно сохранить письмо как обычный текст, как файл письма (.MSG или.EML ), как Unix-ящик или как текст , разделенный запятыми (.CSV ).

Создать форматированное письмо – создать письмо на основе шаблона. Вы можете настроить The Bat! так, что при получении важного письма от определенных отправителей будет автоматически создаваться шаблон ответа, который вам нужно будет заполнить.

Напечатать письмо – распечатать письмо. В этом же действии вы можете указать шаблон печати письма.

Извлечь прикрепленные файлы – сохранить файлы, прикрепленные к письму, на жесткий диск. Если в папке назначения уже существует файл с таким именем, вы можете выбрать один из трех вариантов – изменить имя файла, записать его поверх существующего или не извлекать его из письма.

Установить текст заметки – добавить к письму вашу заметку. Вы сможете просмотреть заметки, если добавите в списке писем колонку Заметки или включите опцию Рабочая область -> Автопросмотр заметок (комбинация клавиш Ctrl+Shift+I ).

Удалить письмо – переместить письмо в папку Корзина .

Удалить письмо с сервера – удалить письмо с сервера. При этом письмо останется в программе.

При наведении на действие Флаги откроется следующее меню:

Пометить письмо как прочитанное – используется для входящих писем, поскольку остальные почти наверняка уже помечены как прочитанные.

Снять пометку о прочтении – пометить письмо как новое.

Переключить признак прочтения письма – если применить к прочитанному письму, то оно будет отображаться как новое, и наоборот.

Пометить письмо как отвеченное - письмо получит флажок "отвечено".

Пометить письмо как пересланное - письмо получит флажок "переслано".

Пометить письмо как паркованное – припарковать письмо, чтобы его нельзя было случайно удалить из папки.

Снять пометку парковки – отменить парковку письма.

Переключить признак парковки письма – если применить к припаркованному письму, парковка будет снята, и наоборот.

Пометить письмо флажком – добавить к письму пометку в виде красного флажка. У него нет определенного значения, вы можете использовать его по своему усмотрению.

Снять пометку флажком – отменить установку флажка.

Переключить флажок письма – если применить к письму с флажком, то флажок будет убран, и наоборот.

Назначить цветовую группу – пометить письмо определенным цветом.

Установить высокий/обычный/низкий приоритет – установить важность письма.

В разделе Теги можно:

Установить теги – присвоить письму выбранные вами теги.

Добавить теги – добавить выбранные вами теги к тем, которые уже есть у письма.

Очистить теги – удалить указанные теги письма.

Удалить теги - удалить все теги письма.

Добавить адрес(а) в Адресную книгу – создать в Адресной книге запись с адресом, взятым из письма. Это может быть адрес отправителя и/или получателя, а также любой из адресов в поле Копия , Скрытая копия и/или Обратный адрес . Одновременно можно добавить выбранные адреса в одну или несколько групп.

Удалить адрес(а) из адресной книги – удалить любые из вышеуказанных адресов из Адресной книги. Кроме того, можно удалить адрес из одной или нескольких групп.

Создать новое письмо – создать письмо на указанный вами адрес, используя шаблон. Можно использовать текст исходного письма в качестве цитаты.

Отправить автоответ – создать ответное письмо на адрес отправителя, используя шаблон. Можно использовать текст исходного письма в качестве цитаты.

Создать подтверждение о прочтении – создать для автора письма подтверждение прочтения, используя соответствующий шаблон.

Переадресовать письмо – переслать исходное письмо по указанному вами адресу или адресам. Получатели будут видеть, что письмо было переслано. У вас есть возможность включить заголовки письма в текст, отправить его без приложенных файлов и/или прикрепить к тексту письма его же в формате.EML .

Перенаправить письмо – отправить письмо в исходном виде по указанному вами адресу или адресам. Адресаты получат письмо без информации о перенаправлении. Вы можете активировать опцию Не отправлять прикрепленные файлы.

Проиграть мелодию – воспроизводить указанный вами файл.WAV или стандартный системный звук в момент срабатывания правила. Вы можете установить временной интервал, в течение которого программе разрешено воспроизводить эту мелодию.

Запустить внешнее действие – ввести командную строку для внешнего обработчика писем. Только для опытных пользователей.

Напомнить позже – создать в Планировщике напоминание для этого письма. Выберите срок и дополнительные параметры напоминания. Например, можно сделать так, чтобы напоминание появилось, если письма с определенных адресов более недели остаются без ответа.

Создать событие в планировщике – создать в Планировщике событие, которое будет происходить при срабатывании правила. Появившиеся настройки соответствуют окну Редактирования события в Планировщике.

