При форматировании текстового документа в Microsoft Word информация визуально должна делиться на абзацы. Абзац представляет собой часть текста, первая строчка которого выделена с помощью небольшого отступа. Процедура форматирования сама по себе не сложная, однако существуют нюансы, о которых пользователи ПК могут не знать. Как сделать абзац в ворде правильно?
Выше рабочего листа располагается линейка, на которой вы увидите 3 ползунка слева и 1 ползунок справа. Для установления абзаца нам нужен самый верхний левый ползунок. Передвигать его нужно в правую сторону, что в итоге приведет к такому же сдвигу первой строчки каждого нового абзаца.
Важно: рекомендуется провести описанную процедуру до начала работы, чтобы функция распространялась на все абзацы. Если текст уже написан, необходимо предварительно выделить его и уже потом сдвигать ползунок. Установите курсор перед соответствующим абзацем, чтобы сделать только один отступ.
Для этого в Word 2016 переходим во вкладку «главная», а в более старых версиях находим вкладку «формат». Далее кликаем стрелочку в правом нижнем углу подраздела «абзац», после чего появится функциональное окошко. Там находим поле «первая строка», где выбираем «отступ».
Важно: чтобы таким образом сделать отступ в каждом абзаце, обязательно выделите весь текст.
Альтернативный способ оформления абзаца заключается в том, что мы выделяем текст, кликаем правой кнопкой мыши и во всплывающем окне находим кнопку «абзац». Дальше операция аналогичная.
В программе Word абзацы могут разделяться не только с помощью отступа, но и небольшим интервалом между строками. В итоге визуально выделяются небольшие отрезки текстовой информации. Для настройки интервала необходимо открыть то же функциональное окошко и выбрать нужную длину промежутка между абзацами.
Чтобы сделать отступ, достаточно нажать кнопку TAB. Таким образом курсор сразу передвигается на определенное расстояние вправо, а отменить действие можно одним нажатием backspace.
Процесс оформления абзаца несложен, однако новички, не зная особенностей работы в ворд, пытаются сделать отступ с помощью пробелов. Это прекрасно видно, если включить функцию «отобразить все знаки», где пробел отображается точкой.
В ряде случаев такой способ может существенно подпортить дальнейшую работу с текстом, поэтому следует использовать предназначенный для этого функционал программы, а не кнопку пробела.
В данной статье речь пойдет о настройке абзацев. Если вам необходимо правильно и красиво оформлять документы, вам не обойтись без знания того, каким образом настраиваются абзацы. Здесь будут описаны основные способы форматирования абзацев.
Абзац - это структурная составляющая текста, обычно связанная логически и выделенная графически, например, в виде отступов. Когда вы набираете текст, каждый раз нажимая клавишу «Enter», вы создаете новый абзац. Настройка вида абзаца определяет его формат, который отвечает за размещение текста на странице.
Настройка (форматирование) абзаца, подразумевает:
В первую очередь, приступая к настройке абзаца, необходимо уметь его выделять. Для этого сделайте следующее:
1 способ :
2 способ :
Используйте комбинации клавиш:
По умолчанию текст абзаца выравнивается по левому краю. Но документы бывают разные, и выравнивание тоже может требоваться другое. Например, для контрольных работ ВУЗов принято выравнивание по ширине.
Для того чтобы задать нужный способ выравнивания строк абзаца, воспользуйтесь одним из нижеперечисленных способов:
1 способ :
Перейдите на вкладку «Главная», а затем выделите необходимые абзацы (очередность не имеет значения).
