На сегодняшний день существует множество курьерских служб, которые доставят ваши отправления в любой населенный пункт. Эти службы отличаются разными способами и сроками доставки, предоставляют и различные дополнительные сервисы. Несмотря на это, чаще всего организациям приходится пользоваться услугами государственной почты, а именно Почты России. Во-первых, это дешевле. И если один документ в месяц можно отправить и экспресс-почтой, заплатив за это несколько сотен рублей, то отправка нескольких десятков писем в день в этом случае обойдется неоправданно дорого. Кроме того, если придется подтверждать доставку документов по почте в суде, то уведомление от Почты России однозначно будет принято как доказательство, а от экспресс-почты – еще неизвестно.

Как правильно пользоваться государственной почтой для отправки писем организации? В этой статье мы подробно вам расскажем, как это делать. Здесь же можно скачать журнал регистрации почтовых отправлений для вашей компании. А — посмотреть вебинар о том, как организовать отправку писем.

Кто занимается почтовыми отправлениями? В организации это такие сотрудники как курьер, офис-менеджер, также такими отправлениями может заниматься человек, который работает в канцелярии. В редких случаях письма отправляет человек, который их пишет – исполнитель. Но это не совсем верная тактика, и если у вас в компании так происходит, то задумайтесь над тем, чтобы изменить эти правила. Систему отправки ваших писем почтой очень быстро можно наладить и организовать. Самое главное, что эта система позволит отследить каждое отправленное из организации письмо, не привлекая к этому исполнителя. Благодаря этой системе сотрудники компании не будут по несколько раз на день отпрашиваться на почту, за что начальство скажет вам спасибо.

Если отправлений очень много, то можно заключить договор с отделением Почты России. Каждый день будет приезжать специальный сотрудник и забирать все ваши отправления. Но организации приходят к этому, как правило, не сразу, поэтому ниже – о том, как организовать отправку почты в компании своими силами.

Необходимые телефоны и нормативные документы

Когда будете налаживать работу с Почтой России, обязательно сохраните все необходимые номера телефонов. В первую очередь вам необходимо узнать номер горячей линии почты в вашем регионе. Телефона, который находится на сайте Почты России, вам будет недостаточно, нужен именно региональный.

Обязательно узнайте номера телефонов почтового отделения, из которого вы будете осуществлять отправления. Обычно это ближайшее к офису отделение. Кстати, если организация по своим учредительным документам «привязана» к другому отделению, ничего страшного: вы имеете право пользоваться услугами любого офиса Почты России.

Как узнать, к какому отделению почты относится ваша компания? Это очень легко. В юридический адрес компании входит почтовый индекс, который состоит из шести цифр. Первые три цифры указывают на то, к какому региону вы относитесь, а остальные три –номер почтового отделения к которому «привязана» ваша компания.

Например, почтовый индекс 458785, 458 – регион, 785 – номер отделения, к которому относится компания. Для того чтобы узнать адрес и номер телефона отделения, вы можете зайти на официальный сайт Почты России или воспользоваться любой справочной вашего региона.

Если у организации есть и юридический, и почтовый адреса, не забывайте о юридическом! Даже если на него случайно приходит одно письмо в год, этот почтовый ящик нужно проверять регулярно, чтобы избежать неприятностей. Ведь если почта была отправлена на юридический адрес, а ее забыли получить, что повлекло за собой правовые последствия, то это вина организации, а не того, кто отправил письмо не на почтовый адрес.

Также не стоит забывать, что у Почты России тысячи отделений по всей стране, работают на которых обычные люди. Человеческий фактор здесь довольно силен… А вот правила для всех одни, поэтому человеку, которому будет поручено заниматься почтой, очень и очень желательно ознакомиться и всегда держать под рукой:

• Правила оказания услуг почтовой связи (утв. Приказом Министерства связи и массовых коммуникаций РФ от 31.07.2014 №234)

В этом документе описаны правила приема доставки и вручения писем, бандеролей и посылок вплоть до того, как правильно написать почтовый адрес.

