Когда на электронную почту поступает много писем от разных адресатов, то со временем становится сложновато среди этих писем находить нужные из старых полученных, если это требуется. В таком случае очень удобно сортировать письма по категориям (папкам или по-другому “ярлыкам”). В данной статье я покажу как это сделать на примере почты GMail.
В качестве примера. Вам на почту часто приходят письмо от одних и тех же адресов, к которым вам время от времени приходится обращаться.
Да, эти письма в случае чего можно попытаться найти и по поиску. Это несложно делается, но найти сможете не всегда. Удобнее когда письма сразу при поступлении сортируются по нужным папкам, либо же вы их сами вручную раскладываете по этим папкам. То есть вы можете настроить фильтры в почте так, чтобы письма от определённых адресов сразу складывались в нужные папки.
Делается это несложно. Рассмотрим ниже как создавать ярлыки в GMail и как привязывать к ним нужные письма вручную и автоматически.
Именно в почте GMail папки называются “Ярлыками”. В принципе оно так и есть, ведь письма все складываются в раздел “Вся почта”, а эти самые папки -это ссылки на нужные письма.
Чтобы создать ярлык, нажмите на соответствующую ссылку в самом низу списка папок (входящие, отправленные, спам и т.д.) слева:
В открывшемся окне нужно ввести название ярлыка в верхней строке и нажать “Создать”.
Если у вас ранее было уже создано несколько ярлыков, то вы можете указать, под каким из них в списке будет расположен новый создаваемый вами ярлык, отметив пункт “Разместить ярлык под” и выбрав там нужный.
Всё, ярлык создан. Пример:
Вы можете распределять письма по нужным ярлыкам в GMail как вручную, так и настроить автоматический режим. Автоматическая сортировка писем по ярлыкам - это настройка фильтров в вашей почте, т.е. создание специальных условий, в зависимости от которых с входящими письмами будут производиться нужные вам действия.
Когда вам нужно перенести в один из созданных ярлыков одно или несколько писем, то достаточно отметить эти письма во входящих, а затем выбрать ярлык для переноса, нажав “Переместить в”.
То же самое можно проделать, открыв сначала письмо для прочтения.
Вы можете настроить специальные фильтры с условиями, чтобы, к примеру, письма, поступающие от определённых адресов на вашу почту, сразу же попадали в нужную папку. Рассмотрим как это сделать в Gmail.
Для этого в настройках почты есть специальный раздел “Фильтры и заблокированные адреса”, где вы можете создать новый фильтр или изменить старый. Но можно не лезть в настройки тогда, когда вы хотите создать фильтр с простейшим условием (чтобы письма от определённых адресов поступали в нужную папку) и для этого проделываем следующее:
Всё. Таким вот образом, настраивая фильтры, можно легко распределять письма по нужным ярлыкам без вашего участия.
Вы всегда можете изменить любой из созданных ярлыков или удалить его.
Чтобы открыть настройки ярлыка, кликните по стрелочке справа от него:
Через появившееся контекстное меню вы можете:
Также возможность настроить ярлыки (кроме изменения цвета) доступна в общем разделе “Настройки” GMail, на вкладке “Ярлыки”.
Чтобы с почтой Gmail было работать ещё удобнее, рекомендую применять возможность сортировать письма по папкам (т.е. ярлыкам) в Gmail, взять это на вооружение.
Практически у всех пользователей компьютера есть свой электронный почтовый ящик, электронный адрес, или как его сейчас называют – «мыло» . В наше время без этого самого мыла , никуда. Почему такое странное название? Да потому, что по-английски электронный адрес «electronic mail» (сокращенно e-mail), звучит на русском языке приблизительно, как «мыло». Народ у нас сообразительный и с большим чувством юмора, вот и дали такое название. Поэтому не удивляйтесь, если кто-то спросит у вас «мыло». Значит, человеку нужен ваш электронный адрес, чтобы написать вам письмо или скинуть какую-нибудь информацию.
Почтовый ящик есть у многих, но не многие умеют им правильно пользоваться, поэтому не всегда работа с почтой приносит человеку радость, чаще даже наоборот. Взять хотя бы такую простую операцию, как сортировка писем .
