Лекция 15. Создание отчетов средствами MS Access

Отчеты представляют собой формат вывода информации в виде бумажного документа. По сравнению с формами, которые тоже могут выводиться на печать, отчеты обладают двумя принципиальными отличиями:

§ предоставляют широкие возможности для группировки и вычисления промежуточных и общих итогов для больших наборов данных;

§ отчеты могут быть использованы для получения эстетично оформленных материалов, наклеек и других документов.

В основном отчеты применяются для просмотра «картины в целом», поэтому часто базируются на многотабличных итоговых запросах.

Окно отчета и его инструменты

Все инструменты, используемые для создания отчета эквиваленты соответствующим инструментам создания форм: Конструктор, Мастер отчетов, Автоотчет: в столбец, Автоотчет: ленточный, Мастер диаграмм, Почтовые наклейки . Среди всех вышеперечисленных средств, новым является только мастер создания почтовых наклеек. Этот мастер позволяет выбрать поля с именами и адресами, выполнить их форматирование для использования в качестве почтовых наклеек, имеет жесткую специализацию и поэтому в настоящем курсе лекций не рассматривается.

Структура отчета в режиме конструктора практически полностью соответствует структуре формы и делится на разделы, имеющие то же назначение, но некоторые свои особенности:

§ «Верхний колонтитул» и «Нижний колонтитул» позволяют выводить общую информацию для всех страниц отчета, так как печатаются вверху и внизу каждой страницы соответственно, например, название документа, нумерация страниц, дата и время и т.д. Отобразить эти разделы можно командой меню Вид – Колонтитулы .

§ «Заголовок отчета» и «Примечание отчета» Печатаются только один раз в начале отчета и в конце отчета соответственно. В заголовок включается информация, обычно помещаемая на обложке, например эмблема компании, название отчета. Если в этих разделах помещен вычисляемый элемент управления, использующий статистическую функцию Sum, то сумма рассчитывается для всего отчета. Включить эти разделы можно командой Вид - Заголовок/примечание отчета.

§ «Область данных» Раздел печатается один раз для каждой строки данных из источника записей. В нем размещаются элементы управления, составляющие основное содержание отчета.

§ «Заголовок группы» и «Примечание группы» используются для реализации группировки в отчетах. Выводятся перед и после каждой новой группы записей, соответственно. Используется для печати названия группы и вычисления статистических функций. Например, если отчет сгруппирован по изделиям, в заголовках групп можно указать их названия. Если поместить в эти разделы вычисляемый элемент управления, использующий статистическую функцию Sum, сумма будет рассчитываться для текущей группы.

Линейка с делениями и сетка помогают планировать расположение данных на странице. Изменить размер любого отдела можно, перетащив его границу.

Панель элементов практически полностью аналогична панели элементов форм и в комментариях не нуждается. Отображение панели элементов, аналогично формам, управляется командой Вид - Панель элементов , либо кнопкой Панель элементов на панели инструментов.

Для размещения полей таблиц или запросов в отчете удобно использовать окно «Список полей», которое можно включить командой Вид - Список полей .

В окне свойств можно установить свойства самого отчета, его разделов и элементов управления. Набор свойств, представленных в нем зависит от объекта. Для доступа к окну свойств компонента необходимо его выделить и нажать кнопку Свойства панели инструментов или выполнить команду меню Вид - Свойства . Описание окна свойств имеется в предыдущей лекции.

Вычисления в отчетах

В качестве значения свойства «Данные» практически любого объекта, позволяющего выводить данные, можно задать выражения любой сложности с использованием арифметических операторов. Кроме того, в вычислениях можно использовать любые встроенные функции, а также функции, которые определены разработчиком в модуле VBA . При необходимости можно использовать построитель выражений. Чтобы указать MS Access на необходимость использования выражения, ввод выражения обязательно должен начинаться со знака равно (=).

= [Стипендия]*0,5

Ссылаться можно только на поля данных размещенных на данной форме, либо на открытых отдельных формах. Во втором случае необходимо предусмотреть принудительное открытие форм содержащих требуемые данные, например средствами макросов.

Группировка в отчетах

Отчеты, в отличие от форм, позволяют выполнять группировку. Для включения группировки в отчет, используется окно «Сортировка и группировка», которое можно вызвать командой меню Вид-Сортировка и группировка (рисунок 15.1).

Рисунок 15.1 - Окно Сортировка и группировка.

В окне Сортировка и группировка можно определить до 10 полей или выражений, которые будут использоваться в отчете для группировки данных. Первый элемент списка определяет основную группу, а последующие подгруппы внутри групп.

В первой строке столбца Поле/выражение раскрывается список полей базовой таблицы или запроса. Если начать ввод со знака (=), то можно ввести в этом столбце выражение, содержащее ссылку на любое поле базовой таблицы или запроса.

Для каждого поля или выражения можно определить диапазон группировки, т.е. данные можно группировать не только по отдельным значениям, но и по диапазонам значений. Вид и размер диапазона зависят от типа данных поля или выражения.

При группировке по текстовому полю можно начать новую группу при изменении первого или нескольких начальных символов в значениях поля. Например, чтобы образовать по одной группе для каждой буквы алфавита, необходимо определить создание новой группы при изменении первой буквы значения поля – таким образом, будет получена группа записей, в которых значения поля начинаются с букв А, Б, В и т.д.

Чтобы задать группировку по первым символам, устанавливается значение свойства «Группировка» - По первым знакам , а значение свойства Интервал определяет число начальных символов, по которым необходимо образовывать группы.

Для чисел можно установить свойство «Группировка» в значение Интервал . В этом случае свойство «Интервал» определяет диапазоны группировки. Если в свойстве «Интервал» указано значение 10, то группы будут формироваться через интервал равный 10, например: от –20 до –11, от –10 до –1, от 0 до 9, от 10 до 19, от 20 до 29 и т.д.

Для полей даты/времени можно устанавливать значения свойства «Группировка»: По годам, По кварталам, По месяцам, По неделям, По дням, По часам, По минутам . Тогда свойство «Интервал» будет указывать на количество лет, кварталов, месяцев и т.д. в интервале.

Вычисление промежуточных итогов и итогов с накоплением

Еще одна задача, которую обычно приходиться решать при составлении отчетов, - это получение итоговых величин по группам данных. Для получения промежуточных итоговых значений для групп в эти разделы можно поместить дополнительные свободные элементы управления, в которых используется выражение, построенное с применением итоговых функций: Sum, Min, Max, Avg, Count, First, Last, StDev и Var.

