Microsoft Outlook - это ряд приложений, объединенных в одну интегрированную информационную систему. Каждое из этих приложений работает с определенным типом документов, в которых, собственно, и хранится соответствующая информация. В терминологии Outlook документы называются элементами, а приложения, работающие с элементами - формами.

Элементы могут иметь самую произвольную форму (заметка, сообщение, контакт). Для хранения элементов используется единый формат, но элементы каждого типа обладают определенным набором полей (свойств), в которых и хранится информация об элементе.

Меню (Menu) - это отображаемый на экране дисплея список режимов, команд или вариантов ответа, предлагаемых пользователю для выбора.

Если рядом с командой меню изображена стрелка вправо, значит, она имеет дополнительное меню, если троеточие, то команда вызовет диалоговое окно.

Панель инструментов (Toolbar) обычно располагается под строкой меню и содержит кнопки, обеспечивающие быстрый доступ к наиболее часто используемым командам. Для вызова команды необходимо подвести к кнопке указатель мыши (при этом кнопка будет выделена синим цветом) и щелкнуть по ней левой кнопкой мыши. Если кнопка затенена, значит команда недоступна на данный момент.

Панели инструментов Outlook

Помимо обыкновенных кнопок панелей инструментов, существуют и некоторые специальные.

Кнопка-флажок. Показывает, в каком состоянии находится текущий объект. Если кнопка выделена рамкой, значит, в активном, если нет - в пассивном.

Кнопка-список. Эта кнопка имеет справа стрелку вниз. Нажатие на эту стрелку вызовет раскрытие списка с дополнительными командами или свойствами.

Outlook хранит элементы в папках, причем в одной папке могут храниться элементы только одного типа.

Папка в Outlook - это логическое хранилище информации, не связанное прямо с физическим способом хранения информации на диске.

При первом запуске Outlook пользователь имеет прямой доступ к нескольким типам элементов информации. Outlook хранит эти элементы во вложенных папках, которые содержатся в папке Личные папки (Personal Folders).

Наименование папки	Описание элементов
Outlook сегодня (Outlook Today)	Содержит общую информацию о состоянии всех элементов Outlook
Входящие (Inbox)	Поступающие сообщения электронной почты и факсы
Календарь (Kalendar)	Встречи, события и собрания. Планирование личного расписания, календарь
Контакты (Contants)	Информация о личных и деловых контактах. Адресная книга
Задачи (Tasks)	Планирование, ведение и учет задач
Заметки (Notes)	Создание различных примечаний
Удаленные (Delete Items)	Все удаленные элементы
Черновики (Draff)	Черновики сообщений. Не готовые к отправке сообщения
Исходящие (Outlook)	Сообщения и факсы, готовые к отправке, но еще не отправленные
Отправленные (Sent Items)	Копии отправленных сообщений электронной почты
Дневник (Journal)	Записи личной деятельности. Автоматическое отслеживание работы пользователя с элементами Outlook и документами Office
Мои документы (My Documents)	Обеспечивает быстрый доступ к содержимому папки Мои документы
Избранное (Favorites)	Обеспечивает быстрый доступ к папке Избранное, в которой хранятся избранные папки и страницы Интернета
Мой компьютер (My Computer)	Отображает файловую структуру компьютера. Проводник

Задание 1.

Запустите Outlook .

1. В области Личные папки щелкните на значке Календарь .

2. По умолчанию календарь отображается в представлении День . Текущий день является затемненным в области Календарик .

3. В области Календарик щелкните на стрелках, чтобы перейти к январю 2012 года. После этого выберите 8. В календаре отобразится расписание на 8 января 2012 года.

На панели инструментов нажмите кнопку Рабочая неделя . Календарь отобразит расписание на определенную в данный момент рабочую неделю.

4. На панели инструментов нажмите кнопку Месяц . Календарь отобразит расписание на текущий месяц.

5. Изучите представления, которые находятся в меню Вид - Упорядочить по - Текущее представление .

Задание 2.

В данном упражнении вы назначите встречу, повторяющуюся встречу, а также событие на несколько дней.

1. В области Личные папки щелкните на значке Календарь .

2. Нажмите на панели инструментов кнопку День .

3. Дважды щелкните на ячейке времени 13:00. Появится новая форма Встреча .

4. В поле Тема введите SBS Представление нового продукта .

5. Нажмите клавишу Tab и в поле Место введите Конференц-зал 1 .

6. Щелкните на кнопке списка справа от второго поля Конец (поле, в котором отображается время, а не дата) и в ниспадающем списке выберите 14:00, чтобы установить длительность встречи на один час.

7. Отметьте опцию Оповещение , чтобы включить напоминание Outlook о данном собрании. Щелкните на кнопке списка справа от поля Оповещение и в ниспадающем списке выберите 30 минут, чтобы отвести время для подготовки к презентации.

На панели инструментов окна Встреча нажмите кнопку Сохранить и закрыть .

8. В области Календарик щелкните на стрелке вправо для отображения следующего месяца.

9. Щелкните на третьей среде месяца.

10. Дважды щелкните на временной ячейке 10:00. Появится новая форма встречи.

11. В поле Тема введите SBS Отчет о состоянии .

12. Нажмите клавишу Tab и в поле Место введите Офис начальника .

13. Нажмите кнопку Повторение . Появится диалоговое окно Повторение встречи.

14. В области Повторять выберите опцию Ежемесячно , после чего выберите опцию Повторять в среду каждого 1 месяца .