По своему опыту, я знаю, что многие даже не догадываются, о том, что письма в электронном почтовом ящике можно сортировать и складывать по папочкам, чтобы всегда можно было легко найти то или иное послание.
У многих почта лежит в основной папке «Входящие» по много лет. Естественно, что найти необходимое письмо в таком ворохе документов иногда просто не возможно, или в лучшем случае вы «убьете» на это занятие весь день.
Если же вы будете каждый день просматривать свою почту и складывать ее по папкам, то процесс работы с почтой будет занимать у вас немного времени и даже станет приятным. Тем более, что сортировка писем совсем не сложная процедура.
Итак, займемся сортировкой писем в своем электронном ящике. Я покажу вам на примере почты Яндекс, но в других почтовых ящиках все процедуры очень похожи, поэтому смотрите и запоминайте.
В видео ниже я более подробно показываю, что еще можно сделать с вашими письмами, и как удалять или добавлять внутренние папки.
Если у вас
Если вы подписаны на различные рассылки или ведете активную деловую переписку и хотите, чтобы входящие письма автоматически раскладывались по папкам, то эта статья для вас. В ней я расскажу, как настроить почтовый ящик на автоматическую сортировку входящих сообщений без вашего участия.
При большом количестве входящих сообщений возникает желание разложить их по «полочкам», т.е. по отдельным папкам. В терминах Gmail это означает присвоить письмам с определенными общими признаками (адрес отправителя, текст в теме, вложения и т.п.) одинаковый ярлык. Как это сделать?
Теперь все такие письма будут автоматически отфильтрованы и помещены в нужную папку. Теперь вам не нужно долго искать во входящих очередное письмо рассылки. Оно уже лежит в отведенном для него месте.
Предположим, у вас появился новый деловой партнер. Он написал вам несколько писем, которые находятся в папке «Входящие».Вы решили завести под них отдельную папку. Чтобы быстро создать фильтр необходимо сделать следующее.
Если в папку, которую вы настроили для сбора писем, удовлетворяющих определенным критериям, попадают кроме нужных, другие письма, измените фильтр. Зайдите в «Настройки» — «Фильтры» и нажмите «Изменить». Откроется знакомое вам окно настройки поиска. Уточните запрос. Например, для рассылок можно указать слово, которое всегда встречается в теме письма.
Если фильтр больше не нужен, его можно удалить через раздел «Настройки» — «Фильтры». Зайдите туда и выберите «Удалить».
При наличии нескольких аккаунтов на Gmail существует возможность переносить фильтры между почтовыми ящиками. Как это сделать? Для начала следует сохранить настройки фильтров в файле, т.е. произвести экспорт. После этого перейти в другой почтовый ящик и там произвести выгрузку (импорт) настроек из файла.
Фильтры это очень удобный и мощный инструмент, с помощью которого настраивается автоматическая сортировка писем . Попробуйте использовать фильтры, и вы больше не сможете без них обходиться.
Я обожаю обкатанные схемы - рассказы о том, как люди создали систему, организовав пространство и вещи вокруг себя, адаптировали сервисы и приложения под свои нужды и выжали из них максимум.
Чем проще инструмент, тем проще сделать его по-настоящему своим - и тем интереснее читать о том, как это получается у остальных.
Так выглядит список моих фильтров в Gmail. Рабочие письма и уведомления от трекеров сортируются в папки проектов, письма от магазинов сортируются под ярлыки «Шоппинг», письма от назойливого PR, который отказался удалять меня из списков рассылки, отправляются сразу в «Корзину».
Одна из таких базовых систем - электронная почта . Мы все работаем с ней по-разному: у кого-то во «Входящих » тысячи сообщений, а у меня начинается нервный тик, если я вижу в этой папке больше пяти мейлов; кто-то отводит для обработки почты отдельный час утром и вечером, другие проверяют ежеминутно, чтобы ничего не пропустить.
У меня есть несколько работающих правил - если вы делаете покупки в интернет-магазинах, сидите в социальных сетях, используете хотя бы пару приложений для заметок и блогов и переписываетесь не только с тремя подругами, эти правила могут стать вашими.
Всё, что я пишу ниже, актуально для Gmail.com (я пользуюсь только им ровно шесть лет) - но у всех нормальных крупных сервисов есть аналогичные функции.