• Порядок приема и вручения внутренних регистрируемых почтовых отправлений (утв. Приказом ФГУП «Почта России» от 17.05.2012 №114-п)

Здесь написано, как работать (готовить, сдавать, получать) с письмами и посылками, факт отправки и доставки которых получателю, включая опись содержимого, нужно подтвердить.

Какие бывают почтовые отправления?

Простое письмо

Работать с ним проще всего. Берете документ, вкладываете в конверт, запечатываете его. На конверте указываете адрес, клеите марку и опускаете письмо в почтовый ящик. Минусом является то, что вы не сможете отследить отправку вашего письма. В большинстве случаев оно доходит к адресату, но узнать точно или доказать это вы не сможете. По этой причине в простых письмах отправляют документы, которые не являются важными и при необходимости их можно будет восстановить. Еще один минус: все письма на почте взвешиваются, так как от веса отправления зависит его стоимость. В обычный конверт с обычной маркой можно вложить и без проблем отправить только два листа бумаги. Если больше, то получится перевес и письмо вернется в офис. Придется идти на почту и выстаивать очередь, чтобы выслать простое письмо с доплатой в несколько рублей. Учитывайте это, отправляя свои документы.

Заказное письмо

Заказное письмо с уведомлением о вручении

Оно отправляется так же, как и заказное. Разница состоит в том, что к конверту крепится особый купон. На одной стороне купона указывается адрес отправителя, на другой стороне – адрес и фамилия получателя и (необязательно, но рекомендуется) короткое описание того, что вложено в конверт. Через определенное количество дней купон возвращается адресату письма с подписью получателя, и это является письменным доказательством того, что письмо вручили адресату.

Заказное письмо с описью вложения

Оно может быть и просто заказным, и с уведомлением. Просто письмо с описью отправить нельзя. В отделении почты в свободном доступе лежат специальные бланки для описи вложения. Их надо заполнить в двух экземплярах. Один бланк вместе с письмом в незапечатанном конверте отдается оператору, другой остается у вас. С описью пересылаются документы самым «проблемным» адресатам.

При приеме писем оператор взвешивает их, поэтому, если отправляете много документов, имейте в виду, что письмо запросто может превратить в бандероль. Все бандероли регистрируются у оператора. В остальном никаких отличий от писем нет: бандероль может быть и с уведомлением, и с описью вложения. Разница только в цене.

Государственная почта осуществляет и другие виды отправлений, об этом можете узнать на официальном сайте Почты России или в любом отделении.

В современном мире простые бумажные письма уже не пользуются такой популярностью, как несколько десятков лет назад. Тем не менее, в некоторых случаях необходима именно отправка письма по обычной, а не электронной почте. В этом случае можно воспользоваться услугами «Почты России, однако следует помнить о некоторых нюансах и особенностях, от которых зависит скорость доставки и сохранность корреспонденции.

Стоимость письма по России зависит от его вида. Любое письмо может относиться к одно из трех категорий:

1. В таком письме рекомендуется отправлять важные документы, так как благодаря присвоению такому письму регистрационного номера отправитель и адресат могут отследить его местонахождение, а доставляется заказное письмо лично адресату
2. , которое также называют письмом с объявленной ценностью. В таком письме обычно отправляются ценные для отправителя и получателя документы: паспорта, удостоверения, документы на имущество, различные грамоты и дипломы, а также ценные бумаги (облигации и акции). Стоит отметить, что к ценным бумагам не относятся денежные купюры: деньги, как и дебетовые карты, отправлять почтой нельзя. Такое письмо лично получает адресат, расписываясь при этом в соответствующей ведомости
3. В простом письме также можно отправить любые документы, но в этом случае отправитель не застрахован от его потери или доставки позже ожидаемого срока. Обычно такой вид писем служит исключительно для переписки, и если даже оно отправляется через сотрудников почты, а не через почтовый ящик, все равно существует определенный риск того, что до адресата оно может не дойти: в случае потери такого письма в пути найти его нереально. Регистрационный номер ему не присваивается и отслеживание в данном случае невозможно.

