Однако суды настороженно относятся к электронным документам и далеко не всегда принимают их в качестве надлежащих доказательств. В этой статье – пять способов сделать так, чтобы суд принял электронную переписку в качестве доказательства по делу.
ВОПРОС В ТЕМУ
В какой форме электронная переписка представляется в арбитражный суд?
Специальных требований законом не установлено. Однако из-за того, что все доказательства должны быть приобщены к делу (ст. 64, 75 АПК РФ), можно сделать вывод, что электронную переписку нужно представлять на бумажном носителе (определение ВАС РФ от 23.04.10 № ВАС-4481/10).
Электронная переписка является разновидностью письменных доказательств (п. 3 ст. 75 АПК РФ). При этом в Арбитражном процессуальном кодексе указано, что электронные сообщения могут быть отнесены к письменным доказательствам в порядке, который определяется законом, договором или Высшим арбитражным судом (п. 3 ст. 75 АПК РФ в редакции Федерального закона от 27.07.10 № 228-ФЗ). Поэтому стороны могут заранее индивидуализировать свои электронные сообщения для того, чтобы они впоследствии являлись допустимым доказательством по делу. Сделать это можно двумя способами.
Способ первый: придание переписке юридической силы в договоре. Учитывая, что контрагенты вправе определять порядок представления письменных доказательств самостоятельно (п. 3 ст. 75 АПК РФ), они могут заранее придать электронной переписке доказательственную силу.
Для этого им нужно прописать соответствующее условие в договоре (заключить дополнительное соглашение) с указанием на адреса электронной почты, которые будут использоваться сторонами, и тех лиц, которые будут осуществлять такую переписку от имени компании.
Кроме того, как показывает судебная практика, не будет лишним указать, какие именно юридические действия стороны договорились осуществлять посредством электронной переписки. В одном из споров сторона по делу ссылалась на то, что в анкете к договору стороны согласовали использование электронной почты с обозначением адреса контрагента, куда необходимо отправлять документы. Однако арбитражный суд акцентировал свою позицию на том, что «адрес электронной почты был обозначен сторонами для осуществления рабочей переписки, а не для передачи результатов работ» (постановление Федерального арбитражного суда Московского округа от 12.01.09 № КГ-А40/12090-08).
Без указания в договоре на контактных лиц, адреса электронной почты и вопросы, которые стороны могут согласовывать в таком порядке, суд скорее всего не признает электронную переписку допустимым доказательством по делу (постановление Федерального арбитражного суда Московского округа от 27.02.10 № КГ-А41/531-10). Судебная практика с противоположной позицией судов крайне незначительна (постановление Федерального арбитражного суда Уральского округа от 28.06.10 № Ф09-4726/10-С3).
Способ второй: использование электронной цифровой подписи. Электронная цифровая подпись (далее – ЭЦП) приравнивается к собственноручной подписи в документе на бумажном носителе (п. 1 ст. 1 Федерального закона от 10.01.02 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи»). Безусловно, ее использование является одним из самых надежных способов идентификации электронных сообщений.
Если компания представит в суд электронное письмо, которое подписано ЭЦП другой стороны, то не нужно будет устанавливать факт отправки и подлинность электронного письма. Но тут важно не упустить одну деталь: в случае спора суд может потребовать представить документ, который подтвердит факт согласования с контрагентом использования ЭЦП (постановление Федерального арбитражного суда Северо-Западного округа от 03.03.09 № Ф-04-1207/2009(1502-А46-11)).
ВОПРОС В ТЕМУ
Что делать, если переписка у истца не сохранилась, а контрагент удалил ее на своем компьютере?
Сторона может попросить суд в порядке обеспечения доказательств запросить у компании, которая осуществляет техническую поддержку почтового сервера, архивные копии электронных сообщений.
Документы, полученные посредством электронной почты, являются надлежащими доказательствами, подлежат всесторонней полной оценке исходя из совокупности доказательств, которым не противоречат и сведения, содержащиеся в электронной переписке сторон (постановление Федерального арбитражного суда Московского округа от 17.02.10 № КГ-А40/14784-09). Компании просто нужно будет доказать подлинность и достоверность этих писем. Вот несколько способов.
