Отчетность перед руководством и собственниками компании — важная составляющая в работе планово-экономического отдела. Отчеты должны быть понятными и лаконичными, а контрольные показатели необходимо представлять в подробных аналитиках. Если вам нужно подготовить полугодовую отчетность с учетом таких требований, рекомендуем ознакомиться с материалом данной статьи. Вы узнаете, как в Excel сделать отчеты за полугодие в графической форме, выделить в них ключевые показатели.

ПОДГОТОВКА ПОЛУГОДОВОЙ ОТЧЕТНОСТИ В EXCEL

При подготовке полугодовой отчетности специалисты сталкиваются со следующей проблематикой:

• большое количество позиций в отчете;
• объемные отчеты — каждый показатель нужно представить в помесячной динамике;
• разброс значений показателей, разный порядок цифр.

Чтобы успешно справиться с указанными проблемами, подготовить для руководства четкие и понятные отчеты за полугодие, предлагаем использовать графическую форму. Для объемных таблиц, подробных аналитик информативно применить спарклайны и условное форматирование, для компактных таблиц и выбранных ключевых показателей оптимально использовать диаграммы.

Спарклайны в Excel

В полугодовом отчете принято демонстрировать помесячную динамику показателей. Речь идет о таких показателях, как выручка, объем реализации, себестоимость, объем закупок и прибыли, рентабельность. Перечень номенклатуры на практике всегда широкий. В таком случае удобно непосредственно в таблицу с показателями вставить графики, что позволит оценить не только отдельные показатели, но и их динамику, сопоставить результаты. Для указанной группы показателей целесообразно применить спарклайны (рис. 1).

Визуализируем данные табл. 1 «Анализ продаж с помощью спарклайнов», выполнив следующие действия:

1. В таблице 1 создаем столбец или строку для размещения следующей графической информации:

• «Динамика за I полугодие»;
• «Анализ выручки по продуктовым группам»;
• «Анализ рентабельности по продуктовым группам».

2. Выполняем команду: Вставка → Спарклайны → График (см. рис. 1). В окне «Создание спарклайнов » задаем диапазон данных и диапазон расположения (рис. 2).

3. Копируем графический элемент в нужное количество ячеек. При необходимости редактируем график с помощью Конструктора (рис. 3). Например, отмечаем флажком отметку максимальных точек или маркеров, изменяем цвет графика.

4. Для «Анализа выручки по продуктовым группам» и «Анализа рентабельности по продуктовым группам» используем тип спарклайна «Столбец».

Дополненная спарклайнами табл. 1 представлена в «Сервисе форм» (код доступа — на с. 119). Из таблицы видно, что только выручка по красителям снижается, имеет нисходящую динамику графика-спарклайна. По остальной продукции и в целом по компании выручка растет (графа «Динамика за первое полугодие»).

Строка «Анализ выручки по продуктовым группам» показывает, что наибольший объем выручки компания получает от реализации кирпича стандартного гладкого — 4003,9 из 42 068,82 тыс. руб.

Столбцовый спраклайн в строке «Анализ рентабельности по продуктовым группам» показывает, что максимальную рентабельность имеет кирпич фактурный — от 40 до 42,9 %. Скачек рентабельности произошел в апреле (видно на графике в столбце «Динамика за I полугодие»). В апреле зафиксирована отрицательная рентабельность по кирпичу стандартному и сниженная (11,1 %) по кирпичу гладкому с повышенным содержанием пигментов.

Важный момент: в отчете нужно указать причину визуализированных изменений. Возможная причина изменений в рассматриваемом случае: в начале сезона продаж (весна) предоставили акционные скидки для стимулирования объемов продаж, привлечения новых клиентов.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ

При копировании таблицы со спарклайнами из Excel в документ Word графики могут быть не видны. В таком случае используют вставку в формате рисунка.

Условное форматирование

В отношении расходов руководство часто требует подробную аналитику. Это могут быть бюджеты расходов по разным направлениям, подробный отчет по фонду оплаты труда, платежи поставщикам. В отчетах нужно выделять важную информацию и нестандартные значения. Восприятие данных улучшится, если использовать гистограммы, цветовые шкалы, наборы значков.