Последний вариант является самым недорогим, поэтому многие часто выбирают именно его даже при отправке относительно ценных документов по России.

Ограничение по весу и объему письма

Перед тем, как отправить письмо по почте, необходимо убедиться в том, что оно соответствует размеру и весу в соответствии с правилами «Почты России». В частности, отправитель не может пересылать письма, которые имеют недопустимые габариты.

Требования к письмам вне зависимости от их вида такие:

• Минимальный размер конверта – 110х220 мм;
• Максимальны размер – 229х324 мм;
• Вес письма не должен превышать 100 граммов (если письмо отправляется за границу – допустимый вес будет больше: до двух килограммов).

Как отправить письмо по почте России

Письмо любого вида можно отправить в любом конверте, который можно найти в продаже. Главное – соответствие размерам, исходя из которых стоимость конверта может незначительно варьироваться. В любом случае, это всегда небольшая сумма, и при отправке письма необходимо уделить внимание другим, более важным аспектам.

Те, кто давно не отправлял бумажные письма, иногда спрашивают: необходимо ли в настоящее время клеить на конверты марки. Марки на конверты по России и заграницу наклеивает сотрудник почтового отделения, но это уже завершающий этап, перед которым необходимо совершить другие действия:

1. На запечатанном конверте необходимо указать данные отправителя и получателя. К заполнению необходимо отнестись внимательно, так как ошибки в указанной информации могут привести к тому, что письмо не дойдет до адресата.
2. Помимо адреса необходимо знать и почтовый индекс, причем не только получателя, но и свой собственный. Узнать индекс по адресу можно на сайте «Почты России».
3. После заполнения письма оно проходит взвешивание, а затем сотрудник почтового отделения наклеивает на него оплаченные марки.

Как отследить письмо

Заказное письмо, как и ценное, легко , который указывается в выданном при отправки через почту чеке. Простым письмам такой код не присваивается, и отследить их нельзя.

Нюансы

При отправлении писем стоит учитывать, что не всегда ориентировочные сроки доставки писем могут оказаться таковыми на практике. Довольно часто письма приходят с опозданием на срок до нескольких дней, и это не повод волноваться. А вот если письмо даже на другой конец страны идет в течение месяца – это может стать поводом для беспокойства.

К сожалению, если в письме было что-то ценное, вы не сможете даже узнать, на каком этапе оно исчезло, поэтому для пересылки важного содержимого, которое обязательно должно в определенные сроки попасть к адресату, рекомендуется отправлять ценные письма.

Что касается заказных писем – почтальоны не опускают их в почтовые ящики. По правилам такое письмо должно быть передано адресату, но в случае, если его не оказалось дома или он по каким-то причинам не открывает дверь, почтальон оставляет в почтовом ящике извещение, по которому письмо можно забрать в почтовом отделении.

Почта России. Основные понятия. Способы доставки.

Каждому российскому любителю интернет-шоппинга рано или поздно приходится сталкиваться с государственным почтовым оператором РФ – предприятием «Почта России». Насколько успешным и результативным получается это общение – зависит не только от удачи, но и от информированности пользователя. «Предупрежден, значит вооружен». Да, есть моменты, на которые получатель почтового отправления повлиять не может, однако целого ряда неприятностей можно было бы избежать, заранее ознакомившись с основными правилами и принципами деятельности Почты России.

Немного общей информации

Почта России по своей организационной структуре является Федеральным Государственным Унитарным предприятием (сокращенно ФГУП). Занимается предприятие тем же, чем и его предшественник, Министерство связи Российской Федерации – предоставлением услуг почтовой связи физическим и юридическим лицам.

