Системные требования:

Операционная система Windows 95/98/2000
Процессор Pentium-II 300
Оперативная память 32 MB

"Зашивающимся" на работе - посвящается.

Кому из Вас не знакома подобная ситуация: при работе срочно понадобились сметные данные по проекту, над которым Вы работали год назад. Ваши действия - искать. Каких усилий и времени Вам это стоило бы еще лет десять назад, я даже вспоминать не хочу. В папках бы просто зарылись. А сейчас? Одно удовольствие, потому что у Вас есть компьютер. Он и был изобретен, чтобы одним махом можно было избавиться от калькулятора, печатной машинки и целой библиотеки папок с входящей, исходящей, переходящей и прочей нужной каждой конторе документации, без которой "ну, ни туда, ни сюда" - все просто, как без рук. Бумажную работу упростили максимально. Компьютер сам печатает таблицы, сам обрабатывает результаты и иллюстрирует их, сам проверяет грамотность напечатанного текста и указывает на ошибки. Ваше же дело, в то время, когда компьютер интенсивно трудится, не мешать ему, и постараться не перепутать цифры и слова, которые Вы должны впечатать в определенные окна программ. А, главное, конечно же, знать, когда и какую кнопочку, Вы должны нажать на клавиатуре компьютера или на что щелкнуть мышью, чтобы программы, инсталлированные в Вашем компьютере, работали на Вас. А чтобы Ваш компьютер безошибочно осуществлял все те действия, о которых я упоминала ранее, а также многие другие, и были разработаны умные офисные программы. А поскольку, без компьютера не обходится сейчас ни одна уважающая себя организация, то дело освоения всевозможных офисных программ - не сегодня назревшая необходимость.

Чтобы сделать этот процесс для Вас максимально доступным и сжатым по времени, компания "Медиа-Хаус" выпустила на рынок компакт-диск "Как работать с офисными программами",


...позволяющий Вам научиться работать с программами в кратчайшие сроки, что называется, "не откладывая в долгий ящик". На диске представлены программы, которые наиболее часто требуются в повседневной работе.

Основной упор здесь делается на ознакомление и освоение работы с программами компании "Microsoft". Но даются для освоения и дополнительные утилиты других компаний - программы либо выполняющие те же функции, либо дополняющие и расширяющие существующие возможности Вашего компьютера. Это поисковые программы, программы-переводчики, программы ускоренного "скачивания" файлов из Интернета, архивирования данных и т.п.

Прежде чем Вы приступите к непосредственному освоению офисных программ, несколько слов об управления самой обучающей программой. Программа запускается прямо с диска без инсталляции. И сразу после запуска, на титуле, выдает Вам меню программы. Из главного меню программы Вы можете попасть в любую выбранную тему, в полное оглавление альбома, на сайт дополнительных материалов, на сайт компании "Медиа Хаус" и, естественно, на выход из программы. Возвращение в меню из любого раздела программы осуществляется нажатием на Esc.

Набор представленных здесь программ скомпонован в виде альбома с пронумерованными страницами, которые Вы перелистываете по мере ознакомления с его содержимым. На нижнем крае каждой страницы в левом и правом ее углах, кроме текущего номера страницы, на больших голубых кнопках изображены красные стрелки, указывающие направления перелистывания страниц, осуществляемые при щелчке мышкой на эти кнопки: вперед и назад. При длительном непрерывном нажатии левой кнопки мыши на любую из этих кнопок, программа перейдет в режим ускоренного перелистывания страниц.

Перелистывать страницы программы можно и клавишами направлений с клавиатуры компьютера.

Над правой кнопкой перелистывания страниц расположена маленькая голубая кнопка с горизонтальными штрихами - кнопка оглавления, с ее помощью Вы вызываете оглавление всего альбома. Если щелкнуть левой кнопкой мыши на крестик перед любым разделом оглавления,

...то перед Вами развернется список тем, входящих в этот раздел. Двойной щелчок мыши на выбранной теме переместит Вас на нужную страницу. Либо просто нажмите на кнопку "Перейти" под оглавлением, после того как выделили тему щелчком.

Голубая кнопка, расположенная над кнопкой перелистывания страниц назад, это кнопка закладок и переходов.