В группе «Абзац» щелкните одну из четырех доступных кнопок выравнивания:
2 способ :
Выделите нужные абзацы, а затем используйте сочетания «быстрых» клавиш:
Рисунок 1 - Выравнивание строк абзаца
Наиболее часто применяется при форматировании абзацев установка отступа первой строки. Сколько раз приходилось наблюдать, как «опытные секретари-референты» и представители других профессий, связанных с созданием текстовых электронных документов, понятия не имеют о том, как установить абзац, используя интерфейс Word 2010. Обычно они используют для этих целей двойное или тройное нажатие пробела, или, в лучшем случае, клавишу
Теперь рассмотрим, как настроить отступы, а сделать это можно визуально (на глаз) или точно (задав определенное значение в окне «Абзац»). Визуальная настройка предполагает использование горизонтальной линейки, когда вы можете быстро менять размер отступа, руководствуясь ощущением нужного размера «на глаз». Точная настройка позволяет задать значение отступа в единицах измерения, используемых в документе - стоит использовать ее тогда, когда вы знаете размер величины отступа.
Чтобы задать отступ первой строки абзаца, сделайте следующее:
1 способ :
2 способ :
1 способ :
2 способ :
Рисунок 2 - Использование контекстного меню для перехода в окно «Абзац»
В редких случаях, кроме привычного отступа первой строки абзаца, используется выступ. Этот прием часто используется для оформления поэтической прозы и ряда художественных работ, в частности, журнальных статей.
Для создания выступа сделайте следующее:
1 способ :
Рисунок 3 Кнопка индикатора табуляции
2 способ:
Рисунок 4 - Отступ и выступ первой строки абзаца
Иногда необходимо быстро поправить положение абзаца относительно краев документа. В частности, когда нам кажется, что задаваемый для списков отступ слишком велик, либо вставленные изображения слишком отдалены от левого поля, и это портит общий вид документа. В этом случае мы можем очень быстро, «на лету» менять значение отступа, подбирая оптимальное. Чтобы задать отступ слева для всех строк абзаца на заданную величину (кратную стандартной), сделайте следующее:
1 способ:
Примечание. Учтите, что каждый повторный щелчок по этим кнопкам сдвигает строки абзацев на 1,25см. Не увлекайтесь, если слишком много щелкать по кнопке уменьшения отступа, вы уберете его вовсе, и напротив, постоянно увеличивая отступ, вы добьетесь того, что слова совсем исчезнут из поля зрения (точнее они выйдут за края видимой области). Чтобы убрать отступ первой строки для абзаца, воспользуйтесь окном «Абзац» и в поле «Первая строка» выберите «Нет» или в поле «На» проставьте нулевое значение. Вы также можете использовать кнопку «Отменить» на панели быстрого доступа, для возврата на несколько шагов назад.
2 способ:
Если вы запутались, настраивая отступы, это можно легко исправить, убрав их, для этого проделайте следующее:
1 способ:
2 способ:
Возможно также провести быструю настройку отступа справа. Это нужно, когда вы набираете текст, который должен выглядеть как блок, например, когда вы пишете стих, танку или поэтическую прозу. В этих случаях выравнивание справа, задает тексту особый вид, также подчеркивая его тематику.
Для того чтобы быстро задать отступ справа, сделайте следующее:
Чтобы убрать отступ справа, проделайте следующее:
По умолчанию, строки абзаца начинаются непосредственно у левого поля и заканчиваются у правого (если заполнить страницу текстом, в одном большом абзаце, то он будет выглядеть как текстовый блок, размером в страницу). Зачастую необходимо задать точное расстояние от левого поля, или от конца строк до правого поля. В частности, это нужно тогда, когда у вас есть четкие требования к оформлению работы, в частности, значение величин отступов. Для этого сделайте следующее:
1 способ:
2 способ:
Рисунок 5 - Настройка отступа абзаца
Междустрочный интервал очень часто используется при форматировании документов, а наиболее распространенные его значения - одинарный и полуторный. Сам интервал определяется на основе базовых линий строк, которые проходят по центру букв (при этом учитываются их верхние и нижние элементы, типа надстрочного/подстрочного знаков). Так, одинарный интервал, соответствует величине шрифта текста, и является интервалом «по умолчанию» в Word 2010. Полуторный интервал используется в большинстве деловых документов, в курсовых и рефератах. Для того чтобы задать междустрочный интервал, сделайте следующее:
1 способ:
2 способ:
3 способ:
В большинстве случаев, когда не требуется особенная аккуратность в оформлении документа, расстояние по вертикали между абзацами (интервал) задается нажатием клавиши
1 способ:
2 способ:
Рисунок 6 - Междустрочный интервал
При работе с большими документами, бывает нужно задать пропорциональное размещение абзацев текста на страницах. Например, вы пишете документ с большими абзацами, и вам надо, чтобы каждый новый абзац начинался с новой страницы. Для разбивки абзацев по страницам сделайте следующее:
Рисунок 7 Разбивка абзаца при помощи средств вкладки «Положение на странице»
Для того чтобы быстро задать интервал сверху абзаца, который соответствует размеру шрифта стандартной строки (12пт), сделайте следующее:
Учтите, что повторное нажатие клавиш убирает интервал.