15. Нажмите ОК . Параметры повторения будут добавлены в форму Встреча .

17. В области Календарик щелкните на стрелке вправо. Область Календарик отобразит следующий месяц, и третья среда месяца будет выделена жирным шрифтом в обозначение того, что на этот день назначена встреча.

18. В меню Перейти выберите Перейти к дате .

19. В поле Дата введите 8/8/11, после чего нажмите ОК . Отобразится расписание на 8 августа 2011 года.

20. Щелкните правой кнопкой мыши на временной ячейке 9:00 и в появившемся меню выберите Создать событие на целый день . Появится новая форма Событие .

21. В поле Тема введите SBS в отпуске .

22. Щелкните на кнопке списка справа от поля Конец и выберите 14 августа в ниспадающем календаре.

23. Если опция Оповещение включена, отключите ее.

24. Щелкните на кнопке списка справа от поля В это время и выберите в ниспадающем списке Нет на работе .

25. В правом нижнем углу формы Событие отметьте опцию Частное .

26. Нажмите кнопку Сохранить и закрыть . Если Outlook выдаст предупреждение о том, что оповещение отображено не будет, нажмите Да . В календарь добавлено новое событие. Значок ключа говорит о том, что оно является частным.

27. На панели инструментов нажмите кнопку Перейти на Сегодня . Отобразится расписание на текущий день.

Задание 3. Планирование и организация встреч

1. Щелкните на дате следующего дня в области Календарик . Отобразится расписание на следующий день.

2. Перетащите указатель мыши через ячейки времени 9:30 и 10:00 , чтобы выделить их.

3. Введите и нажмите клавишу Enter . Встреча будет добавлена в календарь.

4. При выделенной встрече нажмите клавишу Enter еще раз.

5. Щелкните на поле Место и введите текст Конференц-зал 1 .

6. Убедитесь, что отмечена опция Оповещение , и выберите в списке Оповещение пункт 1 час .

7. Щелкните на области комментариев ниже списка Оповещение и введите примерную повестку дня собрания.

8. Внизу формы встречи нажмите кнопку Категории . Появится диалоговое окно.

9. Щелкните на поле Элемент принадлежит следующим категориям , введите Финансы и нажмите кнопку Добавить . Категория «Финансы» будет добавлена в список и выделена.

10. В списке Имеющиеся категории отметьте опцию Дела и нажмите ОК . Выделенные категории будут добавлены в поле Категории в форме встречи.

12. Если Outlook отобразит предупреждение о том, что оповещение не установлено, нажмите Да . Календарь отобразит обновленную встречу.

13. Щелкните на ячейке времени 12:00 и введите SBS Завтрак с Сьюзен .

14. Наведите указатель мыши на нижнюю границу встречи и, когда указатель сменится на вертикальную двустороннюю стрелку, перетащите нижнюю границу на 13:00 и нажмите Enter . Календарь отобразит обновленную встречу. В области Календарик выбранная дата отображается жирным шрифтом, т.е. на нее назначены встречи.

15. На панели инструментов нажмите кнопку Сегодня . Отобразится расписание на текущий день. В области Календарик дата следующего дня отображается жирным шрифтом, т.е. на этот день запланированы встречи.

16. Перетащите встречу на временную ячейку 11:30 . Встреча «SBS Завтрак с Сьюзен » будет перенесена на 11:30 .

17. Наведите указатель мыши на левую границу встречи «SBS Собрание по вопросам финансов ». Указатель примет вид четырехглавой стрелки.

18. С помощью правой кнопки мыши перетащите встречу на тот же день следующей недели в области Календарик . Отобразится всплывающее меню.

19. В появившемся меню выберите Копировать . Отобразится расписание на тот же день следующей недели с новой встречей «SBS Собрание по вопросам финансов ».

20. Щелкните в области Календарик на дате следующего дня. Отобразится расписание на завтрашний день с первоначальной встречей «SBS Собрание по вопросам финансов ».

Задание 4. Работа с несколькими календарями

1. Отобразите свой календарь.

2. Щелкните на кнопке списка справа от кнопки Создать и в ниспадающем списке выберите Папка . Появится диалоговое окно Новая папка .

3. В поле Имя введите тест календаря .

4. В ниспадающем списке Содержимое папки выберите Элементы типа Календарь .

5. В поле Поместить папку в щелкните на папке Календарь .

6. Нажмите ОК . В файле данных Календарь отобразится новый календарь.

7. В области Область переходов щелкните на значке Календарь .

8. В списке Мои календари отметьте опцию Календарь иТест календаря . Outlook отобразит рядом друг с другом основной и учебный календари.

9. В области Календарик щелкните на выделенной жирным шрифтом дате, чтобы отобразить день с назначенным собранием или событием.

10. Перетащите событие из одного календаря в другой, чтобы переместить его. Щелкните правой кнопкой мыши на событии перетащите его, после чего в появившемся меню выберите Копировать .

Задание 5.

Откройте свой собственный календарь Тест календаря .

1. На панели инструментов нажмите кнопку Рабочая неделя . Календарь отобразит текущую рабочую неделю.

2. Прокрутите страницу календаря, чтобы просмотреть начало И конец рабочего дня. Обратите внимание на то, что рабочие часы затемнены относительно оставшейся части дня.

3. В меню Сервис выберите Параметры .

4. В области Календарь на вкладке Настройки нажмите кнопку Параметры календаря .