Она позволяет Вам поставить закладку в тексте и осуществить быстрый переход на нужную страницу. Если у Вас возникла необходимость запомнить не одну страницу, а значительно больше, то в программе есть возможность сделать с помощью закладок свое оглавление. Теперь Вы из любого места альбома можете без перелистывания перейти к нужной странице. В это оглавление, по мере надобности, Вы можете добавлять новые закладки, или убирать уже ненужные.

Если, часть предложенной в качестве иллюстрации картинки, выделена красной рамкой, значит, щелкнув на нее, Вы можете получить доступ к дополнительным материалам. Обычно, о наличии такой возможности, упоминается в тексте страницы.

И, как это общепринято, окно помощи по работе с этой программой вызывается нажатием клавиши F1.

Теперь перейдем непосредственно к тому, чему Вас здесь научат.

Если у Вас небольшой опыт общения с компьютером - не беда. Изучаемый материал изложен очень доходчиво, доступным языком - любая домохозяйка разберется, что уж говорить о человеке, видевшем компьютер, а тем более знающем, как его включить.

В этой программе рассмотрены основные приемы работы с программами в операционной системе. Вас научат, как запустить программу, вызвать ее из меню, вывести иконку программы на рабочий стол и каким образом можно изменить настройки компьютера. А после небольшого познавательного экскурса о размещении и хранении информации, Вы непосредственно приблизитесь к тому, для чего эта программа и задумывалась. При ознакомлении Вас с содержимым этой программы-альбома, я буду придерживаться оглавления альбома, чтобы в дальнейшем Вы быстро могли найти информацию по заинтересовавшей Вас программе.

Пакет Microsoft Office XP

Для работы с файлами существуют специальные программы - файловые менеджеры. Самая известная программа в системе Windows - "Explorer" - "Проводник". Эта программа обеспечивает интерфейс при работе с файлами и директориями (папками, каталогами).

С ее помощью Вы научитесь разбираться в информации, записанной на разных дисках компьютера. Вы сами сможете систематизировать материал, создавать новые папки, копировать материалы, удалять с диска ненужную Вам информацию, добавлять новую, переносить информацию с одного диска на другой и многое другое. Вас научат пользоваться буферами обмена для переноса информации и текстов из программы в программу.

Почти все программы операционной системы Windows имеют одинаковые функции управления. Поэтому, освоив одну программу, Вам легко будет применять ваши знания в других программах системы.

Менеджеры оценят помощь, предлагаемую в изучении почтового клиента с функциями органайзера - MS Outlook. Эта программа позволяет получать, просматривать и отсылать электронную почту, следить за текущими делами и прогнозировать дела будущие, вносить и удалять записи в разделы программы. Она напомнит о звонках, которые необходимо сделать в определенное время, о письмах, которые Вы должны разослать - в общем, чем-то восполнит отсутствие у Вас личной секретарши.

Многие из Вас пользуются еще одной программой из пакета программ Microsoft: текстовым редактором MS Word. Но, к сожалению, используют в этой программе только малую толику ее возможностей, а она может не только проверять на наличие ошибок набитый Вами текст. Введенный текст можно отформатировать при помощи программы, придав ему вид "удобоваримого" (читаемого), приличного документа. Иногда для этого бывает достаточно изменить шрифт, размер и произвести выравнивание текста. Вы научитесь не только доводить документ "до ума" на экране компьютера, но и узнаете, как распечатать его на принтере. Вы самостоятельно сможете составлять бланки договоров и прайс-листы, рисовать таблицы, составлять и иллюстрировать каталоги. А также, Вы научитесь принимать меры безопасности для деловой переписки - пароли на открытие документов для защиты от сильно любознательных, и ставить защиту от макро-вирусов.

Еще одна программа, входящая в комплект программ Microsoft Office XP - табличный процессор - MS Excel. В этой программе удобно работать с прайс-листами, заполнять накладные и товарные чеки. Она также может построить цветную диаграмму любого типа, по вашему выбору, на основе имеющихся данных.

Для получения более качественных и наглядно оформленных документов, Вас научат вставлять документы, составленные в MS Excel, в текстовые документы MS Word.

А используя возможности программы "Power Point", Вы сможете в кратчайшие сроки подготовить качественный ролик для презентации товара и услуг или же для доклада на экране компьютера (или подключенного к нему проектора).

Еще одна программа, предлагаемая Вашему вниманию - это система управления базами данных (СУБД) - MS Access. Эта программа существенно облегчит утомительный труд по хранению, систематизации и обработке разного рода информации. Программа является системой, поддерживающей все возможности по внесению, редактированию и обработке данных. Эта программа способна провести выборку и анализ тех данных, которые Вам необходимы.