Расшифровка письма – расшифровать исходное письмо. Правило может игнорировать письма без подписи или с недействительной подписью. Выберите настройки сохранения расшифрованного письма – можно заменить им исходное письмо, добавить его в исходную папку или в любую другую папку, которую вы назначите. При необходимости The Bat! автоматически удалит оригинал после расшифровки. Также доступны настройки поведения программы на случай, если письмо невозможно расшифровать.

Экспорт S/MIME подписи или сертификата – экспортировать элементы шифрования письма. Вы можете выбрать, какую информацию нужно извлечь из письма – подпись вместе с сертификатами либо только сертификаты. Также можно записать информацию о подписи в текстовый файл или в файл формата.XML .

Установить параметры пользователя – задать собственные значения для переменных. Только для опытных пользователей.

Я обожаю обкатанные схемы - рассказы о том, как люди создали систему, организовав пространство и вещи вокруг себя, адаптировали сервисы и приложения под свои нужды и выжали из них максимум.

Чем проще инструмент, тем проще сделать его по-настоящему своим - и тем интереснее читать о том, как это получается у остальных.

Так выглядит список моих фильтров в Gmail. Рабочие письма и уведомления от трекеров сортируются в папки проектов, письма от магазинов сортируются под ярлыки «Шоппинг», письма от назойливого PR, который отказался удалять меня из списков рассылки, отправляются сразу в «Корзину».

Одна из таких базовых систем - электронная почта . Мы все работаем с ней по-разному: у кого-то во «Входящих » тысячи сообщений, а у меня начинается нервный тик, если я вижу в этой папке больше пяти мейлов; кто-то отводит для обработки почты отдельный час утром и вечером, другие проверяют ежеминутно, чтобы ничего не пропустить.

У меня есть несколько работающих правил - если вы делаете покупки в интернет-магазинах, сидите в социальных сетях, используете хотя бы пару приложений для заметок и блогов и переписываетесь не только с тремя подругами, эти правила могут стать вашими.

Всё, что я пишу ниже, актуально для Gmail.com (я пользуюсь только им ровно шесть лет) - но у всех нормальных крупных сервисов есть аналогичные функции.

Я никогда не удаляю письма

За шесть лет мой ящик заполнился только на 71% - со всеми фотографиями высокого разрешения, видео, архивами целых журналов, документами и вложенными файлами, плюс историей всех чатов в Gtalk . В день я получаю под сотню писем - и после того, как они перестают быть мне нужны, вместо кнопки Delete я нажимаю Archive . Письмо отправляется в папку All Mail, и я в любой момент могу поднять историю любой переписки по ключевым словам, тегам, вложениям, имени адресата и датам - поиск в Gmail , разумеется, так же хорош и удобен, как поиск в Google .

Такой подход называется «методом упорядоченного хаоса» и рекомендуется всеми книжками по организации дел и времени. Главное, что нужно не забыть сделать перед архивацией - добавить пару важных тегов (labels). Мои примеры: «Платежи и документы», «Шоппинг», названия проектов, «Ремонт», имена работодателей.

Я не пользуюсь папками

Строго говоря, ни один из пользователей Gmail "а ими не пользуется - только тегами. Это принципиально другой, расслабленный способ хранения информации: одно письмо может одновременно помечено десятком тегов, при этом лежать в All Mail и не маячить перед глазами, призывая к действию.

Вам не нужно вручную сортировать и перемещать письма между папками, пытаясь решить, где им нужно навсегда сохраниться. Если что, вы всегда всё найдёте. Одно письмо может находиться одновременно в нескольких «папках» - например, одно и то же сообщение может содержать в себе «чек», быть «архивом», и быть связанным с путешествием в «Тасманию». Тогда, когда настанет время перебрать все чеки из путешествия, вы сможете отсортировать все письма по принципу «есть тег "Тасмания" и "чек"», а для архива путешествий можно кликнуть на более общий тег.

Да, я всегда ставлю ту самую галочку «Я согласна получать специальные предложения» - иногда даже до того, как сделаю первую покупку. Все хорошие продавцы присылают в рамках своих программ лояльности купоны, именные скидки, специальные предложения, уведомления о клиентских сейлах за три дня до начала официальных распродаж - почему бы ими при случае не воспользоваться?

Главное, чтобы все эти рассылки не попадали в Inbox . Для этого нужно просто создать несколько фильтров (без паники, это три клика): тогда все письма будут складывать в отдельное место, автоматически получать нужные теги и спокойно ждать своего часа, никуда не теряясь по дороге.

Я создаю мелкие фильтры

• Мне пришло письмо от Booking.com, оно в принципе полезно, но читать его прямо во входящих я не хочу, конечно, оно не такое срочное;
• Я нажала на кнопку More и выбрала пункт Filter messages like this ;
• Gmail отсортировал все письма от сервиса, чтобы мы оба убедились, что мне нужно было именно оно.

