Аннотация: Приведены общие сведения о таблицах. Показаны различные способы создания таблиц в документах OpenOffice.org Writer. Рассмотрены различные способы добавления и удаления столбцов и строк. Изучаются различные способы изменения ширины столбцов и высоты строк. Показана возможность выравнивания ширины столбцов и высоты строк таблицы. Представлены способы объединения и разделения ячеек. Изучаются способы оформления таблиц. Показана возможность установки границ и заливки ячеек таблицы. Дано понятие о сортировке таблиц. Показаны возможности сортировки данных в таблице. Рассмотрены возможности выравнивания и размещения таблиц на страницах, в том числе перенос заголовков таблицы на следующие страницы.

Инструменты для работы с таблицами

Для вставки таблицы используют раскрывающуюся кнопку Таблица в панели инструментов Стандартная ( рис. 5.2). Можно использовать также команду Таблицу из меню Вставка или в меню Таблица выбрать команду Вставить , а затем – команду Таблицу .

Для работы с таблицами в OpenOffice Writer используют, в первую очередь, панель инструментов Таблица ( рис. 5.2). Обычно эта панель появляется автоматически, если выделен какой-либо элемент таблицы или курсор находится в одной из ее ячеек. При необходимости, панель можно Таблица отобразить и с использованием подчиненного меню команды Панели инструментов меню Вид .

В предыдущих публикациях я поделился информацией о том, как импортировать данные из Google Analytics в различные процессоры электронных таблиц (мы рассматривали импорт в и ). Но импорт — это только первый шаг на пути к полноценному анализу данных. После загрузки всей необходимой вам информации в редактор электронных таблиц, ее необходимо визуализировать и только потом анализировать .

Самый удобный и быстрый инструмент для преобразования массива данных в информативный отчет — сводные таблицы. В основе сводных таблиц лежит технология OLAP, описанная в 1993 году известным исследователем баз данных и автором реляционной модели данных Эдгаром Коддом. По сути, сводная таблица — это инструмент обработки данных для их группировки и обобщения.

Любая сводная таблица строится на основе определенной базы данных. В виде базы данных выступает массив, состоящий из полей и записей. Каждая строка (запись) в базе данных представляет собой информацию об отдельном случае, объекте или состоянии изучаемого объекта, а каждый столбец (поле) является параметром, свойством или признаком всех исследуемых объектов. Например, параметром может быть источник трафика, описание информации об источнике. В поле «источник трафика» будет, например, Google. Все поля базы данных разделяются на два типа: измерения («параметры» в терминологии Google Analytics) и меры («показатели» в терминологии Google Analytics). Измерением — это название или свойство объекта, в разрезе которых мы можем анализировать различные количественные показатели.

Каждое измерение содержит ряд элементов. Например, элементами измерения «Источник трафика» будут: Google, Yandex и любые другие возможные источники трафика. Мерой являются количественные показатели, которые мы сравниваем между элементами измерений. Например: количество кликов, количество транзакций, сумма дохода. С общим понятием, что такое сводная таблица, мы ознакомились. Далее рассмотрим, как строятся сводные таблицы в различных процессорах электронных таблиц.

Безусловный лидер в реализации всего возможного функционала сводных таблиц — Microsoft Excel. По функциональным возможностям с этим инструментом могут соревноваться только такие гиганты BI индустрии, как QlikView и Tableau, но в связи с тем, что данные платформы достаточно дорого стоят и в русскоязычном сегменте пока не успели получить особую популярность, в этой статье рассматриваться не будут.

Для построения сводных таблиц в описанных ниже мануалах используется одна и та же импровизированная база данных, состоящая из выгруженной из Google Analytics информации. Вы можете скачать эту таблицу по ссылке .

Сводные таблицы в Microsoft Excel 2013

Для построения сводной таблицы в Microsoft Excel 2013 вам необходимо открыть скачанный ранее csv файл. После чего, установив курсор на любой из ячеек таблицы, нажмите Ctrl+A — этим действием вы выделите всю базу данных. На её основе мы будем строить сводную таблицу. Далее перейдите на вкладку «Вставка» и в группе «Таблицы» нажмите «Сводная таблица».
На этом процесс создания закончен и мы приступаем к работе со сводной таблицей. После создания таблицы в книге Excel будет создан новый лист. Он будет выглядеть так:
Как вы видите на скриншоте, этот лист состоит из самой сводной таблицы и конструктора сводной таблицы. Конструктор состоит, в свою очередь, из пяти частей:

• список полей;
• фильтры;
• колонны;
• строки;
• значения.

Для того, чтобы понять принцип работы сводной таблицы, давайте произведем следующие действия в конструкторе сводной таблицы:

1. Поле Date с помощью правой кнопки мыши перетащим в область строк.
2. Поле Device category перетащим в область колонн.
3. Поле User type — в область фильтров.
4. Поле Session — в область значений.

В итоге должно получиться так:
В результате четырех произведенных действий мы построили перекрестную таблицу, которую в Google Analytics построить нельзя. В строках мы видим даты, а по столбцам у нас располагается информация о количестве сеансов за определенную дату по каждому типу устройств. Это получилось, потому что мы перенесли поле Date в область строк. В отчете сводной таблицы в каждой строке появилась определенная дата.

После того, как мы перетащили поле Device category в область колонн, каждый столбец сводной таблицы получил название одного из существующих в базе типов устройств.

Перенеся поле Sessions в область значений, мы заполнили область значений сводной таблицы информацией о количестве сеансов за каждый день по каждому типу устройств. В полях, которые были добавлены в область значений конструктора сводной таблицы, можно изменять агрегирующую функцию. По умолчанию для числовых полей применяется суммирование, но вы можете выбрать любую другую из предложенных агрегирующих функций. Для этого достаточно в области значений сводной таблицы кликнуть правой кнопкой мыши и в выпадающем меню «Итоги по» выбрать нужную функцию.
Остается вопрос: а что же нам дал перенос поля User type в фильтры? Чтобы это понять, давайте применим фильтр сводной таблицы и выведем в отчет информацию только по новым пользователям.

1. Откройте перечень элементов поля User type, нажав на ярлык с изображением воронки в области фильтров сводной таблицы.
2. Выберите элемент New user.
3. Нажмите ОК.

