Отчет по лабораторной работе access. Отчет по лабораторной работе на тему система управления

21.06.2020

Уфимский государственный авиационный технический университет

Кафедра Информатики

Лабораторная работа №4

Информационные технологии создания и обработки баз данных с помощью MS ACCESS XP .

Студент ИНЕК

Группа К-122

Кизка Н.Д.

Проверила:

Филосова Е.И.

Отчет по ACCESS .

1) Создание таблиц.

Для того чтобы создать таблицы в ACCESS мы должны выбрать в Базе данных элемент Создание таблицы с помощью конструктора. В конструкторе мы заполняем Свойства поля и непосредственно нужные нам Поля. Так создаем нужные нам таблицы.(Клиенты, Реализация)

2) Создание схемы данных.

Для создания Схемы данных мы используем пиктограмму на панели управления.

После ее открытия мы вставляем нужные на таблицы командой Добавить таблицу и устанавливаем между полями связь простым перетаскиванием нужного нам поля с одной на другую таблицу.

3) Сортировка.

Для сортировки нам нужно открыть не ключевую таблицу и при помощи Записи/Фильтр/Расширенный фильтр произвести сортировку данных.

4) Выбор данных с помощью запросов.

Для создания запроса воспользуемся Конструктором запросов.

 конкретное значение в каком либо текстовом поле (например, выбрать товары одной категории).

 диапазон значений в любом числовом поле (например, выбрать товары, стоимость которых более 1 000 руб.).

 диапазон значений в любом текстовом поле (например, найти товары, наименования которых начинаются на буквы М-С).

 неточное совпадение значений в текстовом поле (например, найти клиентов, проживающих в одном городе).

 логическое И, связывающее два значения одного числового поля (например, товары, стоимость которых более 200 И менее 500 руб.).

 логическое И, связывающее значения двух разных полей (например, товары стоимостью свыше 200 руб. реализованные сегодня).

 логическое ИЛИ, связывающее два значения в одном текстовом поле (например. Товары той или иной категории).

 логическое ИЛИ, связывающее значения двух различных полей (например, товары, реализованные в определенный день, ИЛИ товары, чья стоимость не менее 100 руб.).

 оператор NOT в текстовом поле (например, все товары, кроме определенной категории).

5) Создание запросов с помощью построителя выражений.

Создать запрос к базе данных, в котором одно из полей получается путем сцепления значений нескольких текстовых полей исходной таблицы.

6) Создание итоговых запросов.

Создать запрос на обновление записей, позволяющий увеличить значение одного из числовых полей в два раза.

Создайте запрос к копии таблицы Товары, в котором будут удалены все записи о товарах одной категории.

Создайте запрос на добавление к копии таблицы Товары, в котором будут добавлены в копию из таблицы Товары записи по любому условию.

Создать перекрестный запрос, подсчитывающий для каждого клиента суммарный объем товара каждой категории.

Разработка отчетов.

Для создания отчета надо воспользоваться Мастером отчетов, в нем мы выберем все поля таблиц нам нужных и поля вычислений, а также формы Заголовка и вида отчета.

Контрольные вопросы.

1. Какая модель данных называется реляционной?

В СУБД для ПЭВМ поддерживается преимущественно реляционная модель, которую отличает простота и единообразие представления данных простейшими двумерными таблицами.

Основной логической структурной единицей манипулирования данными является строка таблицы – запись. Структура записи определяется составом входящих в нее полей. Совокупность полей записи соответствует логически связанным реквизитам, характеризующим некоторую сущность предметной об-ласти. Типовыми функциями СУБД по манипулированию данными являются: выборка, добавление, удаление, изменение данных.

Microsoft Access называет объектами все, что может иметь имя, такими объ-ектами являются таблицы, запросы, формы, макросы и модули.

Как реализовать связь типа один-ко-многим в реляционной модели данных?

Для свзи будем ис-пользовать объект Оценки. Каждый студент имеет оценки по нескольким дис-циплинам, поэтому связь между Студенты и Оценки будет Один-ко-многим (1: M). Каждую дисциплину сдает множество студентов, поэтому связь между Дисциплины и Оценки будет Один ко Многим.