5. В области Календарь рабочей недели отметьте опции Bс и Сб и отключите опции Вт , Cp и Чт . Теперь рабочая неделя длится с пятницы по понедельник.

6. Щелкните на кнопке списка справа от поля Время начала и выберите 15:00 . Затем щелкните на кнопке списка справа от поля Время окончания и выберите 23:00 .

7. Нажмите ОК и в диалоговом окне Параметры нажмите ОК еще раз.

Календарь отобразит новую рабочую неделю, установленную по умолчанию.

Задание 6. Работа с несколькими часовыми поясами

Чтобы изменить текущий часовой пояс:

1. В меню Сервис выберите Параметры .

2. На вкладке Настройки нажмите кнопку Параметры календаря .

3. В диалоговом окне Параметры календаря нажмите кнопку Часовой пояс .

4. В диалоговом окне Часовой пояс нажмите кнопку списка справа от поля Часовой пояс , выберите нужный часовой пояс и нажмите ОК трижды, чтобы закрыть все диалоговые окна.

Задание 7. Обозначение встреч с применением цвета

Чтобы выделить важные встречи в календаре среди других встреч, можно обозначать цветом встречи и события, выбирая одну из десяти имеющихся меток, таких как Важно , Служебное , Личное , Отпуск , Требуется поездка и Телефонный звонок , либо настраивая параметры для соответствия предъявляемым требованиям.

1. В своем календаре перейдите к дате 24 июня 2012 года . Задайте какую-нибудь встречу.

2. Дважды щелкните на встрече. Появится форма Встреча . В поле Метка выберите параметр Личное .

4. Задайте еще одну встречу.

5. Дважды щелкните на встрече. Появится форма Встреча . В поле Метка выберите Обязательное посещение .

Если Outlook выдаст предупреждение о том, что оповещение не установлено, нажмите Да . Обновленная встреча будет сохранена в календаре, и ее цвет сменится на оранжевый для обозначения того, что данная встреча является очень важной.

7. На панели инструментов нажмите кнопку Цвета календаря и выберите Изменить метки .

8. Просмотрите предустановленные опции, после чего нажмите кнопку Отмена, чтобы закрыть диалоговое окно без внесения каких-либо изменений.

Если у вас есть учетная запись Exchange, Office 365 или Outlook.com, вы можете отправить другим пользователям приглашение к совместному использованию, чтобы он мог просматривать свой календарь в списке календарей.

Предоставление общего доступа к календарю Office 365 или Outlook.com для людей внутри или за пределами Организации

Отображается сообщение об ошибке "не удается предоставить общий доступ к этому календарю"

Если появится сообщение о том, что календарь не может быть общим , возможны три причины.

Недопустимый адрес электронной почты.

Адрес электронной почты - это группа Office 365

Сообщение принадлежит внешнему пользователю, который не является частью вашей организации.

Разрешение пользователей в календарь

При открытии общего доступа к календарю пользователям предоставляется только разрешение на просмотр календаря. Вы можете выбрать уровень детализации для их просмотра.

Когда вы подаете кому-либо разрешение на просмотр календаря, вы можете увеличить его разрешения, чтобы больше не только просматривать его. Ниже приведены уровни разрешений, которые можно назначить; сведения , см. в следующем разделе.

	Права
Владелец
Ответственный редактор
Редактор
Участник
Рецензент

Кроме того, вы можете создавать пользовательские разрешения, устанавливая соответствующие флажки и параметры в разделе разрешения .

Изменение и назначение разрешений после предоставления общего доступа к календарю другим людям

Вы можете изменять разрешения на общий доступ к календарю.

Отмена общего доступа к календарю

Вы можете в любой момент отменить доступ к календарю. Обратите внимание, что для синхронизации Office 365 и Outlook пользователь может выполнить синхронизацию и удалить представление в свой календарь.

Нажмите кнопку Календарь .

Щелкните Главная > Разрешения для календаря .

На вкладке разрешения щелкните имя пользователя и нажмите кнопку Удалить .

Нажмите кнопку ОК .

Предоставление общего доступа к календарю путем его публикации на веб-странице

Примечание: Если вы не уверены, что сервер поддерживает протокол WebDAV, обратитесь за этими сведениями к администратору сервера или поставщику услуг Интернета.

Предоставление общего доступа к календарю с помощью электронной почты

Если вы не хотите предоставлять другим людям разрешения на общий доступ к календарю и просматривать обновления, вы можете отправить по электронной почте статическую копию календаря для определенного диапазона дат. Получатель сможет просматривать события в календаре во время отправки сообщения, но не любые обновления, внесенные после отправки сообщения электронной почты.

Человек, которому вы отправили свой календарь, сможет просмотреть его моментальный снимок в сообщении.

В сообщение также вложен файл в формате iCalendar (ICS), который можно открыть в Outlook или другой программе календаря. Когда получатель щелкает файл iCalendar, Outlook отображает файл как новый календарь, который можно просматривать рядом с его собственным календарем. Он также может перетаскивать встречи или собрания из одного календаря в другой и определять время, которое подходит как ему, так и вам.

Устранение проблем с предоставлением общего доступа к календарю

Если у вас нет возможности предоставить общий доступ к календарю (он затенен), это связано с тем, что в вашей организации не поддерживается Администратор/ИТ-поддержка.

Дополнительные сведения

через электронную почту;

с помощью учетных записей Microsoft Exchange Server;

путем публикации календаря в сети.