Работа в Интернете

Для владельцев компьютеров, желающих расширить свои познавательные горизонты, сейчас есть прекрасные возможности и условия - Интернет. И, поэтому Вам, наверняка, будет интересна программа-браузер "Internet Explorer", помогающая не заблудиться на просторах мировой Сети. Вы узнаете, как, по ключевым словам, или, используя каталоги ресурсов, найти в Интернете любую интересующую Вас информацию.

Вас ознакомят, каким образом Вы можете "скачать" на свой компьютер с сайтов Интернета документы, фотографии, новости и т.п. А также узнаете обо всех остальных возможностях, которые Вам дает Интернет.

Дополнительные утилиты

В жизни встречаются ситуации, когда у Вас на руках есть материал на бумаге, а нужен он Вам в компьютере. Можно, конечно, сидеть и набивать. Хорошо, если это одна-две странички машинописного текста, а если это - десятки страниц? Выход есть, если у Вас есть сканер. Существуют программы, облегчающие ввод печатного текста со сканера. Здесь пойдет речь о двух из них. Это входящая в пакет программ MS Office XP - MS Office Document Scanning и пятая версия программы Fine Reader, как наиболее корректная и оптимизированная по возможностям. Лучше иметь в наличии обе эти программы. Так как текст, отправляемый в "Word" после первой, упомянутой здесь, программы требует серьезной доработки.

Те, кто пользуются электронной почтой, и хоть однажды занимался отправкой информации, знают, что дело это не быстрое, особенно, если приходится отправлять сразу много материала, да и не всегда информация доходит до адресата с первого захода (возможно наличие ограничений на объём присоединяемых файлов). Предлагаемая здесь Вашему вниманию программа-архиватор WinZip позволяет ужать объем передаваемого файла, что, конечно же, сэкономит время пересылки информации и повысит вероятность её получения адресатом.

Если Вам приходится много времени проводить за компьютером, набивая тексты, а методом слепой печати овладеть нет времени, то, наверняка, особенно если в документах встречаются иностранные названия, Вам приходится часто перепечатывать целые абзацы из-за того, что Вы забыли переключить раскладку клавиатуры с одного языка на другой. Ошибка довольно распространенная. А на перепечатку тратятся время, силы и нервы. Чтобы избегать таких, да и прочих, "ляпов", существует ряд написанных энтузиастами программ, среди которых - Punto Switcher. Она переключит раскладку клавиатуры и скорректирует "краказяблы" самостоятельно.

Мы говорили уже о программе MS Outlook. Но, если вы пользуетесь только простым текстовым редактором Word Pad, или, если у Вас, что чаще бывает, "нет столько золотого запасу", чтобы приобрести лицензионный пакет Office XP, то в Интернете Вы можете найти бесплатные программы-органайзеры, по своим возможностям несильно уступающие вышеуказанной продукции Microsoft. Здесь Вас знакомят с одной из таких программ - Org Panel, включающей в себя пакет из нескольких программ: записная книжка, дневник, блокнот для записей, стандартный графический редактор Point, программа хранения паролей и программа-преобразователь часто встречающихся величин.

Для просмотра большого количества графического материала существуют специальные программы-вьюеры, обладающие, как правило, функциями конвертирования графических форматов и генерации слайд-шоу. Здесь Вашему вниманию предлагают одну из лучших программ в этой категории - ACDSee . Эта программа обрабатывает графические файлы, осуществляет получение и сохранение изображений со сканера и цифровой фотокамеры. Она представляет возможность конвертировать изображения в наиболее популярные графические форматы.

Рассмотренную ранее программу Explorer, входящую в пакет программ Microsoft, нельзя считать самой удобной программой для работы с файлами. Есть аналогичные программы, выполняющие больше количество функций. Одна из них - двухоконный Total Commander, в первых версиях известный как Windows Commander, а ещё раньше - Norton Commander. Он имеет встроенный вьюер и текстовый редактор, может определить размеры каталогов и числа файлов, содержащихся в подкаталогах, и имеет множество других полезных функций.