Что входит в структуру таблицы?

В структуру таблицы входит: Имя поля, Тип данных, Примечание и Св-ва полей.

4. Как определить свойства полей в таблице?

Необходимо в Конструкторе таблиц выбрать Св-ва полей и в них задать необходимые нам качества данной таблицы.

5. Назовите основные элементы окна Конструктора запроса.

Поле, Имя таблицы, Сортировка, Вывод на экран, Условия отбора или.

6. Как в запросе записать условия отбора с логическим И и логическим ИЛИ?

Необходимо воспользоваться Построителем выражений и там в условии задать либо And, либо Or.

7. Как создать в запросе вычисляемое поле?

Надо в поле при помощи Построителя выражений спроектировать какую либо функцию для вычисления каких- то результатов.

8. Для чего используются итоговые и перекрестные запросы?

Для подведения каких либо Итогов, например вычисление среднего или максимального значения.

А с помощью перекрестного запроса можно более наглядно представить данные итоговых запросов, предусматривающих группировку по нескольким признакам (по двум, в частности). В этом случае значение полей по первому признаку группировки могут стать заголовками строк, а по второму - заголовками столбцов.

9. Как можно использовать запросы-действия для редактирования таблиц?

Например можно при помощи Запроса на удаления, стереть какую ни будь запись, либо Обновить, Добавить, Вставить из другой таблицы.

10. Из каких разделов состоит окно Конструктора форм?

Из таких разделов которые были заданы в просе формирования форм.

Тема:

Создание базы данных.

Построение таблицы в базе данных.

Цель работы:

Научить формировать структуру таблицы, вводить и редактировать данные, определять ключ для связывания двух таблиц.

Выполнение работы:

Основным структурным документом в Access является таблица. Каждая таблица содержит записи определенного вида, например о студентах. Каждая запись таблицы содержит всю необходимую информацию об отдельном элементе базы данных.

На базе таблиц осуществляется построение форм, отчетов и запросов.

База данных может включать несколько таблиц.

В окне открытой базы данных щелкнуть по вкладке “ Таблицы ” и нажать кнопку “ Создать ”.

Выбрать в списке диалогового окна “ Новая таблица ” способ создания таблицы:

Режим таблицы - создание таблицы в режиме таблицы;

Конструктор - создание таблицы с помощью конструктора таблиц;

Мастер таблиц - создание таблицы с помощью мастера таблиц;

Импорт таблиц - создание таблицы путем импортирования данных из внешнего файла или другой базы данных;

Создавать таблицу будем с помощью Конструктора. Выделить в окне “ Конструктор ” и нажать “ ОК ”.

В выпавшем окне ввести название полей, выбрать тип данных и определить свойства полей.

В колонке Имя поля задаются имена полей:

1. Номер; 5. Пол;

2. Фамилия; 6. Дата рождения;

3. Имя; 7. Группа;

4. Отчество;

В таблице не должно быть двух полей с одинаковыми именами.

Для каждого поля, включаемого в запись, следует указать тип данных.

Тип данных определяет вид информации, которая будет храниться в данном поле. Тип данных выбирается в колонке Тип данных .

По умолчанию устанавливается тип данныхТекстовый.

Чтобы изменить тип данных, нужно щелкнуть в одной из ячеек колонки Тип данных . В правой части ячейки появится кнопка списка, при нажатии на которую откроется список с доступными типами данных.

В колонку Описание можно произвольно ввести комментарии к каждому полю. Эта операция необязательна.

Задание характеристик полей нужно выполнять последовательно, т.е. для каждого поля сначала необходимо ввести имя, затем тип данных и, при необходимости, комментарий.

Для перехода к нужной ячейке можно использовать мышь, клавишу Tab и в конце ввода можно нажать клавишу Enter .

Черный треугольник в столбце маркировки слева указывает на ту строку, в которой находится курсор.

После определения всех полей таблицы следует указать одно поле для использования в качестве поля первичного ключа. Это не позволит вводить в таблицу повторяющиеся записи.

Первичный ключ может быть определен только в режиме конструктора таблиц.