В этой статье

Совместное использование календарей с помощью электронной почты

Календари, которыми вы поделились по электронной почте, отправляются как вложения. При этом в текст сообщения добавляется снимок календаря. Снимок календаря можно изменить перед отправкой. Например, можно изменить шрифты и выделить дней или встречи.

Чтобы отправить календарь по электронной почте:

На вкладке Главная в группе Общий доступ нажмите кнопку .

В поле Календарь выберите календарь, который нужно отправить.

В поле Диапазон дат выберите период времени, который нужно отобразить в календаре.

Введите или выберите другие параметры и нажмите кнопку ОК .

Пользователь Outlook 2010, получивший календарь по электронной почте, может открыть снимок календаря в приложении Outlook. При этом снимок календаря и текущий календарь получателя могут отображаться рядом или перекрывать друг друга.

Совместное использование календарей с помощью учетной записи сервера Microsoft Exchange Server

Сервер Microsoft Exchange Server поддерживает совместное использование календарей с другими людьми, имеющими учетные записи Exchange. Календари могут просматривать только пользователи, которым владелец календаря предоставил разрешения. Если пользователь, календарь которого нужно просмотреть, не предоставил разрешение на просмотр, в Outlook выводится предложение запросить у него разрешение.

После первого просмотра общего календаря ссылка на него будет добавлена в список Общие календари в Область навигации, где его можно будет просматривать позже.

На вкладке Главная в группе Общий доступ нажмите кнопку Общий доступ к календарю .

В открывшемся приглашении укажите имя пользователя в поле Кому .

Введите или выберите другие параметры (как при отправке сообщения электронной почты).

Получателю будет по электронной почте отправлено уведомление о том, что вы поделились календарем. Также можно запросить у получателя разрешение на доступ к его календарю Exchange.

Совместное использование календаря путем его публикации в сети

Календарь Outlook 2010, используемый по умолчанию, можно опубликовать в Интернете, чтобы сделать его доступным для просмотра другими пользователями. При публикации календаря в Интернете не требуется наличие учетной записи Exchange ни у издателя, ни у пользователя.

Публикация на сайте Outlook.com Вы можете предоставить другим пользователям общий доступ к календарю Outlook, опубликовав его в службе Outlook.com.

Чтобы предоставить общий доступ к календарю Outlook в службе Outlook.com, сохраните его в виде ICS-файла iCalendar, импортируйте его в Outlook.com и поделитесь им с нужными пользователями.

Сохраните календарь в виде ICS-файла, выбрав календарь в Outlook, щелкнув Файл > Сохранить календарь и выбрав Формат iCalendar .

У вас нет учетной записи Outlook.com? Создайте ее на сайте Outlook.com .

Публикация на сервере WebDAV При наличии доступа к веб-серверу, поддерживающему протокол WebDAV, календари можно опубликовать на таком сервере.

В календаре, используемом по умолчанию, на вкладке Главная в группе общий доступ нажмите кнопку опубликовать в Интернете и выберите команду опубликовать на сервере WebDAV .

Ваш поставщик услуг Интернета может предоставлять средства и инструменты, позволяющие публиковать календарь в виде веб-страницы. Чтобы узнать, доступны ли эти средства, обратитесь к поставщику.

Дополнительные сведения

В этой статье

Совместное использование календаря с другими пользователями Exchange

Для использования этой функции необходима учетная запись Microsoft Exchange Server 2000, Exchange Server 2003 или Exchange Server 2007. Большинство личных учетных записей не используют Microsoft Exchange. Дополнительные сведения об учетных записях Microsoft Exchange и определении версии Exchange, к которой подключается учетная запись, можно найти в статьях, ссылки на которые приведены в разделе "См. также".

В этом разделе:

Сведения о том, как запросить доступ к общему календарю, см. в статье Открытие календаря Exchange другого пользователя .

Совместное использование стандартной папки календаря с определенными пользователями

Папка Календарь

Совместное использование стандартной папки календаря со всеми пользователями

Папка Календарь по умолчанию создается в Outlook в каждом профиле Outlook. Ее нельзя переименовывать или удалить.

Совместное использование собственной папки календаря с определенными пользователями

Папка Календарь

Совместное использование собственной папки календаря со всеми пользователями

Папка Календарь по умолчанию создается в Outlook в каждом профиле Outlook. Ее нельзя переименовывать или удалить. Вы можете создавать дополнительные папки календаря, а также переименовывать и удалять их. В этом разделе приведены инструкции о том, как предоставлять доступ к папкам, которые вы создали.

Отмена или изменение разрешения на доступ к папкам календаря

Вы можете в любой момент можно изменить или отменить разрешения на доступ к папкам календаря.

Календарь щелкните правой кнопкой мыши папку календаря, для которой вы хотите изменить разрешения.

Примечание: Если область навигации свернута , нажмите кнопку , выберите Область переходов , а затем правой кнопкой мыши щелкните календарь, для которого вы хотите изменить разрешения, и выберите Изменить разрешения доступа .

Выполните одно из следующих действий:

• Отмена или изменение разрешений на доступ для всех пользователей

  1. Имя щелкните По умолчанию .

     Разрешения в списке Уровень выберите Нет доступа .