Теперь в область значений сводной таблицы выводится информация о количестве сеансов, совершенных только новыми пользователями в разрезе дат и типов устройств. Выше показан пример простейшей сводной таблицы, но на самом деле это далеко не весь функционал, который вы можете использовать для построения отчетов сводных таблиц. Любые параметры могут быть выведены в отчет в виде определенной иерархии. Для примера перенесем в область строк поле Week таким образом, чтобы оно находилось выше, чем поле Date. Отчет сводной таблицы будет сгруппирован не только по датам, но и по неделям. К тому же к каждой неделе будут прикреплены промежуточные итоги для более удобного анализа отображаемой информации. Теперь сводная таблица приобрела следующий вид:
Такие иерархии можно строить и в области колонн. Вы можете смотреть информацию на уровне недель и при необходимости детализировать информацию по количеству сеансов до уровня дат простым нажатием на иконку +/−.
Очень полезная функция сводных таблиц в Microsoft Excel — возможность дополнительных вычислений над любыми выведенными в таблицу показателями.

Например, мы хотим посмотреть не количество сеансов за каждую дату в разбивке по типам устройств, а какую долю сеансов в каждой дате занимает каждый тип устройств. Для этого достаточно кликнуть правой кнопкой мыши в области значений сводной таблицы, и в контекстном меню выбрать пункт «Дополнительные вычисления» => «% от суммы по строке».

Зачастую при анализе данных нам необходимо получить какой либо относительный расчетный показатель. При правильном построении базы данных такие показатели в ней не содержатся, но информация о полях, необходимых для вычисления какого-либо расчетного показателя, как правило, в базе данных есть. Приведем пример. Нам надо вывести в таблицу показатель отказов для каждого типа устройств.

Показатель отказов — относительный расчетный показатель. В самой базе данных, на основе которой мы строили сводную таблицу, он не содержится, но у нас есть все необходимые поля для его вычисления. Чтобы создать вычисляемое поле в сводной таблице, необходимо передвинуть курсор в любую ячейку и перейти на вкладку «Анализ» в основном меню.

Далее в группе «Вычисления» открыть выпадающее меню «Поля, элементы и наборы» и выбрать пункт «Вычисляемое поле».
После этого появится диалоговое окно «Вставка вычисляемого поля», в котором необходимо дать название вашему вычисляемому полю. В данном случае наиболее подходящим будет «Показатель отказов». Заполнив название нужных полей сводной таблицы, напишите формулу, по которой будет рассчитываться наш показатель. При написании формул вы можете использовать все существующие формулы Microsoft Excel.

Единственное отличие от использования функций при создании вычисляемого поля и рабочего листа заключается в том, что при написании формулы в ячейке рабочего листа вы ссылаетесь на адреса нужных вам ячеек (например, A1), а при написании формулы вычисляемого поля сводной таблицы вы ссылаетесь на название полей сводной таблицы.

В нашем случае формула вычисляемого поля будет выглядеть как «=Bounces / Sessions». Дальше жмем OК.

После добавления нового расчетного поля в таблице были автоматически созданы четыре новые колонны. И если сейчас посмотреть на конструктор сводной таблицы, мы увидим, что в область «Колонны» добавлено поле «Значения». Это поле появляется автоматически, если в область «Значения» добавлено более одного поля. Вы можете перенести поле «Значения» в строки или колонны, в область фильтров и значений данное поля перенести нельзя.

По сути, это поле содержит название всех показателей (полей), выведенных в область значений. Для закрепления материала и преобразования сводной таблицы в более читабельный вид перетянем поле «Значения» в область строк под поле Date.
Теперь в таблице каждая дата разбита на две строки. В первой выводится доля сеансов по каждому типу устройства, во второй — показатель отказов для каждого типа устройств. Иногда в ходе анализа нам требуется каким-либо образом объединить некоторые элементы измерения в группы. Например, в данном случае нам может понадобиться объединить типы устройств mobile и tablet в одну группу и назвать ее Other.

Таким образом мы можем проанализировать различие между настольными устройствами и всеми остальными. Все, что нам необходимо сделать для группировки измерения, — это выделить нужные его элементы с помощью мыши, после чего вызвать контекстное меню правым кликом мыши и выбрать пункт «Группировать».
Элементы mobile и tablet будут объединены в группу, которой по умолчанию присваивается название «Группа 1». Чтобы переименовать группу, просто перейдите в ячейку с названием и введите новое Other.
После группировки некоторых элементов измерения область столбцов отчета сводной таблицы стала двухуровневой, так же, как и область строк после добавления в нее поля Week. Теперь вы можете анализировать информацию по типам устройств на двух уровнях, переключаясь между ними с помощью +/−.
Далее вы можете настроить внешний вид вашей сводной таблицы, используя готовые шаблонные стили, либо выбрав свой собственный. Для создания кастомного стиля с помощью мыши выберите любую ячейку, которая входит в область отчета сводной таблицы, и, перейдя на вкладку «Конструктор», выберите один из предложенных стилей оформления.
Также существует возможность добавления срезов и временных шкал. Хочу заметить, что этот функционал не доступен в старых версиях Microsoft Excel, возможность добавления срезов появилась в 2010 версии, а временные шкалы добавили только в 2013 году. Срез выполняет ту же функцию что и фильтр, который мы построили, добавив поле User type при построении сводной таблицы в область фильтров.

Единственное отличие заключается в том, что срез имеет более удобную визуализацию. Давайте добавим срез по Source. Для этого выделите любую ячейку, относящуюся к области отчета сводной таблицы, перейдите на вкладку «Анализ» и в группе «Фильтры» нажмите иконку «Вставить срез».
После нажатия ОК на рабочий лист будет добавлен срез. Использовать срез можно так же, как и обычный фильтр. Давайте для примера в созданном нами срезе выберем элемент «google» и тем самым в отчет сводной таблицы выведем информацию о доле каждого типа устройств по каждой дате только по сеансам, совершенным из источника «google».
Зажав левый Ctrl, вы можете выбрать любое количество элементов среза, информацию по которым планируете вывести в отчет. Временная шкала работает по такому же принципу, как и срез, но строить ее можно только на основе полей, содержащих данные в формате даты. Создается она на вкладке «Анализ» с помощью кнопки «Вставить временную шкалу», находящейся в группе «Фильтры».