В данной таблице полем первичного ключа объявим поле “ Номер ”.

Для этого нужно:

выделить поле “ Номер ” или просто поставить туда курсор;

нажать на кнопку Ключевое поле на стандартной панели инструментов с изображением ключа или

меню “ Правка ” “ Ключевое поле”

С

лева от данного поля появится маленькое изображение ключа – признак поля первичного ключа.

Ключевое поле

Подготовленную при проектировании спецификацию таблицы следует сохранить, поскольку на ее основе будет строиться вся таблица.

Для этого нужно:

меню “ Файл ” “ Сохранить ”

Если таблица сохраняется первый раз, то на экран выводится диалоговое

окно “ Сохранение ”. В этом окне нужно ввести имя таблицы СТУДЕНТ .

Ввод и редактирование данных в режиме таблицы.

В созданную таблицу данные могут быть введены как непосредственно в табличной форме по умолчанию, так и с использованием специально разработанной пользовательской экранной формы. Редактирование записей и исправление ошибок в данных таблицы возможно также в каждом из двух указанных режимов.

Для ввода данных в таблицу нужно открыть базу данных.

В окне базы данных щелкнуть по названию таблицы СТУДЕНТ .

В

открывшемся окне появляется пустая таблица для ввода данных.

Вдоль верхнего края окна расположены имена полей таблицы.

Каждое поле соответствует определенному столбцу в таблице.

Каждая запись занимает одну строку в таблице.

Ввод данных в ячейку таблицы осуществляется с клавиатуры. При окончании ввода данных в последнее поле записи Access сам переходит на первое поле новой записи и ожидает ввода данных.

После ввода данных таблицу нужно закрыть.

Для этого нужно ввести дважды команду

меню “ Файл ” “ Закрыть”

Введение Access - это одна из систем управления базами данных (СУБД). База данных (БД) хранит совокупность данных и объектов, относящихся к определенной задаче. Она помогает нам упорядочить информацию и позволяет быстро делать выборку. В качестве данных может быть любая информация, хранящаяся на диске компьютера: сочетания символов, слова, файлы, рисунки и др. Методы ввода и хранения данных определяют структуру базы данных.

Все объекты баз данных Access, кроме макросов и модулей, можно отображать в двух режимах: в режиме таблицы и режиме конструктора. Режим конструктора в СУБД Access Режим конструктора обеспечивает большие возможности при создании таблицы, запроса, формы или отчета. Например, в этом режиме можно задать ширину каждого поля с тем, чтобы сделать объект более компактной. Режим таблицы в СУБД Access В режиме таблицы можно добавлять, редактировать, просматривать или выполнять другую работу с данными таблицы. Каждая строка таблицы представляет собой отдельную запись, каждый столбец - поле.

Создание таблиц в режиме конструктора Открыв таблицу в режиме «Конструктор» можно произвести с ней следующие действия: ввести имена полей, задать тип и свойства при создании таблицы, изменить характеристики полей, добавить поля, удалить поля. Окно состоит из двух частей. Верхняя часть называется бланком. В бланк можно внести название поля, его тип и описание. В свойствах поля указываются более подробные его характеристики, такие как: размер, формат, подпись, обязательность поля. Если поле ключевое, то в свойствах указывается, что оно индексированное.

Создание таблицы в режиме мастера По прохождении всех этапов создания таблицы, в режиме масттера она примет вид:

Установка связей Созданные таблицы для упрощения конструирования многотабличных форм, запросов и отчетов должны быть связаны. Эта связь обеспечивается схемой данных, которая определяется информационнологической моделью предметной области.

Запросы В современной СУБД рядом с самыми простыми средствами поиска и фильтрования данных используются удобные, гибкие и мощные средства – запросы. С их помощью можно исполнять исчисления, обновлять данные в таблицах, добавлять или удалять записи. При этом результаты исполнения запроса подаются в удобном виде – в форме таблицы. Запрос можно строить с использованием временной таблицы, созданной с помощью другого запроса. Запросы бывают: на выборку, на создание таблицы, на обновление, на добавление, на удаление.