Трудновато сейчас в деловой переписке с иностранными партнёрами или, блуждая по иноязычным сайтам в Интернете, обойтись и без программ автоматического перевода. Здесь Вам предложат ознакомиться с программой, способную трижды облегчить Вашу участь. Это программа Promt, обеспечивающая автоматический перевод с трех языков: английского, немецкого и французского. В интегрированный пакет Promt входит и программа, позволяющая автоматически переводить Интернет-страницы с иноязычной информацией. Называется эта программа WebView. Думаю, она многим придется ко двору.

А программа Multilex, представляющая собой электронный словарь, существенно сэкономит Ваше время по отысканию специальных терминов и словосочетаний, если Вам все же приходится заниматься самому переводом.

Те, кому уже доводилось скачивать информацию из Интернет, знают, что этот процесс вполне можно совмещать еще с каким-нибудь делом - времени на все хватит. Чтобы оптимизировать процесс закачивания файлов, были созданы специальные программы - Download-менеджеры. Здесь Вас ознакомят с программой Download Master. Встраиваемая при инсталляции в браузер Internet Explorer, эта программа может скачивать в несколько потоков одновременно несколько файлов, и расставляет приоритеты очередности закачки.

Для записи информации на CD-ROM существует много программ. Программа, представленная здесь, одна из наиболее часто используемых сейчас, благодаря своей простоте в работе. Это - Easy CD Creator.

Если Вы - счастливый обладатель пишущего дисковода, то инструмент такого рода Вам обычно весьма необходим.

Многие из программ (полные или пробные версии), о которых шла речь в этой статье, Вы можете скачать с сайтов разработчиков, так как в Интернет-приложении к этому альбому Вам даются их адреса.

Думаю, не надо говорить о полезности и своевременности выхода этого диска. Все описанные программы, так или иначе, необходимы для повседневной работы. Авторы сделали Ваше ознакомление с программами максимально комфортным. Думаю, Вы оцените это в процессе обучения. Понятно, что рассказать обо всех тонкостях и возможностях всех перечисленных программ просто невозможно, для более полного ознакомления обращайтесь к рекомендованной в конце каждого раздела литературе...

Программа Excel является одним из самых мощных приложений всего комплекса Office. Ею пользуются не только бухгалтеры и экономисты, но и обычные люди. Программа предназначена для работы с цифрами и таблицами, дает возможность представить информацию в наиболее благоприятном для восприятия виде: в качестве диаграмм и графиков. Здесь можно осуществлять сложнейшие расчеты и выполнять различные математические операции. К тому же особые знания пользователю не понадобятся, достаточно изучить, как работать в Excel.

Что представляет собой данное офисное приложение?

Программа Excel работает с файлами, которые образуют некую книгу, состоящую из отдельных листов. В ячейки таблиц вводятся буквы, символы и цифры. Их можно копировать, перемещать или удалять. При необходимости с ними проводятся различные операции: текстовые, математические, логические и прочие. Новички, которые только учатся тому, как работать в программе Excel, должны знать, что любую информацию можно вывести на экран в виде графиков или диаграмм.

Как создать файл?

В первую очередь необходимо открыть документ. Для его создания нужно кликнуть на ярлыке программы или зайти в приложение через «Пуск».

По умолчанию имя задано «Книга 1», но в строке «Имя файла» можно ввести любое название. Работая, стоит периодически сохранять данные, чтобы избежать потери информации в случае сбоя или зависания компьютера.

Между листами можно с легкостью переключаться, нажимая на соответствующую надпись внизу страницы. Если вкладок очень много, лучше использовать стрелки на клавиатуре. Чтобы вставить лист, нужно в меню «Главная» найти пункт «Вставить». Там будут отображаться все возможные действия, применимые к листам, например добавить или удалить. Также вкладки можно перемещать.

«Лицо» программы

Прежде чем разобраться, как работать в Excel, стоит изучить интерфейс. Инструменты расположены в верхней и нижней части окна, а остальную область занимают прямоугольники, которые являются ячейками. Особенность электронных таблиц заключается в том, что действия можно выполнять в одних ячейках, а результат выводить в других.

Каждая таблица имеет столбцы, которые обозначаются буквами английского алфавита. Строки нумеруются слева. Таким образом, любая ячейка имеет собственные координаты. В каждую ячейку можно вводить как данные, так и формулы. Перед вводом последних необходимо ставить символ «=».

