Для маскировки «серой» зарплаты и «черной» бухгалтерии компании придумывают оригинальные способы. Мы выделили шесть. Но и налоговикам в сообразительности не откажешь: если не в офисе, так на близлежащей парковке они найдут признаки неофициальной бухгалтерии.

Конспирация «черной» бухгалтерии и «серой» зарплаты.

Наши читатели, естественно, на условиях анонимности, рассказали нам, как прячут «черную» бухгалтерию в своих компаниях. Классика жанра - , которые не должны видеть проверяющие, открыто в кабинете директора или главбуха. Но встречается и творческий подход.

КЛАССИЧЕСКИЙ

Одна наша читательница рассказала, что пять лет назад устроилась на новую работу в коммерческую компанию. Это был так называемый неофициальный холдинг, поскольку учет велся одновременно по девяти организациям, которые формально между собой никак не связаны. Одна компания работала официально, а через другие организации проходили неучтенные деньги для «серой» зарплаты. Для «особых» документов в кабинете директора был предусмотрен сейф в стене, в котором хранились вместе все девять печатей, а также касса и ведомости о выдаче неофициальной зарплаты.

Кроме того, в бухгалтерии на стеллаже были аккуратно расставлены папки с приказами, договорами и учредительными документами по всем компаниям. А дверь в кабинет не закрывалась на ключ, так что попасть в бухгалтерию мог любой желающий.

В чем опасность. Такой способ крайне опасен. Если придет проверка, то будет сложно объяснить, что за непонятные документы на полках в кабинете финансовой службы и чужие печати в сейфе директора.

МЕЖДУНАРОДНЫЙ

Главбух одной крупной компании рассказала нам, что все серверы с неофициальной бухгалтерией хранятся у них в офшоре - на Кипре. Чтобы получить доступ к бухгалтерской программе, сотрудники финансовой службы открывают интернет-браузер и вводят там адрес специального сайта, например http://193.22.1.1. А потом под своими логином и паролем они вносят через этот сайт данные в удаленную базу данных.

За пределы России серверы спрятали специально. Если проверяющим станет известно о наличии такой базы, то они легко могут отследить ее местоположение по IP-адресу. Если все хранится в нашей стране, то изъять серверы очень легко. А вот получить их из-за границы почти невозможно. Для этого надо вести долгую переписку с иностранными правоохранительными органами и доказывать, что там спрятаны данные «черной» бухгалтерии. На это могут уйти годы.

В чем опасность. Из всех перечисленных способ этот самый дорогостоящий и соответственно надежный. Но все равно остается риск, что иностранная сторона выполнит просьбу российских правоохранителей и передаст нужные им сведения.

ГЕНИАЛЬНЫЙ

Для ведения «черной» бухгалтерии одна из компаний использовала автомобиль, который постоянно находился на стоянке перед офисом. В нем помимо секретных документов был установлен сервер со всей конфиденциальной информацией, которую проверяющие точно не должны найти.

Компьютеры сотрудников финансовой службы соединялись по беспроводной сети с сервером в автомобиле. Таким образом компания эффективно защищала себя от возможного изъятия компьютеров в случае ревизии. Если вдруг неожиданно приходили ревизоры (а в этой компании дважды проходила выемка), то машина спокойно уезжала с парковки вместе со всеми данными. Связь с сервером потеряна, а в компьютерах работников только Word и «Косынка».

В чем опасность. Получить сведения, возможно, проверяющим и не удастся. Но только обнаружив пустые компьютеры сотрудников, налоговики поймут, что компания скрывает данные. А значит, будут искать до последнего.

ДАМСКИЙ

В финансовой службе одной компании у главбуха стоит компьютер на столе только для официальной бухгалтерии. А вся «черная» бухгалтерия находилась на нетбуке, который главбух приносит на работу из дома. Если в компанию придет проверка, то маленький компьютер можно быстро убрать в сумочку, и никто не заставит ее открыть.

