Разведчиков и продавцов объединяет главное – умение работать с людьми для получения информации. За ошибку разведчик платит жизнью, продавец – деньгами, но используемые ими методы очень похожи.

В этой книге описаны специализированные методы работы из арсенала спецслужб, применяемые в продажах и конкурентной разведке. Книга основана на большом практическом опыте авторов в различных отраслях бизнеса. Руководитель отдела продаж узнает из нее спецметоды отбора и оценки продавцов; менеджер по продажам – технологию вербовки, незаменимую при работе с клиентами; маркетологи научатся специальным эффективным инструментам сбора информации о клиентах и конкурентах, а руководитель предприятия с интересом почитает о способах нейтрализации угроз со стороны конкурентов.

Книга:

Досье является основным инструментом хранения информации в разведывательных структурах. Деловое досье – это те данные и информация, которые вы соберете об интересующих вас объектах (физических лицах) в процессе общения с ними. Поскольку эти люди находятся в сфере ваших интересов, чтобы добиться своей цели, вам нужно знать о них все.

Поведение человека всегда подчиняется неким закономерностям. Все мы знаем, что если затронуть «струнку» при разговоре с собеседником, можно вызвать практически любую реакцию: гнев, радость, добродушие, настороженность… Как же найти такую «струнку»? Либо изучая реакции человека на протяжении какого-то времени, пытаясь провоцировать нужные реакции (такое можно позволить себе только с коллегами по работе, с другими такие эксперименты могут кончиться плачевно), либо планомерно собирая сведения о человеке. На этом знании основана теория получения информации от людей, которой на протяжении многих лет пользуются спецслужбы всех стран мира.

В продажах ведение досье актуально в тех случаях, когда необходимо прогнозировать сценарии взаимодействия с лицом, принимающим решения (ЛПР). А для того чтобы делать прогнозы, необходимо собрать о нем определенную информацию, которая обычно и заносится в досье. Благодаря этой информации также удается найти точки соприкосновения, снизить уровень недоверия и установить неформальные отношения.

Само собой, подобный объем информации стоит собирать только при работе с ключевыми клиентами – овчинка должна стоить выделки. В большинстве случаев хватает «урезанного» варианта.

Зачастую вся либо часть нужной информации находится в несистематизированном виде в голове менеджера по продажам. Однако только ее целенаправленное внесение в заранее разработанные бланки дает возможность для анализа и выявления «узких мест», на которых стоит акцентировать свое внимание в процессе дальнейшего взаимодействия с ЛПР. Информация о ЛПР должна быть составной частью карточки клиента, хранящейся в базе данных.

Здесь возникает вопрос: а чем может обернуться ведение делового досье с точки зрения закона? Прямого законодательного регулирования в этом вопросе в настоящий момент не существует, однако ст. 24 Конституции РФ гласит: «Сбор, хранение, использование и распространение информации о частной жизни лица без его согласия не допускаются». Поэтому, начиная собирать досье на клиента, помните, что использование информации, полученной в ходе изучения объекта, должно быть законным. Что касается этических аспектов ведения делового досье, то пусть каждый решает сам, как действовать: опираясь на проверенную информацию или вслепую, полагаясь только на интуицию.

Как и в случае с карточкой клиента, возникает вопрос о том, где вести досье? А где угодно, хоть на листках туалетной бумаги – можно легко избавиться от носителя. В настоящее время существует масса программ хранения и упорядочения информации. Из общедоступных можно отметить программы пакета Microsoft Office. К тому же файлы, созданные в этих программах, можно защищать пусть примитивным, но паролем. Когда вы начнете работать с досье профессионально, вы сможете заказать любому «умельцу» написать базу данных с необходимыми вам полями информации, а пока вы только начинаете – используйте то, что вы знаете, и то, что бесплатно. Перед тем как купить дорогую ракетку, поучитесь просто играть.

Также необходимо обеспечить максимальную сохранность досье. Рукописи, конечно, не горят («хмм…», – скептически усмехнулся бы Гоголь), но утрата досье может привести к очень серьезным проблемам. Причем если оно просто сгорит – это будет меньшее из зол. Досье должно быть надежно спрятано от посторонних глаз – более того, сам факт того, что вы ведете досье, может сделать вас персоной нон грата. Это в своем мире вы разведчик, для остальных вы – шпион.