Каждой ячейке - своя характеристика

Чтобы понять, как научиться работать в Excel правильно, пользователь должен знать, что прежде, чем ввести значения, необходимо задать размерность колонке или ячейке. Она будет зависеть от того, в чем измеряются данные. Для этого нужно кликнуть правой кнопкой мышки на выделенном диапазоне и в диалоговом окне выбрать пункт «Формат ячеек».

Если вводимое число больше 999, необходимо установить разбиение по разрядам. Вводить пробелы самостоятельно не стоит.

Для корректного отображения данных нельзя вводить в одну ячейку больше одного отдельного значения. Также не стоит вводить перечисления, разделенные запятыми или другими символами. Для каждого значения должна быть своя ячейка.

Как вводить данные?

Пользователям, которые знают, не составит труда ввести данные. Для этого нужно щелкнуть на ячейке и набрать на клавиатуре буквы или цифры. Чтобы продолжить работу, необходимо нажать «Ввод» или ТАВ. Разрыв строки осуществляется с помощью комбинации ALT + «ВВОД».

При вводе месяца или номера по порядку достаточно прописать значение в начальных ячейках, а затем перетащить маркер на необходимый диапазон.

Перенос текста

Чаще всего пользователей интересует, как научиться работать в Excel с текстом. При необходимости его можно переносить по словам. Для этого необходимо выделить определенные ячейки и во вкладке «Главная» нужно найти опцию «Выравнивание», а затем выбрать «Перенос текста».

Если требуется автоматическое изменение ширины и высоты ячейки согласно введенному тексту, следует выполнить следующее: перейти во вкладку «Главная» и в группе «Ячейки» выбрать пункт «Формат». Далее нужно выбрать подходящее действие.

Форматирование

Чтобы отформатировать числа, необходимо выделить ячейку и во вкладке «Главная» найти группу «Число». После нажатия на стрелочку рядом с пунктом «Общий» можно выбрать требуемый формат.

Чтобы изменить шрифт, нужно выделить определенный диапазон и перейти в меню «Главная», «Шрифт».

Как создать таблицу?

Знания о том, как работать в программе Excel, вряд ли будут полезны пользователю, если он не умеет создавать таблицу. Самый простой способ - это выделить определенный диапазон и отметить границы черными линиями, нажав на соответствующую иконку вверху страницы. Но зачастую требуется нестандартная таблица для бланков или документов.

В первую очередь необходимо определиться, как должна выглядеть таблица, чтобы установить ширину и длину ячеек. Выделив диапазон, нужно перейти в меню «Формат ячеек» и выбрать пункт «Выравнивание». Опция «Объединение ячеек» поможет убрать лишние границы. Затем нужно перейти в меню «Границы» и установить требуемые параметры.

С помощью меню «Формат ячеек» можно создавать различные варианты таблиц, добавляя или удаляя столбцы и строки, а также меняя границы.

Зная, как работать в таблице Excel, пользователь сможет создавать заголовки. Для этого в окошке «Форматирование таблицы» нужно установить флажок напротив пункта «Таблица с заголовками».

Чтобы добавлять элементы в таблице, необходимо воспользоваться вкладкой «Конструктор». Там можно выбрать требуемые параметры.

Для чего нужны макросы?

Если пользователю приходится часто повторять одни и те же действия в программе, ему пригодятся знания о том, как работают макросы в Excel. Они запрограммированы выполнять действия в определенной последовательности. Использование макросов позволяет автоматизировать определенные операции и облегчить монотонную работу. Они могут быть записаны на различных языках программирования, но их суть от этого не меняется.

Для создания макроса в этом приложении необходимо войти в меню «Сервис», выбрать пункт «Макрос», а затем нажать «Начать запись». Далее нужно выполнить те действия, которые часто повторяются, и после окончания работы нажать «Остановить запись».

Все эти инструкции помогут новичку разобраться, как работать в Excel: вести учет, создавать отчеты и анализировать цифры.

Microsoft Excel – чрезвычайно полезная программка в разных областях. Готовая таблица с возможностью автозаполнения, быстрых расчетов и вычислений, построения графиков, диаграмм, создания отчетов или анализов и т.д.

Инструменты табличного процессора могут значительно облегчить труд специалистов из многих отраслей. Представленная ниже информация – азы работы в Эксель для чайников. Освоив данную статью, Вы приобретете базовые навыки, с которых начинается любая работа в Excel.