     Уровень разрешений (или роль)	Права
     Владелец	Создание, чтение, изменение и удаление любых элементов и файлов, создание вложенных папок. Владелец может изменять уровни доступа других пользователей в своей папке. (Не относится к представителям.)
     Ответственный редактор	Создание, чтение, изменение и удаление любых элементов и файлов, создание вложенных папок. (Не относится к представителям.)
     Редактор	Создание, чтение, изменение и удаление любых элементов и файлов.
     	Создание и чтение элементов и файлов, создание вложенных папок, изменение и удаление созданных пользователем элементов и файлов. (Не относится к представителям.)
     	Создание и чтение элементов и файлов, изменение и удаление созданных пользователем элементов и файлов.
     Участник	Только создание элементов и файлов. Содержимое папки не отображается. (Не относится к представителям.)
     Рецензент	Только чтение элементов и файлов.
     	Выполнение действий, определенных владельцем папки. (Не относится к представителям.)
     	Разрешения отсутствуют. Папку невозможно открыть.

     Разрешения .

Отмена или изменение разрешений на доступ для одного человека

1. На вкладке "Разрешения" в поле Имя выберите имя пользователя, разрешения которого вы хотите изменить.

   Чтобы отменить права доступа или изменить другие параметры, в группе Разрешения в списке Уровень выберите Нет доступа .

   Уровень разрешений (или роль)	Права
   Владелец	Создание, чтение, изменение и удаление любых элементов и файлов, создание вложенных папок. Владелец может изменять уровни доступа других пользователей в своей папке. (Не относится к представителям.)
   Ответственный редактор	Создание, чтение, изменение и удаление любых элементов и файлов, создание вложенных папок. (Не относится к представителям.)
   Редактор	Создание, чтение, изменение и удаление любых элементов и файлов.
   	Создание и чтение элементов и файлов, создание вложенных папок, изменение и удаление созданных пользователем элементов и файлов. (Не относится к представителям.)
   	Создание и чтение элементов и файлов, изменение и удаление созданных пользователем элементов и файлов.
   Участник	Только создание элементов и файлов. Содержимое папки не отображается. (Не относится к представителям.)
   Рецензент	Только чтение элементов и файлов.
   	Выполнение действий, определенных владельцем папки. (Не относится к представителям.)
   	Разрешения отсутствуют. Папку невозможно открыть.

   Можно создавать пользовательские разрешения, устанавливая соответствующие флажки и выбирая параметры в группе Разрешения .

   Повторите шаг 2 для каждого пользователя, чьи разрешения вы хотите изменить.

Совместное использование календаря путем передачи прав доступа

В Microsoft Outlook можно разрешить другому пользователю (представителю) получать и отправлять от вашего имени приглашения на собрания и ответы на них, а также отправлять сообщения электронной почты. Вы также можете предоставить дополнительные разрешения, позволяющие представителю читать, создавать элементы в вашем почтовом ящике Exchange или выполнять с ними любые действия.

Передача прав доступа - это более широкая функция, чем предоставление общего доступа к папкам Outlook. Если вы хотите предоставить дополнительные разрешения, например позволить представителю создавать сообщения электронной почты или отвечать на приглашения на собрания от вашего имени, необходимо использовать передачу прав доступа.

Примечания:

Почта руководителя должна поступать в почтовый ящик на сервере Exchange Server, а не в файл личных папок (PST) на компьютере.

Руководитель и его представитель должны использовать одну и ту же версию Office Outlook.

В меню Сервис выберите команду Параметры и откройте вкладку Представители .

Нажмите кнопку Добавить .

В поле Введите имя или выберите из списка введите имя представителя, которому вы хотите предоставить разрешения.

Чтобы добавить сразу несколько представителей, щелкните их имена в списке Имя , удерживая нажатой клавишу CTRL. Выбранные разрешения будут заданы для всех представителей.

Нажмите кнопки Добавить и ОК и выберите тип разрешения для каждой папки Outlook, к которой вы предоставляете доступ.

Чтобы разрешить представителю доступ к элементам, которые вы пометили как частные, установите флажок Представителю доступны частные разделы .

Примечание: Дополнительные сведения о передаче прав доступа можно найти по ссылкам в разделе См. также .

Совместное использование календаря с любыми пользователями

Сохранение календаря в виде файла iCalendar

В представлении Календарь

Введите имя для файла iCalendar в текстовое поле Имя файла . Это имя должно быть легко распознаваемым и понятным для получателя.

Рядом с кнопкой Дополнительные параметры появится сводка, в которой указаны имя календаря, диапазон дат и уровень подробностей. Если описание вас устраивает, перейдите к этапу 8. В противном случае перейдите к этапу 4.

Нажмите кнопку Дополнительно .

В списке Диапазон дат выберите период, данные за который требуется включить в файл iCalendar, или щелкните пункт Укажите даты , чтобы задать свой диапазон.

Примечание: Весь календарь может быть получен большой файл iCalendar.

В списке Подробности выберите, насколько подробные сведения нужно предоставить получателям. По умолчанию выбрано значение Только доступность . При выборе любого из этих параметров элементы, отмеченные как частные, не будут доступны (если не изменить настройки конфиденциальности в разделе Дополнительно ).

Для отображения раздела Дополнительно нажмите кнопку Показать .

• Включать подробности элементов, помеченных как частные. Для использования этой функции параметр Подробности должен иметь значение Ограниченные сведения или Полные сведения . Будет указываться, что существуют частные элементы, но более подробные сведения не будут предоставляться.

  Включать вложения в элементах календаря. Для этого параметра требуется, чтобы в списке Подробности было выбрано значение Полные сведения . В календарь будут включены все вложения, например электронные таблицы.