Но даже если персональный компьютер и окажется в руках проверяющих, то открыть данные будет не так просто - они все под паролем. И если его взломать, то компьютер превратит все данные в нечитаемые символы. «Это такую специальную программу придумали наши айтишники», - похвасталась главбух.

В чем опасность. Налоговые инспекторы вряд ли получат доступ к личным вещам главбуха или директора. Здесь есть риск, только если с проверкой в компанию пришла полиция. Они могут изъять не только документацию организации, но и личные вещи. А уж получить сведения из компьютера - дело техники.

ОТШЕЛЬНИЧЕСКИЙ

Крупная строительная компания для организации «черной» бухгалтерии выделила в своем здании отдельную комнату без окон в конце длинного коридора. Ее компания замаскировала под электрощитовую, обив железом, покрасив в серый цвет и повесив соответствующую табличку. В этой комнате работала бухгалтер, которая вела учет неофициальной зарплаты. Там же хранились все документы, которые не должны были видеть проверяющие.

Никто из сотрудников даже не предполагал, что за неприметной дверью ведут учет нескольких компаний и рассчитывают зарплату персоналу. Знал только охранник. Он в случае внезапной проверки должен был закрыть дверь в «электрощитовую» снаружи.

В чем опасность. Полностью скрыть «тайную комнату» вряд ли удастся. Наверняка сотрудники компании знают о существовании специальной электрощитовой. А значит, не исключено, что они расскажут это на допросе в инспекции или полиции.

ДОМАШНИЙ

Главбух одной из компаний рассказал нам оригинальную историю. Директор снял офис на первом этаже дома, в котором проживал. При этом в собственной квартире прятал всю «черную» бухгалтерию. О тайном учете знали только он и главный бухгалтер. Остальных работников в такие тонкости не посвящали.

Для дополнительной безопасности директор арендовал банковскую ячейку, где хранил самые опасные бумаги, которые ни за что не должны были попасть в руки проверяющих.

В чем опасность. Адрес регистрации директора содержится во всех учредительных документах компании, а значит, доступен проверяющим. Налоговики вместе с полицией могут прийти к директору домой. Тем более, по опросам, почти треть руководителей компаний хранят документы в квартире или в гараже. Ревизоры тоже в курсе такой статистики.

Как еще маскируют «черную» кассу

Есть еще несколько способов, которые нередко используют на практике, чтобы скрыть неофициальную бухгалтерию от проверяющих.

Неприметная флешка. Если документов с неофициальной бухгалтерией не очень много, то компании предпочитают хранить все данные на флешке. Ее можно быстро вытащить из компьютера в случае внезапной проверки и убрать в карман. К тому же флешки очень хрупкие и их можно просто сломать, чтобы уничтожить всю информацию.

Удаленная финансовая служба. Финансовую службу часто оформляют как самостоятельное юридическое лицо и передают бухгалтерию на аутсорсинг. Здесь главное, чтобы офис специалистов по учету располагался далеко от самой компании. В случае проверки руководство связывается с удаленной бухгалтерией и предупреждает о ревизии. У финансовой службы появляется время, чтобы избавиться от нежелательных документов.

Шифровка данных. В одной компании придумали целую систему шифрования данных. Каждому сотруднику при устройстве на работу присваивали выдуманную фамилию, паспортные данные и т. д. Естественно, работника об этом в известность не ставили. Под несуществующей фамилией компания вела учет «серой» зарплаты. Даже если проверяющие и нашли бы эти ведомости, то компания легко бы доказала, что сотрудники с такими данными никогда в компании не работали. Более того, такие люди просто не существуют.

Приходящий бухгалтер. В некоторых организациях «черную» бухгалтерию поручают приходящему бухгалтеру, который официально никак с компанией не связан. Обычно он выполняет личные распоряжения руководителя, а учет ведет на дому. Найти неофициальную бухгалтерию проверяющим будет трудно, ведь зацепок никаких.

