При вводе информации в формы баз данных классического приложения Access быстрее и легче выбирать значение из списка, чем вводить его по памяти. Кроме того, благодаря использованию списка вариантов в поле будут вводиться только допустимые значения. Список может быть подключен к существующим данным или содержать фиксированные значения, указанные при его создании. В данной статье описаны списки, доступные в формах программы Access, а также способы их создания и настройки.

В этой статье

Типы списков

Программой Access предусмотрены два типа элементов управления "Список": список и поле со списком.

Данный элемент управления отображает список значений или вариантов. Список содержит строки данных и обычно имеет такой размер, чтобы всегда были видны несколько строк. Строки могут содержать один или несколько столбцов с заголовками или без них. Если список содержит больше строк, чем может быть отображено в элементе управления, появится полоса прокрутки. Выбор ограничен вариантами, представленными в списке; ввести значение в список невозможно.

Поле со списком. Данный элемент управления является более компактным способом отображения списка вариантов: список скрыт до тех пор, пока пользователь не нажмет кнопку раскрытия списка. Кроме того, поле со списком позволяет вводить значения, не содержащиеся в списке. Таким образом, этот элемент управления объединяет в себе функции текстового поля и списка.

1. Нажмите стрелку, чтобы отобразить раскрывающийся список.

2. Выберите необходимый вариант из раскрывающегося списка.

Списки или поля со списками могут быть связанными и свободными элементами управления. Эти элементы управления могут содержать значения из фиксированного списка, который вводится пользователем, либо из таблицы или запроса. Создать связанный список или поле со списком, в который подставляются значения из таблицы или запроса, можно только в том случае, если основой для формы служит источник записей, содержащий поле внешний ключ или поле подстановки. Это позволяет создавать отношения, необходимые для связывания данных в списке или в поле со списком с данными в форме.

Создание списка или поля со списком с помощью мастера

Создание списка или поля со списком путем добавления поля подстановок в форму

Связанные списки или поля со списком можно создавать путем добавления поля подстановок в форму.

Создание списка или поля со списком без использования мастера

При создании списка или поля со списком без использования мастера необходимо вручную задать ряд свойств элемента управления. Для получения дополнительных сведений об определенном свойстве нажмите это свойство, а затем - клавишу F1.

Задача	Значение свойства "Тип источника строк"...	Задайте следующее значение свойства "Источник строк":
Показать значения из таблицы или запроса либо результатов инструкции SQL	Таблица/запрос	В раскрывающемся списке выберите таблицу или запрос, содержащие значения, которые нужно отобразить в списке или поле со списком. Введите инструкцию SQL. На вкладке данные страницы свойств нажмите кнопку , чтобы открыть построитель запросов. Дополнительные сведения о создании запросов см. в статье Создание простого запроса на выборку .
Показать фиксированный список значений	Список значений	Введите список фиксированных значений, разделяя их точкой с запятой (; ). Например, Север; Нижний Поддержки Запад На вкладке данные страницы свойств нажмите кнопку , чтобы открыть диалоговое окно изменение элементов списка, а затем введите элементы на отдельных строках.
Показать список полей из таблицы или запроса	Список полей	В раскрывающемся списке выберите таблицу или запрос, содержащие имена полей, которые нужно отобразить в списке или поле со списком.

Если вы хотите включить в элемент управления несколько столбцов, перейдите к ячейке свойства Число столбцов и введите их число. Задайте ширину столбцов с помощью свойства Ширина столбцов . Чтобы получить дополнительные сведения о каждом свойстве установите курсор в поле этого свойства и нажмите клавишу F1.

Если вы хотите, чтобы программа Access сохранила выбранное значение, нажмите поле свойства Данные и укажите поле, к которому нужно присоединить список или поле со списком.

Настройка списка или поля со списком

В форме, открытой в режиме конструктора, выделите список или поле со списком и нажмите клавишу F4, чтобы открыть страницу свойств элемента управления. Затем выполните одно из указанных ниже действий.

Изменение порядка сортировки в списке или в поле со списком. Если для создания списка или поля со списком использовался мастер, программа Access автоматически сортирует строки, составляющие список, по первому видимому столбцу. Если требуется задать другой порядок сортировки или если в свойстве Источник строк элемента управления был выбран сохраненный запрос, используйте следующую процедуру.