Создание запроса на выборку запрос на выборку, т. е. выбирающий данные из взаимосвязанных таблиц и других запросов. В результате получают таблицу, существующую до закрытия запроса. Таблицу с результатами зап росаможно использовать для работы с данными таблиц, на которых построен запрос;

Запрос на создание таблицы запрос на создание таблицы, основанный на запросе на выборку, но в отличие от последнего результат этого запроса сохраняется в новой таблице

Запрос на удаление обеспечивает удаление записей из одной или нескольких связанных таблиц. вопрос является необратимым, поэтому необходимо иметь копию таблицы, которая используется.

Запрос на обновление дает возможность вносить изменения в группу записей, которые отбираются с помощью запроса на выборку, т. е. в новую таблицу, созданную запросом.

Запрос на обновление При выполнении данного запроса появляются диалоговые окна с просьбой ввести необходимые значения для параметра.

Группировка данных После выбора в контекстно независимом меню команды Групповые операции в бланке запроса появится строка «Групповая операция» , где из списка специальных функций нужно выбрать необходимую.

Перекрестный запрос Этот запрос создается с помощью Мастера, запускаемого выбором соответствующей команды в диалоговом окне «Новый запрос» . Мастер создает таблицу, в которой левый столбец образует заголовки строк из значений одного выбранного поля таблицы, верхняя строка образует заголовки столбцов из значений другого поля таблицы, а на пересечении строк и столбцов размещаются итоговые значения, вычисляемые по значениям третьего поля. Для получения итоговых значений производится группировка по полям. Кроме этого, перекрестный запрос может быть создан с помощью Конструктора. При этом сначала создается запрос на выборку, и затем он преобразовывается в перекрестный запрос.

Формы Основой диалога пользователя с базой данных является форма, конструкция которой определяется пользователем. При этом указывается, из каких таблиц и содержимое каких полей нужно отображать, какие графические элементы должны быть включены в форму.

Создание в конструкторе Рабочим полем конструктора является форма, состоящая из трех областей: «Заголовок формы» , «Область данных» и «Примечание формы» . Для размещения в областях нужных объектов необходимо использовать элементы с панелей инструментов. После буксировки нужных полей из таблицы в «Область данных» , формирования и включения в форму некоторых средств управления диалоговое окно «Конструктор форм» примет вид, представленный сбоку.

Создание кнопок на форме Сначала на «Панели инструментов» необходимо выбрать объект «Кнопка» и разместить его на форме. Затем следовать подсказкам на экране и создать необходимую кнопку.

Завершение конструирования Завершающей операцией конструирования формы является ее сохранение в составе базы данных. Для просмотра формы необходимо открыть базу данных, щелкнуть на вкладке «Формы» , выбрать необходимую и выполнить команду Открыть. В результате этого на экране отобразится требуемая форма.

Многостраничные формы Средства MS Access позволяет конструировать многостраничные формы, которые содержат несколько вкладок. Перед созданием этой формы был сконструирован запрос на выборку, что стал основой создания формы. Такую форму создают с помощью Конструктора.

Выводы В ходе выполнения данной лабораторной работы были изучены и приобретены навыки по работе с СУБД MS Access. Было изучено создание в различных режимах и редактирование таблиц, запросов, форм и отчетов. Произведенная работа придала уверенности в пользовании компьютером и открыла возможности использования систем управления базами данных Microsoft Access, что может пригодится в дальнейшем совершенствовании, как профессионала, а также в будущей профессии для упрощения и систематизации работы с данными.

Лабораторная работа № 27

Тема: Работа с данными и создание отчетов в СУБД Access

Цель работы - изучение приемов разработки и печати отчетов в среде Access 2007.

Оборудование : ПК, Windows XP Professional, MS Access.

Задание:

1 Изучить назначение и способы разработки отчетов в Access.

2 Разработать отчеты в соответствии с заданием.

3 Ответить на контрольные вопросы.

4 Сделать вывод о проделанной работе

Порядок выполнения:

1 В окне базы данных выполните команду: вкладка ленты Создание - панель инструментов Отчеты - Мастер отчетов.