Выражение в разделе группы, использующее итоговую функцию, не должно ссылаться на элемент управления, размещенный в области данных, т.е. не удастся создать вычисляемое поле в области данных и сослаться на него в выражении, использующем итоговую функцию. Но возможно повторить вычисляемое выражение в итоговом поле. Например, если вычисляемое поле в области данных с именем Цена содержит выражение [Цена за единицу]*[Количество] , то в разделе примечаний группы необходимо использовать выражение Sum([Цена за единицу]*[Количество]), а не Sum([Цена]) .

Используя раздел примечаний отчета, можно получить общие итоги по всем записям для любого поля или выражения. В примечании отчета, как и в примечаниях групп, допустимы любые итоговые функции.

Наряду с вычислением итогов в разделах групп можно создавать итоги с накоплением в области данных. Свойство «Сумма с накоплением» любого числового поля, размещенного в области данных, позволяет вычислять итоги, которые обнуляются в начале каждой группы или накапливаются на протяжении всего отчета. При размещении в области данных поля, для него устанавливается свойство «Данные» – значение поля для которого вычисляется сумма, а для свойства «Сумма с накоплением» - значение Для группы .

Контрольные вопросы

1. В чем основное назначение отчетов?

2. Какие способы создания отчетов вы знаете?

3. Что общего и в чем различие между основными разделами форм и отчетов?

4. Как создаются вычисляемые поля?

5. Как выполняется группировка в отчетах?

6. Как вычисляются общие итоги?

7. Как вычислить итоги с накоплением?

8. Назовите механизм настройки отчетов.

Задания для самостоятельной работы

Задание 1 . Создание отчета «Читатели библиотеки» при помощи мастера, по следующему описанию:

1. В окне «Базы данных» выполните переход в категорию «Отчеты».

2. Откройте окно мастера отчетов командой «Создание отчета с помощью мастера». Откроется окно диалога «Создание отчетов» (рисунок 15.2).

3. В раскрывающемся списке «Таблицы и запросы» укажите таблицу «Читатели».

4. Из списка «Доступные поля» в список «Выбранные поля» перенесите все поля таблицы. Нажмите кнопку Далее .

5. На данном этапе предлагается выбрать уровень группировки, но группировка не планируется, поэтому просто нажимаем кнопку Далее .

6. Установим порядок сортировки по полю «ФИО», затем нажмем кнопку Далее .

7. Выберем вид отчета – табличный для продолжения нажимаем кнопку Далее .

8. Выберем стиль текста отчета – сжатый . Нажмем кнопку Далее .

9. Укажем имя отчета Читатели библиотеки и нажмем кнопку Готово . Результат создания отчета изображен на рисунке 15.3

Рисунок 15.2 – Диалоговое окно «Создание отчетов»

Рисунок 15.3 – Фрагмент отчета «Читатели библиотеки»

Задание 2. Отредактируйте отчет «Читатели библиотеки» в режиме конструктора.

Задание 3 . Создайте собственный отчет для БД ИС «Библиотека» позволяющий выводить читательские билеты, по виду приближенные к настоящим.

Задание 4. Создайте отчет, предоставляющий информацию о количестве книг у каждого из читателей.

Создание отчета как объекта базы данных

Комментарии (0)

Отчет - это форматированное представление данных, которое выводится на экран, в печать или файл. Они позволяют извлечь из базы нужные сведения и представить их в виде, удобном для восприятия, а также предоставляют широкие возможности для обобщения и анализа данных.

При печати таблиц и запросов информация выдается практически в том виде, в котором хранится. Часто возникает необходимость представить данные в виде отчетов, которые имеют традиционный вид и легко читаются. Подробный отчет включает всю информацию из таблицы или запроса, но содержит заголовки и разбит на страницы с указанием верхних и нижних колонтитулов.

Структура отчета в режиме Конструктора

Microsoft Access отображает в отчете данные из запроса или таблицы, добавляя к ним текстовые элементы, которые упрощают его восприятие.

К числу таких элементов относятся:

Заголовок. Этот раздел печатается только в верхней части первой страницы отчета. Используется для вывода данных, таких как текст заголовка отчета, дата или констатирующая часть текста документа, которые следует напечатать один раз в начале отчета. Для добавления или удаления области заголовка отчета необходимо выбрать в меню Вид команду Заголовок/примечание отчета.

Верхний колонтитул. Используется для вывода данных, таких как заголовки столбцов, даты или номера страниц, печатающихся сверху на каждой странице отчета. Для добавления или удаления верхнего колонтитула необходимо выбрать в меню Вид команду Колонтитулы. Microsoft Access добавляет верхний и нижний колонтитулы одновременно. Чтобы скрыть один из колонтитулов, нужно задать для его свойства Высота значение 0.

Область данных. Область, расположенная между верхним и нижним колонтитулами страницы. Содержит основной текст отчета. В этом разделе появляются данные, распечатываемые для каждой из тех записей в таблице или запросе, на которых основан отчет. Для размещения в области данных элементов управления используют список полей и панель элементов. Чтобы скрыть область данных, нужно задать для свойства раздела Высота значение 0.

Нижний колонтитул. Этот раздел появляется в нижней части каждой страницы. Используется для вывода данных, таких как итоговые значения, даты или номера страницы, печатающихся снизу на каждой странице отчета.

Примечание. Используется для вывода данных, таких как текст заключения, общие итоговые значения или подпись, которые следует напечатать один раз в конце отчета. Несмотря на то, что в режиме Конструктора раздел "Примечание" отчета находится внизу отчета, он печатается над нижним колонтитулом страницы на последней странице отчета. Для добавления или удаления области примечаний отчета необходимо выбрать в меню Вид команду Заголовок/примечание отчета. Microsoft Access одновременно добавляет и удаляет области заголовка и примечаний отчета

Способы создания отчета

В Microsoft Access можно создавать отчеты различными способами
(рис. 5.1):

~ Конструктор

~ Мастер отчетов

~ Автоотчет: в столбец

~ Автоотчет: ленточный

~ Мастер диаграмм

Почтовые наклейки

Рис. 5.1. Окно начала создания отчета

Мастер позволяет создавать отчеты с группировкой записей и представляет собой простейший способ создания отчетов. Он помещает выбранные поля в отчет и предлагает шесть стилей его оформления. После завершения работы Мастера полученный отчет можно доработать в режиме Конструктора. Воспользовавшись функцией Автоотчет, можно быстро создавать отчеты, а затем вносить в них некоторые изменения.