Способ третий: определение реквизитов электронных писем. Как указано в статье 75 Арбитражного процессуального кодекса, к письменным доказательствам относятся документы, которые позволяют установить достоверность документа, то есть то, что он подписан надлежащим лицом, верно отражает дату и место составления, адресата и другую необходимую информацию. В одном из дел суд определил данные, которые нужны для подтверждения достоверности информации. К ним были отнесены: адреса электронной почты получателя и отправителя, сведения о времени и дате отправления электронного сообщения, почтовом сервере, с которого произведена отправка электронного сообщения. В связи с отсутствием этих данных арбитражный суд не принял представленные обществом в качестве доказательств распечатки электронной переписки (постановление Федерального арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 07.07.08 № Ф08-3751/2008).
Способ четвертый: проведение экспертизы. Подлинность электронных доказательств может быть установлена заключением судебной экспертизы. Для этого потребуется найти организацию, которая проводит компьютерно-техническую экспертизу. Можно обратиться к экспертам, не дожидаясь судебного разбирательства, либо ходатайствовать в суде о проведении экспертизы (п.1 ст. 82 АПК РФ). Тогда суд назначит эксперта, который составит заключение и определит, действительно ли переписка исходила от сторон по делу, установит ее реальное содержание, время отправления и прочие данные. Акт экспертного заключения суды принимают как доказательство (постановление Федерального арбитражного суда Московского округа от 20.01.10 № КГ-А40/14271-09).
Способ пятый: составление нотариального протокола. Одним из надежных способов легализации электронных доказательств является составление нотариального протокола. Этим способом в последнее время компании пользуются все чаще. Согласно закону, нотариусы имеют право производить осмотр письменных и вещественных доказательств (ст. 102, 103 Основ законодательства о нотариате от 11.02.93 № 4462-I, далее – Основы). Компания может предоставить нотариусу доступ к компьютеру и почтовому серверу, на котором находится переписка. Нотариус проверит подлинность переписки, установит, действительно ли она исходила от сторон по делу, и составит протокол, который придаст электронной переписке форму, необходимую для судебного доказательства. Сами электронные письма должны быть распечатаны и подшиты к протоколу. Такой протокол будет являться доказательством того, что на определенную дату в данных электронной почты действительно имелись электронные сообщения, полученные с определенных адресов. Тут важно помнить, что нотариус сможет составить такой протокол только до начала производства по делу в суде (ст. 102 Основ).
Ответил адвокат - Коллегия адвокатов:
В соответствии с ч. 1 ст. 71 ГПК РФ письменными доказательствами являются содержащие сведения об обстоятельствах, имеющих значение для рассмотрения и разрешения дела, акты, договоры, справки, деловая корреспонденция, иные документы и материалы, выполненные в форме цифровой, графической записи, в том числе полученные посредством факсимильной, электронной или другой связи либо иным позволяющим установить достоверность документа способом.
Абзацем 1 ч. 2 той же статьи установлено, что письменные доказательства представляются в подлиннике или в форме надлежащим образом заверенной копии.
Если ММС содержит аудио-, видеозаписи, то согласно ст. 77 ГПК РФ лицо, представляющее аудио-, видеозаписи на электронном или ином носителе, обязано указать, когда, кем и в каких условиях эти записи были осуществлены.
С учетом современного развития систем связи такие сообщения сохраняются в памяти телефона и могут быть скопированы на материальные носители. При этом сведения об отправителе содержатся в информации о сообщении, отображаемой автоматически, а также в базе данных абонентов, выписки из которых предоставляются в установленном законом порядке по запросам суда или компетентных органов. В случае автоматического засекречивания отправителя или использования иных методов затруднения его определения данные могут быть получены только по указанным запросам.
Таким образом, СМС и ММС по состоянию на конкретное время для представления в суд должны быть зафиксированы на материальном носителе и распечатаны на бумаге. Видеосюжеты фиксируются и представляются на материальном носителе.
Достоверность СМС и ММС по состоянию на конкретное время подтверждается посредством документирования содержания сообщений и информации о них.
В соответствии с п. 11 ст. 2 Федерального закона от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" документированной считается зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить ее или в установленных законодательством РФ случаях ее материальный носитель.
Специальные требования, регламентирующие порядок такого документирования, в законодательстве отсутствуют. Поэтому действуют общие требования, регламентирующие обеспечение доказательств, в частности ст. 71 ГПК РФ, ст. ст. 102, 103 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате.