Иногда необходимо отсортировать абзацы, например, когда вы создали список литературы (для контрольной работы или реферата) и его надо отсортировать по алфавиту. Другой пример - когда вы формируете выборку новостей и вам необходимо выбрать статьи и комментарии по дате. Чтобы произвести сортировку, сделайте следующее:
Рисунок 8 - Сортировка абзацев
Этот прием можно применять, когда вы вставляете фрагменты текста с разным форматированием, например, готовите рецензию на новый автомобиль от «Aston Martin» и вам нужно максимум информации с различных сайтов. При этом вы вставляете текстовые фрагменты с сайтов, по мере загрузки (ознакомления) со статьей. Сайты разные и форматирование там тоже разнится, но, к примеру, вы наиболее доверяете паре сайтов, специализирующихся на освещении области автомобилестроения. Соответственно, вам надо найти все статьи с этих сайтов, которые вы скопировали в ваш документ. Сделать это можно, задав в качестве примера всего один абзац – все остальные абзацы с подобным форматированием будут выделены, и вы, например, сможете их перестроить в блок для последующих действий (редактирования, форматирования).
Чтобы выделить абзацы с идентичным форматированием, сделайте следующее:
Чтобы убрать внесенные изменения при форматировании абзацев, сделайте следующее:
Чтобы использовать определенный стиль абзаца по умолчанию, отличный от базового (стиль «Обычный»), сделайте следующее:
Рисунок 9 Установка стиля абзаца
Этот прием полезно использовать, если вы используете в работе стиль абзаца, отличный от обычного.
Настройка абзацев позволяет полностью изменить вид документа. Меняя значения междустрочного интервала, можно визуально увеличить или уменьшить размер документа. При этом можно задавать вполне стандартные значения отступа первой строки, и при этом, придать документу правильный и завершенный вид. Это имеет определенное значение для общего вида документа, ведь отсутствие визуального оформления абзаца ухудшает «удобочитаемость» документа.
Знать, как форматировать абзацы, необходимо каждому, кто работает с документами, требующими хотя бы минимального оформления.
Абзац (или красная строка) – это структурный элемент, являющийся логически законченным и включающий в себя микротему основного текста. Это необходимый элемент любого документа, помогающий тексту не слиться в единое целое, а иметь логически оформленную структуру. С точки зрения компьютерных программ, абзац – это любой текст, заканчивающийся нажатием клавиши enter.
Поменять ширину абзацного отступа в документе формата Word возможно двумя способами. Во-первых, можно выделить текст левой кнопкой мыши, затем правой кнопкой нажать по выделенному тексту. В открывшемся окне выбрать «Абзац», затем «Табуляция». Вы можете увидеть при этом, что по умолчанию абзацный отступ равен 1,25 см. Если абзац должен быть другого размера, то необходимо ввести данные и сохранить изменения. Теперь отступ будет таким, какой нужен. Это способ, при котором абзац будет выставлен точно до миллиметра.
