Вычисления в формах используются:
Правила составления выражений в Access мы уже описывали (см. разд. "Использование выражений в запросах" гл. 4). Поэтому здесь мы остановимся в первую очередь на вычисляемых полях формы и опишем, где они нужны и как их создать.
Внимание
Формулы для вычислений в Access записываются с помощью специального синтаксиса, который диктует правила записи формул и в выражениях Access и в процедурах на VBA. Этот синтаксис несколько отличается от принятого в математике, однако во многом на него похож и интуитивно понятен. Описание синтаксиса вычислительных формул приведено в разд. "Выражения в Access" гл. 4
.
Простейшим вычисляемым полем является поле, в котором должна выводиться текущая дата. Чтобы создать такое поле:
Рис. 9.47
. Вычисляемое поле
Отчеты дают вам возможность представить компоненты вашей базы данных в удобном для чтения формате для печати. Access 2010 позволяет создавать отчеты из таблиц и запросов.
Подобно таблицам и запросам, отчеты можно сортировать и фильтровать. Просто щелкните правой кнопкой мыши поле, которое вы хотите сортировать или фильтровать, затем выберите нужную функцию сортировки или фильтрации.
Вы можете обнаружить, что ваш отчет содержит некоторые поля, которые вам действительно не нужны. Например, наш отчет содержит поле Zip Code, которое не обязательно в этом списке заказов. К счастью, вы можете удалять поля в отчетах, не затрагивая таблицу или запрос, где вы вытащили ваши данные.
Когда вы удаляете поле, обязательно удалите его заголовок. Просто выберите заголовок и нажмите клавишу «Удалить».
Хотя вы можете печатать отчеты с помощью команд в представлении Backstage, вы также можете использовать Предварительный просмотр. Предварительный просмотр показывает, как ваш отчет будет отображаться на распечатанной странице. Он также позволяет вам изменять способ отображения отчета, распечатывать его и даже сохранять его как другой тип файла.
Вы можете сохранять отчеты в других форматах, чтобы они могли отображаться вне Access. Это называется экспорт файла, и он позволяет просматривать и даже изменять отчеты в других форматах и программах.
Access предлагает варианты сохранения отчета в виде файла Excel, текстового файла, PDF, файла XPS, вложения электронной почты, текстового файла или HTML-документа. Поэкспериментируйте с различными вариантами экспорта, чтобы найти тот, который наилучшим образом соответствует вашим потребностям.
В этой статье речь поговорим про вычисляемые поля в запросах Access. В запросе, как и в таблице, для каждой записи могут производиться вычисления с числовыми, строковыми значениями или значениями дат с использованием данных из одного или нескольких полей. Результат вычисления образует в таблице запроса новое вычисляемое поле. В отличие от вычисляемых полей таблицы, вычисляемые поля в исходных таблицах базы данных новых полей не создают. При каждом выполнении запроса производятся вычисления на основе текущих значений полей.
В выражениях вычисляемых полей помимо имен полей могут использоваться константы и функции. В результате обработки выражения может получаться только одно значение.
Задача 1. В таблице ТОВАР имеются поля ЦЕНА и СТАВКА_НДС, вычислите цену с учетом НДС и сравните ее с полученной в вычисляемом поле таблицы Цена с НДС.
Задача 2.
В вычисляемых полях и условиях отбора можно использовать встроенные функции. В Access определено более 150 функций.
Пусть необходимо выбрать все накладные, по которым производилась отгрузка в заданном месяце. В НАКЛАДНАЯ дата отгрузки хранится в поле ДАТА_ОТГ с типом данных Дата/время (Date/Time).
Для закрепления смотрим видеоурок.
В любом отчете Access, содержащем числа, можно использовать итоги, средние значения, проценты или суммы с накоплением, чтобы сделать данные более понятными. В этой статье рассказывается, как добавить такие элементы в отчет.
В следующей таблице приведены типы агрегатных функций в Access, которые можно добавить в отчет.
Вычисление | Описание | Функция |
---|---|---|
Суммирует элементы в столбце. |
||
Определяет среднее значение всех элементов столбца. |
||
Подсчитывает количество элементов в столбце. |
||
Максимальное значение |
Возвращает элемент, имеющий наибольшее (числовое или по алфавиту) значение в столбце. |
|
Минимальное значение |
Возвращает элемент, имеющий наименьшее (числовое или по алфавиту) значение в столбце. |
|
Стандартное отклонение |
Показывает, насколько значения в столбце отклоняются от среднего значения. |
|
Дисперсия |
Вычисляет дисперсию для всех значений в столбце. |
Режим макета предоставляет наиболее быстрый способ добавления сумм, средних значений и других агрегатов в отчет.