С помощью временной шкалы очень удобно выбирать период, за который мы хотим вывести данные в отчет сводной таблицы. Например, мы с помощью нескольких кликов можем вывести в отчет информацию только за август.
Функциональные возможности работы со сводными таблицами в Microsoft Excel 2013 выходят далеко за пределы описанного выше функционала, и в рамках одной статьи осветить все не получится.

Для тех, кто решил всерьез углубиться в изучение этого инструмента, советую ознакомиться с материалами, изложенными одним из ведущих специалистов по программному обеспечению электронных таблиц Биллом Джеленом в своей книге «Сводные таблицы в Microsoft Excel 2013» (если интересно, у меня есть электронная версия «Сводных таблиц в Microsoft Excel 2010»).

Сводные таблицы в Google Spreadsheets (Google таблицы)

Основное преимущество Google Spreadsheets — доступ к ним есть всегда и везде при условии наличия подключения к интернету. Именно это делает продукт наиболее удобным при совместной работе нескольких пользователей. Для построения сводной таблицы в Google Spreadsheets необходимо создать новую таблицу в своем Google Диске, перейдя по этой ссылке . После этого импортируйте в созданную таблицу скачанную ранее базу данных (скачать csv файл с базой данных). Чтобы загрузить базу данных в таблицу, в меню «Файл» выберите пункт «Импорт». В открывшемся диалоговом окне переходим на вкладку «Загрузка» и жмем кнопку «Выберите файл на компьютере», после чего выбираем скачанный ранее файл pivotTableDB.csv .
В диалоговом окне «Импорт файла» устанавливаем переключатель «Действие после импорта» в положение «Заменить текущий лист», а переключатель «Разделитель» устанавливаем в положение «Другое». В качестве разделителя вводим точку с запятой. После нажатия кнопки «Импортировать» данные будут загружены в вашу таблицу на «Лист1». Теперь можно приступить непосредственно к созданию сводной таблицы. Для этого надо выделить весь загруженный массив данных. Наиболее быстрым способом в этом случае будет перейти в ячейку A1 и последовательно использовать сочетание клавиш Ctrl + Shift + Стрелка вправо , затем Ctrl + Shift + Стрелка вниз .

Далее переходим в меню «Данные» и жмем на пункт «Сводная таблица».
Далее в Google таблице, так же как и в Microsoft Excel, будет создан новый лист с названием «Сводная таблица 1», областью сводной таблицы и редактором отчетов.
Редактор отчет так же состоит из четырех областей: «Строки», «Столбцы», «Значения», «Фильтры». Давайте пройдем путь построения сводной таблицы, описанный в примере выше. Для этого произведем те же четыре действия.

1. В область «Строки» добавляем поле Date.
2. В область «Столбцы» добавляем поле Device Category.
3. В область «Значения» добавляем поле Sessions.
4. В область «Фильтры» добавляем поле User type.

Так же, как и в Microsoft Excel, для полей, добавленных в область значений в Google таблицах, вы можете изменять агрегирующую функцию. Сделать это можно, выбрав нужную функцию из выпадающего списка в области значений редактора отчетов «Суммировать по». На данный момент единственое наиболее заметным отличие в том, что в область сводной таблицы не выводятся поля, добавленные в область фильтра редактора отчетов. Применить фильтр в сводных таблицах Google Spreadsheets можно только используя редактор отчета. Давайте отфильтруем сводную таблицу по новым пользователям.

Для этого в области фильтра редактора отчетов в выпадающем списке «Показать» отмечаем галочкой элемент New Visitor. Далее, чтобы добавить возможность детализировать информацию не только по датам, но и по неделям, необходимо в редакторе отчетов в область строки добавить поле Week и перетащить его на уровень выше, чем поле Date. Теперь в отчете сводной таблицы представлены два уровня детализации, по неделям и датам.
Далее необходимо ввести название расчетного поля и формулу. В нашем случае названием поля будет «Показатель отказов», а формулой для расчета «=bounces / sessions».

В отличие от Microsoft Excel, в данном случае названия полей в формуле расчета можно ввести только с клавиатуры. Это важно.

Теперь сводная таблица имеет следующий вид:
Для каждого типа устройства добавлен дополнительный столбец с информацией о показателе отказов. Если хотите привести таблицу в более читабельный вид и показатель отказов выводить второй строкой для каждой даты, а не вторым столбцом для каждого типа устройств, в редакторе отчетов в области значений переставьте переключатель в положение «как: Строки». Отчет примет вид, в котором на каждую дату приходится две строки данных. В первой будет количество сеансов, во второй — показатель отказов.
На этом функциональные возможности Google таблиц заканчиваются. В целом, этого достаточно для построения визуализации данных для проведения анализа.

Сводные таблицы в LibreOffice и OpenOffice

LibreOffice — бесплатный, десктопный процессор электронных таблиц. По функционалу возможности сводных таблиц LibreOffice и OpenOffice значительно уступают Microsoft Excel, но для решения большей части задач они вполне сгодятся. Процедуры построения сводных таблиц в LibreOffice и OpenOffice совершенно одинаковые, в связи с чем нет смысла описывать все этапы по отдельности. Поэтому в данном случае в качестве примера возьмем LibreOficce, но в OpenOffice с помощью совершенно идентичных действий вы можете создать такую же сводную таблицу.

Для создания сводной таблицы в меню «Файл» LibreOffice выберите пункт «Открыть», после чего укажите скачанный ранее файл pivotTableDB.csv . В диалоговом окне «Импорт текста» установите переключатель «Параметры разделителя» в положение «Разделитель», и в качестве разделителя установите «Точка с запятой». После нажатия ОК необходимая таблица данных будет загружена в документ. Теперь, когда у вас есть база данных, необходимо выделить ее нажатием Ctrl+A, и в в группе «Сводная таблица» (меню «Данные») нажать кнопку «Создать».
В качестве источника в диалоговом окне «Выбрать источник» устанавливаем переключатель в положение «Выбранное выделение». Нажимаем ОК. Далее появится диалоговое окно «Разметка сводной таблицы». Это своеобразный конструктор сводной табицы из приведенных выше примеров с Microsoft Excel и Google Spreadsheets. Чтобы построить сводную таблицу, аналогичную двум предыдущим примерам, сделайте следующие действия.