Подготовим табл. 2 «Бюджет общезаводских расходов за I полугодие (факт)» к сдаче руководству с помощью функций условного форматирования:

1. Выделяем в таблице диапазон, информацию которого нужно представить более наглядно (в примере — столбцы январь-март). Задаем: Главная → Условное форматирование → Цветовые шкалы . Выберем информативную цветовую шкалу «зеленый-белый» (рис. 4). Пользователи могут выбрать шкалу цвета на свое усмотрение.

Высокие расходы окрасились в привлекающий внимание зеленый цвет:

• расходы на фонд оплаты труда с отчислениями — 250, 240 и 236 тыс. руб.;
• представительские расходы в марте — 300 тыс. руб.

Чем выше сумма расходов, тем насыщеннее цвет в ячейке.

1. Дополняем табл. 2 визуализацией итоговых показателей по статьям расходов. Выделим цифры в столбце факта за полугодие и выполним действия: Главная → Условное форматирование → Наборы значков → Другие правила . Сделаем индивидуальные настройки (рис. 5).

Выбираем «Форматировать все ячейки на основании их значений», а затем подходящий «Значок». В нашем случае это гистограммы. Определяем «Значение» и «Тип»:

• заполненная гистограмма (четыре деления) — для значений более 500 тыс. руб.;
• гистограммы с тремя делениями — от 100 до 500 тыс. руб.;
• гистограмма с одним делением — все значения менее 100 тыс. руб.

Параметры экономист задает исходя из их разброса, средних значений и правил, принятых в компании.

Бюджет общезаводских расходов для отправки руководству выглядит следующим образом (табл. 2).

На примере таблицы «Кредиторская задолженность на конец периода» рассмотрим еще один способ удобно представить показатели.

Е. С. Панченко, бизнес-консультант

Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале

Ренат уже не в первый раз выступает гостевым автором на Лайфхакере. Ранее мы публиковали отличный материал от него о том, как составить план тренировок: и онлайн-ресурсы, а также создания тренировочного плана.

В этой статье собраны несложные приёмы, позволяющие . Особенно они пригодятся тем, кто занимается управленческой отчётностью, готовит разнообразные аналитические отчёты, основанные на выгрузках из 1С и других отчётах, формирует из них презентации и диаграммы для руководства. Не претендую на абсолютную новизну - в том или ином виде эти приёмы наверняка обсуждались на форумах или .

Простые альтернативы ВПР и ГПР, если искомые значения не в первом столбце таблицы: ПРОСМОТР, ИНДЕКС+ПОИСКПОЗ

Результат:

В данном случае, кроме функции СИМВОЛ (CHAR) (для отображения кавычек) используется функция ЕСЛИ (IF), позволяющая изменять текст в зависимости от того, наблюдается ли положительная динамика продаж, и функция ТЕКСТ (TEXT), позволяющая отобразить число в любом формате. Её синтаксис описан ниже:

ТЕКСТ (значение; формат )

Формат указывается в кавычках точно так же, как если бы вы вводили пользовательский формат в окне «Формат ячеек».

Автоматизировать можно и более сложные тексты. В моей практике была автоматизация длинных, но рутинных комментариев к управленческой отчётности в формате «ПОКАЗАТЕЛЬ упал/вырос на XX относительно плана в основном из-за роста/снижения ФАКТОРА1 на XX, роста/снижения ФАКТОРА2 на YY…» с меняющимся списком факторов. Если вы пишете такие комментарии часто и процесс их написания можно алгоритмизировать - стоит один раз озадачиться созданием формулы или макроса, которые избавят вас хотя бы от части работы.

Как сохранить данные в каждой ячейке после объединения

При объединении ячеек сохраняется только одно значение. Excel предупреждает об этом при попытке объединить ячейки:

Соответственно, если у вас была формула, зависящая от каждой ячейки, она перестанет работать после их объединения (ошибка #Н/Д в строках 3–4 примера):

Чтобы объединить ячейки и при этом сохранить данные в каждой из них (возможно, у вас есть формула, как в этом абстрактном примере; возможно, вы хотите объединить ячейки, но сохранить все данные на будущее или скрыть их намеренно), объедините любые ячейки на листе, выделите их, а затем с помощью команды «Формат по образцу» перенесите форматирование на те ячейки, которые вам и нужно объединить:

Как построить сводную из нескольких источников данных

Если вам нужно построить сводную сразу из нескольких источников данных, придётся добавить на ленту или панель быстрого доступа «Мастер сводных таблиц и диаграмм», в котором есть такая опция.