Второй способ изменения красной строки реализуется при помощи инструмента «линейка», находящегося на панели инструментов. Линейка располагается слева и сверху, однако она может быть скрыта. Для активации инструмента нажмите левой кнопкой мыши в правом верхнем углу на небольшой квадрат – появится шкала с делениями и маркером на ней.
При наведении на маркер, или бегунок, горизонтальной линейки вы увидите всплывающие подсказки « », «выступ» и «отступ первой строки». Вам нужен для изменения ширины абзаца отступ первой строки. Закрепляете курсор мыши около первой строки, нажимаете левой кнопкой мыши на маркер вверху, где появляется надпись «отступ первой строки», и при помощи линейки выставляете нужный размер. Если текст уже набран, а абзацев еще нет, то нужно выделить весь текст полностью, затем опять же воспользоваться бегунком. Абзацы нужного размера появятся по всему тексту. Это скорее визуальный способ формирования абзаца, менее точный по сравнению с предыдущим.
Абзацный отступ может быть положительным, нулевым (при выравнивании текста по центру) и отрицательным, когда первая строка выступает ближе к левому краю листа. Абзацные отступы в документах формата Word измеряются в сантиметрах.
Важно запомнить, что абзацные отступы ни в коем случае нельзя делать клавишей «пробел». В этом случае при дальнейшем форматировании возникнут проблемы, так как строки могут «съезжатьс». Правильное оформление абзацев впоследствии сэкономит время при перестройке документа.
Абзацем называется участок текста, который выражается определенной однородностью. Начинается с отступа (красной строки). В офисном пакете Word он отделяется от других абзацев нажатием клавиши Enter . Его можно красиво и эффектно настраивать.
В частности, для Word 2010 это можно сделать несколькими способами . Прежде всего следует выделить абзац. Это можно сделать троекратным кликом в области этой категории или простым выделением с зажатой левой клавишей мыши.
Далее кликаем правой кнопкой и выбираем пункт Абзац
.
То же действие можно было бы сделать, кликнув после выделения маленькую стрелку
в правой части панели Абзац
на вкладке Разметка страницы
(или Главная) на Панели инструментов
.
Здесь находится множество настроек , позволяющих совершить какие-либо видоизменения.
Здесь можно настроить выравнивание
(по левому краю, правому, центру и по ширине). Сделать отступ
с левой и правой сторон. В поле отступ Первая строка можно выбрать отступ или выступ.
По умолчанию он равен стандартным 1,25 см, здесь же его можно изменить .
Сделать красную строку можно и без этого окна простым нажатием кнопки Tab , поставив предварительно курсор перед соответствующей частью текста. Первая строка при этом сдвинется на те же 1,25 см. Если Вам требуется изменить это значение, то возвращаясь к окну параметров нажмите внизу слева кнопку Табуляция .
В поле По умолчанию измените значение на то, которое Вас устроит.
Еще один полезный параметр . здесь можно выбрать значение отступа от предыдущего и перед последующим абзацем. Также здесь изменяется междустрочное значение .
Стандартным междустрочным интервалом для официальных документов считается полуторный . Вы же можете изменять здесь его по своему усмотрению.
Внизу, в поле Образец , можно просмотреть, какие изменяя будут произведены перед подтверждением.
Для настройки одинаковых параметров абзацев для всего документа перед открытием окна настроек следует выделить весь документ. Удобнее всего это сделать комбинацией клавиш Ctrl+A.
Еще один способ переноса первой строки – с помощью линейки . Если она у Вас не отображается нужно перейти на вкладку вид и поставить галочку возле пункта линейка в разделе Показ .
После выделения абзаца или всего документа перетягивайте верхний треугольник линейки на нужное вам расстояние. Однако способ ручного перетягивания бегунка, на наш взгляд, является наименее удобным.
Нижний треугольник перетягивает всю выделенную часть документа.
Все вышеописанные действия актуальны и для последующих версий Word 2013 и 2016.
Аналогичные действия можно произвести в 2007 версии.