Очень часто по телевидению, в средствах массовой информации, на интернет-ресурсах и в разговорах обывателей можно встретить такое выражение, как «черная бухгалтерия». Некоторым людям, далеким в силу разных причин от правовых и экономических категорий, нелегко вникнуть в суть этого понятия.

Попробуем разобраться в том, какой же смысл несет в себе это словосочетание и что это такое в реальной жизни.

Что такое черная бухгалтерия?

Предприятия могут быть разной формы собственности. На одних работает тысяча человек, а на других всего пять. Однако все они осуществляют какую-либо деятельность, только в разных сферах и объемах.

Учет всех незаконных хозяйственных операций, конечной целью проведения которых является сокрытие от государства доходов и занижение уплачиваемых налогов, и есть черная бухгалтерия. Не суть важно, будет это зарплата «в конвертах», пользование неучтенными основными средствами, закупка товаров без документов, оказание услуг без закрытия их соответствующими бумагами, так или иначе, теневые схемы коснутся всех участков учета на предприятии. Любое из таких действий хоть частичное, хоть комплексное считается ведением на предприятии черной бухгалтерии.

Отличие черного и белого учета

Понять разницу между обычным учетом и незаконным достаточно просто. Нормальная бухгалтерия подразумевает полное соответствие между совершаемыми операциями (торговлей, арендой, оказанием услуги т. д.), их отражением в первичных документах предприятия, дальнейшим периодическим подведением итогов и отображением их в соответствующих отчетах, а также сдачей соответствующих документов и деклараций в налоговую службу. И, конечно, своевременную уплату положенных сумм в бюджет.

Незаконный же учет по способу своего оформления операций мало чем отличается от белого. Вся разница в том, что белая и черная бухгалтерия ведется с совершенно противоположными целями. Конечным результатом последней является сокрытие реальных доходов предприятия и недоплата государству налогов. То есть ни в каких официальных отчетах черная бухгалтерия не отражается. Таким образом от государства могут утаиваться достаточно крупные суммы денег, что является серьезным нарушением законодательства.

Кто ведет?

На различных предприятиях незаконный бухгалтерский учет поставлен по-разному. Естественно, никаких нормативных документов, регламентирующих его ведение, нет, потому что юридически неправомерной является сама черная бухгалтерия. Как вести такой учет на предприятии, решает собственник.

Некоторые руководители делают это лично, занося пометки в блокнотики или тетрадки. Такое ведение практикуется на фирмах, где обороты достаточно небольшие, а людей числится немного.

В компаниях покрупнее эту работу перепоручают главному бухгалтеру, который параллельно с белым учетом занимается и черным.

На действительно крупных предприятиях таким делом занимается вообще отдельный человек. Чаще всего это какое-нибудь доверенное лицо руководства или родственник.

Место ведения

Оформляются и хранятся данные о незаконных сделках в разных местах, опять же, в зависимости от того, кто их ведет и каковы объемы совершаемых операций.

Если этим занимается директор, то все может происходить прямо у него в кабинете.

При ведении параллельно белого и черного учета главным бухгалтером все операции и подтверждающие их данные находятся в офисе у него.

Если же объемы незаконной деятельности большие, а черная бухгалтерия - это епархия отдельного сотрудника, то чаще всего все это находится в отдельном кабинете, иногда очень тщательно замаскированном под какое-нибудь подсобное помещение. Другие работники предприятия могут даже не догадываться о том, что на фирме существует двойной учет.

Особенности автоматизированного учета

В основном ведение черной бухгалтерии на фирме не ограничивается только лишь записями на бумажных носителях. Автоматизированную систему учета используют также очень эффективно.

Например, в специальной программе 1С черная бухгалтерия ведется многими фирмами достаточно успешно. Бухгалтеры с программистами придумывают различные варианты, которые, как им кажется, смогут обмануть проверяющих и скрыть наличие на предприятии нелегального учета. Многим это до поры до времени удается.