Сделать это можно следующим образом: «Файл» → «Параметры» → «Панель быстрого доступа» → «Все команды» → «Мастер сводных таблиц и диаграмм» → «Добавить»:

После этого на ленте появится соответствующая иконка, нажатие на которую вызывает того самого мастера:

При щелчке на неё появляется диалоговое окно:

В нём вам необходимо выбрать пункт «В нескольких диапазонах консолидации» и нажать «Далее». В следующем пункте можно выбрать «Создать одно поле страницы» или «Создать поля страницы». Если вы хотите самостоятельно придумать имя для каждого из источников данных - выберите второй пункт:

В следующем окне добавьте все диапазоны, на основании которых будет строиться сводная, и задайте им наименования:

После этого в последнем диалоговом окне укажите, где будет размещаться отчёт сводной таблицы - на существующем или новом листе:

Отчёт сводной таблицы готов. В фильтре «Страница 1» вы можете выбрать только один из источников данных, если это необходимо:

Как рассчитать количество вхождений текста A в текст B («МТС тариф СуперМТС» - два вхождения аббревиатуры МТС)

В данном примере в столбце A есть несколько текстовых строк, и наша задача - выяснить, сколько раз в каждой из них встречается искомый текст, расположенный в ячейке E1:

Для решения этой задачи можно воспользоваться сложной формулой, состоящей из следующих функций:

1. ДЛСТР (LEN) - вычисляет длину текста, единственный аргумент - текст. Пример: ДЛСТР (“машина”) = 6.
2. ПОДСТАВИТЬ (SUBSTITUTE) - заменяет в текстовой строке определённый текст другим. Синтаксис: ПОДСТАВИТЬ (текст; стар_текст; нов_текст ). Пример: ПОДСТАВИТЬ (“автомобиль”;“авто”;“”)= “мобиль”.
3. ПРОПИСН (UPPER) - заменяет все символы в строке на прописные. Единственный аргумент - текст. Пример: ПРОПИСН (“машина”) = “МАШИНА”. Эта функция понадобится нам, чтобы делать поиск без учёта регистра. Ведь ПРОПИСН(“машина”)=ПРОПИСН(“Машина”)

Чтобы найти вхождение определённой текстовой строки в другую, нужно удалить все её вхождения в исходную и сравнить длину полученной строки с исходной:

ДЛСТР(“Тариф МТС Супер МТС”) – ДЛСТР(“Тариф Супер”) = 6

А затем разделить эту разницу на длину той строки, которую мы искали:

6 / ДЛСТР (“МТС”) = 2

Именно два раза строка «МТС» входит в исходную.

Осталось записать этот алгоритм на языке формул (обозначим «текстом» тот текст, в котором мы ищем вхождения, а «искомым» - тот, число вхождений которого нас интересует):

=(ДЛСТР(текст )-ДЛСТР(ПОДСТАВИТЬ(ПРОПИСН(текст );ПРОПИСН(искомый );“”)))/ДЛСТР(искомый )

В нашем примере формула выглядит следующим образом:

=(ДЛСТР(A2)-ДЛСТР(ПОДСТАВИТЬ(ПРОПИСН(A2);ПРОПИСН($E$1);“”)))/ДЛСТР($E$1)

Team Foundation Server . Ключевым преимуществом отчетов Excel является простота использования сводной таблицы и подключения к кубу для генерации отчетов.

Для создания отчета откройте Microsoft Excel ( рис. 24.1), выберите на ленте вкладку Данные (1) и щелкните на кнопке Из других источников (2).

Из выпадающего списка меню выберите Из служб аналитики ( рис. 24.2).

Рис. 24.2.

На первой странице мастера подключения данных укажите сервер баз данных и учётные данные для входа ( рис. 24.3). На рис. 24.3 указан сервер баз данных 406-tfs. При выполнении лабораторной работы имя сервера баз данных необходимо узнать у администратора сети и баз данных.

Рис. 24.3.

На странице ( рис. 24.4) выберите базу данных Tfs_Analysis (1), которая содержит куб и список таблиц (перспектив) для анализа данных. Для проведения анализа рабочих элементов командного проекта выберите таблицу Work Item - Рабочие элементы (2) и нажмите кнопку Далее .