Допустимыми вариантами документирования являются следующие варианты:
- фиксация, распечатывание, составление акта (протокола) ознакомления с содержанием СМС и ММС в присутствии свидетелей с указанием их фамилий, имен, отчеств, адресов;
- до возбуждения судебного производства - фиксация, распечатывание, составление протокола осмотра содержания СМС и ММС с заверением у нотариуса;
- в процессе рассмотрения дела - в порядке, установленном ст. 71 ГПК РФ. При этом материалы могут быть истребованы не только у нарушителей прав или у заинтересованных лиц, но и у операторов связи;
- экспертиза, фиксация, распечатывание, приложение к заключению эксперта содержания СМС и ММС.
Данный вывод подтверждается судебной практикой (Определение Судебной коллегии по уголовным делам ВС РФ от 12.11.2007 N 12-О07-22).
Тамара Воротынцева – директор по развитию тренинговой компании «БИЗНЕС ПАРТНЕР» (Москва). Практикующий бизнес-тренер, автор книги «Строим систему обучения персонала» и публикаций в деловых изданиях России, Казахстана и Украины. Создатель интернет-рассылки: «E-mail переписка в бизнесе» на сервере subscribe.ru! Книга является практическим пособием для деловых людей, ведущих активную переписку с клиентами и партнерами. В ней представлены инструменты, которые помогут сделать электронное общение эффективным, оптимальным по времени и результату, максимально соответствующим нормам и правилам, принятым в современном деловом сообществе. Автор дает практические советы, иллюстрирует свои наблюдения случаями из жизни, приводит аргументированные выводы. Текст книги богат узнаваемыми примерами реальной деловой переписки. Автор делится своими наблюдениями, приемами, «хитростями», которые способны существенно повлиять на эффективность и результативность делового электронного письма. Если вы – деловой человек и для вас важно писать оперативно, лаконично, грамотно, в соответствии в правилами хорошего делового тона, – эта книга станет вам надежным помощником.
Работая с полями «Кому» («То»), «Копия» («Сс»), «Скрытая копия» («Всс»), помните, что это важная часть электронного письма, влияющая на дальнейшие действия участников переписки.
«Кому» («То»). В это поле помещается адрес получателя, которому непосредственно адресовано письмо и содержащиеся в нем сведения. От основного получателя автор письма и ждет ответ. Если в это поле помещены два адресата, значит автор письма ждет ответ от каждого или кого-то из них (имейте это в виду, если ваше имя значится в списке получателей). При этом (если вы – отправитель) имейте в виду, что включать в поле «Кому» («То») более одного адресата не очень целесообразно. На письмо, отправленное нескольким адресатам, можно не получить ни одного ответа, так как каждый будет думать, что ответит другой.
Если письмо адресовано вам, но содержит в копии других получателей, обязательно используйте при ответе кнопку «Ответить всем» («Reply ALL»)! Это позволит сохранить круг адресатов, который обозначил инициатор переписки.
«Копия» («Сс»). В это поле помещайте адреса получателей, которые, по вашему мнению, должны быть в курсе переписки по данному вопросу. Эти адресаты получают информацию только «к сведению». Получатель в копии обычно не должен отвечать на письмо, но при необходимости может это сделать.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. ЭТО ВАЖНО!
В случае если ваше имя находится в поле «Копия» («Сс»), то, вступая в переписку, помните, что бывают ситуации, когда крайне важно быть вежливым. Используйте фразы: «Позвольте присоединиться к обсуждению», или «Позвольте присоединиться к вашему диалогу», или «Позвольте высказать мое мнение».
«Скрытая копия» («Всс»). Это поле в некоторых компаниях запрещено к использованию, так как является инструментом, противоречащим этическим нормам общения. Назначение этого поля – приглашение адресату стать «тайным свидетелем».
Если в вашей деловой практике принято использовать это поле в работе, учитывайте следующее. Получатель, находящийся в «скрытой копии», остается невидимым для основного получателя и для адресатов, стоящих в копии. Иногда бывает нелишним отправителю и «тайному получателю» иметь предварительную договоренность (или последующую информированность) о причине и целях такого способа информирования.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. ЭТО ВАЖНО!
«Скрытому» получателю категорически не следует вступать в переписку из этого поля.
Операторы связи могут заблокировать услуги абонентам, которые не подтвердят свои персональные данные. Раньше не было регламента, по которому абоненты и операторы обменивались запросами и документами. Теперь появились правила, которые всё объясняют, - они заработают с 4 ноября 2017 года.
И хотя по бумагам теперь понятно, как подтверждать личность, на практике это сделать или сложно, или вообще пока нельзя.