Присоединение столбца списка или поля со списком

В поле свойства Присоединенный столбец списка или поля со списком укажите число, соответствующее номеру столбца списка или поля со списком. Например, введите 1 , чтобы присоединить первый столбец списка или поля со списком к базовому полю, заданному в свойстве Данные . При определении номера столбца необходимо учитывать скрытые столбцы.

Если для свойства Присоединенный столбец задано значение "0", программа Access будет сохранять индекс списка, а не значения одного из столбцов. Это удобно, если нужно вместо значений списка сохранить последовательность чисел.

Скрытие столбца в списке или в поле со списком в форме

• В поле свойства Ширина столбцов введите значение 0 для столбцов, которые нужно скрыть.

  Предположим, что у вас есть присоединенное поле со списком из двух столбцов: "КодПоставщика" шириной 1 см и "ИмяПоставщика" шириной 5 см. Столбец "КодПоставщика" - первый столбец списка, поэтому для свойства Ширина столбцов задано значение 1см;5см . Чтобы скрыть столбец "КодПоставщика", установите для свойства Ширина столбцов значение 0см;5см . Столбец "КодПоставщика" остается присоединенным, несмотря на то, что он скрыт.

  Примечание: Если список не раскрыт, в поле со списком отображается первый видимый столбец списка. Например, в предыдущем примере будет отображаться столбец "ИмяПоставщика", поскольку столбец "КодПоставщика" скрыт. Если бы он не был скрытым, в поле отображались бы значения из этого столбца, а не столбца "ИмяПоставщика".

Добавление заголовков столбцов в поле со списком в форме

• Чтобы отобразить заголовки столбцов, задайте для свойства Заголовки столбцов значение Да . В полях со списком заголовки списка отображаются только при его раскрытии.

  Если поле со списком или список созданы на основе источника записей, программа Access будет использовать имена полей этого источника записей в качестве заголовков столбцов. Если поле со списком или список созданы на основе списка фиксированных значений, то в качестве заголовков столбцов программа Access будет использовать первые n элементов списка значений (заданных в свойстве Источник строк), где n равно значению свойства Число столбцов .

Отключение автозавершения при вводе для поля со списком в форме

• В поле свойства Автоподстановка задайте значение Нет .

  В этом случае нужно будет выбирать значение из списка или вводить его целиком.

Настройка ширины списка для поля со списком в форме

• Введите в поле свойства Ширина списка значение ширины в текущих единицах измерения (заданных в панели управления Windows). Чтобы использовать единицы измерения, отличные от принятых по умолчанию, введите обозначение единиц измерения. Например, введите значение 2 см . Убедитесь, что оставлено достаточно места для полосы прокрутки.

  Список поля со списком может быть шире его текстового поля, но не может быть более узким. Значение по умолчанию (Авто ) обеспечивает одинаковую ширину текстового поля и списка.

Настройка максимального числа строк, отображаемых в поле со списком в форме

• Введите число в поле свойства Число строк списка .

  Если фактическое количество строк списка превышает значение, указанное в свойстве Число строк списка , при раскрытии списка отображается вертикальная полоса прокрутки.

Ограничение значений поля со списком элементами, присутствующими в списке в форме

• В поле свойства Ограничиться списком выберите значение Да .

  Примечания:

  • Если первый столбец, отображаемый в поле со списком, не является присоединенным, нельзя вводить в поле значения, отсутствующие в списке, даже если для свойства Ограничиться списком задано значение Нет .

    Если для свойства Ограничиться списком задано значение Нет , то при вводе в присоединенное поле со списком значения, которого нет в списке, это значение заносится в базовое поле, но не добавляется в список. Чтобы добавить в список элементы, используйте свойство Отсутствие в списке и событие Нет в списке .

При работе в программе Microsoft Excel в таблицах с повторяющимися данными, очень удобно использовать выпадающий список. С его помощью можно просто выбирать нужные параметры из сформированного меню. Давайте выясним, как сделать раскрывающийся список различными способами.

Самым удобным, и одновременно наиболее функциональным способом создания выпадающего списка, является метод, основанный на построении отдельного списка данных.