Рис. 24.4.

На следующей странице мастера ( рис. 24.5) нажмите кнопку Готово для сохранения файла подключения данных.

Рис. 24.5.

В диалоговом окне Импорт данных ( рис. 24.6) отметьте переключатель Отчет сводной таблицы .

Рис. 24.6.

Формирование отчета в Microsoft Excel

После подключения данных и выбора таблиц (перспектив) анализа данных необходимо с помощью Списка полей сводной таблицы сформировать структуру отчета ( рис. 24.7). В книге Excel , приведенной на рис. 24.7 в ячейке А1 отмечено место формирования сводной таблицы 1. В окне Список полей сводной таблицы приведены поля таблицы, которые можно использовать для формирования значений, названий строк и столбцов, а также фильтра для сводной таблицы отчета.

Создадим отчет о распределении рабочих элементов (пользовательские описания функциональности и задачи) между участниками проектной группы ( рис. 24.8). Добавим в окно Значение поле Количество рабочих элементов . В окно Названия строк добавим поле Кому назначено . В окно Фильтр отчета - поля Рабочий элемент.Тип рабочего элемента и Рабочий элемент.Состояние .

На рис. 24.8 приведена табличная форма сформированного отчета, а на рис. 24.9 и рис. 24.10 диаграммы отчетов.

Для фильтра можно установить конкретное значение . При задании значения фильтра для элемента Рабочий элемент.Тип = Пользавательские описания функциональности диаграмма будет иметь вид, приведенный на рис. 24.12 . При задании значения фильтра для элемента Рабочий элемент.Тип = Задача диаграмма будет иметь вид, приведенный а на

Данная статья немного устарела. Предлагаю Вам ознакомиться с ее новой версией, заключающей в себе новый опыт, полученный за последний год работы. Новая статья .

В работе каждый день мы видим множество отчетов, которые выглядят по-детски или некачественно. Чтобы ваши отчеты выглядели профессионально, я предлагаю вам один из вариантов подготовки таких отчетов. Изначально он был разработан для анализа финансовой отчетности крупного предприятия - получилось около 30 страниц текста, схем и диаграмм. Отчет очень понравился менеджменту.

Я предлагаю вам посмотреть пример такого отчета в приложенном файле по этой ссылке . О том, как его подготовить в Microsoft Excel, не прибегая к дорогостоящему программному обеспечению, такому как Adobe InDesign.

Для этого нам надо взять на вооружение несколько вещей: (1) вид в режиме "Разметка страницы" (включить его можно, нажав на ленте View на кнопку Page layout из секции Workbook views , об этом виде и о том, как оптимизировать отчет для печати смотрите в этой статье), (2) научный подход.

Если с первым пунктом все понятно, то второй требует определенного пояснения.

Общие советы

Подготовку отчета следует начинать не с обработки информации и не с набросков, а совсем с другой стороны - а именно с разработки шаблона представления отчета. Отчет будет выглядеть профессионально только, если он будет однотипным от раздела к разделу. Именно поэтому и нужен шаблон, который вы будете копировать, как новый лист для нового раздела и заполнять.

Шаблон не должен быть аляпистым. Я предлагаю вам использовать цвета стандартной темы Microsoft Excel 2007-2010. Они очень комфортные для восприятие пользователем вашего отчета: будь то ваш менеджер, финансовый директор, исполнительный директор, акционеры или клиенты компании. Для примера я использовал синий цвет. Зеленый также выглядит достаточно хорошо. Если есть какой-то раздел, на который вы хотели бы обратить особое внимание, вы можете сделать его в красных тонах, главное выбирайте не электрический красный, а комфортный красный.

Градиенты на графиках очень позитивно воспринимаются менеджментом. Обычно для менеджмента это высший пилотаж, в то время как он не требует от вас почти никаких усилий.

Такой отчет (особенно когда он состоит из полусотни страниц) будет очень хорошо смотреться распечатанным на цветном принтере с двух сторон и сброшюрованным. У нашего контроллера лежало с десяток таких отчетов, которые он раздавал заинтересованным сторонам на встречах.