2 Выберите из списка таблицу (или запрос), которая будет использована как источник данных (например, запрос Адреса клиентов).

3 В появившемся диалоговом окне Создание отчетов переместите все доступные поля в область «выбранные поля».

4 С помощью Мастера отчетов создайте отчет Дни рождения. В качестве источника данных используйте таблицу Сотрудники.

5 Если требуется напечатать почтовые наклейки, Access предоставляет такую возможность. Для этого выделите таблицу Клиенты и выполните команду: вкладка ленты Создание - панель инструментов Отчеты - Наклейки.

6 В появившемся диалоговом окне укажите размер наклейки, систему единиц, тип наклейки и нажмите кнопку Далее.

7 На следующем шаге создания отчета установите шрифт, размер, цвет текста и начертание. Нажмите кнопку Далее.

8 Выберите поля, которые будут размещаться на наклейке. Например, Название компании, Адрес, Телефон и Факс. Если на каждой наклейке требуется вывести определенный текст, то введите его в прототип наклейки.

9 При необходимости измените название отчета с наклейками и нажмите кнопку Готово.

10 Иногда в отчетах требуется вычислять итоговые значения, среднее, минимальное или максимальное значения, а также проценты. Для этого запустите Мастер отчетов и в качестве источника данных укажите запрос Сумма заказа.

11 В диалоговом окне Мастера, в котором задается порядок сортировки записей, нажмите кнопку Итоги.

12 В диалоговом окне Итоги для полей Сумма и Налог установите флажки в столбце sum, чтобы посчитать итоговую сумму.

14 Создайте отчет Дни рождения, используя в качестве источника данных запрос Дни рождения.

15 Составьте отчет Выполненные заказы, в котором будут данные о компании и сумме заказа. Вычислите итоговую сумму, среднее значение (Avg) и максимальную сумму для каждой фирмы.

16 Покажите работу преподавателю.

17 Ответьте на контрольные вопросы.

18 Сделайте вывод о проделанной работе.

Контрольные вопросы:

1 Для чего предназначены отчеты?

2 Какие способы создания отчетов вы знаете?

4 Какие итоговые значения можно посчитать в отчетах?

5 Как в Access напечатать почтовые наклейки?

ACCESS»

по курсу «Информатика»

Студент группы С-12:

Преподаватель:

Москва 2008 г.

Теоретическая часть.

1) Базы Данных и Системы Управления Базами Данных (СУБД)

Базы Данных (БД) предназначены для хранения на компьютере и эффективного использования больших объемов самой разнообразной информации:

о книгах, журналах и газетах в библиотеках,

о товарах в магазинах и продукции на заводах,

об экспонатах в музеях и разнообразных коллекциях ,

обо всех сотрудниках фирм, предприятий и учреждений,

о всех рейсах самолетов в аэропортах, о стоимости билетов и наличии мест,

о расписании всех поездов с вокзалов, о стоимости билетов и наличии мест,

о всех зарегистрированных в ГИБДД (ГАИ) автомобилях, включая угнанные,

о всех путевках, в том числе "горящих", в турбюро и турагентствах,

о погоде в любой точке Земного шара теперь и много лет назад и т. д.

Для работы с Базами Данных используются прикладные программы, называемые СУБД – Системы Управления Базами Данных. Самой популярной СУБД является программа ACCESS фирмы Microsoft.

2) Все СУБД, в том числе и СУБД ACCESS позволяют:

1. Быстро создавать Базы Данных, дополнять и изменять их.

2. Быстро находить определенные, нужные Вам данные в БД.

3. Сортировать данные в БД по разным признакам (например, по алфавиту).

4. Извлекать на экран подмножества данных по Вашим запросам, т. е. удовлетворяющих заданному критерию.

5. Выполнять статистические вычисления над данными БД для анализа и принятия решения.

6. Распечатывать данные, выбранные для определенных целей, т. е. готовить справки, отчеты и т. д.

База Данных в простейшем случае представляет собой электронную таблицу, внешне похожую на электронную таблицу Excel.