  Примечание: Это может существенно увеличить размер файла iCalendar.

Нажмите кнопку ОК , а затем - кнопку Сохранить .

Если календарь не содержит никаких элементов, откроется диалоговое окно, с помощью которого можно отменить сохранение файла iCalendar.

Публикация календаря на сервере WebDAV

Вы можете предоставить доступ к календарю, опубликовав его на сервере WebDAV. Это удобно, если необходимо совместно использовать календари и данные о доступности, не применяя такие решения, как Exchange.

Сервер, используемый для публикации, должен поддерживать протокол WebDAV. Не все веб-серверы его поддерживают. Даже если поддерживается FTP или прямое сохранение по UNC-пути, такому как \\server\teamdocuments , WebDAV может быть недоступен.

WebDAV является расширением HTTP, которое позволяет создавать и изменять документы на веб-сервере. Если вы не уверены, что сервер поддерживает протокол WebDAV, узнайте это у администратора сервера или поставщика услуг Интернета.

Сохранение календаря как веб-страницы

Вы можете сохранить календарь как веб-страницу и открыть доступ к нему для других пользователей. Например, в интрасети организации можно опубликовать календарь с важными датами проекта, а на личном веб-сайте - расписание игр футбольной команды. Затем достаточно будет предоставить URL-адрес календаря тому, кому он нужен.

При сохранении календаря как веб-страницы вы можете указать начальную и конечную даты, а также включить сведения о встречах, которые вводятся в текстовой области окна встречи. Кроме того, можно добавить фон.

В представлении Календарь выберите календарь, чтобы сделать его активным.

Под заголовком Длительность введите даты в поля Дата начала и Дата окончания . Щелкните стрелку вниз для просмотра календаря.

По умолчанию отображаются текущий и следующий месяцы.

В разделе Параметры можно включить сведения о встречах, а также выбрать фоновый рисунок для создаваемой веб-страницы.

Чтобы указать имя файла , перейдите в папку, в которой вы хотите сохранить веб-страницу, и введите имя.

Примечание: В некоторых веб-браузерах, например Microsoft Windows Internet Explorer, страница может не отображаться должным образом, поскольку активное содержимое заблокировано. Если в верхней части окна отображается информационная панель, щелкните текст, выберите команду Разрешить заблокированное содержимое и нажмите кнопку Да .

Отправка календаря по электронной почте

Копию календаря можно отправить во вложении сообщения электронной почты. Вложенный календарь также отобразится в тексте сообщения. Вы можете выбрать даты, которые необходимо включить в календарь, и задать уровень сведений.

В области навигации представления Календарь щелкните Отправить календарь по электронной почте .

В списке Календарь выберите календарь, который нужно отправить. По умолчанию выбран стандартный календарь . Это календарь Outlook, в котором отображаются сведения о вашей доступности, а также принимаются приглашения на собрания.

В списке Диапазон дат выберите период, данные за который требуется включить в сообщение, или щелкните пункт Укажите даты , чтобы задать свой диапазон.

Примечание: При выборе большого диапазона дат или варианта Весь календарь может быть создано большое сообщение.

Календарь будет выводиться в тексте сообщения. Вложенный ICS-файл iCalendar также можно открывать в различных программах, в том числе Outlook.

Пользователю, получившему вложение в виде ICS-файла в Outlook, предлагается открыть календарь. ICS-файл календаря открывается в Outlook как новый календарь. Открыв календарь Outlook, получатель может просматривать его рядом со своим календарем или в виде наложения. Также можно перетаскивать элементы из полученного календаря в другой календарь Outlook.

Публикация календаря в Office Online

После публикации календаря его значок в области навигации принимает следующий вид:

Сейчас Google-аккаунт есть практически у каждого пользователя, поскольку он даёт большое количество преимуществ в интернете, особенно пользователям браузера Chrome. На подавляющем большинстве компьютеров установлена операционная система Windows и основная часть пользователей использует встроенную в Windows утилиту для работы с контактами, почтой и напоминаниями - Microsoft Outlook. Возникает логичный вопрос: как можно «подружить» эти два сервиса между собой. Очень удобно, когда появляется возможность создавать события и мероприятия в календарях других сервисов через Outlook. В этой статье подробно рассмотрим, как синхронизировать Outlook с другими календарями. Давайте разбираться. Поехали!

В Outlook есть очень удобный календарь. Но иногда может понадобится синхронизировать его с другими

Сперва необходимо отметить, что синхронизация будет односторонняя, то есть события из Аутлука не будут синхронизироваться с Гугл-календарём.

Прежде чем настроить синхронизацию , нужно зайти в свой аккаунт Google и перейти к сервису «Календарь». В меню слева найдите строку, соответствующую названию вашего аккаунта, и кликните по иконке в виде стрелки рядом. В появившемся списке щёлкните по пункту «Настройки календаря».

Зайдите в свой аккаунт Outlook и откройте календарь. Перейдите к вкладке «Импорт», расположенной на панели управления вверху. В появившейся странице выберите пункт «Подписаться». Вы увидите поле для ввода «URL-адрес календаря». Именно в это поле и нужно вставить скопированную ранее ссылку. Далее введите название для этого календаря, выберите понравившийся вам цвет из предложенных и нажмите кнопку «Подписаться». Готово.