Некоторые создают в конфигурации отдельное виртуальное предприятие и проводят все незаконные операции по нему. Другие ведут параллельную базу, которая хранится на съемных носителях, надеясь таким образом, что при появлении в офисе проверяющих они успеют быстренько вытащить съемный диск с программой из компьютера и спрятать его. Вариантов много. Однако все они рано или поздно раскрываются сотрудниками правоохранительных органов.

Зачем нужна черная бухгалтерия?

Для чего же нужны такие ухищрения? Зачем люди сознательно идут на подобные правонарушения и еще фиксируют их на носителях? Не проще ли вести только белую бухгалтерию и спать спокойно? Или же не хранить никакие данные, которые могут быть обнаружены?

Ответы на эти вопросы просты. Конечно, проще и правильнее все делать по закону. Однако для многих над страхом совершить правонарушение превалирует банальная жадность. Владелец бизнеса хочет утаить свои доходы от государства, чтобы не платить налоги в бюджет. Однако он не доверяет никому из своих подчиненных. Поэтому приходится записывать все совершаемые операции, чтобы не запутаться.

Еще хуже обстоит дело, если на предприятии несколько соучредителей. Все они могут подозревать друг друга в махинациях и желании нажиться за счет других компаньонов, но налоги все-таки платить в полном объеме не хотят. Вот и приходится им, чтобы контролировать в том числе друг друга, иметь человека, который ведет черную бухгалтерию.

Ответственность

Однако очень часто, преследуя свои меркантильные интересы и гонясь за все большими деньгами, владельцы бизнеса и руководители предприятий забывают: утаивание от государства реального финансового состояния фирмы - вот чем на самом деле является черная бухгалтерия. Ответственность за это очень даже большая. И она не только административная, но и уголовная. Наказания могут назначаться в форме:

• штрафов;
• арестов;
• лишения свободы;
• ограничения занимать определенную должность;
• запрещения ведения какой-либо деятельности.

Если доказан сговор группы лиц, то последствия будут более плачевными, так как это является отягощающим обстоятельством. И не нужно забывать про загубленную репутацию компании и отказ многих клиентов потом с ней работать (если даже получится сохранить фирму и отделаться штрафом).

Радует то, что в последние годы увеличивается тенденция к ведению на предприятии исключительно белой прозрачной бухгалтерии, а незаконные теневые схемы становятся пережитками прошлого и лишь отталкивают от сотрудничества хороших специалистов и возможных партнеров по бизнесу.

Как правильно учитывать заказы? Как фиксировать и обрабатывать заявки клиентов и покупателей без ошибок? В работе с заказами и клиентами бесценную помощь окажет облачная программа учета заказов.

Учет "на коленке": подводные камни обычных способов учета

Открывая компанию, предприниматель получает первые заказы от клиентов. Пока они единичны, и оборот не велик, проблем с учетом заказов (а следовательно, бухгалтерским и налоговым учетом) не возникает: все данные о заявках вносятся в определенный период времени: в конце недели, в конце рабочего дня или в иной период.

Все клиенты как на ладони.
Управляйте взаимоотношения с клиентами, ведите продуктивную работу с заказами!

Это может быть обычный журнал с таблицей заказов, блокнот или программа Excel. Вне зависимости от того, каким инструментом пользуется сотрудник компании, ответственный за учет заказов, он вносит все данные вручную, на основе чеков, договоров и других документов.

На первых этапах работы компании проследить количество и корректность исполнения заказов несложно. Но по мере возрастания числа заявок руководитель встречается с первыми сложностями:

• сотрудники, ответственные за учет заказов, начинают делать ошибки и пропускают заявки;
• учет заказов начинает занимать слишком много времени, и вам приходится нанимать отдельного сотрудника, который бы выполнял такую работу;
• из-за необходимости обработки большого количества заказов даже такой сотрудник начинает допускать все больше ошибок;
• руководитель или иное ответственное лицо не может проконтролировать работу сотрудников - как того, кто осуществляет учет заказов, так и тех, кто их принимает и обрабатывает.