Прежде всего, делаем таблицу-заготовку, где собираемся использовать выпадающее меню, а также делаем отдельным списком данные, которые в будущем включим в это меню. Эти данные можно размещать как на этом же листе документа, так и на другом, если вы не хотите, чтобы обе таблице располагались визуально вместе.

Выделяем данные, которые планируем занести в раскрывающийся список. Кликаем правой кнопкой мыши, и в контекстном меню выбираем пункт «Присвоить имя…».

Открывается форма создания имени. В поле «Имя» вписываем любое удобное наименование, по которому будем узнавать данный список. Но, это наименование должно начинаться обязательно с буквы. Можно также вписать примечание, но это не обязательно. Жмем на кнопку «OK».

Переходим во вкладку «Данные» программы Microsoft Excel. Выделяем область таблицы, где собираемся применять выпадающий список. Жмем на кнопку «Проверка данных», расположенную на Ленте.

Открывается окно проверки вводимых значений. Во вкладке «Параметры» в поле «Тип данных» выбираем параметр «Список». В поле «Источник» ставим знак равно, и сразу без пробелов пишем имя списка, которое присвоили ему выше. Жмем на кнопку «OK».

Выпадающий список готов. Теперь, при нажатии на кнопку у каждой ячейки указанного диапазона будет появляться список параметров, среди которых можно выбрать любой для добавления в ячейку.

Создание выпадающего списка с помощью инструментов разработчика

Второй способ предполагает создание выпадающего списка с помощью инструментов разработчика, а именно с использованием ActiveX. По умолчанию, функции инструментов разработчика отсутствуют, поэтому нам, прежде всего, нужно будет их включить. Для этого, переходим во вкладку «Файл» программы Excel, а затем кликаем по надписи «Параметры».

В открывшемся окне переходим в подраздел «Настройка ленты», и ставим флажок напротив значения «Разработчик». Жмем на кнопку «OK».

После этого, на ленте появляется вкладка с названием «Разработчик», куда мы и перемещаемся. Чертим в Microsoft Excel список, который должен стать выпадающим меню. Затем, кликаем на Ленте на значок «Вставить», и среди появившихся элементов в группе «Элемент ActiveX» выбираем «Поле со списком».

Кликаем по месту, где должна быть ячейка со списком. Как видите, форма списка появилась.

Затем мы перемещаемся в «Режим конструктора». Жмем на кнопку «Свойства элемента управления».

Открывается окно свойств элемента управления. В графе «ListFillRange» вручную через двоеточие прописываем диапазон ячеек таблицы, данные которой будут формировать пункты выпадающего списка.

Выпадающий список в Microsoft Excel готов.

Чтобы сделать и другие ячейки с выпадающим списком, просто становимся на нижний правый край готовой ячейки, нажимаем кнопку мыши, и протягиваем вниз.

Связанные списки

Также, в программе Excel можно создавать связанные выпадающие списки. Это такие списки, когда при выборе одного значения из списка, в другой графе предлагается выбрать соответствующие ему параметры. Например, при выборе в списке продуктов картофеля, предлагается выбрать как меры измерения килограммы и граммы, а при выборе масла растительного – литры и миллилитры.

Прежде всего, подготовим таблицу, где будут располагаться выпадающие списки, и отдельно сделаем списки с наименованием продуктов и мер измерения.

Присваиваем каждому из списков именованный диапазон, как это мы уже делали ранее с обычными выпадающими списками.

В первой ячейке создаём список точно таким же образом, как делали это ранее, через проверку данных.

Во второй ячейке тоже запускаем окно проверки данных, но в графе «Источник» вводим функцию «=ДВССЫЛ» и адрес первой ячейки. Например, =ДВССЫЛ($B3).

Как видим, список создан.

Теперь, чтобы и нижние ячейки приобрели те же свойства, как и в предыдущий раз, выделяем верхние ячейки, и при нажатой клавише мышки «протаскиваем» вниз.

Всё, таблица создана.

Мы разобрались, как сделать выпадающий список в Экселе. В программе можно создавать, как простые выпадающие списки, так и зависимые. При этом, можно использовать различные методы создания. Выбор зависит от конкретного предназначения списка, целей его создания, области применения, и т.д.