Я никогда не удаляю письма
За шесть лет мой ящик заполнился только на 71% - со всеми фотографиями высокого разрешения, видео, архивами целых журналов, документами и вложенными файлами, плюс историей всех чатов в Gtalk . В день я получаю под сотню писем - и после того, как они перестают быть мне нужны, вместо кнопки Delete я нажимаю Archive . Письмо отправляется в папку All Mail, и я в любой момент могу поднять историю любой переписки по ключевым словам, тегам, вложениям, имени адресата и датам - поиск в Gmail , разумеется, так же хорош и удобен, как поиск в Google .
Такой подход называется «методом упорядоченного хаоса» и рекомендуется всеми книжками по организации дел и времени. Главное, что нужно не забыть сделать перед архивацией - добавить пару важных тегов (labels). Мои примеры: «Платежи и документы», «Шоппинг», названия проектов, «Ремонт», имена работодателей.
Я не пользуюсь папками
Строго говоря, ни один из пользователей Gmail "а ими не пользуется - только тегами. Это принципиально другой, расслабленный способ хранения информации: одно письмо может одновременно помечено десятком тегов, при этом лежать в All Mail и не маячить перед глазами, призывая к действию.
Вам не нужно вручную сортировать и перемещать письма между папками, пытаясь решить, где им нужно навсегда сохраниться. Если что, вы всегда всё найдёте. Одно письмо может находиться одновременно в нескольких «папках» - например, одно и то же сообщение может содержать в себе «чек», быть «архивом», и быть связанным с путешествием в «Тасманию». Тогда, когда настанет время перебрать все чеки из путешествия, вы сможете отсортировать все письма по принципу «есть тег "Тасмания" и "чек"», а для архива путешествий можно кликнуть на более общий тег.
Да, я всегда ставлю ту самую галочку «Я согласна получать специальные предложения» - иногда даже до того, как сделаю первую покупку. Все хорошие продавцы присылают в рамках своих программ лояльности купоны, именные скидки, специальные предложения, уведомления о клиентских сейлах за три дня до начала официальных распродаж - почему бы ими при случае не воспользоваться?
Главное, чтобы все эти рассылки не попадали в Inbox . Для этого нужно просто создать несколько фильтров (без паники, это три клика): тогда все письма будут складывать в отдельное место, автоматически получать нужные теги и спокойно ждать своего часа, никуда не теряясь по дороге.
Я создаю мелкие фильтры
Когда я соберусь что-нибудь купить или куда-то поехать на выходные, я наберу в поиске Gmail название рассылки, тег или адрес магазина и увижу письма со всеми специальными предложениями на одном экране. Можно спокойно собрать купоны на бесплатную доставку и активировать ждущую вас именную скидку и идти в магазин.
Мне достаточно одного адреса
Допустим, ваш e-mail - [email protected] (просто пример).
Все письма, отправленные на адреса [email protected] , [email protected] и даже письма для [email protected] придут именно вам . Точку (или несколько) можно ставить в любое место email-адреса.
Как это может пригодиться? Например, для создания фильтров заранее:
Update, май 2017
С момента публикации этого поста Gmail добавил несколько сервисов - например, запустил своё iPhone-приложение, сделал сервис Inbox , который мне пока так и не полюбился, но надо разобраться, и стал сортировать письма по табам.
Ещё на свете появился очень крутой сервис Unroll.me , который позволяет ещё быстрее склеивать в один длинный рулон спецпредложения и рассылки от магазинов. Но базовые инструкции остаются теми же, так что я просто обновила этот пост и починила поломанные картинки.
Мне 33 года, я живу в Хобарте (Тасмания), работаю в финансовом UX, езжу на скутере, закончила Master of Interactive Multimedia в UTS, Sydney. Люблю котов и кошек.
Электронная почта (email) на протяжении многих лет остается незаменимым и одним из самых эффективных инструментов для личного общения и работы. В формате email удобно хранить и пересылать не только текстовые сообщение, но и разнотипные документы, напоминания о событиях. К тому же многие почтовые сервисы и почтовые программы (например, Outlook) позволяют легко превращать электронные письма в задачи или события, превращая ваш email в самый настоящий мобильный офис, который всегда с вами.