1. В область «Поля страниц» перетащите поле User type, так как в LibreOffice область «Поля страниц» — это область фильтров сводной таблицы.

2. В область столбцов перенесите поле Device category. По умолчанию область столбцов уже будет содержать поле с именем «Данные». С помощью этого поля вы можете изменять положение рассчитываемых метрик. Примерно так же, как мы делали это в Excel и Google Таблицах. Тогда мы располагали информацию так, чтобы каждая дата содержала две строки: одну с данными о сессиях, а вторую — о показателе отказов. Так же и в LibreOffice вы можете менять расположение вычисляемых данных, отображая их в строках или столбцах.

3. В область «Поля строк» перенесите сначала поле Week, после чего под этим полем расположите поле Date.

4. В область «Поля данных» перетащите поле Sessions. Для того, чтобы изменить агрегирующую функцию либо настроить дополнительное вычисление для рассчитываемого поля, достаточно дважды кликнуть на него левой кнопкой мыши и выбрать из списка нужную функцию либо дополнительное вычисление. Ранее мы в примере с Microsoft Excel устанавливали в качестве дополнительного вычисления «Процент от суммы по строке». Чтобы настроить подобное вычисление в LibreOffice после двойного клика по полю Sessions, расположенного в области данных, в открывшемся диалоговом окне «Поле данных» раскройте меню «Отображаемое значение», установите «Тип: % от строки» и нажмите ОК.

5. Для быстрого изменения уровня детализации откройте подменю «Параметры», находящееся в нижней части диалогового окна «Разметка сводной таблицы», и установите там флажки «Добавить фильтр» и «Разрешить переход к деталям». Нажмите OK.
В ваш документ будет добавлена сводная таблица, аналогичная приведенным выше примерам. С одним исключением: в данной сводной таблице мы не вывели поле «Показатель отказов», так как на момент написания статьи LibreOffice не поддерживает функционал рассчитываемых полей. У вас получится такая сводная таблица:

Заключение

Предлагаю сравнить функционал Microsoft Excel, Google Spreadsheets и OpenOffice по работе со сводными таблицами.
В данной таблице перечислен только тот функционал, который был описан в данной статье. Относительно Microsoft Excel, это даже не половина всех существующих возможностей по построению и использованию сводных таблиц.

Сводные таблицы — самый удобный инструмент для анализа больших массивов данных. Время, инвестируемое в изучение сводных таблиц, с лихвой окупится в будущем, когда вы за считанные минуты сможете из массива данных, насчитывающего десятки, а в некоторых случаях и сотни тысяч строк извлекать необходимую для анализа информацию.

Первый способ

Формат шрифта и абзаца всех ячеек таблицы будет таким же, каким был соответствующий формат в месте вставки таблицы. Изменение формата одной ячейки не зависит от изменений формата другой. Каждая ячейка полностью автономна.

2. Откройте меню Таблица.

3. В списке команд наведите курсор на пункт Вставить.

4. В открывшемся меню выберите пункт Таблица.

5. В окне Вставка таблицы в группе Размер таблицы регуляторами Столбцы и Строки задайте нужное количество столбцов и строк. -Количество столбцов и строк в таблице - от 1 до 8192.

6. Закройте окно кнопкой ОК.

Второй способ

1. В окне открытого документа установите курсор ввода текста на странице в месте размещения таблицы.

2. Откройте меню кнопки Таблица на панели Стандартная.

3. В сетке таблицы выделите нужное количество строк и столбцов.

4. Щелкните левой кнопкой мыши, когда нужное количество строк и столбцов будет выделено.

Для уменьшения количества строк и столбцов верните курсор на предыдущие позиции.

Как создать таблицу на основе автоформата

В программе Writer предусмотрена большая коллекция шаблонов предварительно отформатированных таблиц, которые легко помещаются в документ и редактируются по вашему усмотрению.

1. В окне открытого документа установите курсор ввода текста в месте размещения таблицы.

2. Откройте меню Таблица и в списке команд наведите курсор на пункт Вставить.

3. В открывшемся списке выберите пункт Таблица.

4. В окне Вставка таблицы щелкните по кнопке Автоформат.

5. В окне Автоформат выберите в списке нужный стиль таблицы.

6. Для редактирования выбранного формата щелкните по кнопке Детали и отключите нужные пункты.

7. Закройте окно кнопкой ОК. Как преобразовать таблицу автоформатом

1. В окне открытого документа установите курсор ввода текста в любую ячейку нужной таблицы.

2. Щелкните по кнопке Автоформат на панели Таблица.

3. В окне Автоформат выберите в списке нужный стиль таблицы.

4. Закройте окно кнопкой ОК.

Как преобразовать текст в таблицу

Уже набранный текст документа при необходимости можно преобразовать в таблицу.

1. В окне открытого документа выделите нужный текст, который необходимо преобразовать в таблицу.

2. Откройте меню Таблица.

3. В списке команд наведите курсор на пункт Преобразовать.

4. В раскрывшемся списке выберите пункт Текст в таблицу.

5. В окне Преобразовать текст в таблицу в группе Разделитель текста выберите способ разбивки текста на столбцы таблицы.

Выбрав пункт Другой, можно задать нестандартный символ разбивки.

6. Закройте окно кнопкой ОК.

Как перемещаться по таблице

Чтобы попасть в нужную ячейку таблицы, наведите на нее курсор и щелкните левой кнопкой мыши или переместите курсор одной из четырех клавиш-стрелок (вверх, вниз, влево, вправо). Для быстрого перемещения используйте следующие сочетания клавиш:

Tab - в правую ячейку из текущей;

Shift+Tab - в левую ячейку из текущей;

Alt+Home - в первую ячейку текущей строки;

Alt+End - в последнюю ячейку текущей строки;

Alt+Page Up - в первую ячейку текущего столбца;

Alt+Page Down - в последнюю ячейку текущего столбца.

Как выделить таблицу

Первый способ

В окне открытого документа щелкните левой кнопкой мыши над верхним левым углом нужной таблицы, когда указатель примет форму диагональной стрелки.