Если вы собираетесь распространять его в электронном виде, ОБЯЗАТЕЛЬНО переведите его в формат pdf. Он гораздо удобнее для чтения, хоть и теряет некоторые функции. На мой взгляд, самый удобный способ перевода его в этот формат - это не использование pdf-ных принтеров, а встроенная функциональность Microsoft Excel 2007-2010 (File => Save as => выбрать формат pdf).

Есть несколько моментов, на которые я хотел бы обратить ваше внимание.

(1) На листе шаблона самая правая колонка - очень узкая (буквально пара пикселей). Она там не просто так. Если ее не добавить и вставлять графики и текстовые поля "притягивая" их к краю ячеек, то те из них, что находятся справа, своей границей (даже если она прозрачная) будут "залазить" на соседнюю страницу, заставляя Excel печатать пустую страницу.

(2) "Притягивайте" текстовые поля и графики к краям ячеек. Тогда они все будут находиться строго вертикально друг под другом. Размер графика и параллельного с ним поля можно будет менять одновременно, растягивая строку, к которой они привязаны. Для того чтобы "привязать" размер объекта к краю ячейки, в момент изменения размера этого объекта нажмите на Alt на клавиатуре. Кстати, если нажать Shift , то его размеры будут меняться строго в одном направлении - вертикально или горизонтально.

Послесловие

Разработку данного отчета во многом вдохновил формат публикаций, подготавливаемых компанией KPMG. Вы можете посмотреть их на их официальном сайте. Уж не знаю в чем они их делают, но из всей G4 у них самые современные и профессионально выглядящие отчеты.

Сводные таблицы Excel – это особый тип построения, который подразумевает наличие функции моментального формирования отчета по документу.

С их помощью можно легко обобщить некоторые однотипные данные.

В программе Excel 2007 (MS Excel 2010|2013) сводная таблица используется, в первую очередь, для составления математического или экономического анализа данных.

Как сделать сводную таблицу в Excel

Анализ данных документа способствует более быстрому и правильному решению поставленных задач.

Табличный процессор Эксель может справиться даже с самыми объемными и сложными документами. Составить отчет и обобщить данные не составит труда для программы.

Чтобы создать саму простую таблицу-сводку, следуйте нижеприведенным указаниям:

• С помощью вкладки «вставка», которая находится в главном меню панели инструментов программы, выберите клавишу создания рекомендуемых сводных таблиц;

• В открывшемся диалоговом окошке программы нажмите на понравившийся вам каркас таблички. Таким образом макет станет доступным для предварительного пользовательского просмотра.
  Выберите наиболее подходящий вариант, который в полной мере сможет отобразить всю информацию;

Совет! Дополнительные макеты сводных таблиц можно скачать с официального сайта компании «Майкрософт ».

• Нажмите клавишу ОК, и программа сразу добавит выбранную таблицу (или пустой макет) на открытый лист документа. Также программа автоматически определит порядок расположения строк, согласно представляемой информации;
• Чтобы выделить элементы таблицы и упорядочить их вручную, отсортируйте содержимое. Также данные можно фильтровать. По сути, сводная табличка – это прототип небольшой базы данных.
  Фильтрация крайне необходима, когда появляется необходимость быстрого просмотра только определенных колонок и строчек. Ниже приведен пример сводной таблицы по продажам после фильтрования содержимого.
  Таким образом можно быстро просмотреть объемы продаж в отдельных регионах (в нашем случае, запад и Юг);

Желательно пользоваться уже созданными макетами, однако, пользователь может выбрать пустую таблицу и наполнить ее самостоятельно.

В пустой шаблон необходимо добавить поля, формулы для расчета, фильтры.

Пустая форма заполняется путем перетаскивания на отдельные области необходимых элементов данных.

Также можно создавать связанные таблицы-сводки на нескольких листах документа одновременны.

Таким образом можно анализировать данные всего документа или нескольких документов/листов сразу.

Проводить анализ внешних данных тоже можно с помощью сводных таблиц.

Сводные расчеты в Microsoft Excel - Формулы

При составлении отчетов в созданной сводной таблице, можно использовать большое количество статистических функций и формул для того, чтобы проанализировать полученные значения и базовые входящие данные.

В таблицу можно добавить, к примеру, элемент для вычисления комиссии для платежа или любой другой вид расчетного элемента.

Все формулы в столбики и строки добавляются с помощью поля «Вставка».

С помощью данной вкладки можно создать график, рассчитать элементы по формуле и построить гистограмму зависимости.