Как результат - низкое качество обслуживания клиентов, ошибки в финансовых документах, некорректные данные в бухгалтерской и налоговой отчетности.

Автоматизация учета заказов: преимущества систем

При большом числе заказов наиболее оптимальным решением будет внедрение системы автоматизации учета - программы для учета заказов, которая могла бы обеспечить учет заказов в режиме нон-стоп.

Преимущества автоматизации:

• отсутствие ошибок и пропусков;
• учет в онлайн-режиме, т.е. внесение данных сразу после поступления и обработки заказа;
• готовые шаблоны, таблицы, формы документов, возможность оформления документов за одну-две минуты;
• легкость в применении, значительная экономия времени и средств: вам не придется нанимать отдельного сотрудника, ответственного за учет заказов;
• возможность учета каждого этапа обработки заказа.

Возможности "облачных" сервисов

Автоматизированный учет заказов можно организовать двумя способами.

Первый способ - установить бесплатную программу учета заказов на компьютере или в локальной сети. Как правило, это сложные, многофункциональные системы, которые требуют обслуживания и обновления. Для того, чтобы такая система работала эффективно, вам необходимо, помимо всего прочего, нанимать IT-специалиста или заключать договор аутсорсинга с компанией, установившей программу.

Второй способ - использовать "облачный" веб-сервис. Он предоставляет те же возможности, что и обычная программа, но не имеет недостатков.

Возможности "облачных" веб-сервисов:

• вам не нужно устанавливать программу для учета заявок на компьютере, выстраивать локальную сеть, внедрять систему учета заказов в существующую информационную среду;
• вы экономите место на жестком диске компьютера или сервере локальной сети; не тратите деньги на обслуживание и обновление программы;
• веб-сервисом могут пользоваться все, кто имеет права доступа, без ограничений во времени и из любой точки земного шара: при необходимости сотрудник может занести данные о заказе с помощью телефона, что наиболее актуально для выездных специалистов, курьеров, сотрудников, работающих на складах, транспорте, производстве.

Класс365: бесплатная программа учета заказов

Для того, чтобы получить в свое распоряжение такой инструмент, который бы позволил вести учет заказов из любой точки земного шара и в любое удобное время, вам не нужно покупать и устанавливать сложную программу и арендовать выделенный сервер, на обслуживание которого будет уходить половина бюджета. Достаточно пройти регистрацию и подключиться к "облачному" веб-сервису Класс365.

Класс365 - удобный бесплатный сервис, где вы сможете вести учет заказов. Программа подойдет для компаний, работающих в сфере услуг, розничной и оптовой торговли, а также интернет-магазинов. Вы сможете работать с клиентами, быстро получать подробную информацию о том или ином товаре, вести учет заказов в режиме реального времени.

Для того, чтобы пользоваться всеми возможностями программы, вам необходимо лишь потратить несколько минут на регистрацию и выбрать тариф - "Бесплатный", для начинающих предпринимателей и молодых компаний. С ростом компании и соответственно сотрудников вы сможете увеличить количество пользователей, перейдя на тариф "Профессиональный".

Начать бесплатно

• CRM для работы с заказчиками

  Система управления заказами «Битрикс24» поможет выявить ключевых заказчиков, предотвратить их уход к конкурентам и повысить средний чек. Используйте CRM для учета заказов клиентов, чтобы:
  • Вести клиентскую базу;
  • Расширять базу контактов;
  • Фиксировать обращения;
  • Выставлять счета, отправлять коммерческие предложения;
  • Обрабатывать заказы;
  • Реализовывать программы лояльности.

• Не пропускайте ни одного обращения

  Используйте «Битрикс24» для пополнения клиентской базы. Добавляйте в программу учета клиентов телефоны, адреса E-mail, аккаунты социальных сетей. Фиксируйте историю обращений, переговоров, детали заказов, скидки и акции.