Данные (Control Source) выражение, которое выполняет нужное вычисление. Если в отчете есть уровни группировки, Access также добавит текстовое поле, которое выполняет такие же вычисления в каждом разделе примечания группы.
Дополнительные сведения о создании уровней группировки в отчетах см. в статье Создание отчета с группировкой или сводного отчета .
Конструктор позволяет точнее настраивать размещение и внешний вид итоговых значений. В сгруппированных отчетах можно поместить итоги и другие агрегаты в заголовок или примечание каждой группы. Агрегаты уровня отчета можно поместить в заголовок или колонтитул отчета.
Access добавляет текстовое поле в колонтитул отчета и задает в качестве значения его свойства Данные (Control Source) выражение, которое выполняет нужное вычисление. Если в отчете есть уровни группировки, Access также добавит текстовое поле, которое выполняет такие же вычисления в каждом разделе примечания группы. Если для свойства Сумма с накоплением (Running Sum) задано значение Для всего , то общее итоговое значение можно повторить в колонтитуле отчета. Создайте в нем поле и задайте в качестве значения его свойства Данные (Control Source) имя поля, в котором вычисляется сумма с накоплением, например =[СуммаЗаказа] .
Известно, что вычисляемые поля в базе данных Access 2003 используются для различных целей, в том числе и для проведения расчетов. Вычисляемые поля в Microsoft Access 2003 могут быть созданы как в запросе и форме, так и в отчете. Рассмотрим создание вычисляемых полей в отчете базы данных Access 2003. Для ввода выражения в отчете необходимо открыть отчет в режиме Конструктора и создать свободное текстовое поле, используя кнопку "ab " (Поле) на панели инструментов.
В свободное поле можно вводить выражение для выполнения вычислений, в этом случае оно становится вычисляемым. В вычисляемых полях можно использовать функции, а можно ввести выражение, использующее в качестве входных данных значения полей таблиц БД Access. Кроме того, в отчет можно вставить автономную текстовую метку, т.е. метку не связанную с текстовым полем, используя кнопку "Aa " (Надпись) на панели инструментов. "Надпись" используется для ввода какого-либо имени или чисел.
Рассмотрим создание вычисляемого поля в отчете Успеваемость на примере базы данных Training_students_O . Постановка задачи следующая: в отчете БД Access Успеваемость создать одно поле, в котором должна выводиться 100-бальная оценка, и другое поле, в которое должно выводиться текущее время. Для решения этой задачи откроем отчет Успеваемость в режиме конструктора (рис. 1).
Рис. 1.
Для создания вычисляемого поля в отчете Успеваемость, необходимо выполнить следующие действия:
1. Нажать кнопку "ab " (Поле) на панели инструментов, а затем щелкнуть на отчете Успеваемость в "Области данных" в том месте, где планируется вставить свободное (вычисляемое) поле;
2. Удалить метку (в нашем случае Поле 30), которая вставляется вместе со свободным полем (слева от свободного поля), а затем установить курсор в поле "Свободный" (рис. 2) и ввести выражение (для отображения 100-бальной оценки в отчете): =([Оценка])*20. В этом случае Свободное поле стало вычисляемым. Для ввода функций или выражений можно также использовать построитель выражений (кнопка "Построитель" на панели инструментов);
Рис. 2.
3. Нажать кнопку "Aa " (Надпись) на панели инструментов, а затем щелкнуть на отчете Успеваемость в области "Верхний колонтитул " в том месте, где планируется вставить метку "Надпись": 100-бальная оценка;
4. Установить курсор в метку и ввести текст: 100-бал. оценка (рис. 3);
Рис. 3.
5. Перейти в режим просмотра, выполнив щелчок по кнопке "Просмотр" (рис. 4), в отчете БД Access 2003 появились оценки по 100-бальной системе.
Рис. 4.
Для создания в области нижнего колонтитула отчета Access вычисляемого поля, отображающего текущее время, необходимо выполнить следующие действия:
6. Нажать кнопку "ab " (Поле) на панели инструментов, а затем щелкнуть на отчете в области "Нижний колонтитул" в том месте, где планируется вставить свободное текстовое поле для функции "Текущее время";
7. Удалить метку (в нашем случае Поле 31), а затем установить курсор в поле "Свободный" (рис. 5) и ввести функцию: =Time();
Рис. 5.
8. Для ввода функции =Time() в поле "Свободный" можно также использовать построитель выражений (вместо выполнения операции в предыдущем пункте), для этого необходимо щелкнуть на панели инструментов на пиктограмме "Построитель", откроется окно Построитель, в котором надо выделить "выражение" (рисунок 6), и щелкнуть ОК;