Такое право есть у них по закону о связи. Эта норма работала и раньше: операторы могли блокировать абонентов, у которых данные в договоре не совпадали с фактическими. Не было только правил, по которым операторы должны запрашивать эти подтверждения, а абоненты - их отправлять.
Официально у абонента есть 15 дней, чтобы подтвердить свои данные после запроса.
Пока в законе идет речь о запросах от оперативных и правоохранительных органов. Они для каких-то своих целей делают запрос операторам. Мол, пусть абонент подтвердит, что он и есть тот самый Иванов Иван Иванович, на которого оформлена симкарта.
Никто заранее не знает, кому и по какой причине отправят такой запрос. Это не значит, что абонент преступник или террорист. Оператор обязан отреагировать на такой запрос, запросить данные у абонента и передать ответ.
С 1 июня 2018 года такие запросы операторам связи сможет отправлять и Роскомнадзор. Если ведомство захочет выявить реального владельца сайта или автора поста в соцсети, оно сделает это через сотового оператора.
Даже если в договоре есть данные абонента, фактическим владельцем симкарты может быть кто-то другой. Оператор захочет знать, кто на самом деле звонит или отправляет сообщения с этого номера.
А если договор не заключен, а симкарта активна, придется сообщить, кто ею пользуется. Такое возможно, если вы пользуетесь анонимной симкартой, которую купили у метро или в торговом центре.
Нет, стационарной связи тоже. Отключить могут и домашний телефон. Еще проверка касается услуг интернет-провайдеров. Если абонент не подтвердит персональные данные в договоре, останется без интернета, электронной почты и мессенджеров.
Сначала запрос получит сам оператор. У него есть три дня, чтобы запросить у вас персональные данные.
Вот какими способами это можно делать:
Оператор отправит запрос и будет ждать документов от абонента.
Нужно отправить оператору копию документа, подтверждающего личность. Причем делать это надо не как захочется, а по правилам. Иначе ответ не засчитают и связь отключат.
Вот как можно подтвердить личность.
Напрямую у оператора. Любой салон связи не подойдет. Где можно представить документы, нужно уточнять у оператора. Понадобится оригинал и личное присутствие.
Через личный кабинет на сайте оператора. Документ нужно заверить усиленной квалифицированной электронной подписью. Эту подпись еще нужно заранее получить - она платная.
Через госуслуги, если там есть учетная запись. Пока непонятно, как этот документ получат операторы. Они еще не интегрировались в общую систему и не могут видеть документы, которые абоненты присылают через госуслуги. Наверное, этот вопрос будут как-то решать. Пока не решат, способ не сработает.
Если придет запрос, придется подтверждать личность. Это обязанность абонента по правилам в новой редакции. И делать это надо именно теми способами, которые описаны в правилах, а не как угодно. Это тоже обязанность.
В запросе оператора будет указан срок отключения. За три дня до этой даты напомнят еще раз. Потом заблокируют доступ к услугам связи.
Нет. Суть запроса в том, чтобы абонент подтвердил, что договор оформлен именно на того человека, который пользуется услугами. Он должен сам подтвердить свою личность. Копия паспорта мамы, бывшего мужа или неизвестного человека из интернета проблему не решит. Отправить оператору чужой документ и заверить его своей подписью нельзя.
Должны совпадать все данные: в договоре, документах, личном кабинете, электронной подписи. Если что-то не совпадает, нужно переоформить договор на фактического владельца.
В правилах ничего нет на этот счет. Скорее всего, оператор подождет, сколько сможет по закону. А потом заблокирует услуги, чтобы избежать проблем.
Никто не знает, у кого, когда и зачем потребуют. Лучше подготовиться.
Скоро смогут. 1 июня 2018 года вступит в силу поправка в закон о связи на этот счет. Если абонент юрлицо или ИП , а симкарты оформлены на сотрудников, их персональные данные можно передавать без согласия.
Проверьте, на кого зарегистрирована симкарта, договор с провайдером и домашний телефон. Наведите порядок в документах.
Зарегистрируйтесь на госуслугах. Рано или поздно операторы связи к ним подключатся и система заработает.
Следите за уведомлениями от оператора, чтобы не пропустить запрос.
Ситуацией могут воспользоваться мошенники, чтобы получить копию вашего паспорта или еще как-то обмануть. Следите, на какие запросы отвечаете и куда отправляете документы.