Следуйте указаниям, описанным выше для Ворд 2010.
Линейка включается на вкладке Вид
.
2003 версия Word в настоящий момент уже малоиспользуемая. Тем не менее разобраться в том, как изменять параметры отступов проще, чем в остальных – нет многочисленных вкладок, всё находится на одной панели.
Что касается настройки отступов, после выделения части текста здесь следует выбрать вкладку Формат , а на ней пункт Абзац .
Либо правой кнопкой по выделению с выбором того же пункта.
Откроется идентичное другим версиям диалоговое окно параметров Абзаца
.
Группа настроек Отступ позволяет изменять положение текстового абзаца относительно полей страницы. Пункты Слева и Справа задают соответственно расстояния от левого и правого полей страницы.
Для включения линейки на вкладке Вид
нужно отметить галочкой пункт Линейка
.
Затем уже знакомым нам способом перетягивать бегунок для изменения отступов.
Предисловие
Эта статья является первой из серии публикаций, посвященных техническим вопросам подготовки текстов книг к изданию.
По нашей классификации эти работы относятся к этапу предварительного форматирования.
На следующем этапе производится верстка и конвертирование, что выполняется силами издательства. В то же время многие вопросы предварительного форматирования вполне способен решить сам автор.
Одной из самых распространенных ошибок при форматировании текста книги является установка отступа первой строки абзаца с помощью пробелов.
Если для бумажной печати это нормально, то при издании электронной книги возникают определенные проблемы. Дело в том, что при чтении электронной версии книги компьютер пропускает пробелы и не считает их отдельными символами. В результате текст может «поплыть» и превратиться в неудобочитаемый массив знаков.
Чтобы этого не произошло, следует устанавливать отступ с помощью стандартной функции Word.
Предположим, что текст уже набран на компьютере. И вот теперь, когда мы узнаем, что лишних пробелов не должно быть, как нам увидеть, проверить – есть они в тексте или нет?
Для этого нужно включить режим отображения служебных символов.
Чтобы это сделать, идем в главное меню Word, находим иконку «Непечатаемые знаки» и включаем ее.
После этого в тексте появляются знаки абзацев и пробелы — см. Рис.1.
Рисунок 1 Отображение скрытых непечатаемых знаков
На приведенном примере видно, что отступы первых строк в рассматриваемом тексте установлены с помощью пробелов. На экране они выглядят как точки перед буквами.
Картинка кликабельна — сделайте двойной щелчок курсором и она откроется в увеличенном виде. Точно также можно просматривать и другие картинки в этой статье.
Чтобы правильно установить отступ первой строки нужно вначале удалить пробелы, а затем воспользоваться стандартной функцией Word.
Удаление пробелов делается просто — выделяем и удаляем. А затем устанавливаем курсор в тот абзац, где нужно сделать отступ (а если таких абзацев много, то выделяем их все) и заходим в главное меню Word, где выбираем раздел «Формат» – «Абзац» и закладку «Отступы и интервалы».
На этой закладке находим опцию «Первая строка», нажимаем стрелочку и из выпадающего списка выбираем значение «отступ».
Всё! Word тут же автоматически установит необходимые отступы.
На рисунке 2 показаны все пункты меню, которые используются при этом действии.
Для наглядности покажем, как выглядит текст в том же режиме отображения скрытых непечатаемых знаков, но уже после установки отступа — см. Рис. 3.
Как видим на рисунке 3 отступы в тексте есть, а пробелов (точек перед буквами) уже нет.
Помимо первых строк, пробелы иногда в большом количестве встречаются и внутри абзацев между отдельными словами. Как сделать процесс их удаления автоматизированным будет рассказано в следующей публикации этой серии.
Кроме того, можно предложить и свои темы для публикации в данной серии. Это можно сделать с помощью контактной формы для запроса дополнительной информации, расположенной ниже.
Форма для заказа издания книги находится в верхней части правого сайдбара.