Основные виды почтовой связи: внутренняя и международная. Как правило, пересылка почтовых отправлений внутри страны не сопровождается какими-либо проблемами. Поэтому мы остановимся на организационных моментах международной пересылки. Международные почтовые отправления делятся на:

• письменную корреспонденцию (включая мелкие пакеты весом до 2 кг);
• посылки (ограничение по весу – 20 кг).

Деятельность Почты России в сфере международной почтовой связи регулируется Всемирным почтовым союзом, сокращенно ВПС или UPU (от английского Universal Postal Union). В состав ВПС входит Россия, а также еще 190 стран мира, которые при обмене почтовыми сообщениями друг с другом соблюдают правила, установленные Всемирной почтовой конвенцией (разработана на основе Устава Всемирного почтового союза, принятого в 1964 году).

В каждой стране, входящей в ВПС, помимо национального почтового оператора, существует его дочернее подразделение – служба экспресс-доставки. В России такой службой является EMS Russian Post. Согласно правилам взаимодействия между членами ВПС, почтовое отправление, принятое национальным почтовым оператором, передается при пересечении границы также почтовому оператору другой страны. Соответственно, если вы отправили посылку службой EMS, то и в стране адресата она автоматически попадет в руки службы экспресс-доставки.

Экспресс-доставка отличается от работы обычного почтового оператора несколькими параметрами. Во-первых, эти службы имеют отдельные, не связанные друг с другом центры сортировки. Во-вторых, доставка Почтой России осуществляется до ближайшего к адресату почтового отделения, в то время как курьеры EMS доставляют отправление прямо на домашний адрес. В-третьих, максимальный размер международных почтовых отправлений, пересылаемых службой экспресс-доставки, составляет не 20, а 30 кг. Разумеется, при этом существенно различаются также сроки доставки и стоимость услуг.

«Подводные камни» международной пересылки

Таможенное оформление

При обработке входящих международных отправлений таможенные органы осуществляют контроль их содержимого и необходимости взимания таможенной пошлины. Любое почтовое отправление, поступающее в Россию из другой страны, проходит эту процедуру в специальных пунктах международного почтового обмена – так называемых ММПО. Таких пунктов на территории России на сегодняшний день насчитывается 24. Чаще всего таможенное оформление проходит незаметно для адресата посылки, но случается и так, что при получении приходится оплатить дополнительно некоторую сумму таможенного сбора. С 2010 года в Российской Федерации действуют единые таможенные тарифы, вне зависимости от того, какой организацией обработано почтовое оформление.

Здесь также действует основное правило пересылки – если ваше отправление доставлено до границы государственной почтовой службой другой страны, то в России таможенным оформлением будет также заниматься государственный почтовый оператор, то есть «Почта России». В случае, если посылка доставлена службой экспресс-доставки, то эта служба либо сама занимается таможенными процедурами, либо оставляет решение этого вопроса получателю – в зависимости от конкретной договоренности.

Отслеживание почтового отправления

По возможности отслеживания этапов пересылки все почтовые отправления делятся на зарегистрированные и незарегистрированные. Зарегистрированные посылки и мелкие пакеты получают специальный буквенно-цифровой номер, по которому можно в любой момент установить их местонахождение, используя специальные сайты в Интернете – сервисы различных почтовых операторов. Этот уникальный номер по правилам должен быть застрахован от повторения в течение одного года.

Если вы отправляете посылку курьерской службой EMS Russian Post, она обязательно будет зарегистрирована и получит свой идентификатор. Для мелких пакетов это правило не действует, но если такой пакет все же будет зарегистрирован, первым знаком его номера будет буква R (от слова r egistered).

Два последних символа в номере служат для обозначения страны, из которой отправлена посылка. Например, уникальный номер почтового отправления из США будет выглядеть примерно так: CQ987654321US.

Таким образом, отследить перемещение интересующего вас отправления можно лишь в том случае, если вам известен почтовый идентификатор (его еще называют трекинг-номером).