При добавлении информации в досье следует учитывать простой принцип: узнал – не откладывая, добавляй. Достоверность информации можно проверить потом. Основополагающим принципом также является правильное отражение данных: во всех случаях надо полагаться на «принцип двух лет» – если вы открыли документ через 2 года, вы должны понять исходный смысл. При изменении информации в любом пункте досье необходимо сохранять старую информацию для отслеживания динамики. Что касается удаления информации из досье, то это вообще невозможно. Такие случаи фиксируются с пометкой: «Информация не подтвердилась», «Источник ненадежен» и т. п. для последующего анализа. В таблице 6 представлена примерная структура досье и возможные источники получения необходимых данных.

Таблица 6 . Структура досье и источники информации

Частная жизнь и ее тайна становится исключительной привилегией избранных.

ТАСС сообщает, что Минюст создает единый реестр населения, который объединит в себе все имеющиеся сведения о каждом гражданине страны. Об этом сообщила директор департамента правовой помощи и взаимодействия с судебной системой Минюста России Александра Дронова. Разработка ведется уже в течение полугода.

"Для нашей страны это беспрецедентный ресурс, который в зарубежных странах давно и эффективно существует. В России никогда не было единого ресурса, где были бы все сведения о населении" , - прокомментировала Дронова и добавила, что к каждому человеку будут "подстыковываются различные связи" о его статусах, связанных с актами гражданского состояния, с налоговой системой, с правоохранительной системой, и прочее".

По всей видимости, там будет также информация о каждом, содержащая врачебную тайну.

У вас спросили разрешение на хранение ваших личных данных в неком сомнительном реестре? У меня нет.

Беспрекословно выполняя указания международных руководящих организаций, в уполномоченных российских ведомствах опять почему-то забыли о Конституции России и о конституционных правах российских граждан, хотя Конституции гласит, что каждый имеет право на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну (ст.23), а сбор, хранение, использование и распространение информации о частной жизни лица без его согласия не допускаются, (ст.24).

Более того, наше законодательство довольно ясно регулирует те случаи, когда сбор и хранение информации о человеке может проводиться без его согласия. И это совсем не желание Минюста создать единую базу всех досье.

Напомню, ранее, 25 октября 2014 года Дмитрий Медведев своим распоряжением №2125-р утвердил создание аналогичной единой базы персональных данных на детей - Концепцию создания единой федеральной межведомственной системы учета контингента обучающихся - АИС "Контингент".

В цифровую систему "Контингент" будут вписаны все дети России с рождения. Как стало известно в процессе разработок, разработчиками и техподдержкой этой системы через тендеры стали частные ИТ-компании, зарегистрированные вне российской юрисдикции.

Информация о детях в системе "Контингент" предполагает также сбор информации о родителях, причем сами родители доступа к информации получать не будут.

30 декабря 2016 года президент Путин отказался утвердить "детскую единую аналитическо-информационную систему" по причине неопределенного перечня информации, небезопасности сохранности данных и потому что не определен круг лиц, имеющих доступ к базе и их ответственность. Однако базу на детей продолжают составлять, а законопроект находится в активной доработке.

Надо полагать, что единую базу досье на взрослых граждан России системой безопасности, закрытым перечнем хранимых данных, ответственностью за нарушение хранения и пр.наделить также и не собираются.

"Через несколько десятков лет планетой Земля будут править коммерческие конгломераты и корпорации-монополии, - говорит руководитель департамента глобальных социальных медиа «Лаборатории Касперского» Евгений Черешнев. - "Уже сегодня подавляющее большинство данных принадлежат нескольким компаниям. Microsoft, Apple, Google, Amazon и Facebook знают о нас больше, чем мы сами. Они способны предсказывать деятельность людей и в недалеком будущем смогут предсказывать действия целых стран и континентов. Ведь «кто владеет информацией - владеет миром», — помните? ".

@При упоминании, цитировании и др. способах использования ссылка на этот ЖЖ обязательна.