Под выпадающим списком понимается содержание в одной ячейке нескольких значений. Когда пользователь щелкает по стрелочке справа, появляется определенный перечень. Можно выбрать конкретное.

Очень удобный инструмент Excel для проверки введенных данных. Повысить комфорт работы с данными позволяют возможности выпадающих списков: подстановка данных, отображение данных другого листа или файла, наличие функции поиска и зависимости.

Создание раскрывающегося списка

Путь: меню «Данные» - инструмент «Проверка данных» - вкладка «Параметры». Тип данных – «Список».

Ввести значения, из которых будет складываться выпадающий список, можно разными способами:

Любой из вариантов даст такой результат.



Выпадающий список в Excel с подстановкой данных

Необходимо сделать раскрывающийся список со значениями из динамического диапазона. Если вносятся изменения в имеющийся диапазон (добавляются или удаляются данные), они автоматически отражаются в раскрывающемся списке.

Протестируем. Вот наша таблица со списком на одном листе:

Добавим в таблицу новое значение «елка».

Теперь удалим значение «береза».

Осуществить задуманное нам помогла «умная таблица», которая легка «расширяется», меняется.

Теперь сделаем так, чтобы можно было вводить новые значения прямо в ячейку с этим списком. И данные автоматически добавлялись в диапазон.

Когда мы введем в пустую ячейку выпадающего списка новое наименование, появится сообщение: «Добавить введенное имя баобаб в выпадающий список?».

Нажмем «Да» и добавиться еще одна строка со значением «баобаб».

Выпадающий список в Excel с данными с другого листа/файла

Когда значения для выпадающего списка расположены на другом листе или в другой книге, стандартный способ не работает. Решить задачу можно с помощью функции ДВССЫЛ: она сформирует правильную ссылку на внешний источник информации.

1. Делаем активной ячейку, куда хотим поместить раскрывающийся список.
2. Открываем параметры проверки данных. В поле «Источник» вводим формулу: =ДВССЫЛ(“[Список1.xlsx]Лист1!$A$1:$A$9”).

Имя файла, из которого берется информация для списка, заключено в квадратные скобки. Этот файл должен быть открыт. Если книга с нужными значениями находится в другой папке, нужно указывать путь полностью.

Как сделать зависимые выпадающие списки

Возьмем три именованных диапазона:

Это обязательное условие. Выше описано, как сделать обычный список именованным диапазоном (с помощью «Диспетчера имен»). Помним, что имя не может содержать пробелов и знаков препинания.

1. Создадим первый выпадающий список, куда войдут названия диапазонов.

2. Когда поставили курсор в поле «Источник», переходим на лист и выделяем попеременно нужные ячейки.


3. Теперь создадим второй раскрывающийся список. В нем должны отражаться те слова, которые соответствуют выбранному в первом списке названию. Если «Деревья», то «граб», «дуб» и т.д. Вводим в поле «Источник» функцию вида =ДВССЫЛ(E3). E3 – ячейка с именем первого диапазона.


Выбор нескольких значений из выпадающего списка Excel

Бывает, когда из раскрывающегося списка необходимо выбрать сразу несколько элементов. Рассмотрим пути реализации задачи.

1. Создаем стандартный список с помощью инструмента «Проверка данных». Добавляем в исходный код листа готовый макрос. Как это делать, описано выше. С его помощью справа от выпадающего списка будут добавляться выбранные значения.
Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range) On Error Resume Next If Not Intersect(Target, Range("Е2:Е9" )) Is Nothing And Target.Cells.Count = 1 Then Application.EnableEvents = False If Len(Target.Offset(0, 1)) = 0 Then Target.Offset(0, 1) = Target Else Target.End (xlToRight).Offset(0, 1) = Target End If Target.ClearContents Application.EnableEvents = True End If End Sub
2. Чтобы выбранные значения показывались снизу, вставляем другой код обработчика.
Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range) On Error Resume Next If Not Intersect(Target, Range("Н2:К2" )) Is Nothing And Target.Cells.Count = 1 Then Application.EnableEvents = False If Len(Target.Offset(1, 0)) = 0 Then Target.Offset(1, 0) = Target Else Target.End (xlDown).Offset(1, 0) = Target End If Target.ClearContents Application.EnableEvents = True End If End Sub
3. Чтобы выбираемые значения отображались в одной ячейке, разделенные любым знаком препинания, применим такой модуль.


Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range)
On Error Resume Next
If Not Intersect(Target, Range("C2:C5" )) Is Nothing And Target.Cells.Count = 1 Then
Application.EnableEvents = False
newVal = Target
Application.Undo
oldval = Target
If Len(oldval) <> 0 And oldval <> newVal Then
Target = Target & "," & newVal
Else
Target = newVal
End If
If Len(newVal) = 0 Then Target.ClearContents
Application.EnableEvents = True
End If
End Sub


Не забываем менять диапазоны на «свои». Списки создаем классическим способом. А всю остальную работу будут делать макросы.

Выпадающий список с поиском



При вводе первых букв с клавиатуры высвечиваются подходящие элементы. И это далеко не все приятные моменты данного инструмента. Здесь можно настраивать визуальное представление информации, указывать в качестве источника сразу два столбца.

Microsoft Excel – отличный инструмент для работы с табличными данными. С его помощью можно быстро создать подходящую таблицу и заполнить ее данными. При этом Excel упрощает не только работу с данными в таблице, но и сам процесс заполнения таблицы.

В этом материале речь пойдет именно о заполнении таблицы. Здесь вы сможете узнать, как в Эксель сделать выпадающий список, который позволит значительно быстрее заполнять таблицу данными. Инструкция будет актуальна для Excel 2007, 2010, 2013 и 2016.

Самый простой способ сделать выпадающий список в Экселе, это воспользоваться функцией для проверки данных. Для создания данного выпадающего списка вам сначала нужно сделать обычный список с данными и разместить его в документе Эксель. Такой список можно разместить на том же листе документа, где будет расположен выпадающий список, либо на любом другом листе.

Итак, сначала создаем список данных, которые должны находится в выпадающем списке, и размещаем его в любом удобном месте документа Эксель. Например, вы можете разместить такой список за областью печати либо на другом листе документа Эксель.

После этого выбираем ячейку, в которой нужно сделать выпадающий список. Выделяем эту ячейку мышкой и нажимаем на кнопку «Проверка данных», на вкладке «Данные».

После этого откроется окно «Проверка вводимых значений». В этом окне сначала нужно открыть выпадающий список «Тип данных» и выбрать там вариант «Список».

После чего нужно заполнить строку «Источник».

Для этого устанавливаем курсор в строку «Источник» после чего выделяем мышкой список данных, который должен находится в созданном выпадающем списке.

После указания источника закрываем окно «Проверка вводимых значений» нажатием на кнопку «Ok». Выпадающий список в Экселе сделан и его можно проверять.

Но, теперь в данную ячейку можно ввести только те данные, которые присутствуют в выпадающем списке. А при попытке ввести неверное значение вы будете получать сообщение об ошибке.

Если вы хотите оставить возможность вводить в ячейку данные не содержащиеся в выпадающем списке, то вам нужно выделить ячейку с впадающим списком и нажать на кнопку «Проверка данных». Дальше в открывшемся окне нужно перейти на вкладку «Сообщение об ошибке» и снять отметку напротив функции «Выводить сообщение об ошибке».

После сохранения этих настроек вы можете вводить в ячейку не только те данные, которые доступны в выпадающем списке, но и любые другие, которые вам понадобятся.

Как сделать выпадающий список с добавлением данных

Описанный выше вариант выпадающего списка достаточно удобен. Но, если вы хотите регулярно добавлять в него новые данные, то этот вариант не подойдет, поскольку после каждого добавления данных вам придется изменять диапазон, который указывается в поле «Источник». Решить эту проблему можно с помощью функции «Умные таблицы», которая появилась в Microsoft Excel 2007.

Для этого вам нужно сделать список с данными, точно также как описано выше. Единственно отличие, теперь список должен иметь заголовок.

После создания списка, его нужно выделить и с помощью кнопки «Форматировать как таблицу» на вкладке «Главная» применить к списку любой стиль.

После выбора стиля, появится окно «Форматирование таблицы». Здесь нужно установить отметку напротив функции «Таблица с заголовком» и нажать «Ok».