Для создания Автоотчета необходимо выполнить следующие действия:

~ В окне базы данных щелкнуть на вкладке Отчеты и затем щелкнуть на кнопке Создать. Появится диалоговое окно Новый отчет.

~ Выделить в списке пункт Автоотчет: в столбец или Автоотчет: ленточный.

~ В поле источника данных щелкнуть на стрелке и выбрать в качестве источника данных таблицу или запрос.

~ Щелкнуть на кнопке ОК.

Мастер автоотчета создает автоотчет в столбец или ленточный (по выбору пользователя), и открывает его в режиме Предварительного просмотра, который позволяет увидеть, как будет выглядеть отчет в распечатанном виде.

Изменение масштаба отображения отчета

Для изменения масштаба отображения пользуются указателем — лупой. Чтобы увидеть всю страницу целиком, необходимо щелкнуть в любом месте отчета. На экране отобразится страница отчета в уменьшенном масштабе.

Снова щелкнуть на отчете, чтобы вернуться к увеличенному масштабу отображения. В увеличенном режиме представления отчета, точка, на которой вы щелкнули, окажется в центре экрана. Для пролистывания страниц отчета пользуются кнопками перехода внизу окна.

Печать отчета

Для печати отчета необходимо выполнить следующее:

~ В меню Файл щелкнуть на команде Печать.

~ В области Печатать щелкнуть на варианте Страницы.

~ Чтобы напечатать только первую страницу отчета, введите 1 в поле "с" и 1 в поле "по".

~ Щелкнуть на кнопке ОК.

Прежде чем печатать отчет, целесообразно просмотреть его в режиме Предварительного просмотра, для перехода к которому в меню Вид нужно выбрать Предварительный просмотр.

Если при печати в конце отчета появляется пустая страница, убедитесь, что параметр Высота для примечаний отчета имеет значение 0. Если при печати пусты промежуточные страницы отчета, убедитесь, что сумма значений ширины формы или отчета и ширины левого и правого полей не превышает ширину листа бумаги, указанную в диалоговом окне Параметры страницы (меню Файл).

При разработке макетов отчета руководствуйтесь следующей формулой: ширина отчета + левое поле + правое поле <= ширина бумаги.

Для того чтобы подогнать размер отчета, необходимо использовать следующие приемы:

Изменить значение ширины отчета;

Уменьшить ширину полей или изменить ориентацию страницы.

Создание отчета

1. Запустите программу Microsoft Access. Откройте БД (например, учебную базу данных «Деканат»).

2. Создайте Автоотчет: ленточный, используя в качестве источника данных таблицу (например, Студенты). Отчет открывается в режиме Предварительного просмотра, который позволяет увидеть, как будет выглядеть отчет в распечатанном виде (рис. 5.2).

3. Перейдите в режим Конструктора и выполните редактирование и форматирование отчета. Для перехода из режима предварительного просмотра в режим конструктора необходимо щелкнуть команду Закрыть на панели инструментов окна приложения Access. На экране появится отчет в режиме Конструктора (рис. 5.3).

Рис. 5.2. Вид отчета, созданного с помощью Автоотчет

Рис. 5.3. Отчет в режиме Конструктора

Редактирование:

1) удалите поля код студента в верхнем колонтитуле и области данных;

2) переместите влево все поля в верхнем колонтитуле и области данных.

3) измените надпись в заголовке страницы

В разделе Заголовок отчета выделить надпись Студенты.

Поместите указатель мыши справа от слова Студенты, так чтобы указатель принял форму вертикальной черты (курсора ввода), и щелкните в этой позиции.

Введите НТУ «ХПИ» и нажмите Enter.

4) Переместите Надпись. В Нижнем колонтитуле выделить поле =Now() и перетащить его в Заголовок отчета под название Студенты. Дата будет отображаться под заголовком.

5) На панели инструментов Конструктор отчетов щелкнуть на кнопке Предварительный просмотр, чтобы просмотреть отчет

Форматирование:

1) Выделите заголовок Студенты НТУ «ХПИ»

2) Измените гарнитуру, начертание и цвет шрифта, а также цвет заливки фона.

3) На панели инструментов Конструктор отчетов щелкнуть на кнопке Предварительный просмотр, чтобы просмотреть отчет.

Рис. 5.4. Отчет после редактирования и форматирования

Изменение стиля:

Для изменения стиля выполните следующее:

На панели инструментов Конструктора отчетов щелкнуть на кнопке Автоформат, откроется диалоговое окно Автоформат.

В списке Стили объекта "отчет - автоформат" щелкнуть на пункте Строгий и затем щелкнуть на кнопке ОК. Отчет будет отформатирован в стиле Строгий.

Переключится в режим Предварительный просмотр. Отчет отобразится в выбранном вами стиле. Впредь все отчеты созданные с помощью функции Автоотчет будут иметь стиль Строгий, пока вы не зададите другой стиль в окне Автоформат.

Другие новости

Министерство образования и науки Российской Федерации

Федеральное агентство по образованию

Саратовский государственный технический университет

Балаковский институт техники, технологии и управления

Создание отчетов

Методические указания к выполнению лабораторной работы

по курсу «Информационное обеспечение систем управления»

для студентов специальности 210100

очной и заочной форм обучения

Одобрено

редакционно-издательским советом

Балаковского института техники,

технологии и управления

Балаково 2010

Отчет выполняет в программе Microsoft Access особую "презентационную" миссию, обеспечивая вывод на экран или бумажный носитель информации из базы данных в наи­более удобном для восприятия и работы виде. Если такие объекты, как, например, таб­лицы и формы, используются для ввода данных, а запросы позволяют редактировать данные и выполнять поиск необходимых записей, то благодаря отчетам все важные све­дения, хранимые в таблицах, могут быть переданы другим людям для дальнейшего ис­пользования, причем как в электронном виде, так и в виде печатных документов.

Отчеты могут содержать данные из одной или нескольких таблиц либо запросов и быть как одностраничными (например, счет с реквизитами покупателя и списком заказанных товаров, включая их цены и количество), так и многостраничными (например, каталог то­варов или ведомость выдачи зарплаты). В отчеты можно поместить графики и рисунки, включить нумерацию страниц и выводить значения вычисляемых полей. Записи, ото­бражаемые в отчете, можно отсортировать по одному или нескольким полям, а также сгруппировать, применяя к таким группам необходимые статистические вычисления.