Второй способ

1. В окне открытого документа установите курсор в любую ячейку таблицы.

2. Используйте сочетание клавиш Ctrl+A. Как задать точную ширину таблицы

3. В окне Свойства таблицы на вкладке Таблица в группе Выравнивание активируйте пункт Вручную.

4. В группе Свойства регулятором Ширина задайте нужную величину ширины таблицы в сантиметрах.

При активации пункта Относительная ширина задается в процентах.

5. Закройте окно кнопкой ОК. Как выровнять таблицу по центру страницы

1. В окне открытого документа установите курсор в любую ячейку таб лицы.

2. Щелкните по кнопке Свойства таблицы на панели Таблица.

3. В окне Свойства таблицы на вкладке Таблица в группе Выравнивание активируйте пункт По центру.

4. Закройте окно кнопкой ОК.

Как задать отступ таблицы от полей

1. В окне открытого документа установите курсор в любую ячейку таб лицы.

2. Щелкните по кнопке Свойства таблицы на панели Таблица.

3. В окне Свойства таблицы на вкладке Таблица в группе Интервал задайте регуляторами нужное значение отступа.

4. Закройте окно кнопкой ОК.

Как объединить несколько таблиц в одну

Несколько самостоятельных таблиц можно слить воедино.

Первый способ

Если таблицы разделены только знаками абзацев, удалите эти символы разметки обычным способом.

Второй способ

Если между таблицами находится нужный текст, необходимо перенести таблицы и расположить их последовательно одну за другой, а затем удалить символы абзацев между ними.

Электронные таблицы – это работающее в диалоговом режиме приложение, хранящее и обрабатывающее данные в прямоугольных таблицах.

Электронные таблицы позволяют обрабатывать большие массивы числовых данных. В отличие от таблиц на бумаге, электронные таблицы обеспечивают проведение динамических вычислений, т.е. пересчет по формулам при введении новых чисел. В математике с помощью электронных таблиц можно представить функцию в числовой форме и построить ее график, в физике можно обработать результаты лабораторной работы, в географии или истории – представить статистические данные в виде диаграммы.

Электронные таблицы также называют табличными процессорами. Одним из наиболее популярных табличных процессоров является программа OpenOffice.org Calc (далее - просто Calc), входящая в состав пакета OpenOffice.

Относительные, абсолютные и смешанные ссылки

В формулах могут использоваться ссылки на адреса ячеек. Существуют два основных типа ссылок: относительные и абсолютные. Различия между относительными и абсолютными ссылками проявляются при копировании формулы из активной ячейки в другие ячейки.

При перемещении или копировании формулы из активной ячейки относительные ссылки автоматически изменяются в зависимости от положения ячейки, в которую скопирована формула. При смещении положения ячейки на одну строку в формуле изменяются на единицу номера строк, а при перемещении на один столбец на одну букву смещаются имена столбцов.

Абсолютные ссылки в форму­лах используются для указания фиксированного адреса ячейки. При перемещении или копировании формулы абсо­лютные ссылки не изменяются. В абсолютных ссылках пе­ред неизменяемым значением адреса ячейки ставится знак $ (например, $А$1).

Calc позволяет также ссылаться в формулах на другие листы и другие книги (внешние ссылки), поэтому в общем виде имя ячейки выглядит так:

‘имя_книги’#имя_листа.имя_ячейки.

Встроенные функции Calc

Cal c предоставляет в распоряжение пользователей множество специальных функций, которые можно применять в вычислениях. Функция выполняет определенные операции. Исходные данные передаются в нее посредством аргументов. Обращение к функции осуществляется путем указания ее имени, после которого следуют круглые скобки. Если функция имеет аргументы, они перечисляются в скобках и отделяются друг от друга точкой с запятой. Например:

SUM (A6:A16;A21:A24) .

В качестве аргумента можно задать числовое или текстовое значение, адрес ячейки (абсолютный или относительный), адрес или имя диапазона. Вызываются функции из формул, причем в одной формуле может быть несколько функций, объединенных различными знаками операций. Если в качестве аргументов функции используются другие функции, то такие функции называются вложенными.

Ввод формулы можно выполнить с клавиатуры - либо непосредственно в ячейке, либо в строке формул. При этом адреса ячеек, содержимое которых должно использоваться в качестве аргументов функции, удобно определять, выделяя ячейки с помощью мыши. Аргументами функции могут быть адреса как смежных, так и несмежных диапазонов ячеек. Адрес смежного диапазона состоит из адресов первой и последней ячеек, разделенных двоеточием, а адрес несмежного диапазона включает адреса несмежных ячеек, разделенные точкой с запятой. Оба символа разделения вставляются в формулу автоматически, при указании диапазона ячеек с помощью мыши.

Во избежание синтаксических ошибок при вводе формул целесообразно использовать Мастер функций - пошаговую инструкцию, которая облегчает выполнение этой задачи. В этом случае ввод функции осуществляется в два этапа. По команде Вставка - Функция... (или по нажатию кнопки рядом со строкой формул) появляется диалоговое окно Мастера функций , в котором нужно выбрать функцию, необходимую для выполнения вычислений. При этом в окне отображается имя функции, ее описание и аргументы.

После нажатия кнопки ОК данного диалогового окна появляется следующее окно Мастера функций , где можно увидеть описание каждого aprумента, текущий результат функции и всей формулы. При выполнении этого шага справка по функции также остается доступной. Ввод функции заканчивается нажатием кнопки ОК .

При использовании ссылок в качестве аргументов нужно учитывать возможность дальнейшего копирования создаваемой формулы. Для этого следует записывать их в полях диалогового окна в абсолютной или относительной форме.

Рассмотрим наиболее часто используемые функции. Знание этих функций и использо­вание справки Calc позволят решать практи­ческие задачи.

Математические функции

Значительное место в этой категории занимают тригонометрические функции. В их число входят прямые и обратные тригонометрические, а также гиперболические функции. Для вычисления этих функций следует ввести только один аргумент - число. Для функций SIN(число) , COS(число) и TAN(число) аргумент число - это угол в радианах, для которого определяется значение функции. Если угол задан в градусах, его следует преобразовать в радианы путем умножения его на PI ()/180 или использования функции RADIANS .