• A я создала список правил:
  • всегда пропускать папку Inbox (любые рассылки во «Входящих» - это бардак и рассеивание внимания),
  • присваивать таким письмам тег Travel,
  • никогда не отправлять письма с этого адреса в папку «Спам», потому что они всё-таки немного полезны,

• категоризовать их как «Спецпредложения» - это полезно тем, у кого почта от Gmail автоматически сортируется по закладкам, у меня нет, но на всякий случай.
• последняя галочка отбирает все письма, которые уже валяются в ящике, и «причёсывает» их по этим же правилам.

Когда я соберусь что-нибудь купить или куда-то поехать на выходные, я наберу в поиске Gmail название рассылки, тег или адрес магазина и увижу письма со всеми специальными предложениями на одном экране. Можно спокойно собрать купоны на бесплатную доставку и активировать ждущую вас именную скидку и идти в магазин.

Мне достаточно одного адреса

Допустим, ваш e-mail - [email protected] (просто пример).

Все письма, отправленные на адреса [email protected] , [email protected] и даже письма для [email protected] придут именно вам . Точку (или несколько) можно ставить в любое место email-адреса.

Как это может пригодиться? Например, для создания фильтров заранее:

• можно приучить себя оставлять в интернет-магазинах только адрес [email protected] и создать фильтр Gmail: «Все письма, отправленные на [email protected] , нужно помечать тегом «Интернет-магазины», не складывать в Inbox и папку Spam, и сразу отмечать как прочитанные». Или, наоборот, помечать как-то специально, чтобы вам было проще найти уведомление о доставке.
• другой вариант - адрес типа [email protected] - всё, что написано после «+», тоже не считается как отдельный адрес. Здесь может быть небольшая проблема в том, что некоторые сайты об этом знают, и могут не принять такой адрес при регистрации, чтобы вы их письма не фильтровали.

Update, май 2017

С момента публикации этого поста Gmail добавил несколько сервисов - например, запустил своё iPhone-приложение, сделал сервис Inbox , который мне пока так и не полюбился, но надо разобраться, и стал сортировать письма по табам.

Ещё на свете появился очень крутой сервис Unroll.me , который позволяет ещё быстрее склеивать в один длинный рулон спецпредложения и рассылки от магазинов. Но базовые инструкции остаются теми же, так что я просто обновила этот пост и починила поломанные картинки.

Мне 33 года, я живу в Хобарте (Тасмания), работаю в финансовом UX, езжу на скутере, закончила Master of Interactive Multimedia в UTS, Sydney. Люблю котов и кошек.

Практически у всех пользователей компьютера есть свой электронный почтовый ящик, электронный адрес, или как его сейчас называют – «мыло» . В наше время без этого самого мыла , никуда. Почему такое странное название? Да потому, что по-английски электронный адрес «electronic mail» (сокращенно e-mail), звучит на русском языке приблизительно, как «мыло». Народ у нас сообразительный и с большим чувством юмора, вот и дали такое название. Поэтому не удивляйтесь, если кто-то спросит у вас «мыло». Значит, человеку нужен ваш электронный адрес, чтобы написать вам письмо или скинуть какую-нибудь информацию.

Почтовый ящик есть у многих, но не многие умеют им правильно пользоваться, поэтому не всегда работа с почтой приносит человеку радость, чаще даже наоборот. Взять хотя бы такую простую операцию, как сортировка писем .

По своему опыту, я знаю, что многие даже не догадываются, о том, что письма в электронном почтовом ящике можно сортировать и складывать по папочкам, чтобы всегда можно было легко найти то или иное послание.

У многих почта лежит в основной папке «Входящие» по много лет. Естественно, что найти необходимое письмо в таком ворохе документов иногда просто не возможно, или в лучшем случае вы «убьете» на это занятие весь день.

Если же вы будете каждый день просматривать свою почту и складывать ее по папкам, то процесс работы с почтой будет занимать у вас немного времени и даже станет приятным. Тем более, что сортировка писем совсем не сложная процедура.

Итак, займемся сортировкой писем в своем электронном ящике. Я покажу вам на примере почты Яндекс, но в других почтовых ящиках все процедуры очень похожи, поэтому смотрите и запоминайте.

• Заходим в свою почту в папку «Входящие »;
• Выбираем любое письмо, ставим напротив него галочку и переходим на ссылку в правом верхнем углу «Переложить в папку ». Пока вы не установите галочку напротив письма, эта ссылка будет не активной.