Создание простого отчета

Первый и самый простой инструмент, с помощью которого можно начать знакомство с отчетами, - это средство Отчет . Все, что он позволяет сделать, - это указать таблицу или запрос, которые должны стать источником данных для создаваемого отчета. Воз­можность выбора полей не предусмотрена: в такой отчет помещаются все поля исходной таблицы или запроса. Хотя инструмент Отчет работает только с одной таблицей, на ос­новании хорошо продуманного многотабличного запроса он позволяет быстро перенести на бумагу данные из нескольких таблиц.

Чтобы воспользоваться помощью этого инструмента, выполните следующее.

1. В области переходов щелкните на запросе СуммаПродажи .

2. На вкладке Создание щелкните на кнопке Отчет группы Отчеты .

На экране появится созданный приложением Access табличный отчет (как пока­зано на рис. 1). Новый отчет открыт в режиме макета.

3. Сохраните созданный вами новый объект, щелкните на кноп­ке Сохранить панели быстрого доступа, укажите в появившемся диалоговом окне Сохранение имя отчета ПростойОтчет и щелкните на кнопке ОК .

Еще один вариант создания отчета - использование инструмента Пустой отчет группы Отчеты . С его помощью можно перенести в пустой отчет, открытый в режиме макета, необходимые поля из области Список полей , а затем, воспользовавшись инструментами группы Элементы управления вкладки Форматирование , добавить в новый отчет заго­ловок, фирменный логотип, номера страниц или дату и время.

Создание отчета с помощью мастера

Мастер создания отчетов работает с полями несколь­ких таблиц или запросов и создает отчеты с более сложной структурой, в которой допус­кается группировка записей по некоторым логическим категориям. Как и в случае с мастером создания форм, мастер отчетов позволяет быстро создать структуру отчета, которую потом можно доработать в режиме макета или конструктора.

В качестве примера создадим с помощью мастера отчет, который отображал бы све­дения о всех заказах, сделанных тем или иным клиентом. Такой отчет будет включать поля из нескольких (а точнее, из трех) таблиц базы данных Склад.

Чтобы создать отчет под руководством мастера, выполните следующее.

1. На вкладке Создание щелкните на кнопке Мастер отчетов (группа Отчеты ). На экране появится первое окно мастера создания отчетов.

2. Окно выбора полей . Выберите из раскрывающегося списка Таблицы и запросы таблицу или запрос, которые содержат поля будущего отчета. Для нашего примера первой следует выбрать таблицу Клиенты . Список в области Доступные поля заполнится полями указанной таблицы или запроса.

3. Мастер позволяет включить в новый отчет поля и из разных таблиц. Для создаваемого в качестве примера отчета в список Выбранные поля должны быть перенесены такие поля, как Фирма (таблица Клиенты ), ДатаОформления и Количество товара (таблица Выдача товаров ), Наименование , Ед_измерения и ЦенаПродажи (таблица Товары ) как показано на рис. 2.

Переносите поля в список Выбранные поля в той последовательности, в которой они должны будут располагаться в готовом отчете.

4. Вид представления данных . В следующем окне, которое активизируется только в том случае, если в отчет включены поля из нескольких таблиц, мастер предложит вы­брать вид представления данных (рис.3). В нашем примере мастер позволяет сгруппировать информацию отчета на основе данных любой из четырех таблиц указанных в списке. В качестве подсказки справа отображается образец будущей страницы отчета, соответствующий выбранной схеме организации. Так как наша задача - подготовить отчет, демонстрирующий, какие заказы были сделаны конк­ретными покупателями, примите настройки, предложенные мастером (т.е. группировка по имени клиента), и щелкните на кнопке Далее .

5. Группировка записей . Следующее окно мастера позволяет выбрать поля для группировки. Другими словами, здесь определяются поля, значения которых будут использованы для создания заголовков групп. Чтобы задать группировку по определенному полю, щелкните на имени требуемого поля в списке слева, а затем - на кнопке со значком ">". В нашем примере задайте группировку по полю ДатаОформления, затем щелкните на кнопке Группировка и в поле Интервалы группировки выберите значение обычный , а затем на ОК . Щелкните на кнопке Далее .

В отчете можно определить всего четыре уровня группировки. Если возникла необходи­мость реорганизовать структуру отчета и выделить некоторые другие логические подразде­лы отчета, воспользуйтесь кнопками Уровень . Кнопка со стрелкой, направленной вверх, повышает уровень выделенного поля в иерархии групп, а кнопка со стрелкой, направлен­ной вниз, - соответственно, понижает.

6. Сортировка данных . Следующее окно мастера позволяет выбрать порядок сортировки для записей отчета, которые будут отображаться непосредственно в группах. Мастер позволяет выбрать до четырех полей сортировки. Чтобы задать поле, по которому будет производиться сортировка, выберите имя нужного поля из раскрывающегося списка под номером 1. Справа от этого списка расположена кнопка, на которой указан порядок сортировки. Кнопка действует как переключатель: чтобы изменить принятый по умолчанию порядок сортировки по возрастанию на обратный (по убыванию), просто щелкните на данной кнопке.

Для отчета, создаваемого в рамках нашего примера, полем сортировки является поле Наименование. Выполнив нужные настройки, щелкните на кнопке Далее .

7. Макет отчета . Новое окно предлагает выбрать макет отчета. Список доступ­ных опций макета представлен справа в виде группы переключателей. Слева располо­жена область предварительного просмотра, в которой при выборе соответствующего переключателя схематично отображается вид будущего отчета. Ознакомившись с пред­лагаемыми типами макетов, выберите переключатель наиболее подходящего (для нашего примера выбран макет блок ).

Кроме того, в текущем окне мастера можно указать ориентацию нового отчета (книжная или альбомная), выбрав соответствующий переключатель группы Ориентация, а также настроить ширину полей для размещения на одной странице (флажок данной опции по умолчанию установлен). Чтобы перейти к следующему окну мастера, щелкните на кнопке Далее .

Если для будущего отчета не заданы никакие настройки группирования записей, в списке ти­пов макетов будут предложены только элементы в столбец , табличный и выровненный .

8. Следующее окно мастера предлагает выбрать стилевое оформление для отчета. Список всех доступных стилей представлен в правой части окна. Щелкнув на одном из них, в расположенной слева области предварительного про­смотра можно увидеть, как будет выглядеть новый отчет. Ознакомившись с доступ­ными вариантами, щелкните на наиболее подходящем (например, Стандартная ), а затем - на кнопке Далее .

9. На заключительном этапе мастер предлагает указать заголовок для отчета. Введите нужный заголовок (например, ЗаказыКлиентов) в соответствующее текстовое поле диалогового окна или оставьте предложенное мастером имя без изменений (по умолчанию это название таблицы, на основе ко­торой создавался отчет). Затем примите предложенную по умолчанию опцию Просмотреть отчет и щелкните на кнопке Готово .