Одной из самых популярных функций является функция SUM . Синтаксис этой функции следующий:

СУММ (число1; число2; . . .)

При использовании функции СУММ требуется как минимум один аргумент, представляющий собой набор чисел из диапазона ячеек или массив констант, которые необходимо просуммировать. Например, формула

=СУММ(ВЗ:В10;Лист2.ВЗ:В10;ЛистЗ.ВЗ:В10)

суммирует значения, находящиеся в диапазоне ячеек ВЗ:В10 рабочих листов Лист1, Лист2 и ЛистЗ одной рабочей книги, возвращая общую сумму в ячейку листа Лист1, где находится формула.

Примерно четверть функций, включенных в эту категорию, позволяют обрабатывать массивы данных - векторы и матрицы. Рассмотрим некоторые из них.

SUMIF (диапазон;критерий;диапазон_суммирования) .

Диапазон - диапазон ячеек, содержащий определенный признак.

Критерий - условие, записанное в форме числа, выражения или текста, определяющего требования к значению признака.

Диапазон_суммирования - диапазон ячеек, значения данных в которых суммируются, если признак этих ячеек соответствует условию.

С помощью этой функции можно вычислить сумму значений, записанных в ячейках из "диапазона_суммирования ", если значения в соответствующих им ячейках "диапазона " удовлетворяют "критерию ". Если "диапазон_суммирования " опущен, то суммируются значения ячеек в "диапазоне ".

Для решения данной задачи в ячейку B 6 введена формула= SUMIF (A 2: A 5;">160000"; B 2: B 5)

В некоторых случаях могут оказаться полезными функции MOD и INT .

Результатом применения первой из них является остаток от деления аргумента число на аргумент делитель . Синтаксис этой функции:

MOD(число; делитель),

где число - число, остаток от деления которого определяется,

делитель - число, на которое нужно разделить (делитель).

Функция INT округляет число до ближайшего меньшего целого. Ее синтаксис:

INT (число) ,

где число - это вещественное число, округляемое до ближайшего меньшего целого.

Для решения данной задачи в ячейку A 3 введена формула = INT (A1/60), а в ячейку C 3 = MOD (A 1;60).

Статистические функции

Данная категория включает большое количество статистических функций от наиболее простых (AVERAGE , MAX и MIN ) до функций, используемых, в основном, только специалистами в данной области (CHITEST , POISSON , PERSENTILE и др.). Помимо специальных статистических функций, Cal c предоставляет набор функций подсчета, которые дают возможность вычислить количество ячеек, содержащих какие-либо значения, непустых ячеек (содержащих информацию любого типа) или только тех ячеек, которые включают значения, удовлетворяющие заданным критериям.

Функции AVERAGE (для поиска среднего значения), MAX (для поиска наибольшего значения) и MIN (для поиска наименьшего значения) имеют синтаксис, аналогичный синтаксису функции SUM . Например, функция AVERAGE использует следующие аргументы:

= AVERAGE (число1;число2;...)

Пример. Необходимо вычислить минимальную, максимальную и среднюю стоимость товаров.

Для решения данной задачи в ячейки C 5, C 6, и C 7 введены соответственно формулы= MIN (B2:B4), = MAX (B2:B4) и = AVERAGE (B2:B4) .

Логические функции

Из всех логических функций чаще всего употребляются функции AND , OR иIF . Объясняется это тем, что они позволяют в процессе решения задач организовать ветвление, т. е. реализовать выбор нескольких вариантов вычисления, причем функции AND иOR служат для объединения условий.

Результатом работы функции AND будет значение TRUE (истина), если все аргументы имеют значение TRUE . Если хотя бы один из аргументов имеет значение FALSE (ложь), результатом будет значение FALSE . Синтаксис этой функции таков:

AND (логическое_значение1; логическое_значение2; ...),

где логическое_значение1, логическое_значение2, ... - это oт одного до тридцати проверяемых условий, каждое из которых может иметь значение либо TRUE , либо FALSE .

Функция OR имеет аналогичный синтаксис и ее результатом будет значение TRUE , если хотя бы один аргумент имеет значениеTRUE . Если все аргументы имеют значение FALSE , результатом будет значение FALSE .

Синтаксис функции IF :

IF (лог_выражение;значение_если_истина; значение_если_ложь),

где лог_выражение - это любое значение или выражение, принимающее значение TRUE или FALSE ,

значение_если_истина - это значение, которое будет записано в вычисляемую ячейку, если лог_выражение истинно. Это значение может быть формулой;

значение_если_ложь - это значение, которое будет записано в вычисляемую ячейку, если лог_выражение ложно. Это значение может быть формулой.

Пример. В бюро трудоустройства, где ведутся списки желающих получить работу, поступил запрос. Требования работодателя - образование высшее, возраст не более 35 лет.

Необходимо определить, кто может являться кандидатом.

Для решения данной задачи в ячейку E 2 введена формула = IF (AND (C2="в";D2<=35);"Да";"Нет")

Контрольные вопросы

1.В каком случае нужно применять относительные, а в каком абсолютные ссылки?

4.Назовите математические функции Calc .

5.Как производится суммирование значений диапазона ячеек?

6.Каков синтаксис функции IF ?

Задание

1.Создайте ведомость начисления зарплаты сотрудников лаборатории с учетом ежемесячной индексации 5%, районного коэффициента 20% и подоходного налога 13%.

Надбавка "За районный коэффициент" вычисляется по формуле:

"начислено" * "районный коэффициент".

Подоходный налог вычисляется по формуле:

("начислено" + "за районный коэффициент") * "подоход.налог".

Сумма заработной платы в каждом последующем месяце определяется по формуле:

"начисл. в январе" +"начисл. в январе" * "коэф-т индексации" * ("номер мес." - 1).

2.Заполнение столбцов "За районный коэффициент", "Налог", "Итого к выдаче" проведите с использованием операции копирования. Аналогично проведите заполнение столбца "Фамилия сотрудника" за каждый месяц.

3.Коэффициенты индексации и подоходного налога разместите в отдельных ячейках таблицы и при вводе формул используйте их абсолютные адреса.