В случае, когда на территорию Российской Федерации поступает из-за рубежа отправление, относящееся к разряду незарегистрированных, национальным почтовым оператором ему присваивается номер для внутреннего отслеживания, составляющий служебную информацию и не сообщаемый ни отправителю, ни получателю.

Сервисы для отслеживания отправлений, пересылаемых Почтой России и EMS Russian Post, отличаются друг от друга и находятся непосредственно на сайтах этих организаций. Однако принцип действия их примерно одинаков: в соответствующее поле вводится трекинг-номер и кликается кнопка завершающего действия (на сайте Почты России придется еще предварительно ввести код для защиты от автоматического заполнения). После этого, если в системе имеется информация о вашем почтовом отправлении, она будет вам доступна. К сожалению, актуальность этой информации не всегда стопроцентна – фактически посылка может уже миновать тот этап, который отображается сервисом. Это означает, что данные просто не были внесены вовремя.

Если вы решите воспользоваться любым из альтернативных сервисов, предоставляющих сведения о судьбе почтовых отправлений, имейте в виду, что за информацией все они обращаются к информационной системе почтового оператора.

Информация, отображаемая по запросу идентификатора, содержит данные о статусе почтового отправления. Статус соответствует прохождению определенного этапа пересылки. Например: «прием», «экспорт», «импорт», «передано таможне», «покинуло место международного обмена», «покинуло сортировочный центр», «прибыло в место вручения» и т.п. Каждый из них говорит сам за себя, а в описании статуса указывается место, дата и время последнего зафиксированного действия, которое произошло с вашим почтовым отправлением.

Потеря отправления

В случае, если на любом этапе пересылки статус отправления очень долго не меняется, и посылка к вам при этом тоже не приходит, стоит предпринять действия по ее розыску. Для этого следует составить соответствующе заявление, которое может исходить как от получателя, так и от отправителя. Для таких заявлений в почтовых отделениях существуют специальные бланки, которые нужно заполнить сведениями о потерянном отправлении. Кроме того, к бланку обязательно прилагается документ, подтверждающий отправку (если у вас таковой отсутствует, запросите его у отправителя). Прием заявления на розыск подтверждает отрывным талоном, выдаваемым на руки заявившему.

Кроме того, вы имеете право оформить в письменном виде претензию к качеству услуг почтовой службы и направить ее в Департамент претензионной работы Главного центра магистральных перевозок Почты России. Адрес электронной почты этого департамента можно легко найти в сети Интернет. Кроме того, вы можете пожаловаться в отдел контроля качества регионального отделения Почты России, а также в отдел по защите прав потребителей регионального управления службы Роспотребнадзора.

Если вам понадобились актуальные почтовые бланки , такие, как например таможенные декларации для международных почтовых отправлений CN22 или CN23, форма 107 "опись вложения", бланк формы 22 (извещение на получение МПО) и любые другие с подробными инструкциями по заполнению вы всегда можете получить их в специальном разделе официального сайта Почты РФ. Не рискуйте скачивая бланки с посторонних сайтов! Они могут быть устаревшими или зараженными вирусными программами.

Получение вскрытого или поврежденного отправления

Признаком того, что отправление было вскрыто, служат не только явные следы вскрытия, но и расхождение в весе при внешней целостности упаковки. Если расхождение по весу незначительное, его можно списать на объективную причину – расхождение в показаниях почтовых весов в результате их недостаточной калибровки. Если же разница в весе посылки вызывает тревогу, требуйте у сотрудников отделения (курьерской службы) немедленного составления акта с подробным описанием ситуации. Акт составляется также при выявлении признаков повреждения упаковки (даже если при этом вес посылки соответствует указанному в извещении). Имейте в виду, что после фактического составления и подписания такого акта вы получаете право требования у сотрудников почтовой службы вскрыть и проверить отправление до момента проставления вашей подписи, свидетельствующей о получении вами посылки. При вскрытии обязательно должен присутствовать руководитель почтового отделения либо лицо, его замещающее. По факту вскрытия также обязательно составляется акт (форма № 51). В наши дни момент вскрытия посылки советуют фиксировать в фото или видеозаписи. В случае, если обнаружено отсутствие, порча или недостача содержимого посылки, вы получаете на руки копию акта, а посылка возвращается отправителю.