Мастер создает отчет с учетом всех указанных вами настроек, сохраняет его пол именем, заданным в последнем окне мастера, и открывает отчет в режиме Предварительный просмотр (рис. 4).

Отметим, что отчет получился вполне презентабельным, хотя есть и явные "про­машки" мастера: например, поле Количество в отчете вообще не наблюдается. При­чина этого - установленный при выборе макета будущего отчета флажок Настроить ширину полей для размещения на одной странице . Программа Access, следуя такой настройке, автоматически размещает все поля отчета на одной странице, нередко при­бегая к их усечению. Если флажок снят, на странице будет присутствовать столько полей, сколько можно разместить на ней, не изменяя их ширину. Остальные поля переносятся на следующую страницу. Все дальнейшие операции по усовершенствованию макета от­чета выполняются в режиме макета или конструктора отчетов.

Усовершенствование отчета

1. Перейдя в режим макета, выделите поле ДатаОформления , щелкнув на подписи ДатаОформления . Теперь в макете отчета поле вместе с его подписью выделено как единый столбец. Чтобы изменить ширину этого столбца, перетащите левую границу так, чтобы данное поле уменьшилось, а поле Фирма увеличилось.

2. Аналогичным образом следует корректно настроить ширину столбцов с заголовками Ед_измерения (уменьшить), ЦенаПродажи (уменьшить) и Количество товара (увеличить).

3. Щелкните на первой ячейке со значением поля Фирма , чтобы выделить этот столбец без заголовка. Далее на вкладке Главная воспользуйтесь кнопками Полужирный и Курсив группы Шрифт , чтобы применить полужирное курсивное начертание для поля Фирма .

Для текстовых полей большой длины и полей с данными типа Поле MEMO, содержащих записи переменной длины, очень полезно использование таких свойств, как Расширение и Сжатие . Установить их можно на вкладке Макет диалогового окна свойств элемента управления как в режиме макета, так и в режиме конструктора. Применение опции Расширение позволяет программе Access при заданной ширине элемента управления, свя­занного с МЕМО-полем, варьировать его высоту. Опция Сжатие дает возможность изба­виться от пустых строк в поле, автоматически уменьшая его высоту.

Структура отчета

Как видно из рис. 5, отчет может состоять из различных разделов.

Заголовок отчета . Содержит информацию общего характера (как правило, над­пись с названием отчета), которая печатается один раз в начале отчета. Кроме то­го, под раздел заголовка отчета может быть выделена одна или несколько отдель­ных страниц, на которых оформляется титульный лист отчета или размещаются диаграммы и рисунки.

Верхний колонтитул . Раздел Верхний колонтитул содержит информацию, кото­рая должна выводиться вверху на каждой странице отчета, например подписи для подсоединенных элементов управления, номера страниц или даты.

Заголовок группы . Содержит такие данные, как заголовок группы или итоговые значения для группы (последние могут быть также включены в раздел Примеча­ние группы, размещаемый под областью данных). В строке заголовка указывается поле, по которому выполняется группировка записей.

Область данных . Область, в которой располагаются фактические данные из по­лей таблиц.

Заголовки полей (подписи) печатаются в отчетах "в столбик" в области данных вместе сданными каждой записи, а в табличных (ленточных) отчетах - выводятся один раз в разделе верхнего колонтитула.

Нижний колонтитул . В этом разделе выводится информация, которая должна при­сутствовать на каждой печатаемой странице: номер страницы отчета, дата или не­которые итоговые значения.

Примечание отчета . Этот раздел содержит сведения, которые должны быть рас­печатаны один раз в конце отчета , сразу за нижним колонтитулом последней стра­ницы: текущая дата, итоговые значения по всем данным отчета, текст заключения, а также, возможно, контактная информация разработчиков отчета.

В том случае если отчет создается в режиме конструктора "с нуля", в рабочей области окна конструктора отображаются только разделы Верхний колонтитул , Область данных и Нижний колонтитул . Вывести на экран разделы Заголовок отчета или Примечание отчета можно с помощью команды Заголовок/примечание отчета группы Показать или скрыть (вкладка Упорядочить ). (Чтобы добавить или удалить колонтиту­лы, используется команда Колонтитулы страницы этой же группы.) Размеры всех разде­лов можно произвольно изменять.

Настройка отчета в режиме конструктора

При работе в режиме конструктора отчетов (как и при создании форм) доступна груп­па Элементы управления и область Список полей. При создании отчета "с нуля" в режиме конструктора последовательность действий в точ­ности совпадает с этапами разработки в режиме конструктора новой формы.

Разделители страниц

Когда в отчете необходимо "в принудительном порядке" напечатать определенную ин­формацию на отдельной странице, используется разделитель страниц . Чтобы поместить его в макет отчета, достаточно всего лишь щелкнуть на кнопке Разрыв страницы группы Элементы управления .

Разместить разделитель можно в любом разделе отчета, за исключением колонтиту­лов. Для размещения разделителя, например в заголовке, необходимо:

1. Щелкнуть на кнопке Разрыв страницы группыЭлементы управления . Указатель мыши примет вид пиктограммы страницы со знаком "плюс" (+) слева вверху.

2. Поместить указатель в том месте отчета, где должен располагаться разделитель страниц, и щелкнуть левой кнопкой мыши. У левого края отчета появится ряд крупных черных точек - маркеры разделителя страниц. Заголовок от­чета теперь печатается не сплошным текстом, а разбит на два подраздела, каждый из которых начинается с новой страницы.

Добавление рисунков в отчеты

В будущий отчет можно включить любое графическое изображение, например лого­тип компании, рисунок или отсканированную фотографию. Чаще всего рисунки размещаются в заголовке или примечании отчета, заметно преображая его.

Рассмотрим, как добавить в заголовок отчета в режиме конструктора готовое изобра­жение (в режиме макета последовательность действий будет практически аналогичной). Следуйте таким инструкциям.

1. Чтобы разместить рисунок в разделе Заголовок отчета , увеличьте этот раздел, пе­ретащив с помощью мыши вниз заголовок раздела Верхний колонтитул .

2. Щелкните на кнопке Эмблема в группе Элементы управления . На экране появится диалоговое окно Выбор рисунка .

3. С помощью раскрывающегося списка Папка найдите диск и папку, в которой хра­нится нужное изображение, затем откройте ее и щелкните на имени нужного фай­ла. Выделив требуемый элемент, щелкните на кнопке ОК.