В результате у вас должна получится таблица с данными, примерно такая, как на скриншоте внизу.

Теперь нужно выделить ячейку, в которой вы хотите сделать выпадающий список, и нажать на кнопку «Проверка данных» на вкладке «Данные». В открывшемся окне нужно выбрать «Тип данных – Список», а потом установить курсор в строку «Источник» и выделить мышкой список с данными, которые должны использоваться для выпадающего списка (выделять заголовок списка не нужно).

Данный способ создания выпадающих списков с возможностью добавления новых строк был проверен на Excel 2010, но он также должен работать и в Excel 2007. Как и в более современных версиях Excel, например, Excel 2013 и Excel 2016.

Имеется несколько способов создания выпадающего списка. Выбор одного из них зависит от структуры имеющихся у вас данных.

Первый способ создания двухуровнего списка

Первый способ основывается на создание «умной» таблицы, заголовок которой содержит значения первого выпадающего списка (группы), а строки таблицы соответствуют значениям второго выпадающего списка (подгруппы). Значения элементов подгруппы должны располагаться в соответствующем столбце группы, как на рисунке ниже.

Теперь приступим к созданию первого выпадающего списка группы (в моем случае - список стран):

1. Выберите ячейку, в которую будете вставлять выпадающий список;
2. Переходим на вкладку ленты Данные ;
3. Выбираем команду Проверка данных ;
4. В выпадающем списке выбираем значение Список ;
5. В поле Источник указываем следующую формулу =ДВССЫЛ("Таблица1[#Заголовки]") .

Формула ДВССЫЛ возвращает ссылку на диапазон заголовков «умной» таблицы. Преимущество использования такой таблицы в том, что при добавлении столбцов, выпадающий список будет автоматически расширен.

Осталось создать второй зависимый выпадающий список - список подгрупп.

Смело повторяем 4 первых пункта описанных выше. Источником в окне Проверка данных для второго выпадающего списка будет служить формула =ДВССЫЛ("Таблица1["&F2&"]") . Ячейка F2 в данном случае - значение первого выпадающего списка.

Можно использовать и обычную «неумную» таблицу, однако в этом случае вам придется вручную изменять диапазоны заголовков и строк. В рассмотренном примере это происходит автоматически.

Второй способ создания двухуровнего списка

Второй способ удобно применять, когда данные выпадающего списка записаны в два столбца. В первом идет наименование группы, а во втором - подгруппы.

ВАЖНО! Перед созданием зависимого списка по подгруппам необходимо отсортировать исходную таблицу по первому столбцу (столбец с группой) далее будет понятно зачем это делается.

Для создания выпадающего групп нам понадобится дополнительный столбец, содержащий уникальные значения групп из исходной таблицы. Для создания этого списка используйте функцию удаления дубликатов или воспользуйтесь командой Уникальные из надстройки VBA-Excel.

Теперь создадим выпадающий список групп. Для этого выполните 4 первых пункта из первого способа создания двухуровнего списка. В качестве Источника укажите диапазон уникальных значений групп. Тут все стандартно.

Рекомендация: удобно в качестве источника указывать именованный диапазон. Для его создания откройте Диспетчер имен со вкладки Формулы и присвойте имя диапазону с уникальными значениями.

Теперь самая сложная часть - указать в Источнике динамическую ссылку на диапазон со значениями второго выпадающего списка (списка подгрупп). Решать ее будем с помощью функции СМЕЩ(ссылка, смещ_по_строкам, смещ_по_столбцам, [высота], [ширина]) , которая возвращает ссылку на диапазон, отстоящий от ячейки или диапазона ячеек на заданное число строк и столбцов.

• Ссылка в нашем случае - $A$1 - верхний левый угол исходной таблицы;
• Смещ_по_строкам - ПОИСКПОЗ(F3;$A$1:$A$67;0)-1 - номер строки со значением искомой группы (в моем случае страны ячейка F3 ) минус единица;
• Cмещ_по_столбцам - 1 - так как нам необходим столбец с подгруппами (городами);
• [Высота] - СЧЁТЕСЛИ($A$1:$A$67;F3) - количество подгрупп в искомой группе (количество городов в стране F3 );
• [Ширина] - 1 - так как это ширина нашего столбца с подгруппами.