Инструкция по работе в Excel

Книга Excel состоит из листов. Лист – рабочая область в окне. Его элементы:

Чтобы добавить значение в ячейку, щелкаем по ней левой кнопкой мыши. Вводим с клавиатуры текст или цифры. Жмем Enter.

Значения могут быть числовыми, текстовыми, денежными, процентными и т.д. Чтобы установить/сменить формат, щелкаем по ячейке правой кнопкой мыши, выбираем «Формат ячеек». Или жмем комбинацию горячих клавиш CTRL+1.

Для числовых форматов можно назначить количество десятичных знаков.

Примечание. Чтобы быстро установить числовой формат для ячейки - нажмите комбинацию горячих клавиш CTRL+SHIFT+1.

Для форматов «Дата» и «Время» Excel предлагает несколько вариантов изображения значений.

Отредактируем значение ячеек:

Для удаления значения ячейки используется кнопка Delete.

Чтобы переместить ячейку со значением, выделяем ее, нажимаем кнопку с ножницами («вырезать»). Или жмем комбинацию CTRL+X. Вокруг ячейки появляется пунктирная линия. Выделенный фрагмент остается в буфере обмена.

Ставим курсор в другом месте рабочего поля и нажимаем «Вставить» или комбинацию CTRL+V.

Таким же способом можно перемещать несколько ячеек сразу. На этот же лист, на другой лист, в другую книгу.

Чтобы переместить несколько ячеек, их нужно выделить:

1. Ставим курсор в крайнюю верхнюю ячейку слева.
2. Нажимаем Shift, удерживаем и с помощью стрелок на клавиатуре добиваемся выделения всего диапазона.

Чтобы выделить столбец, нажимаем на его имя (латинскую букву). Для выделения строки – на цифру.

Для изменения размеров строк или столбцов передвигаем границы (курсор в этом случае принимает вид крестика, поперечная перекладина которого имеет на концах стрелочки).

Чтобы значение поместилось в ячейке, столбец можно расширить автоматически: щелкнуть по правой границе 2 раза.

Чтобы стало красивее, границу столбца Е немного подвинем, текст выровняем по центру относительно вертикали и горизонтали.

Объединим несколько ячеек: выделим их и нажмем кнопку «Объединить и поместить в центре».

В Excel доступна функция автозаполнения. Вводим в ячейку А2 слово «январь». Программа распознает формат даты – остальные месяцы заполнит автоматически.

Цепляем правый нижний угол ячейки со значением «январь» и тянем по строке.

Апробируем функцию автозаполнения на числовых значениях. Ставим в ячейку А3 «1», в А4 – «2». Выделяем две ячейки, «цепляем» мышью маркер автозаполнения и тянем вниз.

Если мы выделим только одну ячейку с числом и протянем ее вниз, то это число «размножиться».

Чтобы скопировать столбец на соседний, выделяем этот столбец, «цепляем» маркер автозаполнения и тянем в сторону.

Таким же способом можно копировать строки.

Удалим столбец: выделим его – правой кнопкой мыши – «Удалить». Или нажав комбинацию горячих клавиш: CTRL+"-"(минус).

Чтобы вставить столбец, выделяем соседний справа (столбец всегда вставляется слева), нажимаем правую кнопку мыши – «Вставить» - «Столбец». Комбинация: CTRL+SHIFT+"="

Чтобы вставить строку, выделяем соседнюю снизу. Комбинация клавиш: SHIFT+ПРОБЕЛ чтобы выделить строку и нажимаем правую кнопку мыши – «Вставить» - «Строку» (CTRL+SHIFT+"=")(строка всегда вставляется сверху).



Как работать в Excel: формулы и функции для чайников

Чтобы программа воспринимала вводимую в ячейку информацию как формулу, ставим знак «=». Например, = (2+3)*5. После нажатия «ВВОД» Excel считает результат.

Последовательность вычисления такая же, как в математике.

Формула может содержать не только числовые значения, но и ссылки на ячейки со значениями. К примеру, =(A1+B1)*5, где А1 и В1 – ссылки на ячейки.

Чтобы скопировать формулу на другие ячейки, необходимо «зацепить» маркер автозаполнения в ячейке с формулой и протянуть вниз (в сторону – если копируем в ячейки строки).

При копировании формулы с относительными ссылками на ячейки Excel меняет константы в зависимости от адреса текущей ячейки (столбца).

В каждой ячейке столбца С второе слагаемое в скобках – 3 (ссылка на ячейку В1 постоянна, неизменна).