Изображение теперь вставлено в отчет. Увеличьте его до нужных размеров и переместите в необходимое место (рис.6).

4. Сохраните изменения, щелкнув на кнопке Сохранить панели быстрого доступа.

Группирование и сортировка записей в отчетах

Мастер создания отчетов вполне достойно справляется с группированием записей по определенному полю (или полям), но эту операцию при желании можно выполнить и самостоятельно, в режиме конструктора или макета. Основным инструментом для во­площения в жизнь таких структурных преобразований в версии Access 2007 является группа Группировка и итоги , которая доступна на вкладке Формат в режиме макета или на вкладке Конструктор режима конструктора отчетов.

Чтобы проиллюстрировать возможности инструментов этой группы, создадим простой отчет, содержащий краткую информацию об имеющихся в наличии и отсутствующих на складе товарах. Структура по­добного отчета, созданного на основе таблицы Товары с помощью мастера, представлена на рис. 7. Операции группирования в этом отчете пока отсутствуют. Наша задача состоит в том, чтобы модифицировать исходный отчет, обеспечив печать наименований товаров, сгруппированных по полю Наличие.

Чтобы создать новую группу в отчете, выполните (например, в режиме конструктора) следующее:

1. Щелкните на кнопке Группировка и сортировка группыГруппировка и итоги . В окне конструктора появится область Группировка, сортировка и итоги (рис. 8). В нашем примере ее строки еще не заполнены; в области при­сутствуют только два пункта: Добавить группировку и Добавить сортировку .

2. Щелкните на кнопке Добавить группировку . В области Группировка, сортировка и итоги появится новая строка с открытым списком всех доступных полей.

3. Выберите из списка выбрать поле нужное поле для группировки. Для рассматриваемого примера это поле Наличие . Результатом такой операции станет появление в отчете нового раздела (Заголовок группы «Наличие»).

4. Примите предложенный по умолчанию порядок сортировки (сначала установленные, затем снятые ) или выберите из раскрывающегося списка другой вариант - сначала снятые, затем установленные .

5. Просмотрите все параметры для уровня группировки, щелкнув на пункте Больше требуемого уровня.

6. Чтобы указать поле (поля) сортировки записей в группе, включите нужное поле и порядок сортировки в новую строку области . (В нашем примере записи группы должны быть отсортированы по значениям поля Наименование , как показано на рис. 9).

Теперь, если щелкнуть на кнопке Вид и перейти в режим предварительного просмот­ра (рис. 10), можно отметить, что записи отчета организованы иначе, а именно сгруп­пированы по значениям поля Наличие . Записи каждой группы, кроме того, от­сортированы по полю Наименование .

Однако сам отчет можно сделать более информативным, если перенести заголовки столбцов, а также поле, по которому выполняется группировка (вместе с его подписью), в раздел Заголовок группы «Наличие» , как показано на рис. 11. Полученный отчет с группировкой представлен на рис. 12.

Добавление вычисляемых элементов управления

Когда необходимо разместить в отчете некоторые вычисляемые данные, создается новый свободный элемент управления типа Поле , имеющий вычисляемое значение. Разместить его можно в любом разделе отчета. Формула, по которой вычисляется значе­ние такого элемента управления, может включать значения полей одной или нескольких таблиц, а также функции и выражения.

Обратимся к ранее созданному отчету ЗаказыКлиентов и добавим в него вычисляемое поле СуммаЗаказа , а также итоговое поле ОбщаяСуммаЗаказа . Последовательность действий при включении в отчет вычисляе­мого поля будет следующей.

1. Справа от поля Количество товара вставьте в Верхний колонтитул элемент управления Подпись и введите в него слово Сумма , а в Область данных элемент управления Поле (при этом подпись элемента Поле удалите).

2. Дважды щелкнув на новом элементе управления Поле , введите в открывшейся об­ласти свойств (вкладка Данные , свойство Данные ) новое выражение, по кото­рому будут производиться вычисления. Для нашего примера такой формулой будет =[ЦенаПродажи]*[Количество товара], как показано на рис. 13. (Новому элементу управления можно дать более содержательное имя, например СуммаЗа­каза , указав его в поле свойства Имя вкладки Все окна свойств.)

Любая формула вычисляемого поля должна начинаться со знака равенства «=».

4. С помощью инструментов группы Выравнивание элемента управления и группы Размер (вкладка Упорядочить) откорректируйте размеры и размещение элемен­тов управления в разделах Верхний колонтитул и Область данных (рис. 14 ).

5. Чтобы включить в отчет итоговое поле ОбщаяСуммаЗаказа , необходимо изменить структуру отчета, добавив раздел Примечание группы ДатаОформления . Чтобы сделать это, отобразите область Группировка, сортировка и итоги , щелкните на пункте Больше строки группировки поля ДатаОформления, а затем выберите значение с раз­ делом примечания из списка без раздела примечания .

6. Теперь разместим в разделе Примечание группы ДатаОформления вычисляемое поле ОбщаяСуммаЗаказа и его подпись, для чего следует поочередно скопировать в этот раздел подпись Сумма и элемент управления СуммаЗаказа (перед выполнением команды Вставить необходимо выделить тот раздел, куда будет выполняться вставка, щелкнув на полосе этого раздела).

7. Щелкнув внутри новой подписи, введите подходящий текст, например Общая сумма для текущего заказа , увеличив, соответственно, размеры этого элемента управления.

8. Дважды щелкнув на новом элементе управления, введите в открывшейся области свойств (вкладка Данные , свойство Данные ) итоговую формулу =Sum([ЦенаПродажи]*[Количество товара]), затем щелкните на вкладке Все и укажите в поле свойства Имя новое имя вычисляемого элемента управления - ОбщаяСуммаЗаказа .

9. После некоторых операций форматирования структура отчета в режиме конструктора выглядит аналогично представленной на рис. 15. Сам отчет, в котором выводятся теперь вычисляемые и итоговые значения, показан на рис. 16.

Создание главной кнопочной формы с помощью Диспетчера кнопочных форм

Выберите на вкладке Работа с базами данныхкнопку Диспетчер кно­почных форм. На заданный вопрос ответьте Да. В результате вы получите диалоговое окно Диспетчера кнопочных форм .

Щелкните в окне Диспетчер кнопочных форм по кнопке Из­менить.

В открывшемся диалоговом окне Изменение страницы кно­почной формы в поле Название кнопочной формы введите имя формы Склад , затем щелкните по кнопке Создать. Появится диа­логовая окно Изменение элемента кнопочной формы. Из­мените содержимое полей Текст на – Товары на складе, Команда на -Открыть отчет, Отчет на – Товары_на_складе (Команду и Отчет выбирайте из списка, а не набирайте вручную). Щелкните по кнопке ОК.