Срок доставки

Как ни странно, существуют контрольные сроки доставки почтовых отправлений Почтой России – они утверждены соответствующим постановлением Правительства РФ еще в 2006 году. Сроки эти различаются в зависимости от места назначения и способа транспортировки (наземный или авиа). В частности, срок доставки наземных отправлений по территории России составляет от 8 до 20 суток, при этом день прибытия из страны отправителя в это количество не входит. Как известно, по ряду причин контрольные сроки могут нарушаться, особенно часто это происходит в предпраздничный период, когда нагрузка на почтовые службы резко возрастает.

Что касается курьерской службы EMS Russian Post, то ее контрольные сроки доставки прописаны лишь во внутренних документах. При желании вы можете рассчитать срок пересылки отправления между российскими городами. Для этого следует воспользоваться «калькулятором» – опцией, доступной на официальном сайте службы EMS.

Срок получения

Помимо сроков доставки, существуют и контрольный срок вручения почтового отправления получателю – он составляет 30 суток и считается со дня поступления посылки в конечное почтовое отделение. Поступившую посылку регистрируют, затем получателю направляется извещение (форма бланка № 22), которое обычно не вручается лично в руки, а опускается в почтовый ящик. В извещении указывается наименование отправления, страна отправителя, трекинг-номер, а также вес почтового отправления. При необходимости через 5 дней после первичного извещения выписывается повторное. По окончании же 30-дневного срока, если получатель не объявляется, посылка признается невостребованной и отправляется обратно на адрес ее отправителя.

Процесс получения

Адресат, на имя которого пришло извещение о посылки, должен заполнить в нем соответствующие поля сведениями о документе, удостоверяющем его личность. Перечень документов, удостоверяющих личность (помимо гражданского паспорта), приведен в Федеральном законе «Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации».

Поле «Зарегистрирован» заполняется лишь в случае несовпадения адреса, на который доставлено отправление, с адресом регистрации.

Для получения почтового отправления заполненное извещение вместе с документом, удостоверяющим личность (именно с тем, данные о котором указаны получателем на бланке), предъявляется в почтовом отделении. Лишь после того, как вы убедились, что посылка доставлена в целостности и именно с тем весом, который указан на извещении, следует ставить на бланке текущую дату и свою подпись, подтверждающую получение. Именно с этого момента почтовое отправление со всем его содержимым официально переходит в вашу собственность.

Процесс получения при доставке курьерской службой

Почтовое отправление, пересылаемой службой EMS доставляется непосредственно по адресу, указанному отправителем. В случае отсутствия адресата на месте для него оставляется извещение с подробной информацией о посылке и контактных данных курьерской службы. Получатель может позвонить и договориться о точном времени доставки либо забрать отправление самостоятельно из офиса службы.

Для получения отправления, доставленного курьерской службой, вам также понадобится документ, удостоверяющий личность, а также тщательный осмотр получаемого на предмет отсутствия повреждений.

В случае выявления любого вида нарушений в процессе пересылки требуйте оформления всех необходимых документов, которые в дальнейшем станут вашим доказательством в любых спорных вопросах по возмещению причиненного ущерба.

Не забывайте, что государственный почтовый оператор Почта России несет ответственность перед гражданами, пользующимися услугами почтовой связи, за сохранение и своевременную доставку почтовых отправлений. Подробно ознакомиться с вопросами ответственности почтовой службы можно в постановлении Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221, а также в главе 21 Всемирной Почтовой Конвенции и в главе 6 Правил оказания услуг почтовой связи.

Контактная информация Почты РФ, телефоны, аккаунты и группы в социальных сетях

Телефон единой справочной службы Почты России: 8 800 2005 888.

Электронный адрес: Этот адрес электронной почты защищен от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра. .