Проблема лишь в том, что уже через месяц-другой интенсивного использования электронной почты, среднестатистический почтовый ящик превращается в подобие чулана — вы точно знаете, что в нем есть всё, но вот найти не можете ничего. Во всяком случае в приемлемые сроки.
Для вас я приготовил несколько отличных советов для очистки почтового ящика, а также организации электронной корреспонденции. Сразу предупреждаю — некоторые вещи о которых я скажу, требуют сперва немного повозиться с настройками почтового клиента или электронного ящика. Впрочем, это совсем небольшая плата за ту кучу времени, которую вы сэкономите в итоге.
Настройка правила сортировки почты в Outlook — разберется даже новичок
В настоящее время, пожалуй не осталось ни одного почтового сервиса или почтовой программы, где отсутствовала бы возможность настроить правила фильтрации входящих сообщений. Использование правил для email — первейшая вещь в вопросе удобной организации электронной почты. Уделив от силы минут пятнадцать времени, вы сможете создать основу, которая на годы вперед избавит вас от хаоса который твориться в стандартной папке «Входящие».
Вот лишь несколько идей относительно того, что я бы посоветовал вам сделать в первую очередь:
В идеале, сообщения электронной почты вообще не должны хранится в почтовом ящике — сохраните нужные вложения из письма, добавьте отправителя в адресную книгу, не поленитесь обработать новое письмо (совет в совете: не стоит отвечать на письмо как только оно пришло на email — лучше уделите время в конце или начале рабочего дня, чтобы просмотреть все пришедшие письма сразу и тут же дать ответ по каждому из них), отметьте новую задачу в календаре и всё — после этого письмо можно смело удалять.
Вспомните, когда в последний раз вам приходилось рыться в почтовом ящике в поисках одного из старых email, что вы искали? Адрес электронной почты который не сохранили в свое время? Не сохраненный вложенный документ? Ещё что-то в этом духе? Да-да, как правило, email старше 3-х дней полностью теряет актуальность поэтому хранить всю «подшивку» электронных писем за последние годы нет никакого смысла.
Есть довольно внушительный «пласт» электронных писем, которые нам приходится отправлять снова и снова — коммерческие предложения, запросы цен, отчеты. Для всех этих типовых операций нужно создать шаблоны, в которые вам нужно будет вписать только адрес отправителя и другие «оперативные» данные. Да, сначала придется потратить полчаса драгоценного времени на их создание. Но каждое из таких шаблонов по вопросам экономии времени окупиться, скорее всего в тот же рабочий день. Цените свое время!
Кстати говоря, не мешало бы настроить и ваш личный автоответчик. Полагаю, что если человек написавший вам сообщение получит в ответ краткое письмо с правилами вашей работы и парой телефонных номеров по которым с вами удобно связаться, ничего страшного не произойдет.
Обходится одной папкой «Входящие» в почтовой программе, как правило, не рационально. Но создавать кучу папок (а в некоторых из них ещё кучу папок!) тоже не стоит — помните, вы желаете облегчить себе обработку электронной почты, а не создаете хранилище прочитанных сообщений к которым больше никогда не вернетесь.
Обычно десятка папок должно хватит всем. Если вы создаете одиннадцатую, задайте себе вопрос: действительно ли это лучший способ организации входящих писем?
Плюс электронной почты — быстрота и оперативность, поэтому когда пишите ответ будьте оперативным и быстрым — email не должен превращаться для вас в проект. Цените свое время и время получателя сообщения — никаких двух-трех страничных текстов на написание которых уходит по два часа. Иначе, отправив это письмо, вы рискуете увидеть во «входящих» ещё пару сообщений от того же отправителя 🙂
Если есть дополнительная информация которую надо сообщить — используйте вложения, если нужно больше информации для ответа — так и пишите. Составление идеального электронного письма по времени занимает не больше 5 минут, а его содержимое не должно быть больше 3-х пунктов.
Я повторю ещё раз, потому что это действительно важно — задача электронного сообщения, снабдить вас оперативной информацией, а задача почтового ящика или почтовой программы — обеспечить удобный доступ к новым электронным сообщениям. И на этом всё!