Читатели просили побольше практических примеров и скриншотов, поэтому в этой статье практики и графики будем много. Для демонстрации возможностей «продвинутого» поиска Google в качестве целей были выбраны личные аккаунты автора. Сделано это, чтобы никого не обидеть излишним интересом к его частной жизни.

Хочу сразу предупредить, что никогда не задавался целью скрыть свое присутствие в интернете, поэтому описанные методы подойдут для сбора данных об обычных людях, и могут быть не очень эффективны для деанонимизации фэйковых аккаунтов, созданных для разовых акций. Интересующимся читателям предлагаю повторить приведенные примеры запросов в отношении своих аккаунтов и оценить насколько легко собрать досье на человека через интернет

Прежде чем заниматься сбором и анализом информации о конкретном человеке необходимо представить всю картину того, какие данные о человеке существуют.

Подобную карту нужно детализировать до уровня, необходимого для решения конкретной задачи. Любой поиск информации начинается с некоторого начального набора данных. В нашем случае это будет фамилия, имя и место работы. Остальные данные где-то есть, но связать их с имеющимися мы пока не можем. Поэтому мы формируем гипотезы и проверяем с помощью поисковых запросов.

Источниками информации о человеке могут быть:

1. он сам: аккаунты в соцсетях, блог и т.п.;
2. государство: базы данных налоговой, судебных приставов, судов и т.п. См. ссылки в статье
3. кто-то еще (друзья, враги, СМИ, работодатель и т.п.)

В настоящей статье рассмотрим п.1. – будем вычислять аккаунты автора в социальных сетях.

Цель номер один: ники пользователя

Что такое ник и как мы его выбираем?

Ник представляет собой наше имя в интернете: мы выбираем его, создавая свой личный почтовый ящик, а потом часто используем и в различных сервисах.

Мы ничем не ограничены при выборе ников, но есть любимые алгоритмы формирования наших интернет-имен:

1. Игры со своим именем: фамилия, имя+фамилия, имя+год рождения, имя+дата, инициалы;
2. Игры с именами любимых персонажей (tovbender, napoleon);
3. Немного о себе: профессия, психология (coolhacker, murmur);
4. Демонстрация увлечений: footballer, boxer;
5. “Чтобы никто не догадался”: слово наоборот, русское слово в английской раскладке, слово на латыни и т.п.

Если мы не знаем ник, но знаем кое-что о человеке, мы уже можем строить предположения и проверять их.
Хорошим способом вычислить ник пользователя является поиск и анализ его страниц в соцсетях и поиск адреса личной электронной почты.

Начать поиск информации о конкретном пользователе можно с простого запроса, подобного следующему:

джонсмитромашка

где «ромашка» - название компании.

На текущий момент мы должны вспомнить, что некоторые особенности работы поисковика Google:

• Google читает запрос слева направо.
• Google не различает регистр: «Земля» и «земля» для него одно и то же;
• длина запроса не должна превышать 32 слов;
• * представляет одно слово в запросе;
• можно искать точную фразу, взяв ее в кавычки;
• между словами в запросе стоит невидимое логическое «И»;
• Google сам умеет склонять слова;
• Оператор «-» исключает из выдачи результаты, которые содержат выражение, помещенное сразу за данным оператором (обязательно без пробела).
• в верху выдачи находятся страницы, которые, по мнению Google, являются самыми релевантными. Тем не менее это его догадка, так как наших мыслей он читать пока не умеет;
• для уточнения параметров поиска необходимо владеть операторами продвинутого поиска (advanced search operators).

Теперь можно ввести аналогичный запрос по автору статьи и получить массу страниц, среди которых должна быть и искомые страницы в социальных сетях:

Информации в выдаче поисковика достаточно много, и чтобы найти страницы в социальных сетях нам придется пересмотреть большое количество страниц.

Примечание:

Кстати, а что делать, если мы хотим найти человека из определенной компании, но забыли его фамилию? Тут может помочь оператор звездочка:

джон* ромашка

А если мы ищем человека из ООО «Ромашка», а таких «Ромашек» - миллион: и АО «Ромашка», и АНО «Ромашка», и ФГУП «Ромашка» и т.д.