Аналогично в окне Изменение страницы кнопочной формы создайте еще два элемента кнопочной формы:

- Заказы клиентов. Эта кнопка открывает отчет ЗаказыКлиентов ;

- Выход. Эта кнопка осуществляет Выход из приложения .

Закройте ди­алоговое окно Изменение страницы кнопочной формы, а затем - Диспетчер кнопочных форм.

Проверьте работу всех кнопок кнопочной формы.

Чтобы кнопочная форма автоматически появлялась при за­пуске базы данных, щелкните на кнопке “Office”, а затем на кнопке Парамет­ры Access . Появится диалоговое окно Парамет­ры Access , в котором на вкладке Текущая база данных в поле Форма просмотра выберите Кнопочная форма .

Нажмите на кнопке ОК .

Access обладает обширным набором возможностей и инструментов для работы с базами данных. Перед пользователями, использующими эту программу, могут ставиться самые разные задачи, которые нужно уметь решать. В этой статье разберёмся, как создать отчёт в Access, что это такое и для чего он нужен. Давайте же начнём. Поехали!

Отчёты в Microsoft Access служат для вывода на экран либо печати информации из базы данных. Любой отчёт можно создать на основе таблицы или на основе запроса. Делается это очень просто, всего в пару кликов.

Для начала у вас должна быть готовая таблица , с данными которой вы будете работать. Затем выделите нужную таблицу в окне «Все объекты Access», расположенном слева, перейдите на вкладку «Создание» и нажмите кнопку «Отчёт» в одноимённом разделе. Всё готово. Перед вами будет сформированный программой отчёт на основе информации, содержащейся в таблице.

После этого вы можете перейти на вкладку «Конструктор», чтобы отредактировать поля, разделы и прочее. Чтобы выйти из режима конструктора, щёлкните правой клавишей мыши по вкладке таблицы и выберите пункт «Представление отчёта». Не забудьте сохранить перед выходом.

Для более сложных случаев используйте «Мастер отчётов», соответствующая кнопка находится в той же вкладке «Создание», этот инструмент пригодится в том случае, если необходимо оперировать с данными из нескольких таблиц сразу.

В открывшемся окне выберите из списка те таблицы и запросы, из которых будут взяты поля (их также необходимо указывать). Закончив, нажмите кнопку «Далее». В следующем окне вам будет предложено выбрать подходящий вид представления данных. Затем вы можете сгруппировать выбранные поля по своему усмотрению. Просто выберите нужное поле и нажмите на кнопку со стрелкой. Далее, откроется окно сортировки записей. Делать сортировку необязательно, поэтому вы можете пропустить этот этап. В следующем окне выберите «Макет» (ступенчатый, блок, структура) и «Ориентацию» (книжная, альбомная). Оставьте отмеченным пункт «Настроить ширину полей для размещения на одной странице». После этого остаётся ввести название и нажать кнопку «Готово».

Чтобы исправить общий вид и некорректно отображаемые данные , перейдите в режим конструктора. Там вы можете выделять отдельные поля и перемещать их при помощи стрелок на клавиатуре или мышкой. Убрать большие промежутки между столбцами, можно не переходя в «Конструктор». Достаточно передвинуть границы курсором мыши. В случае, если часть данных у вас отображаются в виде решёток «#», просто увеличьте эти поля и информация будет отображена корректно. В режиме конструктора можно изменять цвет текста, подложки, заголовки.

Существует возможность создания определённых ячеек , в которых будет рассчитываться сумма, разница или произведение на основе данных из таблиц или запросов. Для этого выделите нужное поле и нажмите кнопку «Итоги», расположенную на панели инструментов в разделе «Группировка и итоги». В появившемся меню выберите «Число записей» или «Количество значений» в зависимости от того, какие перед вами стоят задачи.

В отчётах Access автоматически проставляются серые полосы, которые некоторым пользователям могут прийтись не по душе. Чтобы убрать их, перейдите в режим конструктора, выделите «Область данных», кликните правой клавишей мыши и выберите в списке «Свойства». Справа появится окно, в котором необходимо найти строку «Цвет фона чередования». Скопируйте «Фон 1» из «Цвет фона» и вставьте в «Цвет фона чередования». То же самое повторите с разделом «Примечания группы».

Тема 2.3. Программные средства презентаций и основы офисного программирования

Тема 2.4. Системы управления базами данных и экспертные системы

2.4.11. Учебная база данных с главной кнопочной формой "Training_students" - Скачать

СУБД и экспертные системы

2.4. Системы управления базами данных и экспертные системы

2.4.6. Создание отчета как объекта базы данных

Отчет – это форматированное представление данных, которое выводится на экран, в печать или файл.

Они позволяют извлечь из базы нужные сведения и представить их в виде, удобном для восприятия, а также предоставляют широкие возможности для обобщения и анализа данных.

При печати таблиц и запросов информация выдается практически в том виде, в котором хранится. Часто возникает необходимость представить данные в виде отчетов, которые имеют традиционный вид и легко читаются. Подробный отчет включает всю информацию из таблицы или запроса, но содержит заголовки и разбит на страницы с указанием верхних и нижних колонтитулов.

2.4.6.1. Структура отчета в режиме Конструктора

Microsoft Access отображает в отчете данные из запроса или таблицы, добавляя к ним текстовые элементы, которые упрощают его восприятие.

К числу таких элементов относятся:

1. Заголовок. Этот раздел печатается только в верхней части первой страницы отчета. Используется для вывода данных, таких как текст заголовка отчета, дата или констатирующая часть текста документа, которые следует напечатать один раз в начале отчета. Для добавления или удаления области заголовка отчета необходимо выбрать в меню Вид команду Заголовок/примечание отчета.
2. Верхний колонтитул. Используется для вывода данных, таких как заголовки столбцов, даты или номера страниц, печатающихся сверху на каждой странице отчета. Для добавления или удаления верхнего колонтитула необходимо выбрать в меню Вид команду Колонтитулы. Microsoft Access добавляет верхний и нижний колонтитулы одновременно. Чтобы скрыть один из колонтитулов, нужно задать для его свойства Высота значение 0.
3. Область данных, расположенная между верхним и нижним колонтитулами страницы. Содержит основной текст отчета. В этом разделе появляются данные, распечатываемые для каждой из тех записей в таблице или запросе, на которых основан отчет. Для размещения в области данных элементов управления используют список полей и панель элементов. Чтобы скрыть область данных, нужно задать для свойства раздела Высота значение 0.
4. Нижний колонтитул. Этот раздел появляется в нижней части каждой страницы. Используется для вывода данных, таких как итоговые значения, даты или номера страницы, печатающихся снизу на каждой странице отчета.
5. Примечание. Используется для вывода данных, таких как текст заключения, общие итоговые значения или подпись, которые следует напечатать один раз в конце отчета. Несмотря на то, что в режиме Конструктора раздел "Примечание" отчета находится внизу отчета, он печатается над нижним колонтитулом страницы на последней странице отчета. Для добавления или удаления области примечаний отчета необходимо выбрать в меню Вид команду Заголовок/примечание отчета. Microsoft Access одновременно добавляет и удаляет области заголовка и примечаний отчета.