Проще говоря, Email для вас — источник идей и событий для планирования задач и назначения встреч, а не хранилище всего и вся (в том числе задач, встреч, картинок и коллекций свежих анекдотов… (за февраль прошлого года, конечно же)). Планируйте, действуйте и сразу же избавляйтесь от хлама — вот залог успеха.
Нет, мне правда пару раз попадались стоящие новостные рассылки, которые несли полезную информацию. Но в 99% случаев все эти бесчисленные входящие сообщения просто отнимали мое время и сразу же летели в папку «корзина»… чтобы на следующий день снова прилететь во «входящие». Люди так устроены (в смысле ленивы), что им проще нажать кнопку «delete», чем найти способ отписаться от надоедливой рассылки раз и навсегда (хотя бы поместив её в спам-лист). Но именно это вам и нужно сделать — выделить 15 минут, найти все ненужные источники входящей информации (Вася Иванов (а кто это?) опубликовал на Facebook новую фотографию…) и просто наглухо заколотить от них ваш email.
Если вы пользуетесь социальными сетями — сразу же отключите в настройках уведомления на email о новых друзьях, сообщениях, комментариях и т.п. хламе. Вам все равно это не понадобиться, а ваши бесконечные секундные нажатия на «delete» тут же прекратят сливаться в бесконечные часы и дни.
Итак ваша «система безопасности» email настроена и работает как часы. И вдруг, спустя пару месяцев, во «входящих» вдруг появляется новое спам-письмо. Ваша рука автоматически тянется к кнопке «Delete»… и тут вы волевым движением останавливаетесь, открываете свой спам-лист и добавляете туда нового «счастливчика».
Соблазн сразу же удалить нарушителя велик, да, но помните — просочившись один раз, злодей сделает это снова и снова. Поэтому проще и дешевле потратить минуту времени и раз и навсегда перекрыть новому ручейку спама кислород.
Кстати, не забывайте также точно обновлять «базы» электронных адресов, фильтров, папок и правил вашего почтового ящика. Конечно никому не хочется этим заниматься (лень, лень…), но для эффективной организации обработки электронной почты необходимо вносить в свою работу элементы… организованности 🙂
Проверка электронной почты — как наркотик. Вы знаете, что при появлении нового письма программа вам об этом сообщает, но все равно нажимаете кнопку «проверить email» каждые пять минут — а вот вдруг программа ошиблась и не заметила самого важного письма? Сейчас я скажу вам страшную истину — мы склонны переоценивать свою незаменимость.
По этой самой причине, чтобы не произошло, от того как часто вы проверяете свою электронную почту, ничего не изменится (кроме разве вашего психологического состояния). На самом деле все эти уведомления об новых сообщениях и т.п. — мощнейший отвлекающий фактор. Просто невозможно сосредоточится на работе, когда в углу монитора горит сообщение «получено 1 новое письмо».
Самый лучший способ разобраться с проблемой — обрубить её под корень. Отключите (нафиг!) все уведомления о новых входящих письмах (поверьте мне на слово — ничего страшного не произойдет), а затем установите себе простое правило — проверять и обрабатывать сразу ВСЮ электронную почту 1 раз в день — утром или вечером. В назначенное время вы просто отодвигаете все дела и открываете свой «почтовик», получаете все входящие, пишите все нужные ответы, отмечаете все нужные задачи и с чистой совестью работаете дальше.
И не сомневайтесь — совесть и права будет чище. Во-первых вы не будете отвлекаться по пустякам (о, ещё одно новое сообщение, интересно что там?!), а во-вторых, у вас будет готовый план работы. Возможно впервые!
Ну и самое главное — вы прочли список из 9 пунктов о том как повысить свою эффективность работы с электронной почтой. Вы все поняли, усвоили и решили, что теперь вам сам черт не брат, потому что все просто и ясно как день. И вот тут в действие вступает самый главный — десятый пункт, самый сложный.
Просто возьмите и сделайте то, о чем прочитали выше.
Да, вы поняли.
Да, завтра обязательно.
Но начать нужно прямо сейчас. Не нужно сложностей, найдите в своем электронном ящике десяток сообщений срок ответа на которые истек «позавчера» и просто удалите их. Отвечать на них сейчас уже бесполезно, про них скорее всего забыл даже отправитель. А вам сразу станет немного легче. Стало? Значит советы работают. А теперь пройдемся по списку с самого начала.