Значительно расширяют функционал программы встроенные функции. Чтобы вставить функцию, нужно нажать кнопку fx (или комбинацию клавиш SHIFT+F3). Откроется окно вида:

Чтобы не листать большой список функций, нужно сначала выбрать категорию.

Когда функция выбрана, нажимаем ОК. Откроется окно «Аргументы функции».

Функции распознают и числовые значения, и ссылки на ячейки. Чтобы поставить в поле аргумента ссылку, нужно щелкнуть по ячейке.

Excel распознает и другой способ введения функции. Ставим в ячейку знак «=» и начинаем вводить название функции. Уже после первых символов появится список возможных вариантов. Если навести курсор на какой-либо из них, раскроется подсказка.

Дважды щелкаем по нужной функции – становится доступным порядок заполнения аргументов. Чтобы завершить введение аргументов, нужно закрыть скобку и нажать Enter.

ВВОД – программа нашла квадратный корень из числа 40.

Любой человек, использующий в повседневной работе компьютере, так или иначе сталкивался с офисным приложением Excel, входящим в стандартный пакет Microsoft Office. Оно имеется в любой версии пакета. И достаточно часто, начиная знакомство с программой, многие юзеры задаются вопросом о том, в Excel самостоятельно?

Что представляет собой программа Excel?

Для начала определимся, что же такое Excel, и для чего нужно это приложение. Вероятно, многие слышали о том, что программа представляет собой табличный редактор, однако принципы его функционирования в корне отличаются от тех же таблиц, создаваемых в Word.

Если в Word таблица выступает скорее элементом, в котором отображается текстовая или то лист с таблицей Excel - это, по сути, унифицированная математическая машина, которая способна производить самые различные вычисления на основе задаваемых типов данных и формул, по которым будет производиться та или иная математическая или алгебраическая операция.

Как научиться работать в Excel самостоятельно и можно ли это сделать?

Как говорила героиня фильма «Служебный роман», можно и зайца научить курить. В принципе, нет ничего невозможного. Попробуем разобраться в элементарных принципах функционирования приложения и остановимся на понимании его основных возможностей.

Конечно, отзывы людей, разбирающихся в специфике приложения, говорят о том, что можно, допустим, скачать какой-нибудь самоучитель работы в Excel, однако, как показывает практика и особенно комментарии начинающих юзеров, такие материалы очень часто представлены в слишком заумном виде, а разобраться бывает достаточно сложно.

Думается, самым лучшим вариантом обучения станет изучение основных возможностей программы, а потом их применение, так сказать, «методом научного тыка». Само собой разумеется, сначала нужно рассмотреть основные функциональные элементы Microsoft Excel (уроки по программе свидетельствуют именно об этом), чтобы составить для себя полную картину принципов работы.

Основные элементы, на которые следует обратить внимание

Самое первое, на что обращает внимание пользователь при запуске приложения, это лист в виде таблицы, в которой располагаются ячейки, нумерованные разным способом, в зависимости от версии самого приложения. В ранних версиях столбцы обозначались литерами, а строки цифрами и числами. В других релизах вся маркировка представлена исключительно в цифровом виде.

Для чего это нужно? Да, только для того, чтобы всегда можно было определить номер ячейки для задания определенной операции вычисления по типу того, как задаются координаты в двумерной системе для точки. Позднее будет понятно, как с ними работать.

Еще одна важная составляющая - строка формул - специальное поле, слева имеющее значок «f x ». Именно здесь задаются все операции. При этом сами математические действия обозначаются точно так же, как это принято в международной классификации (знак равенства «=», умножение «*» деление «/» и т.д.). Тригонометрические величины также соответствуют международным обозначениям (sin, cos, tg и т.д.). Но это самое простое. Операции посложнее придется осваивать именно с помощью справочной системы или конкретных примеров, поскольку некоторые формулы могут выглядеть достаточно специфично (экспоненциальные, логарифмические, тензорные, матричные и т.п.).

Сверху, как и в других офисных программах расположена главная панель и основные разделы меню с основными пунктами операций и кнопками быстрого доступа к той или иной функции.