Теперь вся необходимая информация из Google Calendar будет отображаться в программе Outlook. Также в календаре Windows вы сможете посмотреть все события, которые были добавлены вами в Google Calendar. Настройка такого взаимодействия между двумя платформами позволяет значительно упростить работу с событиями и мероприятиями, повысить эффективность и скорость работы, сэкономить время. Однако, имеется и один существенный недостаток. Обновление данных происходит раз в сутки, поэтому добавленное событие отобразится в Outlook только через некоторое время. Обязательно учитывайте это обстоятельство.

Также существует возможность синхронизировать календарь Outlook с ВКонтакте. Это будет очень удобно для тех пользователей, которые боятся забыть про день рождения друзей, знакомых, родственников или коллег. Делается это очень просто. Сначала нужно перейти на сайт (http://rreverser.com/dev/vkcal.htm) и ввести свои авторизационные данные для ВКонтакте. Будьте внимательны, вводя свои логин и пароль на неизвестных сайтах. Если какая-либо веб-страница вызывает у вас подозрения или опасения, лучше ничего не вводить. Чтобы как-то обезопасить свой аккаунт ВКонтакте, поменяйте пароль после завершения операции. После этого ниже вы увидите текст, который необходимо сохранить с расширением «.ics». Если сделать это не удаётся, просто скопируйте его в утилиту «Блокнот», сохраните в виде обычного текстового файла, а затем поменяйте расширение на «.ics».

Далее зайдите в свой аккаунт Outlook и создайте новый календарь, перейдя в соответствующий раздел. Кликните по кнопке «Импорт» и выберите пункт «Импорт в существующий календарь». Далее нажмите на кнопку «Выбрать файл» и укажите путь к сохранённому вами на предыдущих шагах ics-файлу. Параметры можно оставить по умолчанию. Кликните по кнопке «Сохранить». Теперь можно выполнить синхронизацию учётной записи.

Область переходов (Область переходов – это столбец в левой части окна Microsoft Outlook, содержащий такие группы, как «Ярлыки» и «Другие ярлыки», а также ярлыки или папки, находящиеся в каждой из этих групп. Для просмотра элементов в папке щелкните эту папку.) позволяет быстро просмотреть календари, контакты и задачи других пользователей. После первого просмотра папки пользователя общая папка будет добавлена в область переходов. Чтобы в следующий раз обратиться к этой папке, выберите ее в области переходов.

Одновременно в папке «Календарь» можно просматривать до 30 календарей, в том числе и календари других пользователей. В папке «Календарь» нажмите кнопку «Открыть общий календарь». Чтобы выбрать в адресной книге имя другого лица, нажмите кнопку «Имя» или введите нужное имя в поле «Имя». Новый календарь появится рядом с уже отображаемым календарем. Можно быстро назначить встречу с пользователями, чей календарь отображается в данный момент. Для этого в меню Действия выберите команду Создать приглашение на собрание с, затем нажмите кнопку «Все» или выберите имя из списка.

Особые настройки отображения могут быть неправильно применены при одновременном просмотре нескольких календарей. Чтобы убедиться в том, что настройки применены правильно, щелкните правой кнопкой мыши любой календарь в списке и выберите в появившемся меню команду Открыть . Календарь будет открыт и закроет другие просматриваемые календари. Настройки представления для выбранного календаря будут применены и к остальным календарям, просматриваемым одновременно с данным. Для этого средства требуется учетная запись почты Microsoft Exchange Server.

Просмотр контактов другого пользователя

1. В папке «Контакты» нажмите кнопку «Открыть общие контакты».
2. Чтобы выбрать в адресной книге имя другого лица, нажмите кнопку «Имя» или введите нужное имя в поле «Имя».
3. Нажмите кнопку «OK».

Просмотр задач другого пользователя

1. В папке «Задачи» нажмите кнопку «Открыть общие задачи».
2. Чтобы выбрать в адресной книге имя другого лица, нажмите кнопку «Имя» или введите нужное имя в поле «Имя». Открывать можно только папки, существующие в Microsoft Outlook для различных объектов по умолчанию. Например, если пользователь создал дополнительный календарь, открыть можно только календарь, существующий по умолчанию.
3. Чтобы удалить имя из списков Общие календари , Общие контакты или Общие задачи , щелкните правой кнопкой мыши имя, затем выберите в меню команду Удалить из (Общие календари, Общие контакты, Общие задачи).
4. При открытии чужого календаря, контактов или задач путем выбора пункта меню «Папка другого пользователя» (меню Файл команда Открыть) имя пользователя будет добавлено в список «Другие календари», «Другие контакты» или «Другие задачи».
5. Возможность просмотра объектов другого пользователя контролируется обладателем объектов. Даже при наличии разрешения на просмотр любые объекты, помеченные обладателем как частные, не будут отображать свои сведения.
6. Для доступа к общим папкам «Журналов» и «Заметок» используйте аналогичные процедуры.

Предоставление папок «Календарь», «Контакты» и «Задачи» в общий доступ

В папке «Календарь», «Контакты» или «Задачи» в области переходов нажмите кнопку «Общий доступ к календарю», «Общий доступ к контактам» или «Общий доступ к задачам». Выполните одно из следующих действий:

• Разрешите общий доступ к объектам – в поле «Имя» установите значение «По умолчанию». В группе «Разрешения» выберите нужные параметры.
• Укажите пользователей, которые будут иметь доступ к объектам – Нажмите кнопку «Добавить».
  1. В поле «Введите или выберите имя» введите имя пользователя, которому предоставляется разрешение на доступ.
  2. Нажмите кнопку «Добавить», а затем – кнопку «OK».
  3. В списке Имя щелкните введенное имя.
  4. В группе «Разрешения» выберите нужные параметры.