Как и таблицы Excel, таблицы БД состоят их столбцов и строк. При этом столбцы в БД называются "ПОЛЯМИ " и они имеют конкретные имена (имена "ПОЛЕЙ" ), а не буквы латинского алфавита в качестве имени как в таблицах Excel. Таких столбцов, т. е. полей в таблицах БД может быть до 255 (как и в Excel).

Каждая строка в таблицах БД называется "ЗАПИСЬЮ " и имеет свой порядковый номер, такой же, как и строка в электронной таблице Excel. Количество строк, т. е. записей в таблицах БД практически не ограничено.

Все "ЗАПИСИ " (строки) в таблице БД содержат в каждой ячейке обязательно однотипную информацию, соответствующую имени "ПОЛЯ" . В этом и состоит основное отличие таблицы БД от электронной таблицы Excel. Например, в столбце с именем поля "ФИО" во всех записях (т. е. во всех строках), Вы увидите конкретные фамилии людей;

в столбце с именем поля "ГОДР " во всех записях (т. е. во всех строках) Вы увидите конкретные года рождения студентов;

в столбце с именем поля "НГ " во всех записях (т. е. во всех строках) Вы увидите конкретные номера групп студентов.

База Данных может включать не одну, а несколько связанных таблиц.

Кроме Таблиц – основного объекта Базы Данных - БД может содержать и другие объекты, а именно:

Форму (одну или несколько). Форма – это способ отображения на экране данных из таблиц БД удобный для ввода данных и для их просмотра.

Запрос (один или несколько). Запрос – это способ выбора и вывода на экран данных из таблиц БД по заданным Вами критериям.

Отчет (один или несколько). Отчет – это способ выбора и вывода на печать данных из таблиц БД в том виде, в котором они требуются пользователю, т. е. Вам.

Макрос (один или несколько). Макрос – это набор макрокоманд, выполняющих определенные операции с БД, например, печать отчетов.

Модуль (один или несколько). Модуль – это программа на языке программирования Access Basic, используемая в БД для выполнения нетривиальных задач.

Все перечисленные объекты, если они были созданы, входят в состав файла Базы Данных, имеющего расширение . mdb .

3) Работа по созданию многотабличной базы данных включает 4 этапа:

1-й этап. Проектирование структуры БД, т. е. определение количества Таблиц, их назначения и состава.

2-й этап. Конструирование Таблиц БД, т. е. задание Полей, их типов и свойств, для каждой из Таблиц.

3-й этап. Создание схемы БД, т. е. определение и установка связей между Таблицами БД.

4-й этап. Ввод данных в пустые Таблицы БД.

Проектирование структуры базы данных – 1-й этап

Проектирование структуры БД – это определение количества Таблиц в БД, их назначения и состава. Мы с Вами эту работу уже проделали, так как определили 6 таблиц ("Студент", "Группа", "Кафедра", "Изучение", "Успеваемость" и "Преподаватели"), необходимые для создания Базы Данных Института, позволяющей вести прием студентов, формировать группы по отдельным кафедрам, а также учитывать успеваемость студентов.

Конструирование пустых таблиц базы данных – 2-й этап

Конструирование Таблиц БД – это задание Имен Полей в каждой из Таблиц и определение Типов данных и свойств каждого из Полей. Есть несколько способов (режимов) для конструирования Таблиц:

Режим Конструктора,

Режим Таблицы,

Режим Мастера таблиц.

Каждый из этих способов имеет свои преимущества и недостатки. Вы попробуйте использовать все три способа для конструирования таблиц создаваемой Вами БД.

В первой части данного пособия была уже создана БД с таблицами «Студент» и «Предмет».

4) Создание схемы базы данных – 3-й этап

Создание схемы Базы Данных - это определение связей между таблицами, входящими в эту БД, а точнее, между конкретными полями этих таблиц.

Когда таблицы связаны – изменения в одной из них автоматически передаются в другую. Главный смысл связывания таблиц – исключение дублирования сведений в БД.

Практическая часть.

Практикум по лабораторной работе состоит из 33 упражнений: выполнено –33

Я изучил элементы Access, такие как …

Создание простой базы данных:

мышью" или командой "Ширина столбца" в меню "Формат":