Вариант 1. Искать полную фразу «ООО Ромашка».

Вариант 2. «Минусовать» ненужные слова: -АНО – АО –ФГУП (но так можно «заминусовать» и нужные результаты, например если на странице говорится, что наша «Ромашка» подружилась с ФГУП «Апельсин».

Теперь нам необходимо сузить выдачу и найти страницу автора статьи в социальной сети «ВКонтакте». Это позволит нам определить один из ников пользователя, а затем и вычислить адрес электронной почты. Для этого будет полезно использовать такой оператор, как site. Он ограничивает поиск определенным доменом любого уровня.

Вторая ссылка уже ведет на страницу автора статьи в сети «ВКонтакте». Обратите внимание, что автор сознательно выбрал короткий ник: alexdorofeev. Не все интернет-ресурсы дают возможность самим задать ссылку на свою страницу, иногда она формируется автоматически, но может содержать в себе ник, взятый из адреса электронной почты.

Используя добытую информацию и знания, постараемся найти аналогичную страницу в сети Facebook.

Сначала на удачу в браузере введем следующий URL: https://www.facebook.com/alexdorofeev , но, к сожалению, увидим, что страница принадлежит кому-то другому. Тогда воспользуемся проверенным приемом и добавим в запрос site:facebook.com.

Здесь необходимо снова сделать небольшое отступление и вспомнить как работают поисковики и в том числе Google.

Что поисковики сделать могут, а что не могут?

Поисковики в общих чертах работают по следующему алгоритму:

1. боты поисковых машин обходят сайты;
2. содержимое страниц индексируется;
3. по запросу пользователей извлекаются ссылки на релевантные страницы.

Поисковики не могут:

• проиндексировать информацию, доступ к которой возможен только авторизованным пользователям;
• данные, которые доступны после заполнения форм, например, результаты выгрузки из различных баз данных;
• качественно извлечь информацию из видео, фото, аудио-материалов.

Еще некоторые нюансы:

• контекст: результат выдачи зависит от запроса пользователя, от истории его предыдущих запросов и от истории просмотров страницы другими пользователями;
• поиск осуществляется только на том языке, на котором пользователь ввел свой запрос;
• имеется некоторый конфликт интересов: поисковики зарабатывают на рекламе, на которую кликают пользователи, потому что нужные им страницы оказались не в самом верху выдачи;
• действует цензура из-за нарушения чьих-либо прав (авторские, право на забвение и т.п.).

Facebook относится к той категории интернет-ресурсов, которые не очень жалуют индексацию своего сайта и о чем непосредственно сообщают в robots.txt:

Для обнаружения страницы скрытного пользователя на Facebook нам потребуется авторизоваться в данной сети и воспользоваться встроенным функционалом поиска. Ссылка на страницу пользователя может «утечь» и оказаться в выдаче поисковика, но только если пользователь сознательно опубликовал материал за своим авторством на всеобщее обозрение.

Анализируя URL страницы, мы можем определить еще один ник пользователя: adorofeev.

Таким образом, мы уже раздобыли два ника: alexdorofeev и adorofeev. Так как пользователей на популярных ресурсах очень много, то ник может отличаться от того, что реально любит использовать человек, так его «родной» идентификатор уже кем-то занят. По этой причине у автора статьи ник на Хабре: alexdorofeeff, хотя больше нравится adorofeev.

Зная ник, мы можем поискать еще страницы, потенциально связанные с нужным человеком.

Здесь мы снова отвлечемся на Google и вспомним следующие моменты:

• По умолчанию Google ищет выражение (слово или фразу, взятую в кавычки) во всех частях страницы: в URL, в заголовке, в тексте, в тексте ссылок. В то же время специальные «продвинутые» операторы позволяют указать где именно нам нужно, что бы был искомый текст. Для этого нам необходимо использовать операторы: inurl:, intext:, intitle:, inanchor:, а также их собратьев с приставкой all.
• Google понимает логические выражения и скобки. AND – логическое «И», по умолчанию именно оно стоит между словами разделенными пробелами в строке поиска. OR или I – логическое «ИЛИ».
• Если мы применяем оператор, то после двоеточия должно быть искомое выражение без пробела.
• Операторы с приставкой all позволяют их применить к ряду выражений после двоеточия, разделенных пробелами. Для этих же задач можно использовать операторы без all, но со скобками и логическими выражениями.