Независимо от установленных разрешений объекты с пометкой Частное не будут отображены другим пользователям. Для предоставления доступа к папкам «Журнал» и «Заметки» используйте аналогичную процедуру.

Типы данных, к которым возможен совместный доступ с пользователями Schedule+

После установки Microsoft Outlook возможно выполнение следующих действий:

• отправка и получение приглашений на собрания между Outlook и Schedule+;
• просмотр сведений о занятости других пользователей и другие подробности. При наличии соответствующих прав можно просматривать темы встреч (только в Schedule+ 7.x);
• при наличии соответствующих прав открытие книги встреч Schedule+ в Outlook. Для чтения и интерпретации данных Schedule+ 1.0 в Outlook используются файлы поддержки Schedule+ 7.x, которые устанавливаются вместе с Outlook. «Файлы» поддержки Schedule+ 7.x позволяют открывать книги встреч других пользователей, но при этом Schedule+ 7.x не запускается как отдельная программа.

Нельзя использовать Microsoft Outlook для выполнения следующих действий:

• отправка приглашений на собрания как вложений в такие элементы Outlook, как контакт или сообщение;
• отправка вложений и сведений о местах проведения собраний пользователям Schedule+ 1.0;
• отправка более одного вхождения повторяющегося собрания пользователям Schedule+ 1.0.

04.04.2015

Элементы и папки

Адресные книги

OutLook использует несколько источников информации об адресах для личных и деловых связей пользователя. Главный источник этой информации – список контактов, на основе которого OutLook формирует адресную книгу.

Информация из адресных книг используется для набора телефонных номеров, пересылки факсов и сообщений электронной почты путём выбора соответствующего номера или адреса из книги.

OutLook хранит элементы информации в папках на жёстком диске. При запуске OutLook пользователь имеет доступ к нескольким папкам:

· Входящие (хранилище для поступающих факсов и сообщений электронной почты;

· Календарь (для планирования расписания (встреч));

· Контакты (для хранения информации о деловых и личных контактах);

· Задачи (личный список дел и управление задачами, назначенными другим пользователям);

· Дневник (ежедневные записи о личной деятельности, большинство из которых OutLook создаёт автоматически);

· Заметки (для создания различных примечаний);

· Отправленные (хранилище для элементов, отправленных по факсу или электронной почте).

Календарь OutLook используется для работы с информацией, относящейся к определённым датам. Используя Календарь, пользователь составляет расписание предстоящей деятельности.

OutLook позволяет вносить в расписание встречи, собрания, события.

Встреча – это запланированное на определённое время мероприятие, полностью занимающее какую-то часть времени пользователя. Встреча может относиться только к данному пользователю, а может относиться и к некоторым другим людям, однако встреча не согласована с этими людьми через средства OutLook.

Собрание похоже на встречу тем, что оно назначено на определённую дату и займёт определённое время. Отличие от встречи состоит в том, что собрание согласовано с другими участниками средствами OutLook. При планировании собрания OutLook находит время. Когда все предполагаемые участники свободны. Также можно согласовывать свободные ресурсы – например, помещение для собрания, проектор и т.п.

Событие – мероприятие, происходящее в определённый день (или в течение нескольких дней), но не требуется резервирования времени для своего проведения. Пример события – дни рождения, праздники, выставки.

Например, нужно отметить в Календаре день рождения сослуживца. Это событие, т.к. день рождения сам по себе не занимает определённого времени. Если же в честь дня рождения устраивается приём, то это встреча, т.к. приём займёт определённое время.

Календарь имеет 3 варианта представления: День, Неделя, Месяц .

Планирование новой встречи

Чтобы создать новую Встречу следует нажать кнопку Создать на панели инструментов.

Появится диалоговое окно новой Встречи приведённое ниже:

На вкладке Встреча первые два поля предназначены для ввода краткого описания темы и места проведения мероприятия. Для каждой встречи время начала и окончания являются обязательными параметрами. Не следует устанавливать флажок Целый день , даже если необходимо зарезервировать весь день для какого либо мероприятия. Установка этого флажка превращает встречу в событие и, следовательно, встреча не может быть отражена в Календаре должным образом. Чтобы зарезервировать под встречу целый день, установите время начала встречи равным времени начала рабочего дня, а время конца встречи – времени окончания рабочего дня.

Установка оповещения перед встречей можно выбрать из раскрывающегося списка от 0 минут до 2-х недель. По умолчанию задаётся 15 минутный интервал.

OutLook позволяет по-разному отмечать интервалы времени. По умолчанию OutLook устанавливает состояние Занят на время встречи.

Используя команду Все категории можно создать, переименовать либо удалить категории.

Диалоговое окно Все категории представлено ниже (Цветовые категории )

Некоторые встречи происходят регулярно – раз в неделю, в месяц и даже раз в год.

Планирование повторяющейся встречи можно осуществить в диалоговом окне Повторение встречи , в котором задаются Время встречи, интервал повторения и пределы повторения. После установки критериев повторения встреча будет помечаться значком.

Если встреча конфиденциальна – её помечают значком .

Степень важности задаётся знаками ! и ↓ , что означает высокую и соответственно низкую степень важности.

После установки всех атрибутов встречи её следует сохранить, нажав кнопку , после чего встреча автоматически отражается в любом варианте отображения Календаря.