и простейшие операции с ними

Рассмотрение вопроса о том, невозможно без ключевого понимания типов данных, вводимых в ячейках таблицы. Сразу отметим, что после прописывания какой-то информации можно нажать кнопку ввода, клавишу Esc или просто переместить прямоугольник из искомой ячейки в другую - данные сохранятся. Редактирование ячейки вызывается двойным кликом или нажатием клавиши F2, а по завершении ввода данных сохранение происходить исключительно при нажатии клавиши Enter.

Теперь несколько слов о том, что можно вводить в каждую ячейку. Меню формата вызывается правым кликом на активной ячейке. Слева имеется специальный столбец с указанием типа данных (общий, числовой, текстовый, процентный, дата и т.д.). Если выбирается общий формат, программа, грубо говоря, сама определяет, на что именно похоже введенное значение (например, если ввести 01/01/16, будет распознана дата 1 января 2016 года).

При вводе числа можно использовать и указание количества знаков после запятой (по умолчанию отображается один символ, хотя при вводе двух программа просто округляет видимое значение, хотя истинное не меняется).

При использовании, скажем, текстового типа данных, что бы пользователь ни ввел, оно будет отображено именно в виде того, что набрано на клавиатуре, без изменений.

Вот что интересно: если навести курсор на выделенную ячейку, в правом нижнем углу появится крестик, потянув за который при зажатой левой кнопке мыши, можно скопировать данные в следующие за искомой ячейки по порядку. Но данные изменятся. Если взять тот же пример с датой, следующим значением будет указано 2 января и т.д. Такое копирование бывает полезно при задании одинаковой формулы для разных ячеек (иногда даже с перекрестными вычислениями).

Если говорить о формулах, для простейших операций можно использовать двойной подход. Например, для суммы ячеек A1 и B1, которая должна быть вычислена в ячейке C1, нужно поместить прямоугольник именно в поле C1 и задать вычисление по формуле «=A1+B1». Можно поступить иначе, задав равенство «=СУММ(A1:B1)» (такой метод больше применяется для больших промежутков между ячейками, хотя можно использовать и функцию автоматического суммирования, равно как и английскую версию команды суммы SUM).

Программа Excel: как работать с листами Excel

При работе с листами можно производить множество действий: добавлять листы, изменять их название, удалять ненужные и т.д. Но самое главное состоит в том, что любые ячейки, находящиеся на разных листах, могут быть взаимосвязаны определенными формулами (особенно когда вводятся большие массивы информации разного типа).

Как научиться работать в Excel самостоятельно в плане использования и вычислений? Здесь не все так просто. Как показывают отзывы пользователей, в свое время осваивавших этот табличный редактор, без посторонней помощи сделать это будет достаточно затруднительно. Нужно почитать хотя бы справочную систему самой программы. Простейшим способом является ввод в той же формуле ячеек путем их выделения (сделать это можно и на одном листе, и на разных. Опять же, если вводить сумму нескольких полей, можно прописать «=СУММ», а затем просто поочередно при зажатой клавише Ctrl выделять нужные ячейки. Но это самый примитивный пример.

Дополнительные возможности

Зато в программе можно не только создавать таблицы с различными типами данных. На их основе за пару секунд можно строить всевозможные графики и диаграммы задавая для автоматического построения либо выделенный диапазон ячеек, либо указывать его в ручном режиме при входе в соответствующее меню.

Кроме того, в программе имеется возможность использования специальных надстроек, исполняемых скриптов на основе Visual Basic. Можно вставлять любые объекты в виде графики, видео, аудио или чего-то еще. В общем, возможностей хватает. И здесь затронута всего лишь малая толика всего того, на что способна эта уникальная программа.

Да что говорить, она при правильном подходе может вычислять матрицы, решать всевозможные уравнения любой сложности, находить создавать базы данных и связывать их с другими приложениями вроде Microsoft Access и многое другое - всего просто не перечислишь.

Итог

Теперь, наверное, уже понятно, что вопрос о том, как научиться работать в Excel самостоятельно, не так-то и прост для рассмотрения. Конечно, если освоить базовые принципы работы в редакторе, задавать простейшие операции труда не составит. Отзывы пользователей свидетельствую о том, что научиться этому можно максимум за неделю. Но если потребуется использование более сложных вычислений, а тем более, работа с привязкой к базам данных, как бы кто этого ни хотел, без специальной литературы или курсов здесь просто не обойтись. Более того, весьма вероятно, придется подтянуть даже свои знания по алгебре и геометрии из школьного курса. Без этого о полноценном использовании табличного редактора можно даже не мечтать.