Поиграемся с оператором inurl, который ищет страницы, содержащие в URL страницы нужное слово. Так как мы уже знаем несколько ников автора, то можем сделать следующий запрос:

inurl : (adorofeev | alexdorofeeff | alexdorofeev )

В результатах выдачи мы тут же обнаружим страницы соответствующих аккаунтов и часть страниц будет принадлежать автору. Таким образом, если у нас есть предположения об используемых никах, мы можем в самом начале наших изысканий получить список потенциально интересных страниц.

Закрывая тему с никами, хочу обратить ваше внимание на сервисы, позволяющие быстро узнать используется ли данный ник в ряде популярных ресурсов. Так мы можем найти дополнительные страницы конкретного человека. Пример подобного сервиса: nameсhk.com

Поиск человека по фотографии.

Кроме того ещё можно искать по фотографиям в сети. Тут в общем-то несколько возможных подходов - если где-то EXIF не потёрт и там оставлен, скажем серийник фотоаппарата, то можно «пробить» камеру по серийнику (есть сервисы для поиска украденных камер), и получить другие фотографии, сделанные этой камерой. Ну либо по содержанию, скажем через tineye.com, ну или через google images. Однако не факт, что фотки грузились самим пользователем, а не собраны роботом.

Ну вот, к примеру, выше мы нашли и показали ссылку на профиль в контакте. Там три фотки загружены. Скачиваем их, скармливаем TinEye и на второй фотке вот отсюда:

TinEye выдаёт нам:

Как узнать e-mail человека?

Теперь, заполучив набор любимых ников пользователя, мы можем попробовать узнать его личный e-mail. Зачем он нужен? Иногда нужно выяснить принадлежит ли конкретный e-mail данному человеку, чтобы определить авторство письма. Также е-mail будет полезен для поиска объявлений, оставленных пользователем на форумах и т.п.

Мы знаем ники, но пока не знаем домены почтовых служб. Так давайте сделаем предположения и проверим. Раз пользователь из России, то вероятнее всего что он использует один или несколько следующих сервисов:

• Mail.ru
• Яндекс.Почта
• Google Gmail
• Рамблер Почта

Соответственно мы можем сгенерировать адреса (наши гипотезы на данный момент) с никами adorofeev, alexdorofeev и alexdorofeeff.

Как мы можем проверить, а существуют ли подобные адреса на самом деле? Один из вариантов: немного «пообщаться» с почтовыми серверами каждого сервиса по протоколу SMTP:

Шаг 1. Находим почтовый сервер для конкретного домена.

nslookup - type = mx "имя домена"

Шаг 2. Подключаемся к почтовому серверу и имитируем начало отправки сообщения. Если сервер на имя получателя ответит «ОК», значит есть такая учетная запись.

Вариант 1: e-mail существует.

telnet gmail - smtp - in .l .google .com 25

Вариант 2: e-mail не существует.

Верификация e-mail

Определив существуют ли почтовые адреса, мы можем попробовать определить связан ли конкретный адрес с нужным нам человеком.

На mail.ru некоторые пользователи создают свои страницы, к которым можно обратиться следующим образом my.mail.ru/mail/nick/

«Пробиваем» один из адресов:

Также можно посмотреть страницы пользователей на всех проектах Mail.ru, воспользовавшись комбинацией уже известных нам операторов inurl: и site:

inurl : никsite : mail .ru

Если мы знаем, как выглядит человек, знаем его имя или даже уже нашли его страницу в социальной сети ВКонтакте (наш случай), то задача проверки принадлежности определенного email-адреса значительно упрощается. Мы можем воспользоваться механизмом восстановления доступа к странице. Нам потребуется удача: пользователь с таким адресом должен существовать, ну и разместить свое фото.