2.4.6.2. Способы создания отчета

В Microsoft Access можно создавать отчеты различными способами:

1. Конструктор.
2. Мастер отчетов.
3. Автоотчет: в столбец.
4. Автоотчет: ленточный.
5. Мастер диаграмм.
6. Почтовые наклейки.

Рис. 1.

Мастер позволяет создавать отчеты с группировкой записей и представляет собой простейший способ создания отчетов. Он помещает выбранные поля в отчет и предлагает шесть стилей его оформления. После завершения работы Мастера полученный отчет можно доработать в режиме Конструктора. Воспользовавшись функцией Автоотчет, можно быстро создавать отчеты, а затем вносить в них некоторые изменения.

Для создания Автоотчета необходимо выполнить следующие действия:

1. В окне базы данных щелкнуть на вкладке Отчеты и затем щелкнуть на кнопке Создать. Появится диалоговое окно Новый отчет.
2. Выделить в списке пункт Автоотчет: в столбец или Автоотчет: ленточный.
3. В поле источника данных щелкнуть на стрелке и выбрать в качестве источника данных таблицу или запрос.
4. Щелкнуть на кнопке ОК.
5. Мастер автоотчета создает автоотчет в столбец или ленточный (по выбору пользователя), и открывает его в режиме Предварительного просмотра, который позволяет увидеть, как будет выглядеть отчет в распечатанном виде.
6. В меню Файл щелкнуть на команде Сохранить. В окне Сохранение в поле Имя отчета указать название отчета и щелкнуть на кнопке ОК.

Изменение масштаба отображения отчета

Для изменения масштаба отображения пользуются указателем - лупой. Чтобы увидеть всю страницу целиком, необходимо щелкнуть в любом месте отчета. На экране отобразится страница отчета в уменьшенном масштабе.

Снова щелкнуть на отчете, чтобы вернуться к увеличенному масштабу отображения. В увеличенном режиме представления отчета, точка, на которой вы щелкнули, окажется в центре экрана. Для пролистывания страниц отчета пользуются кнопками перехода внизу окна.

Печать отчета

Для печати отчета необходимо выполнить следующее:

1. В меню Файл щелкнуть на команде Печать.
2. В области Печатать щелкнуть на варианте Страницы.
3. Чтобы напечатать только первую страницу отчета, введите 1 в поле "с" и 1 в поле "по".
4. Щелкнуть на кнопке ОК.

Прежде чем печатать отчет, целесообразно просмотреть его в режиме Предварительного просмотра, для перехода к которому в меню Вид нужно выбрать Предварительный просмотр.

Если при печати в конце отчета появляется пустая страница, убедитесь, что параметр Высота для примечаний отчета имеет значение 0.

Если при печати пусты промежуточные страницы отчета, убедитесь, что сумма значений ширины формы или отчета и ширины левого и правого полей не превышает ширину листа бумаги, указанную в диалоговом окне Параметры страницы (меню Файл).

При разработке макетов отчета руководствуйтесь следующей формулой: ширина отчета + левое поле + правое поле <= ширина бумаги.

Для того чтобы подогнать размер отчета, необходимо использовать следующие приемы:

• изменить значение ширины отчета;
• уменьшить ширину полей или изменить ориентацию страницы.

2.4.6.3. Создание отчета

1. Запустите программу Microsoft Access. Откройте БД (например, учебную базу данных «Деканат»).

2. Создайте Автоотчет: ленточный, используя в качестве источника данных таблицу (например, Студенты). Отчет открывается в режиме Предварительного просмотра, который позволяет увидеть, как будет выглядеть отчет в распечатанном виде

Рис. 2.

3. Перейдите в режим Конструктора и выполните редактирование и форматирование отчета. Для перехода из режима предварительного просмотра в режим конструктора необходимо щелкнуть команду Закрыть на панели инструментов окна приложения Access. На экране появится отчет в режиме Конструктора.

Рис. 3.

Редактирование отчета

Для редактирование отчета необходимо выполнить следующие действия:

1. удалите поля код студента в верхнем колонтитуле и области данных.
2. переместите влево все поля в верхнем колонтитуле и области данных.
3. Измените надпись в заголовке страницы:
   • в разделе Заголовок отчета выделить надпись Студенты;
   • поместите указатель мыши справа от слова Студенты, так чтобы указатель принял форму вертикальной черты (курсора ввода), и щелкните в этой позиции;
   • введите НТУ «ХПИ» и нажмите Enter.
4. Переместите Надпись. В Нижнем колонтитуле выделить поле =Now() и перетащить его в Заголовок отчета под название Студенты. Дата будет отображаться под заголовком.
5. На панели инструментов Конструктор отчетов щелкнуть на кнопке Предварительный просмотр, чтобы просмотреть отчет

Форматирование отчета

Алгоритм форматирование отчета:

1. Выделите заголовок Студенты НТУ «ХПИ».
2. Измените гарнитуру, начертание и цвет шрифта, а также цвет заливки фона.
3. На панели инструментов Конструктор отчетов щелкнуть на кнопке Предварительный просмотр, чтобы просмотреть отчет.

Рис. 4.

Изменение стиля

Для изменения стиля выполните следующее:

1. На панели инструментов Конструктора отчетов щелкнуть на кнопке Автоформат, откроется диалоговое окно Автоформат.
2. В списке Стили объекта "отчет - автоформат" щелкнуть на пункте Строгий и затем щелкнуть на кнопке ОК. Отчет будет отформатирован в стиле Строгий.
3. Переключится в режим Предварительный просмотр. Отчет отобразится в выбранном вами стиле. Впредь все отчеты созданные с помощью функции Автоотчет будут иметь стиль Строгий, пока вы не зададите другой стиль в окне Автоформат.
4. Сохранить и закрыть отчет.