  Все обращения, звонки, письма и заявки с сайта автоматически сохраняются в системе и конвертируются в «лиды». CRM не позволит потерять ни одного контакта. «Битрикс24» присылает менеджерам напоминания о пропущенных вызовах. Записи исходящих и входящих звонков сохраняются в системе обработки заявок, их легко найти через Журнал звонков или карточки клиентов.

  
  

• Удерживайте покупателей

  Постоянно напоминайте покупателям о себе. Спланируйте в «Битрикс24» графики общения с ключевыми заказчиками, в удобное им время и по комфортным для них каналам. Опрашивайте клиентов, собирайте сведения о личных пристрастиях и хобби. Поздравляйте с праздниками - личными, профессиональными и государственными. Дарите подарки и скидки. Бесплатно рассылайте кейсы, методички, советы. Фиксируйте активности и полученную обратную связь в системе управления заявками.

  Организуйте «горячую линию». Консультируйте по неясным вопросам, решайте проблемы с товарами и услугами. Служба поддержки невозможна без системы учета обращений (тикетов).

  
  

• Пополняйте клиентскую базу через сайт и социальные сети

  Программа для продаж «Битрикс24» собирает контакты потенциальных заказчиков с корпоративного сайта, из социальных сетей и мессенджеров. Разместите на сайте лид-форму, анкету обращений в техподдержку, онлайн-чат. Настройте соединение с чатами Вконтакте, Facebook, Telegram, Skype. Контакты новых друзей автоматически поступят в клиентскую базу в виде «лидов».

  
  

• Организуйте работу отдела продаж

  Недостаточно набрать по объявлениям «активных», «ответственных» и «нацеленных на результат» менеджеров по продажам. Предоставленные сами себе, они не наладят совместную работу. Программа для учета продаж бесплатно упростит рабочий процесс, внедряя шаблоны стандартных бизнес-процессов, деловых писем, коммерческих предложений и счетов.

  Регламенты обработки заявок, оформления документации, подготовки отчетности легко реализуются при помощи шаблонов «Битрикс24». Однако в бесплатной облачной версии «Проект» число пользователей CRM не может превышать 12 человек.

  «Битрикс24» сокращает время адаптации новых сотрудников. Правила и инструкции, шаблоны документов, контакты коллег и контрагентов хранятся в одном месте, легко находятся, доступны из любого места с мобильных устройств. Сотрудники мгновенно получают оповещения, напоминающие о новых и запланированных задачах. При увольнении дела передаются «в один клик».

  
  
  
  

«Учет клиентов» - это продвинутый и простой инструмент с функциями управления отношениями с клиентами. В CRM-система можно вести базу данных и клиентов (организаций и лиц), выписывать счетов, заключать договоры (сделки), собирать другие документы, организовывать структуру продуктов и базу сотрудников. Программа нужно под автоматизацию отдела продаж, финансов и др.

Ключевой набор функций программы:

• Учёт базы клиентов.
• Учет контактов этой базы.
• Учет заказов (заявок) от клиентов.
• Оформление заказов и учёт продаж.
• Учет договоров и услуг фирмы.
• Мониторинг операций по финансам.
• Оставление документации.
• Поддержка прайс-листов и справочников.
• Аналитика по рабочим операциям менеджеров.
• Хранение данных о штате работников.
• Настройка пользовательских прав доступа под каждого сотрудника.
• Функции начисления и учёт зарплат сотрудникам.
• Аналитика маркетинговых шагов.
• Хранение изображений в БД и URL-адресов на документы.
• Экспорт / импорт данных.
• Подбор, поиск, сортировка и распределение по категориям данных с критериями.
• Гибкий механизм базы данных под разнообразные задачи.
• Разные режимы работы и раграничение прав доступа.
• Формирование отчётов, напоминаний с условиями и e-mail рассылок.