Давайте проверим четыре варианта адресов для ника «adorofeev» и увидим, что для двух адресов страниц не существует вовсе, для одного – другое имя:

А вот для соответствующего адреса на Gmail.com мы находим страницу автора:

Итак, мы вычислили реальный личный адрес электронной почты.

Как вычислить корпоративный адрес электронной почты?

Здесь ситуация намного проще. Все дело в том, что многие организации имеют свои правила формирования имен учетных записей электронной почты, которые не отличаются особым разнообразием: инициалы + фамилия, первая буква имени + фамилия и т.п. Нам нужно лишь понять какое правило используется в конкретной компании, чтобы по нему сформировать адрес нужного нам человека.

Отправляем в Google запрос следующего вида:

email @ домен

Пролистывая результаты выдачи, находим индивидуальные адреса сотрудников и все становится очевидным.

Мы видим, что публикации с данной гео-меткой в основной своей массе сделаны сотрудниками компании. Логично предположить, что среди подписчиков многих сотрудников компании «Эшелон» должен быть и аккаунт автора, который мы без труда и находим:

Как пользоваться машиной времени?

Проведя аналогичный анализ в отношении аккаунта в twitter, можно обнаружить, что автор вел сайт adorofeev.ru, который сейчас не доступен. Что делать в этой ситуации? Ведь материалы исчезнувшего сайта могут представлять реальный интерес. В практике автора была ситуация, когда подобный исчезнувший сайт содержал опубликованные материалы уголовного дела, с которым было интересно ознакомиться.

Очень хочется заглянуть в более далекое прошлое – на несколько лет назад. Для этого подошла бы машина времени и, как ни странно, она есть и доступна любому любознательному пользователю по адресу: https://archive.org/web/

Причем, выбрав определенные даты, можно увидеть контент сайта на конкретный момент:

Вместо заключения: несколько слов об автоматизации процесса и других операторах Google

Можно ли процесс поиска интересной информации с помощью Google автоматизировать? Можно, и неплохие попытки уже есть: скрипт theHarvester .

Надо отметить, что Google это не приветствует и борется, поэтому надежность результатов применения всевозможных скриптов придется дополнительно проверять. Даже просто играясь с вполне легальными операторами, которые мы рассмотрели выше, вы постоянно будете видеть капчу и будете доказывать, что вы не робот.

Статья получилась довольно объемной и мы не стали рассматривать многие другие , которые могут быть также полезны в интернет-разведке. Если применение операторов в подобном ключе интересно, то мы обязательно продолжим эту тему в одной из следующих статей.

Last updated by at Февраль 16, 2017 .

Задайте любому встреченному на улице человеку вопрос "Что такое досье?". "Это такая папка, в которой хранится вся собранная информация о человеке, или просто документы человека хранятся", - скажет большинство. Но правильный ли это ответ? Что такое досье и какого происхождение этого слова?

Значение слова

"Досье" - это слово французского происхождения (dossier - «дело»). Оно является существительным среднего рода, неодушевленным, несклоняемым. Относится к специальной лексике. В русском языке имеет два значения:

• совокупность документов и материалов, имеющих отношение к какому-либо делу или лицу;
• папка со всеми собранными материалами.

Самые часто употребляемые выражения с этим словом, а также примеры его употребления следующие:

• он собрал полное досье на каждого члена этой приехавшей из-за границы группы, и его информация была достаточно полной;
• завести досье на кого-либо;
• досье - очень полезный инструмент сбора, хранения и организации какой-либо информации.

Разновидности

Как уже было сказано, досье - это папка, содержащая в себе документы и информацию, собранные о каком-либо деле или каком-либо человеке. Однако оно бывает нескольких видов, например таких:

• На какого-либо человека. Содержит всю информацию о нем, его биографии, привычках, круге общения, профессиональной деятельности и профессиональных связях, а также многие другие факты.
• На конкурента. Часто ведется на предприятиях и содержит данные о самой компании конкурента, его планах, возможностях, совершенных сделках и др.
• Кредитное досье - это вся собранная информация о человеке с точки зрения его взаимоотношений с банком, информация о его кредитах, задолженностях по ним и другие важные для банка и его сотрудников детали.