4.Измените значения коэффициента индексации (10%) и подоходного налога (10%) и проведите анализ полученных результатов.

5.Вычислите среднюю зарплату за февраль.

6.С помощью функции IF в дополнительный столбец выведите слово “Высокооплачиваемый” для сотрудников с зарплатой выше средней.

Готовимся к ЕГЭ

При работе с электронной таблицей в ячейке В1 записана формула: =$ C $4+ E 2.

Какой вид приобретет формула, после того как ячейку В1 скопируют в ячейку D4?

1) =$ C $4+ G 5

2) =$ C $4+ E 4

3) =$ C $7+ G 5

4) =$ E $4+ E 4

Решение

Когда мы копируем формулу в какую-нибудь другую ячейку, Calc изменяет адресацию в формуле в сторону копирования. В нашем случае копирование происходит вправо на две позиции (от столбца В к столбцу D) и вниз на три позиции (от строки 1 к строке 4), поэтому изменяться должны номера строк и столбцов, и без абсолютной адресации должно было бы получиться =E 7+G 5. Но первый адрес в формуле ($C $4) абсолютный, следовательно, меняться при копировании не будет, а значит, формула после копирования примет вид: =$C $4+G 5. Таким образом, правильный ответ №1.

Визуализация данных

Программа Calc позволяет визуализировать дан­ные, размещенные на рабочем листе, в виде диаграммы. Диаграммы наглядно отображают зависимости между дан­ными, что облегчает восприятие и помогает при анализе и сравнении данных. Диаграммы могут быть раз­личных типов и представляют данные в различной форме. Для каждого набора данных важно правильно подобрать тип создаваемой диаграммы.

Типы диаграмм

Линейчатые диаграммы и гистограммы используются для наглядного сравнения величин. В ли­нейчатых диаграммах ширина столбца (а в гистограммах его высота) пропорциональна значению величины. Линейчатые диаграммы и гистограммы могут быть плоскими или объемными.

Пример. Предположим, что мы располагаем данными об объемах продаж четырьмя региональными торговыми организациями.

Для сравнения показателей подразделений друг с другом можно построить гистограмму.

Диаграммы типа линия используютсядля построения графиков функций и отображения изменения величин в зависимости от времени. Маркерами отображаются значения числовой величины, которые соединяются между собой плавными линиями.

Пример. Для сравнения динамики изменения объемов продаж по таблице из предыдущего примера построим линию.

Круговая диаграмма применяется для отображения величин частей некоторого целого. Величина кругового сектора диаграммы пропорциональна значению части. Круговые диаграммы могут быть плоскими или объемными, причем секторы могут быть раздвинуты (разрезанная круговая диаграмма).

Пример . Чтобы наглядно увидеть соотношение объемов продаж в регионах за январь построим круговую диаграмму.

Диаграммы типа область фактически представляют ту же информацию, что и линии. Но при этом они показывают сумму введенных значений и отображают вклад отдельных рядов в об­щую сумму. Главное достоинство этих диаграмм состо­ит в том, что они позволяют увидеть соотношение отдельных со­ставляющих и общего объема.

Пример . Построим диаграмму типа область по данным о продажах в регионах.

Верхняя линия пред­ставляет общий объем продаж по месяцам. Каждая полоса на этой диаграмме - часть от общего объема, которая приходится на один регион. Эта диаграмма позволяет проследить, например, тенденцию к увеличению продаж в целом по всем четырем регионам.

Области более наглядны, чем линии, поскольку они в значительной мере отображают картину в целом, а не от­дельные изменения. С помощью таких диаграмм дости­гаются две цели: визуально представляются зависимости между сериями данных и указываются их точные значения. Эти диа­граммы полезно применять в тех случаях, когда следует обратить внимание получателя информации на потребление или объем продажи, производства и т. п.

Существуют и другие типы диаграмм.

Построение диаграмм

При создании диаграммы, прежде всего, необходимо выделить диапазон ячеек, содержащий исходные данные для ее построения. Диаграммы связаны с исходными данными на рабочем листе и обновляются при обновлении данных на рабочем листе. Выделенный диапазон исходных данных включает в себя ряды данных и категории.

Ряд данных - это множество значений, которые необхо­димо отобразить на диаграмме. На линейчатой диаграмме значения ряда данных отображаются с помощью столбцов, На круговой - с помощью секторов, на линии - точками, имеющими заданные координаты Y.

Категории задают положение значений ряда данных на диаграмме. На линейчатой диаграмме категории являются «подписями» под столбцами, на круговой диаграмме - на­званиями секторов, а на линии категории используются для обозначения делений на оси X. Если диаграмма отображает изменение величины во времени, то категории всегда являются интервалами времени: дни, месяцы, годы и т. д.

Диаграммы могут располагать­ся как на отдельных листах, так и на листе с данными (внедренные диаграммы). Область диаграммы кроме обязательной области построения диаграммы может содержать названия оси категорий и оси значений, заголовок диаграммы и легенду.

Область построения диаграммы является основным объ­ектом в области диаграммы, так как именно в ней произво­дится графическое отображение данных. В линейчатых диа­граммах можно изменять цвет столбцов, в круговых - цвет секторов, в линиях - форму, размер и цвет маркеров и соединяющих их линий.

Линейчатые диаграммы и линии содержат ось катего­рий (ось X ) и ось значений (ось У ), формат которых можно изменять (толщину, вид и цвет линий). Важнейшим параметром осей является шкала , которая определяет минимальное и максимальное значения оси, а также цену основных и промежуточных делений. Рядом с делениями шкалы по оси категорий размещаются названия категорий, а рядом с делениями шкалы по оси значений - значения ряда данных. В круговых диаграммах названия категорий и значения ряда данных отображаются рядом с секторами диаграммы.

Для более точного определения величины столбцов ли­нейчатой диаграммы и положений маркеров линии можно использовать горизонтальные и вертикальные линии сетки. Основные линии сетки продолжают основные деления шка­лы, а промежуточные линии - промежуточные деления шкалы.

Название диаграммы и названия осей можно переме­щать и изменять их размеры, а также можно изменять тип шрифта, его размер и цвет.