Телефон справочной службы EMS Russian Post: 8 800 2005 055.

Официальный сайт компании ЕМС Почта России:http://www.emspost.ru .

Официальное сообщество Почты России ВКонтакте.

Простых писем по РФ

Для того, чтобы начать подготовку почтовых отправлений по России необходимо четко определиться в следующих вопросах:

Какое количество писем планируется отправить? Будет это одноразовая отправка простых писем по почте или регулярная? От этого зависит как стоимость, так и технология подготовки писем. Например, в некоторых случаях когда заказ часто повторяется, чтобы максимально автоматизировать процессы наши ИТ-специалисты готовят специальное программное обеспечение.

Что отправляем? В ситуации с простой корреспонденцией вариант один - почтовое вложение в конверт может быть только бумажным носителем. Иными словами, вложением в простое письмо (впрочем, как и в ) может быть только информация напечатанная на бумаге. Как правило, это от одного до пяти листов бумаги плотностью 80гр/м2 формата А4 (обычный офисный).

Подробнее о том, что и как можно на бумаге напечатать, вы можете узнать в нашем разделе "Печать".

Почтовый конверт

Какой конверт для почты вы планируете использовать? Стандартные размеры:

• С65 (114мм*229мм) — в конверт укладываются листы А4 в два фальца (сгиба)
• С5 (162мм*229мм) — листы А4 в один фальц
• С4 (324мм*229мм) — листы А4 без фальца

Если предполагается нанести на конверт логотип или другое изображение, то необходимо подготовить его файл-макет. Подробнее об этом в разделе "Печать" . Если у вас такого файла нет, то мы поможем вам его сделать за дополнительную плату. Для того, чтобы напечатать на конверте только адрес отправителя (без изображения) никакого макета скорее всего не понадобится.

Формат передачи информации

Если задача - упаковать напечатанные вами материалы , то необходимо заранее согласовать с нашим специалистом, на какой бумаге и какого формата будут ваши вложения. Это имеет значение для того, чтобы можно было заранее определить, не возникнет ли сложностей при автоматической упаковке писем? Возможно, некоторые операции необходимо будет выполнить вручную.

Если письма будет печатать наше производство , то мы их примем в любом формате, который поддерживается Microsoft Windows. Это может быть База Данных (практически любая), файлы содержащие в себе набор писем, набор файлов с отдельным письмом в каждом и т.д.

Отправка готовых почтовых отправлений по РФ

Довольно редко, но встречается в нашей практике, что заказчику нужно лишь помочь отправить готовый тираж писем . Как правило, это тот случай, когда в силу каких-то внутренних процессов, компания не обратилась за помощью к почтовому агентству, а решила сама, своими силами подготовить почтовые отправлений. Обычно в таких случаях речь идет о небольших объемах рассылки — до 10 000 писем.

«ФорПост» предлагает воспользоваться нашим транспортом для доставки вашей корреспонденции и своим опытом в работе с ФГУП «Почта России».

За совершенно символическую плату мы доставим вашу корреспонденцию на специализированное почтовое отделение, получим всю полагающуюся отчетность о ее принятии и передадим вам! Никаких сложностей, переговоров в почтовыми отделениями, простоя в очередях. Количество принимаемой к такой рассылке корреспонденции — от 1000 шт.

Отчетность об отправке

Почтовое агентство «ФорПост» предлагает своим заказчикам полный комплект документов, подтверждающих качество и сроки исполнения своих обязательств по выполнению услуг почтовой отправки.

Факт приема к отправки писем «Почтой России» подтверждается почтовой накладной со штемпелем принявшего корреспонденцию отделения и подписью ответственного сотрудника.

В накладной обязательно указывается дата приема почтовых отправлений, их количество, вес единицы отправления, вид корреспонденции (напр. письма простые по РФ), наименование и печать организации, передающей на почту данные письма и т.д.

«ФорПост» работает по прямым договорам с ФГУП «Почта России» уже более 10 лет.