Работникам кадрового отдела необходимо обладать точными, полными и объективными сведениями обо всех служащих предприятия, находящихся в его штате. Документация индивидуального учета, в которой содержится информация о профессиональной деятельности каждого трудящегося, собирается в своего рода досье. Далее рассмотрим, как осуществляется формирование личных дел сотрудников на предприятии.

Общие сведения

Досье на работника необходимо для систематизации имеющихся сведений, обобщения их в одном месте. Личное дело сотрудника, образец оформления которого будет представлен далее, являет собой комплект бумаг, касающихся:

• Приема на работу.
• Процесса продвижения по службе.
• Исполнения правил трудовой дисциплины.
• Прекращения отношений с нанимателем и прочего.

Основные категории служащих

Следует отметить, что ведение личных дел сотрудников не является обязательным по отношению ко всем служащим. Примером является ФЗ № 79. В нем предусмотрено обязательное оформление личных дел сотрудников, находящихся на госслужбе. Для остальных трудящихся порядок составления досье может быть определен нормативными актами локального характера. Личные дела могут вестись на следующих сотрудников:

Преимущества составления досье

Следует отметить, что личное дело сотрудника – это очень удобный источник данных о каждом трудящемся. В одной папке собираются все копии личных бумаг служащего, приказов, принятых в его отношении, и прочее. Это позволяет составить наиболее полную характеристику на работника, отметить его заслуги или, наоборот, какие-либо нарушения и злоупотребления, допущенные им в ходе своей профессиональной деятельности на предприятии.

Внутренние акты предприятия: личное дело сотрудника

Документы собираются и составляются на тех или иных служащих на усмотрение руководства. Если папки с личными бумагами предполагаются для всех работников, то целесообразно создать соответствующий локальный акт. Кроме того, следует включить раздел, предусматривающий необходимость заводить личное дело сотрудника на каждого штатного работника, в том числе на технический персонал. На некоторых предприятиях руководители предпочитают разрабатывать отдельный акт, фиксирующий всю специфику составления досье.

Основные нюансы

Вне зависимости от формы регламентации составления досье на служащих, при работе с ними следует определить:

1. Категории служащих, на которых заводятся личные дела. Будут ли это все служащие или только отдельные их группы. К примеру, это могут быть только менеджеры всех отделов управления.
2. Способ, которым составляется личное дело сотрудника. Образец должен включать все необходимые разделы и графы, в которые вносится информация о специалисте.
3. Состав бумаг, которые собираются в досье. При этом указывается, какие документы подшиваются в виде копий, а какие – в оригинале.
4. Порядок, по которому осуществляется составление досье.
5. Правила ознакомления работника с бумагами на него.
6. Порядок, по которому осуществляется хранение личных дел сотрудников.

Необходимо ли досье на совместителя?

Это будет зависеть от того, занимает ли служащий такую должность, при которой необходимо личное дело сотрудника. При этом для внешних совместителей обычно заводится новое досье, а для внутренних в уже существующие папки подшиваются соответствующие документы. Если на предприятии предусмотрено нормативными актами обязательное ведение личных дел, то и на совместителей они заводятся тоже, согласно установленному порядку.

На совместителей досье составляется по общим правилам, определенным на каждом конкретном предприятии. Согласно ст. 283 ТК гражданин при назначении его на должность по совместительству предъявляет паспорт либо другой документ, который удостоверяет его личность. Если должность требует особых знаний, наниматель вправе попросить будущего специалиста предъявить диплом либо другой документ об образовании или профподготовке (или его копию, заверенную надлежащим образом). При приеме на предприятие с тяжелыми или опасными (вредными) трудовыми условиями работодатель может потребовать справку о характере и условиях деятельности на основном месте служащего. Копии предоставленных документов должны быть подшиты к личному делу.

Первоначальное составление

Создание личных дел осуществляется для упорядоченной группировки документированных сведений о работниках непосредственно в процессе фиксирования трудовых отношений с ними. Составление, как правило, производится в отдельной папке на каждого служащего. Данная форма ведения личных дел считается наиболее удобным способом систематизации сведений. Вместе с этим необходимо помнить, что запрещено получение, обработка и приобщение к досье сведений, указывающих на его политические, религиозные и прочие убеждения, частную жизнь, членство в общественных организациях, в профсоюзах в том числе.