Легенда содержит названия категорий и показывает ис­пользуемый для их отображения цвет столбцов в линейча­тых диаграммах, цвет секторов - в круговых диаграммах, форму и цвет маркеров и линий - на линиях. Легенду можно перемещать и изменять ее размеры, а также можно изменять тип используемого шрифта, его размер и цвет.

Для построения диаграмм целесообразно для ее использовать Мастер диаграмм . Для этого следует выбрать команду Вставка - Диаграмма... , после чего появится диалоговое окно.

На этом этапе можно выбрать тип диаграммы, в наибольшей степени соответствующий целям анализа.

Следующий этап заключается в выборе или уточнении диапазона данных, используемых для построения диаграммы.

На третьем шаге можно добавить или удалить ряды данных, а также настроить диапазоны данных для каждого ряда и категорий.

На заключительном, четвертом этапе можно выбрать дополнительные объекты для включения в состав диаграммы и задать некоторые их характеристики и содержание надписей.

Если свойства объектов, включенных в диаграмму, которая построена таким образом, не устраивает пользователя, то ее следует изменить. Для этого следует, дважды щелкнув левой клавишей мыши на диаграмме, перейти в режим правки. Затем, щелкнув правой клавишей на нужном объекте (легенде, области построения диаграммы, заголовке диаграммы и т.п.), выбрать из контекстного меню команду Свойства объекта… .

Контрольные вопросы

1.Какие типы диаграмм Вы знаете?

2.В каком случае лучше использовать гистограмму, в каком - круговую диаграмму, а в каком - линию?

3.Охарактеризуйте объекты диаграммы – категории, ряды данных, легенду.

Задание

1. Создайте новую книгу.

2. Сохраните ее в личной папке под именем Диаграммы .

3. Изучите справочные данные по работе с диа­граммами.

4. На Листе 1 создайте гистограммы по данным таблицы, ис­пользуя в качестве рядов данных: а) столбцы; б) строки.

7. Сохраните изменения в файле.

8. По этим же данным постройте линию, используя в каче­стве рядов данных столбцы.

9. По данным таблицы создайте круговую диаграмму, отобра­жающую долю каждого цикла дисциплин в общем объеме време­ни теоретических занятий.

10. Присвойте Листу 1 название Диаграммы.

11. Сохраните изменения в файле.

Готовимся к ЕГЭ

Из демо-версии ЕГЭ-2008.

Дан фрагмент электронной таблицы

После выполнения вычислений была построена диаграмма по значениям диапазона ячеек A 2:D 2. Укажите получившуюся диаграмму.

Решение

Сначала надо вычислить по приведенным формулам значения ячеек из интервала A 2:D 2:

A2 = C1 – B1 = 4 – 3 = 1

B2 = B1 – A2*2 = 3 – 1*2 = 1

C2 = C1/2 = 4/2 = 2

D2 = B1 + B2 = 3 + 1 = 4

Теперь проверяем диаграммы на соответствие.

В первой диаграмме значения таковы: 1, 1, 2, 3 – не подходит.

Во второй: 1, 1, 3, 3 – не подходит.

В третьей: 2, 2, 1, 1 – не подходит.

В четвертой: 1, 1, 2, 4 – подходит.

Таким образом, правильный ответ №4.

OpenOffice.org Calc функционирует подобно другим приложениям для работы с электронными таблицами. Запустить OpenOffice.org Calc можно в GNOME из меню Приложения , в KDE - из Главного меню , выбрав Офис → Электронная таблица (OpenOffice.org Calc) . Запустить OpenOffice.org Calc можно также из командной строки при помощи команды oocalc .

Чтобы создать новую электронную таблицу:

Либо выберите Файл → Создать → Электронную таблицу , либо щелкните по значку Создать) в верхней левой части окна (маленькая стрелка справа от значка позволяет выбрать тип создаваемого документа).

Введите текст, числа или функции.

Чтобы открыть существующую электронную таблицу:

Откройте OpenOffice.org Calc , выберите Файл → Открыть , щелкните по значку в виде Папки или нажмите комбинацию клавиш -[O] .

Найдите нужный документ.

Щелкните по имени таблицы дважды или щелкните один раз для выделения и затем нажмите кнопку OK .

Щелкните по значку в виде дискеты, выберите Файл → Сохранить или выберите Файл → Сохранить как .

Откроется окно, в котором отображается файловая система. Если вы уже сохраняли этот файл ранее, это окно не появится, и больше ничего делать не нужно.

Перейдите в каталог, в который хотели бы сохранить файл.

В поле Имя введите имя файла.

В выпадающем меню Тип файла выберите формат, в котором будет сохранен файл.

Чтобы распечатать электронную таблицу:

Щелкните по значку в виде принтера, или выберите Файл → Печать , или нажмите комбинацию клавиш -[P] .

Откроется окно, отображающее параметры настройки принтера.

Выберите нужные параметры.

Нажмите кнопку OK .

Чтобы ввести формулу:

Выберите ячейку, в которую хотите поместить формулу.

Введите формулу: начните со знака «= » и затем введите формулу, в которую могут входить функции.

Чтобы в аргументе (часть функции, над которой производится действие) функции использовать данные из ячейки, откройте круглую скобку, «(» , и затем выделите мышью нужную ячейку. Также можно просто ввести имя ячейки после открывающей скобки.

Нажмите клавишу и получите результат.

Чтобы изменить формат ячейки:

Выделите нужную ячейку с помощью мыши.

Выберите Формат → Ячейка и выберите вкладку Обрамление или щелкните по значку Обрамление на Контекстной панели .

Во вкладке Обрамление можно выбрать цвет обрамления, положение, толщину и вид линий. Чтобы изменения вступили в силу, нажмите кнопку OK .

Щелчок по маленькой стрелке справа от значка Обрамление вызывает небольшое меню. Выберите подходящее обрамление двойным щелчком мыши.

Чтобы создать диаграмму:

Выделите с помощью мыши данные, которые будут включены в диаграмму.

Выберите Вставка → Диаграмма .

Откроется окно Автоформат диаграммы .

Выберите, на каком листе будет размещаться диаграмма, и нажмите кнопку Далее >> .

Выберите тип диаграммы и нажмите кнопку Далее >> .

Выберите вариант и нажмите кнопку Далее >> .

Введите название диаграммы и нажмите кнопку Готово .