• Откроется окошко с надписью «Введите название папки » и пока только одной папкой «Входящие ». В окошко введите свое название папки, в которой будет храниться выбранное вами письмо и нажмите на клавиатуре клавишу ENTER.
• Точно таким же образом создавайте любые папки и храните письма в них.

В видео ниже я более подробно показываю, что еще можно сделать с вашими письмами, и как удалять или добавлять внутренние папки.

Если у вас

В предыдущей статье я рассказывал о том, как можно сортировать письма по папкам (ярлыкам) в почтовом сервисе GMail. А в этой статье я покажу как раскладывать входящие письма по нужным папкам на почте Яндекса, в которой этот процесс даже более интуитивно понятен, чем в Google.

Если в почте GMail папки называются правильно “ярлыки” и слово “папка” вы там не увидите, то в Яндекс употребляется именно понятия “папки” для писем.

Создание папок для сортировки писем в Яндекс

В Яндексе папки создаются элементарно.

Слева в личном кабинете почты расположены основные папки, такие как “Входящие”, “Отправленные”, “Удалённые” и под ними расположена ссылка “Создать папку”. Нажмите на неё:

В открывшемся окошке нужно указать название папки и такое, чтобы вы потом сами понимали, что за письма в ней содержатся:) Понятное дело, что назвав папку “123”, вы потом вряд ли поймёте, что за письма в ней лежат:))

Здесь же вы можете выбрать “родительскую” папку, т.е. ту, в которую будет помещена создаваемая данная папка (подпапка). Например, есть папка с названием “Фирма А”, в которую у вас будут попадать все письма от фирмы “А”. И поскольку письма могут быть от разных людей и для разных целей, вы можете в той папке создать ещё несколько подпапок, например, “От руководства”, “Отчёты”, если, конечно, вам нужна такая детальная сортировка.

Чтобы создать такую подпапку, нажмите “Вложить в другую папку” и выберите нужную родительскую папку.

Уже можно нажимать “Создать папку” внизу и всё, папка будет создана.

Все созданные дополнительные папки располагаются под “Входящие”:

Принцип сортировки писем по папкам в Яндексе

Рассортировывать письма по созданным папкам вы можете 2-мя способами:

1. Вручную. То есть, выбрав нужное письмо, перекладываете его в нужную папку;
2. Автоматически. Создав специальные правила (условия) для переброски определённых писем в нужные папки сразу при поступлении их на почту.

Ручное перемещение писем в папку

Ручная переброска письма или нескольких в нужную папку делается так...

Выбираете в списке писем одно или несколько, которые хотите переместить в другую папку, нажимаете “В папку” и из появившегося окна выбираете, в какую папку они будут перемещены.

А можно открыть само письмо и проделать то же самое. Разницы нет.

Автоматическое размещение писем в нужные папки

Автоматическое размещение писем можно настроить прямо при создании самой папки.

Для этого в окне создания папки нажмите “Яндекс.Почта может автоматически перекладывать …”.

В открывшемся окне будут даны условия (“Складывать в папку, если”), при помощи которых вы можете настроить автоматическую переброску писем.

Например, вы можете заполнить адрес в условии “От кого” или часть адреса и в итоге, если при поступлении письма на почту адрес отправителя будет совпадать с тем, что вы указали в том условии, то оно сработает и письмо отправится в данную папку.

Чтобы сделать условие более “узким”, вы можете указать ещё и тему. В итоге будут проверяться сразу 2 условия: адрес и тема письма. И только в том случае если и то и другое соответствует указанному вами, письмо будет отправлено в нужную папку.

Здесь же, если необходимо, можно перейти к настройке более сложных и гибких условий, нажав “Мне нужны более сложные условия” .

В открывшемся окне вы можете создать более сложные условия и действия в зависимости от данных условий над поступающими на почту письмами.

Принцип аналогичен: указываете само условие и выбираете, что делать с письмом при выполнении данного условия.

Действие над папками (удалить, переименовать, настройка)

Созданные папки можно легко удалить и переименовать. Нужно лишь кликнуть по папке в списке правой кнопкой мыши и выбрать соответствующее действие из всплывающего окна:

Если нужно более детально настроить папки, нажмите “Настройки папок и меток” в том же меню. Так вы перейдёте в отдельное окно, где можете поменять расположение папок друг над другом, вложить одну папку в другую, создать условия перемещения писем в них.

Заключение

Когда письма сортируются по папкам, работать с почтой проще и главное - удобнее, потому что всё разложено по полочкам. В Яндексе, как вы уже поняли, создавать папки, управлять ими и сортировать по ним письма очень просто и интуитивно понятно. Поэтому, владельцам почты на Яндексе рекомендую взять это на вооружение, если ещё не пользуетесь!