Основные требования

На практике при составлении личных дел документы помещаются в скоросшиватель. На его обложке проставляется порядковый номер, который присвоен досье. Под ним же личное дело сотрудника регистрируется в соответствующем журнале (книге) учета. Данное предписание содержится в ст. 695, п. б Перечня архивных типовых бумаг, создаваемых в процессе функционирования госорганов, инстанций местной власти с указанием периода хранения. После того как служащий увольняется с предприятия, его досье изымается из скоросшивателя. Затем личное дело оформляется для передачи его в архив и сдается на хранение.

Сведения журнала (книги) учета

В этом документе могут присутствовать следующие данные:

1. Номер досье.
2. Ф.И.О. специалиста.
3. Число первоначального оформления досье.
4. Дата передачи бумаг в архив.
5. Прочие сведения, которые предусмотрены внутренней политикой предприятия.

Первоначальное оформление предполагает группировку бумаг, свидетельствующих о принятии гражданина на работу, а далее – все сведения, которые касаются профессиональной деятельности служащего в организации.

Перечень основных данных

В законодательстве список документов, которые должны включаться в личные дела, не определен. Для гражданских госслужащих предусмотрено, что их досье содержит персональные и прочие данные, касающиеся поступления на службу, прохождения ее и увольнения. В личные дела также включается информация, необходимая для обеспечения деятельности госоргана. Также в досье содержатся:

1. Внутренняя опись бумаг.
2. Личный листок учета или анкета.
3. Автобиография.
4. Копии:

• документа, который удостоверяет личность;
• страхового свидетельства;
• ИНН (если его предоставил служащий);
• свидетельства воинского учета для военнообязанных и граждан, подлежащих призыву;
• бумаг, подтверждающих право специалиста на налоговые вычеты, которые предусмотрены в ст. 218 НК;
• справок об установлении уровня ограничения трудоспособности, инвалидности (при предоставлении их специалистом);
• распоряжения (приказа) о зачислении в штат;
• должностной инструкции;
• договора о принятии материальной ответственности (если должность предусматривает ее);
• трудового контракта (если оригинал хранится в отдельной папке).

5. Бумаги, касающиеся допуска к сведениям, которые составляют тайну, охраняемую законом (если исполнение обязанностей специалиста предполагает использование такой информации).

6. Результаты предварительного медосвидетельствования (обследования), которое выполняется для установления профпригодности (в предусмотренных в законе случаях).

Дополнительные бумаги

В ходе трудовой деятельности специалиста к его личному делу могут подшиваться:

1. Экземпляры соглашений к основному договору (или их копии).
2. Уведомления об изменениях условий трудового контракта по инициативе нанимателя.
3. Копии:

• докладных и объяснительных записок, заявлений и прошений работника по разным вопросам;
• приказов (распоряжений) о переводе сотрудника на иную деятельность (должность), о снятии дисциплинарных взысканий, поощрениях, прекращении деятельности на предприятии;
• трудовой книжки.

4. Результаты периодических (обязательных) медосмотров.

5. Материалы аттестации (если данных мероприятий требует должность).

6. Прочие документы, касающиеся деятельности специалиста на предприятии.

Фотография специалиста

Она также присутствует в личном деле. Как правило, используется фотография 4х6. На ее обороте записывается Ф.И.О. работника. Целесообразно менять фотографию не реже одного раза в 5 лет или при достижении определенного возраста. Данный вопрос регламентируется по усмотрению начальства.

Изменение сведений

Кадровые работники, несущие ответственность за составление и ведение дел, должны следить за их состоянием и своевременно корректировать информацию. Нет необходимости вносить изменения в анкету или листок учета, а также требовать от специалиста заполнить бумаги заново. Все корректировки осуществляются путем составления отдельных актов. Они называются дополнениями к тому или иному разделу (дополнение к анкете, например). Как правило, они представлены в табличном варианте. Разработка соответствующих бланков осуществляется по усмотрению работодателя.